Основные этапы процесса управления. Решения в процессе управления Представим некоторые из них
Вопросы для самопроверки
1. В чем состоит сущность понятия «методы управления»?
2. Как классифицируются методы управления?
3. Каковы основные инструменты государственного регулирования экономики?
4. В чем состоят основные особенности внутрифирменного планирования?
5. Какие приемы финансового менеджмента широко используются на уровне предприятия?
6. В чем сущность коммерческого расчета?
7. Почему необходимо использовать организационно-распорядительные методы управления?
8. Каковы наиболее распространенные в менеджменте методы организационного воздействия?
9. Какие методы распорядительного воздействия используются в управлении?
10. Для решения каких задач используются социально-психологические методы управления?
11. Какие социально-психологические методы получили широкое применение в менеджменте?
12. В чем состоят методы морального стимулирования?
Глава 9. Решения в менеджменте
9.1. Логика и логическая схема управления
Логика управления - это система целенаправленных действий, осуществляемых в строго определенной последовательности в установленный период времени.
Логику управления можно представить в виде схемы, важнейшими элементами которой являются: предвидение, решение, программирование, исполнение, контроль и анализ.
Предвидение - это исходный пункт в логической схеме управления, ибо управлять - значит предвидеть.
«Действительно, - писал А. Файоль в работе «Общее и промышленное управление», - если предвидение и не есть на сто процентов управление, то оно во всяком случае составляет существенную часть последнего. Предвидеть здесь означает исчислять будущее и подготавливать его. Предвидеть - это уже почти действовать».
Предвидение предполагает решение.
Решение - это выбор цели. Вместе с тем решение - это продукт управленческого труда, который, в конечном счете, повышает или снижает эффективность работы организации. Принятие решения предполагает определение целевой установки, которая определяет, в конечном счете, перспективы развития объекта управления, выбор средств для достижения цели и разработку программы действий.
Программирование – это, прежде всего, выбор средств и разработка программы действий. Программа действий базируется на ресурсах предприятия, т.е. необходимо в соответствии с установленной целью четко представлять желаемую ситуацию и этапы ее достижения, а также увязывать на каждом этапе задачи с ресурсами предприятия. Иначе говоря, определить необходимое наличие недвижимости, оборудования, сырья, денежного капитала и других средств, необходимых как для реализации конечной цели, так и для успешного осуществления каждого этапа ее достижения.
Важным инструментом увязки целей и ресурсов на уровне организации служат предварительные бюджеты предприятий.
Успех программирования во многом зависит от правильного определения этапов достижения целей, от рационального распределения заданий между подразделениями, службами управляемой системы, а также от заинтересованности каждого подразделения в реализации, как отдельных этапов, так и программы в целом.
Следующим звеном логической схемы управления является исполнение. Исполнение - это система конкретных действий, направленных на реализацию программы. Для успешного осуществления программы в целом необходимо наряду с выделением этапов ее выполнения устанавливать задания для каждого подразделения, участвующего в реализации программы. При этом задания общей и частных программ должны быть увязаны между собой по задачам, приоритетам, ресурсам, объему и сроку исполнения. Необходимые условия претворения в жизнь любой программы - единство, непрерывность, гибкость и точность. В ходе исполнения программы возникает необходимость стимулирования участников ее реализации.
Для того чтобы довести до минимума количество непредвиденных отклонений от заданий программы в ходе ее исполнения, необходим контроль.
Контроль, или проверка исполнения, - необходимая функция управления и важнейшее звено в логической схеме управления. Контроль должен быть систематическим, комплексным, действенным, гласным. Цель контроля состоит в том, чтобы выявить отклонения от заданий программы или ошибки в ее реализации и устранить их. Для этого контроль должен осуществляться не эпизодически, а постоянно, не по отдельным заданиям или показателям, а по всему комплексу установок программы. Проверка выполнения заданий должна не только выявлять недостатки в реализации заданий программы, но и оперативно устранять их. И, наконец, сбои в реализации программы не должны умалчиваться; напротив, они должны активно преодолеваться с осуществлением в необходимых случаях мобилизации дополнительных ресурсов системы управления. Результаты контроля исполнения должны тщательно анализироваться.
Анализ предполагает деление целого на части, изучение этих частей и их взаимосвязей, выявление наиболее важных частей или элементов, определяющих состояние системы в целом, подготовку выводов и рекомендаций по улучшению функционирования системы управления.
Применительно к анализу реализации программы деятельности организации наиболее важным результатом его является либо подготовка предложений по корректировке программы в соответствии с изменениями окружающей среды или системы управления, либо, если предвидение не оправдало себя, отказ от предвидения. Графически логическая схема управления представлена на рис.9.1.
Рис.9.1. Логическая схема управления
Логическая схема предопределяет технологию управления.
Технология управления представляет собой систему операций и процедур, выполняемых менеджерами.
