Организация работы вспомогательных служб. Состав и функции гостиничных служб Организация вспомогательных цехов и служб предприятия
В рамках оптимизации оргструктуры предприятия вспомогательные службы рассматриваются с точки зрения их взаимодействия с закупкой, сбытом и покупателями. Их внутренние функции и технологии исследуются только тогда, когда влияют на качество выполнения основных функций предприятием. Задача оптимизации какой либо вспомогательной службы может быть поставлена консультанту отдельно.
Наиболее типично использование на предприятии следующих служб:
- складской;
- транспортной;
- офисной;
- программистов.
На практике наиболее серьезные проблемы со складской службой возникают в процессе ее взаимодействия с покупателями. Иногда покупатели лично приезжают на склад, чтобы вывезти товар собственным транспортом. Безотносительно, принято ли на предприятии первоочередное обслуживание лично прибывшего на склад покупателя, или нет, качество обращения с клиентом складских работников всегда оставляет желать лучшего. Грузчики склада, обслужив покупателя, в зависимости от настроения могут поинтересоваться, “зачем он берет такую дрянь”, или “не сошел ли он с ума” покупать по таким ценам. Постоянный контроль и система поощрений-штрафов неоптимальны в данном случае, проще ввести должность продавца на складе, который неотлучно находится с клиентом во время обслуживания последнего. Продавец должен обладать определенными полномочиями, и подчиняться службе сбыта, а не складской.
Использование продавца на складе частично решает проблему пересортицы - вторую из наиболее серьезных, присущих складской службе. Многие товары имеют определенные небольшие сроки хранения; по мере доставки (дозакупки или производства) новых партий, должны расходоваться в первую очередь более старые товары. Обычно за это отвечает складская служба. Иногда она допускает “прокол”, при котором на складе остается, наряду со свежим товаром, некоторое количество товаров с истекшим или истекающим сроком реализации. Часто кладовщики находят “оптимальный” выход из создавшейся ситуации, комплектуя заказчикам к отправке вместе со свежим товаром залежалый. Иногда, если “зависание” товара произошло из-за ошибок сбыта, сбыт дает команду к пересортице. Являясь осознанным и рассчитанным действием, пересортица наносит меньший ущерб репутации предприятия и его отношениям с клиентами, чем отданная на откуп кладовщикам. (Например, несортовой товар может поставляться в регион, который предприятие собирается исключить из охвата рынка). Продавец на складе контролирует комплектацию заказов особо важных клиентов.
Продавец также может качественно решать оперативные проблемы замены товара. Наиболее распространенная схема работы сбыта гарантирует резервирование товара для покупателя не по выписанному счету, а по приходу оплаты или предъявлении покупателем платежного поручения. От момента выписки счета до поступления платежа на счет предприятия, заявленный товар может быть израсходован. Продавец, обладая опытом, может предложить покупателю адекватную замену. Кладовщики также предлагают - а чаще сразу комплектуют - замену, но адекватную собственным представлениям. Известен случай, когда покупателю - швейному предприятию вместо ножниц был отправлен пластилин, т.к. ножницы отсутствовали на складе, а пластилин имел точно такую же стоимость.
Учитывая, что компетентность продавца для некоторых покупателей может являться решающим фактором, имеет смысл обеспечить эту компетентность на складе, даже и ценой дополнительных затрат.
Для транспортной службы имеет место хроническое несовпадение ее интересов с интересами сбыта. Для обычной организации транспортной службы как вспомогательного подразделения, характерно стимулирование ее экономичности: т.е., доставка товара покупателям проводится, по возможности, оптимальным маршрутом, в отдаленные районы - с оказией. Например, из Москвы в Тулу не вывозится по одной коробке офисных принадлежностей, а ожидается дополнительный заказ по маршруту, который может поступить в течение нескольких дней. Сбыт же заинтересован в немедленной доставке товара покупателю. Немедленная доставка иногда может быть обязательным условием сделки, а в некоторых случаях - частью стратегии предприятия и его основным конкурентным преимуществом.
