Ретроконверсия для пфр. Ретроконверсия для пфр Ретроконверсия пфр

Ретроконверсия – механизм, при помощи которого ПФР получает возможность избавиться от бумажных архивов отчетов от страхователя за прошлые периоды, когда электронный документооборот с ПФР законодательно еще не был разрешен, и перевести их в электронный формат, после чего, отпадет необходимость хранить бумажные архивы.

Технически это происходит следующим образом:

Инспектор отправляет страхователю архивные отчеты электронным документом, заверенным своей подписью.
Все документы с архивными отчетами от инспектора будут приходить Вам в реестр входящих документов с пометкой «Отчеты для ретроконверсии».

Наличие документов в реестре «Входящие» проверяется при запуске СБиС++. Если во входящих есть документы, при запуске СБиС++ будет выдано сообщение «Есть непрочитанные сообщения. Хотите прочитать?». Если согласиться, откроется реестр входящих писем.

В документы ретроконверсии вложены отчеты которые должны быть проверены страхователем. Эти отчеты хранятся в таблице «Файлы приложений». Для их просмотра нажмите кнопку «Просмотреть».

Если вы согласны с данными, указанными в отчете

1. В документе установите переключатель «Подтвердить сведения» (в поле «Виза страхователя») и нажмите кнопку «Отправить подтверждение».
   Подтвердив правильность полученных сведений, письмо сохраняется в реестре и будет находиться в состоянии «Ожидаются письма» до очередного сеанса доставки отчетности и других документов.
2. Перейдите в главное окно программы и нажмите «Получить ответы». Письмо будет отправлено инспектору.
   В адрес инспекции отправляется квитанция о получении письма: проверенный архивный отчет заверяется подписью страхователя. На этом документооборот заканчивается.

Одним из важнейших задач внедрения систем электронного документооборота считается перевод бумажных документов в электронный вид. Кроме того для решения задач атрибутивного и контекстного поиска возникает необходимость частичного или полного перевода документа в машиночитаемый вид, например при организации электронных картотек и каталогов.

Ретроконверсия или ретроспективная конверсия подразумевает промышленный (т.е. в больших объемах) перевод текстовых данных из графического вида в цифровой машиночитаемый вид путем сканирования и автоматического распознавания, либо вручную. Наиболее частые проекты по ретроконверсии библиотечных каталогов .

Виды ретроконверсии:

Ручной ввод с клавиатуры текстовой информации и создание структуры электронных записей (с оригиналов карточек, с отсканированных образов карточек);

В случае обработки отсканированного текста хорошего качества (не менее 300 dpi, высокий контраст, минимум графических шумов и артефактов) – оптическое распознавание символов (OCR) и приведение записей к стандартному виду вручную или автоматически;

Заимствование данных из других источников. Использование уже готовых записей из других электронных каталогов, приобретаемых на оптических дисках или получаемых по сетям) и доввод собственных данных библиотеки (индексов классификации, предметных рубрик, шифров хранения и т.д.);

Технологию можно назвать промышленной в случае если она способна выдержать большие нагрузки и одинаково эффективна при работе как с единичными документами, так и с сотнями тысяч. При необходимости ввода в информационную систему большого объема документов никто не готов ждать долгие годы, максимум несколько месяцев, полгода. Учитывая, что каждый проект по сканированию оригинален и неповторим, к их реализации применимы все современные методики проектного управления.

Любой проект по сканированию начинается с процесса Инициации , на котором происходит технико-экономическое обоснование проекта. Сканирующая компания выезжает к Заказчику и проводит тщательно обследование существующего архива документов: качественный и количественный анализ, описание существующих процессов, определяет с заказчиком конечную цель проекта и условия наиболее быстрого и качественного достижения данной цели. Пишется Техническое задание , под которым подписываются Заказчик и Исполнитель.

На этапе Планирования определяется состав и последовательность работ, пишется расписание всего проекта, планируются человеческие и финансовые ресурсы, определяется необходимое качество электронных документов и описательных метаданных. Очень часто скорость и качество выполнения сканирования документов зависит от правильного выбора сканирующей техники. Поэтому на данном этапе обязательно проводится тестовое сканирование различных партий документов для выбора оптимального оборудования. Немаловажным элементом является планирование всех рисков проекта: техника при высоких нагрузках может выйти из строя, люди могут заболеть, при передаче часть данных может потеряться и т.д. На все риски должны быть подготовлены ответные действия в виде возможности кинуть на проект дополнительную технику, людей, выделить другие помещения, перестроить взаимодействие с заказчиком, привлечь внешних специалистов.

На этапе Исполнения наиболее важно придерживаться плана проекта, вести постоянный контроль качества сканирования, распознавания и ввода данных. Последнее может выполняться различными методами, начиная от многоуровневых выборочных проверок и отбраковок целых партий, до дублирования действий над одними и теми же документами и сравнения результатов. Очень важно чтобы полученные электронные документы были в целости и сохранности переданы Заказчику, в связи с чем на проектах используются мобильные RAID-накопители, неоднократно дублирующие данные. Данные не стираются до тех пор пока не произойдет передача документов и не наладится бэкапирование данных на серверах Заказчика.

При необходимости все работы проводятся исключительно на территории Заказчика для достижения максимальной конфиденциальности в работе с документами.

Ретроспективная конверсия представляет собой преобразование бумажных каталогов в полноценные электронные базы данных. Компания Биорг переводит около 3 миллионов документов заказчиков в месяц.