Технология управления должна обеспечивать осуществление программно-целевого подхода в менеджменте. Цель - мысленное предвосхищение результатов деятельности. Применительно к менеджменту цель можно представить как желаемое состояние объекта управления через определенный промежуток времени. Для того чтобы система управления перешла из заданного состояния к желаемому, необходима определенная программа действий, которая позволила бы преодолеть проблемы, отделяющие заданную ситуацию от желаемой ситуации. Стратегические цели организации определяются исходя из ее миссии. Выбор же тактических целей предполагает выполнение ряда операций и процедур по схеме принятия управленческого решения, Выбор цели, принявший форму окончательного решения, позволяет перейти к выработке программы, т.е. к выполнению операций и процедур, к разработке детального плана действий и к определению ресурсов, необходимых для достижения поставленной цели. На этом этапе составляются балансовые расчеты, широко используются нормы и нормативы, выполняются аналитические работы.
После того как целевая программа определена, начинается ее реализация. По мере реализации целевой программы осуществляется контроль ее исполнения по объему, ресурсам и срокам. Здесь доминируют управленческие операции и процедуры, связанные с проверкой исполнения. Контроль должен быть систематическим, комплексным и действенным, а данные проверки реализации целевой программы подлежат тщательному анализу.
Аналитические операции и процедуры позволяют сопоставлять цели и достигнутые результаты на каждом этапе реализации программы. Выполнение аналитических операций и процедур необходимо в связи с тем, что за время реализации программы часто происходят изменения в самой системе управления и в окружающей ее среде, которые отсутствовали или не были учтены в момент формирования самой программы. Для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, по результатам анализа могут быть выполнены операции и процедуры, связанные с корректировкой программы.
Существует ряд общих требований, предъявляемых к целям управления. Цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Они должны быть взаимосвязанными, т.е. операции и процедуры, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей организации.
Кроме того, цели координируются во времени. Классификация целей по времени подразумевает горизонт прогнозирования. Исходя из этого различаются долгосрочные, краткосрочные и среднесрочные цели и соответствующие им программы. Долгосрочные целевые программы имеют горизонт планирования 5-10 лет, среднесрочные осуществляются за 3-5 лет, а краткосрочные реализуются, как правило, в течение года.
Цели обычно определяют главные направления работы организации. Чтобы эта работа велась успешно, необходимо цель разделить на этапы ее достижения (подцели) и четко определить на каждом этапе количественно измеряемые рубежи. При этом, для того чтобы сама цель и все ее этапы были выполнены в полном объеме и в установленные сроки, необходимо выполнить комплекс управленческих операций и процедур, направленных на обеспечение полной увязки поставленных задач и ресурсов.
Целевая программа содержит обычно определенный набор разделов и показателей, в которых содержатся данные о цели и этапах ее достижения, о необходимых для ее осуществления материальных ресурсах и финансовых средствах, о мощностях и инвестициях, а также о трудовых ресурсах, задействованных в выполнении заданий программы. Задания программы распределяются между ее исполнителями. Причем, действия последних строго координируются, и каждый исполнитель несет ответственность за реализацию своей части программы.
Целевые программы классифицируются по различным признакам: по уровню управления (различают национальные программы, реализуемые на макроуровне, региональные программы, осуществляемые в пределах определенных территорий, и программы, реализуемые на микроуровне, т. е. на уровне предприятия); по объекту управления (выделяются экономические, экологические, социальные, политические и другие программы); по срокам реализации (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные) и т. д.
Важнейшим аспектом технологии менеджмента является процесс подготовки, принятия и осуществления управленческих решений.
| " |
Логика управления - это система целенаправленных действий, осуществляемых в строго определённой последовательности в установленный период времени.
Логику управления можно представить в виде схемы, важнейшими элементами которой являются: предвидение, решение, программирование, исполнение, контроль и анализ.
Предвидение - это исходный пункт в логической схеме управления, ибо управлять - значит предвидеть.
"Действительно, - писал А. Файоль в работе" Общее и промышленное управление" Инновационный менеджмент: Учебное пособие/ Гольдштейн Г.Я. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2010. 132с. , - если предвидение и не есть на сто процентов управление, то оно во всяком случае составляет существенную часть последнего. Предвидеть здесь означает исчислять будущее и подготавливать его. Предвидеть - это уже почти действовать.
Предвидение предполагает решение.
Решение - это выбор цели. Вместе с тем решение - это продукт управленческого труда, который в конечном счёте повышает или снижает эффективность работы организации. Принятие решения предполагает определение целевой установки, которая определяет в конечном счёте перспективы развития объекта управления, выбор средств для достижения цели и разработку программы действий.
Программирование - это прежде всего выбор средств и разработка программы действий. Программа действий базируется на ресурсах предприятия, т.е. необходимо в соответствии с установленной целью чётко представлять желаемую ситуацию и этапы её достижения, а также увязывать на каждом этапе задачи с ресурсами предприятия. Иначе говоря, определить необходимое наличие недвижимости, оборудования, сырья, денежного капитала и других средств, необходимых как для реализации конечной цели, так и для успешного осуществления каждого этапа её достижения.