В то же время, за исключением последнего случая, нецелесообразно организовывать постоянную немедленную доставку, т.к. сокращение ее сроков сопряжено с нелинейным ростом себестоимости (на одном из предприятий сокращение сроков доставки с 2-х дней до 1-го вызвало увеличение расходов в 4 раза). Для каждого конкретного предприятия необходимо искать компромисс, который закладывается в систему. Взаимодействие сбыта и доставки на основе периодических договоренностей, применяемое повсеместно, нерационально, т.к. заставляет заново решать одни и те же проблемы, порождает конфликты. Применение жесткого однозначного алгоритма действий повышает качество взаимодействия сбыта и транспортной службы и ликвидирует почву для конфликтов, т.к. при прописанности “правил игры” всегда видно, кто из “игроков” виноват.
Разработка системы доставки товара (алгоритма), учитывая приоритет рыночных взаимодействий предприятия, производится службой маркетинга или сбыта, с участием транспортного подразделения. Если материальное стимулирование сбытовой службы осуществляется по принципу, аналогичному применению формулы условной прибыли, описанной в части “Закупка” данной главы, то сбыт будет заинтересован именно в оптимальной системе доставки, а не в “быстрой”, т.к. накладные расходы, в конечном счете, вычитаются из его заработных плат.
Соответственно, система материального стимулирования транспортной службы не может опираться целиком на экономичность доставки, т.к. последняя регламентируется принятым алгоритмом, и повышать ее нецелесообразно.
Построение системы доставки может основываться на сегментировании клиентов: выделении “приоритетных”; делении их по категориям с установлением сроков доставки каждой категории. Возможно деление по расстояниям от складов или по сложившейся на настоящий момент частоте поездок в определенные районы. Возможно использование как основы величины закупаемой партии или способа оплаты.
Консультантом проверяется наличие подобной системы договоренностей, эффективность ее использования и восприятие покупателями.
Для предприятий, реализующих транспортные услуги как товар и зарабатывающих на перевозках, следует рассматривать транспортную службу как производственную: т.е. для целей оптимизации исследовать производительность, нормирование, планирование и управление, качество и взаимодействие с другими службами, в первую очередь - сбытом.
Задачи офисной службы лежат в области обеспечения рабочих мест предприятия оборудованием и вспомогательными материалами, распределения коммуникаций (почта, курьерская пересылка, телефонная справочная, и т.д.), разгрузки основных служб от рутинной работы. Общей чертой таких служб является их стихийное образование и стихийное сложившееся управление. На предыдущих этапах деятельности предприятия административно-хозяйственный отдел, секретари и телефонисты подчинялись непосредственно руководителю предприятия и являлись только исполнителями. Их преобразование в самостоятельную офисную службу по мере роста предприятия не происходит эволюционным путем и требует вмешательства руководителя.
Обычный метод перестройки офисных служб предприятием - учреждение должностей администратора офиса и исполнительного директора. Первому может быть передана в подчинение офисная служба, второму - дополнительно склады и транспорт. Чаще всего этот метод обеспечивает удовлетворительный результат.
Консультантом исследуется функциональная нагрузка офисной службы и система принятия решений, входящих в ее компетенцию. С точки зрения управления предприятием, выгоднее иметь систему, реализующую горизонтальные взаимодействия, чем иерархическую, вертикальную.
Подразделение программистов также рассматривается с точки зрения функциональной нагрузки и системы принятия решений. В функциональной нагрузке важна правильность расстановки приоритетов задач, т.к. нередки случаи “узурпирования” услуг программистов одной службой (чаще всего - бухгалтерией) в ущерб остальным службам и предприятию в целом. Как правило, нет программных систем, которые не нуждались бы в доработке; программистам на предприятии всегда гарантирована полная занятость. Предпочтение должно отдаваться разработке действительно необходимых предприятию систем перед бесконечным “вылизыванием” действующих.