Применение ретроконверсии

В архивах различной направленности внедряют перевод бумажных документов в электронные в следующих целях:

• Обеспечение сохранности уникальной информации — например, оригинальных чертежей оборудования.
• Унификация и ускорение доступа к данным. Например, электронные каталоги в библиотеках ускоряют процесс нахождения нужной книги.
• Соблюдение приватности использования. Доступ к электронным документам легко ограничивается на программном уровне.
• Получение удалённого доступа к нужной информации. Просмотр бумажных документов предполагает физическое присутствие пользователя. Электронную информацию с помощью интернета легко просмотреть в любой точке мира.

Предприятия оборонного комплекса, а также некоторые коммерческие структуры используют многоступенчатые права доступа к документу в зависимости от должности будущих пользователей этой базы данных.

Основные этапы

В зависимости от типа документов, их количества и сложности распознавания, ретроконверсия проводится вручную (с помощью сканеров высокого разрешения). Затем документы сохраняются в виде файлов с дополнительными атрибутами — номером, датами, ключевыми словами и др.

1. Начальный этап состоит из разбора бумажного архива и его классификации . Как правило, документы распределяют по периодам, функциональным направлениям и степени важности.
2. Бумаги подготавливают к обработке : разобранный архив освобождают от папок, скрепок, ниток и других элементов, мешающих работе электронной техники.
3. Сканирование проводится вручную, при этом нужно следить за работой оборудования, чтобы не пропустить листы многостраничных документов и соблюдать порядок их следования.
4. Перенесённые в компьютер изображения перепроверяют на предмет полноты, качества полученных материалов, а также обрезают ненужные части с помощью графических редакторов. Затем изображениям присваиваются уникальные имена.
5. Готовые к внесению в электронную базу, материалы индексируются и происходит их перенос в систему документооборота.
6. Обработанный бумажный архив группируют согласно структуре, при необходимости избавляются от лишних листов.

Перевод данных из бумажных носителей в электронные проводится в больших объёмах, поэтому услуги ретроконверсии предоставляют специализированные организации, такие, как Биорг.

Виды ретроспективной конверсии документов

Ручной ввод информации с бумажных носителей в электронные применяется для небольших объёмов переносимой информации. Такой способ требует значительных временных затрат, а также чреват ошибками.

Процесс оптического распознавания состоит из ручной редакции заранее подготовленных на сканере изображений. В роли редакторов выступают профессиональные библиографы и научные сотрудники, следящие за полнотой и достоверностью информации.

Например, работники отдела ретроконверсии ПФР рассылают пользователям старые отчёты для дополнительной проверки и заверения электронной подписью.

Некоторые учреждения предпочитают заимствование данных из других источников. Например, сотрудники библиотеки одного из факультетов дополняют общеуниверситетский электронный каталог данными о книгах, хранящихся именно у них.

Заключение

Технология ретроспективной конверсии документов широко применяется в библиотеках образовательных учреждений, промышленных предприятий, музеев. Кроме этого, владельцы редких рукописей и уникальных изданий предпочитают делать электронные дубликаты бумажных экземпляров, чтобы обеспечить их сохранность.

Качественно выполненная процедура облегчает доступ к документам, ускоряет процесс работы, а также экономит массу времени и пространства в производственных помещениях.

Услуги ретроконверсии предполагают чёткую формулировку технического задания со стороны заказчика. Далее согласовываются сроки выполнения сканирования, оговариваются дополнительные требования, и проект запускается.

3.7 Ретроконверсия

Ретроконверсия - перевод бумажных архивов ПФР в электронный вид. Как правило, работы в рамках ретроконверсии оговариваются со страхователем при его подключении к системе представления отчетности в ПФР в электронном виде по каналам связи и закрепляются в Дополнительном соглашении о работе в рамках ретроконверсии к Соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. Для сохранения юридической значимости, выгруженные из базы данных персонифицированного учета сведения, ранее представленные страхователем на бумажных носителях, должны быть заверены электронной подписью страхователя. Процедура заключается в том, что из отделения ПФР поступает входящее неформализованное сообщение с темой Ретроконверсия.

Вложения в письмо по ретроконверсии представляют собой сведения по персонифицированному учету, ранее представленные страхователем в бумажном либо в электронном виде.

Переданные из ПФР сведения необходимо проверить - фактически, их придется сверить с электронными или бумажными архивами, в которых хранятся копии представленных в ПФР сведений.

После того, как сведения проверены, необходимо ответить на входящее неформализованное сообщение ПФР по ретроконверсии. Для этого используется специализированная форма запроса параметров ответа на письмо по ретроконверсии.

Форма содержит список всех полученных из ПФР вложений с возможностью для каждого вложения указать, подтверждает страхователь его данные или отклоняет.

После обработки всех вложений формируется исходящее неформализованное сообщение в ПФР, содержащее все вложения, полученные в исходном сообщении, при этом электронными цифровыми подписями будут подписаны только те их них, для которых установлены флажки подтверждений в форме задания параметров ответа на письмо по ретроконверсии .

В таблице 3.1 приведен пример таблицы.

Таблица 3.1 - Данные о налогоплательщике

В таблице 3.2 приведен пример таблицы о начислениях

Таблица 3.2 - Начисления

ВЫВОДЫ. В результате рассмотрения возможности применения разработанной модели использования 1С: Зарплата, можно сделать вывод, что ее использование позволит усилить контроль передачи данных между Пенсионным фондом России и плательщиками взносов.