Важным инструментом увязки целей и ресурсов на уровне организации служат предварительные бюджеты предприятий.
Успех программирования во многом зависит от правильного определения этапов достижения целей, от рационального распределения заданий между подразделениями, службами управляемой системы, а также от заинтересованности каждого подразделения в реализации как отдельных этапов, так и программы в целом.
Следующим звеном логической схемы управления является исполнение.
Исполнение - это система конкретных действий, направленных на реализацию программы. Для успешного осуществления программы в целом необходимо наряду с выделением этапов её выполнения устанавливать частные программы (или планы) работы для каждого подразделения, участвующего в реализации программы. При этом задания общей и частных программ должны быть увязаны между собой по задачам, приоритетам, ресурсам, объёму и сроку исполнения. Необходимые условия претворения в жизнь любой программы - единство, непрерывность, гибкость и точность. В ходе исполнения программы возникает обычно ряд проблем, связанных, с одной стороны, с мотивацией участников реализации программы, а с другой - с изменениями окружающей среды, так как предвидение - не пророчество, а окружающая среда не может оставаться без изменений в течение длительного времени.
Для того чтобы довести до минимума количество непредвиденных отклонений от заданий программы в ходе её исполнения, необходим контроль.
Контроль, или проверка исполнения, - необходимая функция управления и важнейшее звено в логической схеме управления. Контроль должен быть систематическим, комплексным, действенным, гласным. Цель контроля состоит в том, чтобы выявить отклонения от заданий программы или ошибки в её реализации и устранить их. Для этого контроль должен осуществляться не эпизодически, а постоянно, не по отдельным заданиям или показателям, а по всему комплексу установок программы. Проверка выполнения заданий должна не только выявлять недостатки в реализации заданий программы, но и оперативно устранять их. И наконец, сбои в реализации программы не должны умалчиваться; напротив, они должны активно преодолеваться с осуществлением в необходимых случаях мобилизации дополнительных ресурсов системы управления. Результаты контроля исполнения должны тщательно анализироваться.
Анализ предполагает деление целого на части, изучение этих частей и их взаимосвязей, выявление наиболее важных частей или элементов, определяющих состояние системы в целом, подготовку выводов и рекомендаций по улучшению функционирования системы управления.
Применительно к анализу реализации программы деятельности организации наиболее важным результатом его является либо подготовка предложений по корректировке программы в соответствии с изменениями окружающей среды или системы управления, либо, если предвидение не оправдало себя, отказ от предвидения. Графически логика управления представлена в приложении
Логическая схема предопределяет технологию управления. Колесник М. Менеджмент. М.: " Издательство ПРИОР”, 2008. 345 с.
Технология управления представляет собой систему операций и процедур, выполняемых менеджерами. При этом сами понятия "операция " и "процедура " в менеджменте неидентичные.
Технология управления должна обеспечивать осуществление программно-целевого подхода в менеджменте. Цель - мысленное предвосхищение результатов деятельности. Применительно к менеджменту цель можно представить как желаемое состояние объекта управления через определённый промежуток времени. Для того чтобы система управления перешла из заданного состояния к желаемому, необходима определённая программа действий, которая позволила бы преодолеть проблемы, отделяющие заданную ситуацию от желаемой. Стратегические цели организации определяются исходя из её миссии. Выбор же тактических целей предполагает выполнение ряда операций и процедур по схеме принятия управленческого решения. Выбор цели, принявший форму окончательного решения, позволяет перейти к выработке программы, т.е. к выполнению операций и процедур, к разработке детального плана действий и к определению ресурсов, необходимых для достижения поставленной цели. На этом этапе составляются балансовые расчёты, широко используются нормы и нормативы, выполняются аналитические работы.
После того, как целевая программа определена, начинается её реализация. По мере реализации целевой программы осуществляется контроль её исполнения по объёму, ресурсам и срокам. Здесь доминируют управленческие операции и процедуры, связанные с проверкой исполнения. Контроль должен быть систематическим, комплексным и действенным, а данные проверки реализации целевой программы подлежат тщательному анализу.
Аналитические операции и процедуры позволяют сопоставлять цели и достигнутые результаты на каждом этапе реализации программы. Выполнение аналитических операций и процедур необходимо в связи с тем, что за время реализации программы часто происходят изменения в самой системе управления и в окружающей её среде, которые отсутствовали или не были учтены в момент формирования самой программы. Для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, по результатам анализа могут быть выполнены операции и процедуры, связанные с корректировкой программы.
Существует ряд общих требований, предъявляемых к целям управления. Цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Они должны быть взаимосвязанными, т.е. операции и процедуры, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей организации.
Кроме того, цели координируются во времени. Классификация целей по времени подразумевает горизонт прогнозирования. Исходя из этого различаются долгосрочные, краткосрочные и среднесрочные цели и соответствующие им программы. Долгосрочные целевые программы имеют горизонт планирования 5-10 лет, среднесрочные осуществляются за 3-5 лет, а краткосрочные реализуются, как правило, в течение года.