В свою очередь, программисты нередко пользуются своим исключительным приоритетом в оценке сложности и выполнимости заказов других служб. Желание программиста выполнить тот, а не другой проект, иногда ведет к отбраковке “другого”. Предупредить эти случаи чрезвычайно трудно из-за отсутствия возможности перепроверки.
В плане принятия решений по программному комплексу особенно актуальна глубокая проработка их всеми службами предприятия, т.к. принятая концепция программного комплекса не может быть легко скорректирована на поздних стадиях реализации. Ошибки в принятии решений ведут к невосполнимой потере времени.
Организация вспомогательных цехов и служб предприятия
Цели и задачи вспомогательных цехов и служб предприятий. Организация ремонтных служб предприятий. Организация энергетических служб. Организация транспортного хозяйства. Организация складского хозяйства. Организация материально-технического снабжения предприятия (МТС).
Производственные цехи (участки, мастерские) подразделяются на две группы:
1. Цехи основного производства , где непосредственно изготавливается продукция, предназначенная для реализации. Они формируются в соответствии с профилем предприятия и в зависимости от конкретных видов продукции, масштабов и технологии производства.
К главным задачам основных цехов относятся : своевременный выпуск продукции, снижение издержек производства, повышение качества продукции, возможность своевременной перестройки производства в соответствии с меняющимися потребностями рынка. Эти задачи решаются на основе рациональной специализации и размещения цехов, их кооперирования и обеспечения пропорциональности производственного процесса от первой до последней операции.
Существуют следующие формы специализации цехов:
- предметная специализация (сосредоточение в отдельных цехах основной части или всего производственного процесса по изготовлению конкретных видов и типоразмеров готовой продукции); подетальная (поагрегатная) специализация (закрепление за каждым цехом изготовления отдельных деталей или агрегатов машин); технологическая (стадийная) специализация (пооперационное разделение труда между цехами); территориальная специализация (каждый цех может выполнять одинаковые функции на удаленных друг от друга территориях).
2. Вспомогательные и обслуживающие цехи , результат деятельности которых потребляется внутри самого предприятия.
Основной задачей вспомогательных цехов является обеспечение нормальной, бесперебойной работы цехов основного производства.
К вспомогательным относятся цехи и производственные участки по:
- изготовлению, ремонту и настройке приспособлений, приборов, инвентаря; надзору за работоспособностью и ремонту оборудования, машин, механизмов, зданий, сооружений; обеспечению электрической и тепловой энергией , надзором и ремонтом электрооборудования и тепловых сетей; внутрипроизводственной и внешней транспортировке сырья, материалов, заготовок, готовой продукции; склады предприятия.
Производственная программа вспомогательных цехов
Производственная программа вспомогательных цехов полиграфического предприятия формируется на основе потребностей собственного основного производства и принятых заявок других предприятий, учитываемых в плане реализации продукции. Службы вспомогательного производства включают в себя следующие отделения: ремонтно-механическое, транспортное, энергетическое, цех подготовки бумаги, для машиностроительных предприятий - инструментальные.
Внутренний грузооборот определяется по объему межцеховых перевозок. В основу расчета принимаются планы производства предприятия и цехов, планы поставки материалов, полуфабрикатов, вывоза готовой продукции и отходов.
Объем работы энергетической службы определяется в соответствии с потребностями основных цехов предприятия в энергии различных видов. Основой для расчета необходимого количества энергии служат: план производства и реализации основного производства, нормы расходования энергии на единицу планируемой продукции, нормы расходования на вспомогательное обслуживание, нормы потерь в процессе преобразования энергии и т.д.
Объем работ инструментальных подразделений разрабатывается на основе общей потребности в инструменте для выполнения работ в основном производстве, пополнения запаса инструментов и удовлетворения внешних заказов.
