Скачать журнал учета личных дел. Как правильно заполнить журнал учета личных дел работников. Что входит в личное дело работника

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

• все сведения систематизированы;
• поиск сведений занимает меньше времени;
• такой формат удобен в применении;
• защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

• документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
• место хранения — отдельное помещение;
• бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
• доступ третьих лиц исключается;
• входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

• дате формирования личного дела сотрудника;
• Ф.И.О. работника;
• номере по табелю;
• должности в соответствии со штатным расписанием;
• наименовании структурного подразделения;
• информации о приказе о приеме на работу;
• информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

И 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 26 марта 2007 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 28 марта, а в отдел кадров была передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 31 марта 2007 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то после заведения соответствующего журнала (книги) все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников должны быть поставлены на учет одновременно.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата соответствует дате из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется работником кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Пример оформления журнала (книги) учета личных дел приведен в приложении.

Для обеспечения оперативного поиска личных дел кроме журнала (книги) целесообразно вести также вспомогательную алфавитную картотеку (примечание 1 ). Алфавитную картотеку рационально вести в том случае, если личные дела систематизированы в кадровой службе не по алфавиту фамилий работников, а по порядку регистрационных номеров личных дел (п.19 Инструкции допускает и тот, и другой порядок систематизации личных дел в делопроизводстве). Нормативными правовыми актами не определена форма карточки учета личного дела, поэтому ее оформляют произвольно. Не установлена также обязательная структура такой картотеки. Вместе с тем представляется целесообразным делить алфавитную картотеку на два блока: личные дела работающих и личные дела уволенных. По мере увольнения работников карточки будут перемещаться из первого блока во второй. Из последнего блока алфавитные карточки будут передаваться в архив организации одновременно с личными делами, где будут формироваться в справочную картотеку архива.

В кадровой службе могут вестись и иные вспомогательные картотеки, сформированные по различным признакам, например: картотека по структурно-алфавитному признаку (примечание 2 ), отдельные картотеки на личные дела работающих в организации пенсионеров, работников, имеющих ученые степени (звания), и др. Вспомогательные картотеки оказывают большую помощь в оперативном поиске необходимой информации при подготовке отчетов по кадрам и заполнении статистических форм.

Примечание 1. Кроме специальной алфавитной картотеки номера личных дел могут фиксироваться также в личных учетных карточках работников ф.Т-2.

Примечание 2. В такой картотеке карточки на личные дела распределяются по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по алфавиту фамилий. Это позволяет быстро выбрать личные дела всех работников требуемого структурного подразделения.

– образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

1. При помощи порядковой нумерации дел.
2. С использованием алфавитного указателя.
3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

• порядковом номере производимой записи;
• номере, присвоенному конкретному личному делу;
• дате заведения указанного личного дела;
• дате закрытия дела;
• Ф.И.О. работника;
• табельном номере рабочего;
• при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
• местах нахождения дел;
• дате сдачи дела в архив;
• поле для примечаний.

В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами. Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются. Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности. Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных. Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

• вся информация систематизирована;
• ее поиск занимает мало времени;
• удобно в использовании;
• обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
• в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

• документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
• как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
• все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
• вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

• номер личного дела;
• Ф.И.О. работника;
• дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
• должность;
• структурное подразделение;
• дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
• при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

350 руб.

Позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

В состав документов личного дела могут быть включены:

• заявление сотрудника о приеме его на работу;
• трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
• личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
• собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
• копия документов о получении образования;
• выписки из приказов об утверждении в должности;
• должностная инструкция;
• характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
• ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
• копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
• документы о награждениях, поощрениях;
• сведения о нарушениях, взысканиях;
• иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

В личном деле обязательно должна быть опись . Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

• название документа;
• дата подшивки документа;
• количество листов внесенного документа;
• при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
• составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет .

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.