Цели обычно определяют главные направления работы организации. Чтобы эта работа велась успешно, необходимо цель разделить на этапы её достижения (подцели) и чётко определить на каждом этапе количественно измеряемые рубежи. При этом, для того чтобы сама цель и все её этапы были выполнены в полном объёме и в установленные сроки, необходимо выполнить комплекс управленческих операций и процедур, направленных на обеспечение полной увязки поставленных задач и ресурсов.
Целевая программа содержит обычно определённый набор разделов и показателей, в которых содержатся данные о цели и этапах её достижения, о необходимых для её осуществления материальных ресурсах и финансовых средствах, о мощностях и инвестициях, а также о трудовых ресурсах, задействованных в выполнении заданной программы. Задания программы распределяются между её исполнителями. Причём действия последних строго координируются, и каждый исполнитель несёт ответственность за реализацию своей части программы.
Целевые программы классифицируются по различным признакам: по уровню управления (различают национальные программы, реализуемые на макроуровне, региональные программы, осуществляемые в пределах определённых территорий, и программы, реализуемые на микроуровне, т.е. на уровне предприятия); по объекту управления (выделяются экономические, экологические, социальные, политические и другие программы); по срокам реализации (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные) и т.д.
Технология управления опирается на информационную базу. При этом возникает проблема переработки значительного объёма информации в сжатые сроки. Для успешного решения этой проблемы необходимо современное техническое обеспечение процесса управления.
Типология процесса управления
Основные этапы процесса управления
Процесс управления
Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих определенных целей. Имеется различные точки зрения в определении процесса управления.
Представим некоторые из них:
1. Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
Данные управленческие процессы совершенствуются вместе с развитием самой организации. Управленческие процессы содержат как жесткие, формальные элементы (правила, процедуры, официальные полномочия), и достаточно мягкие, (стиль руководства, организационные ценности). Целью конкретного управленческого процесса, является изменение или сохранение существующей управленческой ситуации, которые оказывают, или могут оказать влияние на развитие организации.
2. Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного набора специфических взаимосвязанных действий. Особенность процесса управления, состоит в том, что он в своей содержательной трактовке не эквивалентен всей деятельности организации по достижению определенных взаимосвязанных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности.
Содержание и набор действий и функций , осуществляемых в процессе управления, напрямую зависят как от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, а также от сферы ее деятельности (производство товаров или оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.
Для процесса управления внутри организации характерно наличие однородных видов деятельности.
Ученые считают, что можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в общие функции управления:
К этому надо добавить, что целеполагание, т.е. выбор целей и формулировка задач, также относится к управлению.
Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.
Процесс разделения на этапы является определенным аналитическим инструментом, который позволяет выявить закономерности процесса управления, и выделить те пути, которые будут способны его определенным образом усовершенствовать.
Этап процесса управления можно определить как совокупность управленческих операций, действий, который характеризуется качественной определенностью и однородностью, отражает необходимость их существования.
Традиционно управленческий процесс представлен в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, таких как целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения. Схематично данный процесс представлен на рис.1
Рис. 2 Содержание этапов в процессе управления
По мнению ряда ученых, логическая схема процесса управления имеет следующий вид.
1 . Первый шаг началом развития процесса управления здесь происходит появление новых целей и структурирование новых задач. Поэтому целеполагание можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления как процесса.
2 . Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи -которые должны привести к развитию процесса управления. Возможно появление трех типов реакции.
Первый тип - попытка ничего не менять в управлении либо провести небольшие, частичные изменения, основное внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения..
Второй тип - стереотипный подход к решению возникающих задач. Это попытка решать управленческие задачи практически независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдавших себя подходов к преобразованию системы управления. Наиболее широко распространенным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов.
Третий тип - комплексная перестройка системы управления в соответствии с содержанием и сущностью новых задач, возникающих перед управлением, и возможностью преобразования управления.
3 . Третьим шагом логической схемы развития управления является перестройка основополагающих начал, на которых строится система управления. Это предполагает проведение принципов, положенных в основу системы управления, в соответствие с сущностью и содержанием задач, которые стоят перед управлением.
После того, как в системе управления происходит формирование новой подсистемы принципов, наступает следующий шаг
4 Четвертый шаг перестройки структуры и элементов системы управления. Часто данный шаг рассматривается в качестве эквивалента собственно процесса управления, потому, что именно перестройка структуры, методов управления, кадров управления и рассматривается как процесс управления.
Перестройкой структуры и элементов в системе управления логическая схема развития управления не завершается. Остается завершающий шаг - закрепление в процессе управления новых качеств и свойств, привитых ему в процессе изменения. Это предполагает, во - первых , соответствующее развитие информационно - поведенческой подсистемы. Во- вторых , на данном шаге проводится регулярное изучение хода развития и анализ результатов мероприятий, проводимых в рамках перестройки.
В - третьих , на данном шаге осуществляется целенаправленная корректировка как всего процесса управления, так и его отдельных составляющих. Корректировка осуществляется с целью отказа от неоправдавших или невозможных для полноценной реализации направлений развития управления, а также проведения новых, ранее не предусмотренных преобразований управления, целесообразность и необходимость которых возникла в процессе его развития.