Производственная мощность предприятия
Производственная мощность предприятия (цеха или производственного участка) характеризуется максимальным количеством продукции соответствующего качества и ассортимента, которое может быть произведено им в единицу времени при полном использовании основных производственных фондов в оптимальных условиях их эксплуатации. Производственная мощность при правильном ее определении становится надежным ориентиром в работе по планированию и оценке деятельности предприятия.
Величина производственной мощности зависит прежде всего от дееспособности основных фондов и степени их использования. Наименьшее влияние на производственную мощность оказывает дееспособность производственного (технологического) оборудования.
Производственная мощность измеряется в натуральных единицах, а в некоторых случаях - в единицах полезности продукции или в денежном выражении.
В отличие от проектной плановая производственная мощность действующих предприятий рассчитывается исходя из применяемых технологических процессов, наличного парка оборудования и имеющихся производственных площадей как величин уже заданных, а объем выпуска продукции по планируемой номенклатуре является искомой величиной, устанавливаемой в условиях полного использования ресурсов, имеющихся в распоряжении предприятия.
Производственная мощность предприятия рассчитывается как сумма производственных мощностей производственных единиц, входящих в состав этого предприятия. Это величина динамичная, изменяющаяся под влиянием различных факторов. Поэтому она рассчитывается применительно к определенному периоду времени и даже к календарной дате. Мощность определяется на начало планового периода - входная мощность и на его конец - выходная мощность.
Мощность на конец планового периода рассчитывается по формуле
Мк = Мн + Мc + Мр + Мо + Миз - Мв,
где Мн - производственная мощность на начало планового периода; Мc - ввод мощности в результате строительства новых и расширения действующих предприятий; Мр - прирост мощности вследствие реконструкции действующих предприятий; Мо - увеличение мощности в результате технического переоснащения и проведения других организационно-технических мероприятий; Миз - увеличение или уменьшение мощности вследствие изменения номенклатуры продукции; Мв - уменьшение мощности вследствие ее выбытия.
Кроме входной и выходной мощностей определяется также среднегодовая мощность по формуле
где Тc, Тр, То, Тиз, Тв - сроки действия соответствующих мощностей с момента введения их в строй и до конца планового года.
Отношение планового или фактического выпуска продукции к величине производственной мощности называется коэффициентом использования производственной мощности Кис:
Кис = Впл(ф)/Мcр,
где Впл(ф) - плановый или фактический объем производства в натуральных единицах.
Задачи и структура ремонтной службы
Существет два типа производственных процессов: основные, цель которых состоит в изготовлении продукции, являющейся предметом народнохозяйственного оборота, вспомогательные, в результате которых создается продукция, используемая в основном производстве, и обслуживающие процессы, которые предполагают выполнение работ, обеспечивающих бесперебойное ведение основного производства.
Работы по уходу и надзору за оборудованием, по его наладке, ремонту и модернизации относятся к обслуживающим процессам.
Следует определить, что такое есть ремонт. Ремонт – это комплекс операций по восстановлению исправности, работоспособности или ресурса оборудования либо его составных частей.
Наряду с этим понятием используется также понятие «техническое обслуживание».
Техническим обслуживанием принято называть комплекс операций по поддержанию работоспособности или исправности оборудования при его использовании по назначению, во время ожидания, хранения и транспортирования.
Для выполнения всех видов работ по организации рационального обслуживания и ремонта оборудования и других видов основных фондов на предприятиях создаются ремонтные службы.
Основными задачами ремонтного хозяйства являются:
1) организация такой системы эксплуатации и ремонта оборудования, которая позволила бы поддерживать оборудование в работоспособном состоянии;
2) систематическое повышение культуры эксплуатации, ухода и текущего обслуживания с целью продления срока службы деталей, увеличения межремонтного периода функционирования машины, сокращения объема ремонтных работ;
3) снижение трудоемкости и стоимости ремонтных работ при повышении их качества;
4) паспортизация, аттестация и модернизация оборудования.