Выделение тех или иных этапов процесса управления связано с учетом определенных аспектов процесса.
Осознание проблемы
Точная формулировка цели
Доступные ресурсы
Организация выполнения плана
Учет возмущения
Функции –
Методы прогнозир: формальные
неформальные
4. Планирование -
Постановка целей. Дерево целей
Цели берутся из вне(кто-то их задает субъекту) или субъект сам ставит себе цель
Требования к цели:цель должна быть конкретной и достижимой
Цели должны быть согласованы между собой. Цели бывают легкие, не выполнимые, достижимые
Дерево целей| Повышение качества |
Доход = цена*количество продукции
Задачи
Указать области доминирования для управленческих решений, оцениваемых по двум критериям. Выделить множество Парето-оптимальных решений
Варианты, которые не имеют доминирования, но не сравнимы между собой называются парето-оптимальными.
В любой ситуации окончательное решение следует принимать среди парето-оптимальных решений
Для выбора парето-оптимальных точек нужно как можно больше информации (из собственного опыта или субъективная информация об относительной важности изделия)
Найти наиболее предпочтительное решение многокритериальной задачи выбора аналетическим методом с использованием линейной мультипликативной и минимаксной сверток
Нормирование значений f1н, f2н, f3н – делим на максимальное значение в столбце и приводим к одинаковому масштабу (в 1 столбце на 1000, во 2 на 10, в 3 на 100)
Линейный – сумма критериев f1н, f2н, f3н (пример 0,7+0,3+1=2)
Мультипликативный - произведение критериев f1н, f2н, f3н (пример 0,7*0,3*1=0,21)
Минимаксный- из всех значений f1н, f2н, f3н выбираем наименьшие показатели и из них выбираем максимальный (0,3)
Решение принимается в условиях определенности, когда руководитель может с точностью определить результат каждого альтернативного решения, возможного в данной ситуации.
Главная трудность – это наличие нескольких критериев, по которым следует сравнивать результаты. Тогда возникает проблема принятия решений при так называемом векторном критерии оптимальности
В общем случае выработка решений в условиях определенности направлена на поиск максимальной отдачи либо в виде максимизации выгоды (дохода, прибыли иди полезности), либо минимизации затрат. Такой поиск называется оптимизационным анализом.
Варианты, которые не имеют доминирования, но не сравнимы между собой называют Парето-оптимальными
Принятие решений в условиях неопределенности основано на том, что вероятности различных вариантов развития событий неизвестны. Принятие решений в условиях риска основано на том, что каждой ситуации развития событий может быть задана вероятность его осуществления.
1. Критерий Вальда (или критерий «максимина») предполагает, что из всех возможных вариантов «матрицы решений» выбирается та альтернатива, которая из всех самых неблагоприятных ситуаций развития события имеет наибольшее из минимальных значений
2. Критерий «максимакса» предполагает, что из всех возможных вариантов «матрицы решений» выбирается та альтернатива, которая из всех самых благоприятных ситуаций развития событий имеет наибольшее из максимальных значений
3. Критерий Гурвица (критерий «оптимизма-пессимизма» или «альфа-критерий») позволяет руководствоваться при выборе рискового решения в условиях неопределенности некоторым средним результатом эффективности, находящимся в поле между значениями по критериям «максимакса» и «максимина» (поле между этими значениями связано посредством выпуклой линейной функции). Оптимальная альтернатива решения по критерию Гурвица определяется на основе следующей формулы:
4. Критерий Сэвиджа (критерий потерь от «минимакса») предполагает, что из всех возможных вариантов «матрицы решений» выбирается та альтернатива, которая минимизирует размеры максимальных потерь по каждому из возможных решений. При использовании этого критерия «матрица решения» преобразуется в «матрицу потерь» (один из вариантов «матрицы риска»), в которой вместо значений эффективности проставляются размеры потерь при различных вариантах развития событий.
Маркетинг
Логическая схема управления производственным объектом
Осознание проблемы
Предварительная формулировка цели
Определение и описание объекта управления
Прогнозирование состояния объекта
Определение желаемого (идеального) состояния объекта
Точная формулировка цели
Доступные ресурсы
Планирование деятельности по достижению цели
Организация выполнения плана
Учет возмущения
Контроль (сопоставление имеющегося с имеемым)
Выбор управленческих воздействий(какие ф-ции реализуют субъект на пути к цели)
2 Основные фун-ции менеджмента (общая хар-ка)
Функции – виды деятельности, с помощью которых субъект управления (руководитель) воздействует на управляемый объект (трудовой коллектив).
1. Определение и анализ цели (целеполагание)
Цели берутся из вне(кто-то их задает субъекту) или субъект сам ставит себе цель.