Структура ремонтной службы зависит от ряда факторов: типа и объема производства, его технических характеристик, развития кооперирования при выполнении ремонтных работ, системы централизации и др.
В состав ремонтной службы крупного и среднего предприятия входят отдел главного механика (ОГМ), ремонтно-механический цех (РМЦ), цеховые ремонтные службы, общезаводской склад запасных деталей и узлов (рис. 1).
Рис. 1 Структура ремонтной службы предприятия
Отдел главного механика возглавляется главным механиком, подчиненным непосредственно главному инженеру завода.
В составе ОГМ, как правило, создаются следующие функциональные подразделения: бюро планово-предупредительного ремонта (ППР), конструкторско-технологическое бюро, планово-производственное бюро и группа кранового оборудования.
В состав бюро ППР входят группы: инспекторская, учета оборудования, запасных частей и ремонтно-смазочного хозяйства.
Инспекторская группа планирует, контролирует и учитывает выполнение ремонтных работ всех видов; инспектирует правильность эксплуатации и разрабатывает инструкции по уходу за оборудованием.
Группа учета оборудования ведет паспортизацию и учет оборудования всех видов, следит за его перемещением, контролирует состояние хранения и качества консервации неустановленного оборудования, проводит ежегодную инвентаризацию.
Группа запасных частей устанавливает номенклатуру, сро ки службы, нормы расхода и лимиты на запасные детали и по купные материалы, планирует изготовление запасных частей и руководит складскими запасами деталей.
Группа ремонтно-смазочного хозяйства контролирует вы полнение графика смазки оборудования; устанавливает лимиты на обтирочно-смазочные материалы и на сбор отработан ного масла и его регенерацию.
Конструкторско-технологическое бюро осуществляет всю техническую подготовку системы ППР и ремонтных работ всех видов, включая модернизацию; обеспечивает комплектова ние альбомов чертежей и их хранение по всем видам обору дования.
Планово-производственное бюро планирует и контролирует работу ремонтно-механического цеха и цеховых ремонтных служб, осуществляет материальную подготовку ремонтных работ, составляет отчеты по выполнению планов ремонтных работ по заводу, производит анализ технико-экономических показателей ремонтной службы завода, выявляет непроизводительные затраты, разрабатывает мероприятия по их устранению.
Группа кранового оборудования следит за эксплуатацией и состоянием всех подъемно-транспортных механизмов, планирует и контролирует выполнение ремонтов всех видов.
Ремонтно-механический цех является основной материальной базой ремонтной службы предприятия. Он комплектуется разнообразным универсальным оборудованием и высококвалифицированные рабочими. В этом цехе выполняются все наиболее сложные работы по ремонту оборудования, изготовлению и восстановлению сменных деталей, а также работы по модернизации оборудования.
Цеховые ремонтные службы создаются в крупных основных цехах завода только при использовании децентрализованной и смешанной систем организации ремонтных работ. Службы находятся в ведении механиков цехов.
Общезаводской склад запасных деталей и узлов осуществляет хранение и учет всех материальных ценностей, необходимых для Проведения всех видов ремонтов оборудования и подъемно-транспортных средств.
Штаты инженерно-технических работников и служащих ремонтной службы предприятия устанавливаются в зависимости от числа ремонтных единиц оборудования в целом по заводу.
Организация энергетического хозяйства предприятия
Задачи
энергетического хозяйства предприятия:
- обеспечение бесперебойного снабжения производства всеми видами энергии;
- наиболее полное использование мощности энергоустройств и их содержание в исправном состоянии;
- снижение издержек на потребляемые виды энергий.