Требования к цели:цель должна быть конкретной и достижимой
Цели должны быть согласованы между собой
2. Описание объекта управления
· Какие хар-ки являются выходными для объекта
· На выходные хар-ки влияют входные – контролируемые (управляющее воздействие) и неконтролируемые
· Зависимость выходных от входных хар-к
· Хар-ки внутреннего состояния объекта
3. Прогнозирование состояния объекта – попытка определить будущее состояние объекта
Методы прогнозир: формальные
неформальные
4. Планирование - управленческая деятельность, отражаемая в планах и фиксирующая будущее состояние объекта менеджмента в текущие моменты времени.
5. Организация выполнения плана – обеспечение нужн ресурс нужного качества в нужном количестве
6. Контроль учет анализ (сопоставление имеющегося с имеемым)
7. Выбор управленческих решений
Логика и логическая схема управления. Логика управления - это система целенаправленных действий, осуществляемых в строго определенной последовательности в установленный период времени.
Логику управления можно представить в виде схемы, важнейшими элементами которой являются: предвидение, решение, программирование, исполнение, контроль и анализ.
Предвидение - это исходный пункт в логической схеме управления, ибо управлять - значит предвидеть.
Предвидение предполагает решение.
Решение - это выбор цели. Вместе с тем решение - это продукт управленческого труда, который, в конечном счете, повышает или снижает эффективность работы организации. Принятие решения предполагает определение целевой установки, которая определяет, в конечном счете, перспективы развития объекта управления, выбор средств для достижения цели и разработку программы действий.
Программирование - это, прежде всего, выбор средств и разработка программы действий. При формировании программы действий необходимо сопоставить имеющиеся разделы предприятия, с потребным количеством оборудования, сырья, денежного капитала и других средств как для реализации конечной цели, так и для успешного осуществления каждого этапа ее достижения.
Успех программирования во многом зависит от правильного определения этапов достижения целей, от рационального распределения заданий между подразделениями, службами управляемой системы, а также от заинтересованности каждого подразделения в реализации как отдельных этапов, так и программы в целом.
Следующим звеном логической схемы управления является исполнение. Исполнение - это система конкретных действий, направленных на реализацию программы. Для успешного осуществления программы в целом необходимо, наряду с выделением этапов ее выполнения, устанавливать задания для каждого подразделения, участвующего в реализации программы. При этом задания общей и частных программ должны быть увязаны между собой по задачам, приоритетам, ресурсам, объему и сроку исполнения. Необходимые условия претворения в жизнь любой программы - единство, непрерывность, гибкость и точность. В ходе исполнения программы возникает необходимость стимулирования участников ее реализации.
Контроль, или проверка исполнения, - необходимая функция управления и важнейшее звено в логической схеме управления. Он должен быть систематическим, комплексным, действенным, гласным. Цель контроля состоит в том, чтобы выявить непредвиденные отклонения от заданий программы или ошибки в ее реализации и устранить их. Для этого контроль должен осуществляться не эпизодически, а постоянно, не по отдельным заданиям или показателям, а по всему комплексу установок программы. Проверка выполнения заданий не только выявляет недостатки в реализации заданий программы, но и оперативно устраняет их. И, наконец, сбои в реализации программы должны не умалчиваться; напротив, активно преодолеваться с осуществлением в необходимых случаях мобилизации дополнительных ресурсов системы управления. Результаты контроля тщательно анализируются.
Анализ предполагает деление целого на части, изучение этих частей и их взаимосвязей, выявление наиболее важных частей или элементов, определяющих состояние системы в целом, подготовку выводов и рекомендаций по улучшению функционирования системы управления.
Применительно к анализу реализации программы деятельности организации наиболее важным результатом его является либо подготовка предложений по корректировке программы в соответствии с изменениями окружающей среды или системы управления, либо, если предвидение не оправдало себя, отказ от предвидения. Логическая схема управления предопределяет технологию управления. Технология управления представляет собой систему операций и процедур, выполняемых менеджерами. При этом сами понятия «операция» и «процедура» в менеджменте неидентичные.
Технология управления должна обеспечивать осуществление программно-целевого подхода в менеджменте. Цель - мысленное предвосхищение результатов деятельности. Применительно к менеджменту цель можно представить как желаемое состояние объекта управления через определенный промежуток времени. Чтобы система управления перешла из заданного состояния в желаемое, необходима определенная программа действий, которая позволила бы преодолеть проблемы, отделяющие заданную ситуацию от желаемой. Стратегические цели организации определяются исходя из ее миссии. Выбор же тактических целей предполагает выполнение ряда операций и процедур по схеме принятия управленческого решения. Выбор цели, принявший форму окончательного решения, позволяет перейти к выработке программы, т.е. к выполнению операций и процедур, к разработке детального плана действий и к определению ресурсов, необходимых для достижения поставленной цели. На этом этапе составляются балансовые расчеты, широко используются нормы и нормативы, выполняются аналитические работы.
После того как целевая программа определена, начинается ее реализация. По мере реализации целевой программы осуществляется контроль за ее исполнением по объему, ресурсам и срокам. Здесь доминируют управленческие операции и процедуры, связанные с проверкой исполнения.