В зависимости от особенностей технологических процессов на предприятиях потребляются различные виды энергий и энергоносителей, для обеспечения которыми и создается энергетическая служба. Это электроэнергия, тепловая энергия (перегретый пар, горячая вода), сжатый воздух, газы (природный газ, углекислота, аргон, азот , хлор, кислород, водород), вода разной степени очистки, а также централизованные системы отопления, канализации (ливневой, сточной, фекальной, химически загрязненной), вентиляции и кондиционирования воздуха.
Примерная структура энергетической службы приведена на рис.
Оперативное планирование" href="/text/category/operativnoe_planirovanie/" rel="bookmark">оперативное планирование и диспетчирование обеспечения предприятия всеми видами энергии;
- организация ремонтных работ оборудования;
- разработка технической документации для проведения монтажных, ремонтных работ оборудования и энергетических коммуникаций (сетей);
- организация обслуживания энергетического оборудования, сетей, линий связи;
- контроль за качеством ремонтных работ;
- организация монтажных, пусконаладочных работ нового оборудования, демонтаж и утилизация списанного энергетического оборудования;
- надзор за правилами эксплуатации оборудования;
- контроль за расходами всех видов энергии.
Расчет потребности в энергии и энергетический баланс предприятия
Организация и эксплуатация энергохозяйства основаны на планировании производства в энергии и определении источников ее покрытия. Потребность в энергоресурсах устанавливается на основе норм их расхода и годовой программы выпуска продукции.
Кроме расхода энергии на производственные цели, учитываются ее затраты на освещение, вентиляцию, отопление, а также потери энергии в заводских сетях. Потребность в технологической энергии рассчитывается исходя из норм расхода по операциям или видам оборудования.
Организация транспортного хозяйства предприятия
Задачи транспортного хозяйства - осуществление бесперебойной транспортировки всех грузов в соответствии с производственным процессом, содержание транспортных средств в исправном и работоспособном состоянии, снижение издержек на транспортные и погрузо-разгрузочные работы.
Рациональная организация транспортного хозяйства служит предпосылкой снижения себестоимости продукции. В зависимости от особенностей технологических процессов и типов производств на предприятии применяются различные транспортные средства.
Классификация транспортных средств предприятия приведена в табл. 9.2.
Таблица 9.2
Классификация транспортных средств предприятий
Признак | Характеристика |
1. Зона применения | 1.1. Внешний
транспорт для связи предприятия с внешними транспортными системами : 1.2. Внутризаводской
(для перемещения грузов между цехами, участками, рабочими местами): |
2. Вид транспортного средства | 2.1. Колесный транспорт: |
Структура транспортной службы предприятия зависит от особенностей производственного процесса, типа производства и объемов выпуска продукции.
Примерная структура развитой транспортной службы машиностроительного (приборостроительного) предприятия приведена на рис.9.4.
Грузовые потоки, грузопотоки" href="/text/category/gruzovie_potoki__gruzopotoki/" rel="bookmark">грузопотоков и грузооборота;
- планирование ППР транспортных средств;
- планирование потребности в запчастях и их приобретения;
- оперативное планирование и диспетчирование обеспечения предприятия всеми видами транспорта;
- обеспечение производственных процессов транспортными средствами;
- организация осмотров и ремонта транспортных средств;
- организация безопасности движения;
- организация обслуживания транспортных средств (заправка ГСМ, мойка и т.д.);
- организация приобретения новых транспортных средств, их регистрации в государственных органах, получения лицензий на перевозку грузов и людей, списания и утилизации транспортных средств.
Для эффективного планирования потребности ТС определяются грузооборот предприятия и грузопотоки.
Грузооборот - это сумма всех грузов, перемещаемых на предприятии за определенный промежуток времени (или сумма всех грузопотоков предприятия).
Грузопоток - количество грузов (т, шт, кг), перемещаемых в определенном направлении между цехами и складами за определенный промежуток времени.
Грузопотоки рассчитываются на основании:
- видов перемещаемых грузов;
- пунктов отправления и доставки;
- расстояний между пунктами;
- объемов перемещаемых грузов;
- частоты и регулярности перевозок.