Сущность и виды управленческих решений. Решение - это выбор альтернативы. Вместе с тем решение - это продукт управленческого труда, который, в конечном счете, повышает или снижает эффективность функционирования предприятия.
Решения, принимаемые в процессе управления, могут быть классифицированы по различным признакам.
По уровню управления различают решения, принимаемые на уровне: начальника цеха (начальника отдела); заместителя директора; директора; министра.
По масштабу воздействия управленческие решения подразделяют на общие и частные (локальные). Общие решения затрагивают систему в целом, например решения о приватизации предприятий. Частные (локальные) решения касаются отдельных текущих вопросов работы производственной системы, например выявления и устранения причин невыполнения заданий по объему товарооборота секцией магазина.
По характеру принято различать:
оперативно-распорядительные решения , принимаемые на уровне секции, отдела. Они затрагивают различные стороны работы секции, отдела;
хозяйственно-руководящие решения,
принимаемые на уровне
директора предприятия или министра. Они охватывают различные стороны деятельности предприятия или отрасли;
нормативные решения,
принимаемые центральными органами
управления (Президент РФ, Правительство РФ).
По форме подготовки и принятия различают единоличные, коллегиальные и коллективные решения.
Единоличны е решения принимает руководитель предприятия, подразделения.
Коллегиальные решения обычно подготавливает и принимает группа специалистов, что позволяет использовать совокупные знания и опыт, а также учитывать различные мнения при обосновании решений.
Коллективные решения принимает весь коллектив (чаще всего на собрании), они затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива (например, решение о распределении прибыли, остающейся в распоряжении предприятия).
По частоте повторяемости ситуации могут быть выделены стандартные и творческие решения.
Стандартные решения принимают в повторяющихся ситуациях, когда изменяются лишь количественные параметры (например, решение о приемке партии сырья). Необходимость принятия стандартных решений возникает часто, поэтому целесообразно разрабатывать типовые приемы их подготовки и реализации. Причем значительная часть разработки таких решений может быть формализована, а, следовательно, механизирована и автоматизирована.
Творческие решения возникают в неординарных ситуациях и требуют творческого подхода (например, решение о расширении ассортимента товаров и выборе новых поставщиков). Принятию творческих решений предшествуют анализ ситуации, привлечение материалов специальных исследований, выполнение сложных расчетов и т.п. При принятии таких решений проявляются специальные знания, опыт и даже интуиция менеджера.
В зависимости от степени полноты и достоверности информации различают детерминированные и вероятностные решения.
Детерминированные решения принимаются при наличии полной и достоверной информации. Они обычно легко формализуются и могут быть приняты с помощью экономико-математических методов и ЭВМ.
Вероятностные решения принимаются в условиях недостаточной и неполной информации. Такие решения часто приходится принимать в торговле, что обусловлено колебаниями спроса, предложения и цен. Для их обоснования широко применяются методы экспертных оценок, мозговой штурм, мнение жюри, теория игр и др.
Классификация управленческих решений носит во многом условный характер. Однако набор требований, предъявляемых к качеству управленческих решений, обычно постоянен.
Требования, предъявляемые к управленческим решениям. Существует ряд общих требований, которым должны соответствовать решения, принимаемые в процессе управления. К таким требованиям можно отнести следующие:
минимальное число корректировок;
сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение (ответственность должна быть равна его полномочиям);
единство распорядительства, т.е. решение (распоряжение)
должно исходить от непосредственного руководителя. На практике это означает, что вышестоящий руководитель не должен отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя;
строгая ответственность, т.е. управленческие решения не должны противоречить друг другу,
Обоснованность - это означает, что управленческое решение
должно быть принято на основе достоверной информации о состоянии объекта с учетом тенденций его развития;
конкретность;
полномочность - управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;
своевременность - управленческое решение должно быть свое
временным, ибо задержка решения резко снижает эффективность управления.
Эти требования, предъявляемые к качеству управленческих решений, следует в полной мере учитывать в процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений.
Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений. Процесс решения включает три основных фазы: подготовку, принятие и организацию выполнения. Каждая из этих фаз подразделяется на определенные этапы.
Фаза подготовки управленческого решения подразделяется на следующие этапы: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, постановка задачи, разработка вариантов решения.
На этапе уяснения проблемы необходимо четко представить желаемую ситуацию и трудности, которые связаны с ее достижением. При этом важно ясно определить, что можно сделать для решения проблемы внутри системы, и что и в какой степени зависит от окружающей среды.
Следующий этап предполагает анализ исходной ситуации. На этом этапе анализируется потенциал организации и состояние окружающей среды на момент принятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или получения желаемого результата.
Постановка задачи - это этап, в ходе которого конечную цель подразделяют на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную определенность и определенную последовательность решения.
Разработка вариантов решения - заключительный этап фазы подготовки управленческого решения. Основное содержание этого этапа заключается в предложении различных вариантов решения поставленных задач. К разработке вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов может быть различным, но каждый вариант должен содержать четкую формулировку задачи, основные этапы ее решения по времени и данные о необходимых ресурсах (материальных, трудовых, финансовых), а также возможные последствия осуществления данного варианта.
Фаза принятия решения включает анализ предлагаемых вариантов и выбор оптимального варианта.
Анализ предлагаемых вариантов решения осуществляется обычно руководителем совместно со специалистами и предполагает, во-первых, выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критериальных показателей с аналогичными показателями по каждому варианту.
Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем по результатам анализа предложенных вариантов. Оптимальный вариант - это наилучший вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на практике любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствуют свои критерии оптимальности.
Обязательным условием выбора варианта решения является комплексный учет его возможных положительных и отрицатели последствий.
Выбор оптимального варианта решения утверждает руководитель. Решение формулируется и документально оформляется, фиксируется (т.е. подписывается) руководителем, после чего задание доводятся до непосредственных исполнителей, т.е. осуществляется организация его исполнения.
Заключительная фаза принятия управленческого решения - организация выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана и организацию контроля.
Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны быть поставлены конкретные задачи и oпределены их права, обязанности и функции в исполнении решения.
Этап формирования организационного плана предусматривает четкое определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем.
Организация контроля за исполнением решения - заключительный этап, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполнению решения, а заключительный проводится по результатам исполнения и позволяет, с одной стороны, соизмерять цели и результаты, а с другой - осуществлять вознаграждения по результатам исполнения.
Процесс подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений подразделяется на ряд операций и процедур.
Операция - это законченное действие.
Процедура - набор операций, направленных на решение какой либо из управленческих задач.
В процессе подготовки, принятия и организации выполнение управленческих решений принимают участие все категории работников аппарата управления: руководители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует специальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т.е. принимает окончательное решение, контролирует его исполнение и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия.
Специалисты выполняют в основном логические операции и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в формировании и реализации организационного плана и контроля.
Технические исполнители выполняют в основном технические операции и процедуры при оформлении решений и организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля.
Типология и выбор альтернатив эффективного управления. При разработке вариантов решения учитывается степень их соответствия политике организации, ее традициям, этическим ценностям. В качестве базового рассматривается последний вариант, а остальные приводятся в сопоставимый с ним вид по следующим аспектам: затратам времени; масштабам; качеству; издержкам; степени освоенности объекта; уровню обеспеченности информацией для принятия решения; характеру риска и неопределенности; условиям использования.
Методы оптимизации управленческих решений. Наиболее распространенными методами оптимизации управленческих решений являются: математическое моделирование, метод экспертных оценок, метод мозгового штурма (мозговая атака), теория игр
Математическое моделирование применяют в тех случаях, когда управленческое решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована. Широкое использование математических моделей позволяет дать количественную характеристику проблемы и найти оптимальный вариант ее решения.
Основными этапами оптимизации управленческого решения с помощью математических методов являются:
1.Постановка задачи.
2. Выбор критерия эффективности, который должен выражаться
однозначно, например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов решения поставленной цели.
3. Анализ и измерение переменных величин (факторов), влияющих на величину критерия эффективности.
4. Построение математической модели.
5. Математическое решение модели.
6. Логическая и экспериментальная проверка модели и полученного с ее помощью решения.
Методы экспертных оценок применяются в тех случаях, когда задача полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами.
Экспертиза представляет собой исследование сложных специальных вопросов на стадии выработки управленческого решения лицами, обладающими специальными знаниями и опытом, с целью получения выводов, мнений, рекомендаций и оценок. Экспертное заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируются ход исследования и его итоги. Во введении указывается: кто, где, когда и в связи с чем организует и проводит экспертизу. Далее фиксируется объект экспертизы, указываются методы, примененные для его исследования, и полученные в результате исследования данные. В заключительной части содержатся выводы, рекомендации и практические меры, предлагаемые экспертами.
Наиболее эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при прогнозировании тенденций развития торговой системы, при оценке альтернативных вариантов решения.
Метод мозгового штурма (мозговая атака) применяется в тех случаях, когда имеется минимум информации о решаемой проблеме и установлены сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются следующие правила:
Все высказываются по очереди;
Говорят, лишь когда могут предложить новую идею;
Высказывания не критикуются и не осуждаются;
Все предложения фиксируются.
Обычно этот способ позволяет быстро и правильно решить возникшую проблему.
Разновидностью метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого метода состоит в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты различных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к решению о выпуске нового товара привлекаются менеджеры производственного, коммерческого и финансового подразделений фирмы. Применение данного метода способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов.
Одним из методов оптимизации управленческих решений в условиях рыночной конкуренции является использование методов, используемых в теории игр, суть которых состоит в моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с помощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае повышения цен на товары конкуренты не сделают того же, то, вероятно, целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в невыгодное положение в конкурентной борьбе.
Методы оптимизации управленческих решений могут дополнять друг друга и использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений.
Выбор метода оптимизации управленческих решений в значительной мере зависит от информационного обеспечения менеджмента.