Перевозки подразделяются на разовые и маршрутные.
Разовые перевозки - перевозки по отдельным неповторяющимся заказам (заявкам).
Маршрутные перевозки - постоянные или периодические перевозки по определенным маршрутам.
Одним из методов определения объемов грузопотоков и грузооборота предприятия является составление шахматной ведомости (рис. 9.5).
В этой ведомости отражаются все перемещения грузов. По вертикали перечислены цехи-отправители и склады, а по горизонтали в том же порядке указаны цехи-получатели и склады.
Каждый цех и склад представлен графой и строкой. Итоги граф показывают общее поступление грузов в данный цех, итоги строк - величину отправления грузов. Сумма итогов граф или строк по всем цехам и складам отражает величину внутренних грузопотоков.
Цехи -отправители | Сумма поступлений |
|||||
Цехи -получатели |
||||||
Сумма отправленных | Грузооборот предприятия |
Рис. 9.5. Шахматная ведомость грузопотоков предприятия
Количество транспортных средств рассчитывается как по межцеховым перевозкам, так и по внутрицеховым и межоперационным транспортным системам.
Основными направлениями совершенствования транспортного хозяйства на предприятиях являются:
- механизация и автоматизация транспортных операций в сочетании с высокой их организацией;
- применение унифицированной тары (в том числе и оборотной);
- внедрение единой производственно-транспортной (комплексной) технологии;
- специализация средств межцехового транспорта по роду перевозимых грузов;
- организация контейнерных перевозок;
- внедрение автоматизированных систем управления транспортом.
Организация складского хозяйства предприятия
Задачи складского хозяйства
Основными задачами складского хозяйства являются:
- организация надлежащего хранения материальных ценностей;
- бесперебойное обслуживание производственного процесса;
- отгрузка готовой продукции.
Структура складского хозяйства (рис. 9.6) зависит от специфики производственного процесса, типа производства и объема выпуска продукции.
Функции подразделений складского хозяйства:
- планирование работ;
- приемка, обработка (в том числе сортировка) грузов;
- организация надлежащего хранения (создание условий для исключения повреждений порчи; поддержание необходимой температуры, влажности);
- постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;
- своевременное обеспечение производственного процесса материалами, комплектующими изделиями и т.д.; создание условий, предотвращающих хищение материальных ценностей;
- строгое соблюдение противопожарных мер безопасности (особенно на складах ГСМ, ЛВЖ, красок и лаков, резино-технических изделий, химикатов и т.п.);
- комплектование готовой продукции, ее консервация, упаковка подготовка отгрузочной документации и отгрузка.
https://pandia.ru/text/80/208/images/image014_23.gif" width="567" height="477 src=">
Рис. 9.7. Структура службы МТС предприятия
Основные функции ОМТС:
- разработка нормативов запасов материальных ресурсов;
- планирование потребности в материальных ресурсах и в увязка ее с планом производства и нормативами запасов;
- поиск поставщиков, оценка вариантов поставок и выбор поставщиков по критериям качества поставляемых материалов, надежности поставщиков, цен, условий платежей и поставок, транспортно- заготовительных расходов и т.д.;
- заключение договоров на поставки;
- организация работ по доставке материальных ресурсов, контроль и оперативное регулирование выполнения договоров поставок;
- организация приемки, обработки и хранения материальных ресурсов;
- оперативное планирование и регулирование обеспечения производства материальными ресурсами;
- учет, контроль и анализ расходования материальных ресурсов;
- надзор за рациональным использованием материалов в производстве.
Планирование МТС. План материально-технического снабжения - это совокупность расчетных документов , в которых обоснована потребность предприятия в материальных ресурсах и определены источники их покрытия. Он сопоставляется в форме баланса МТС.
План МТС разрабатывается с учетом:
- производственной программы;
- нормативов запасов материальных ресурсов;
- норм расходов сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива, комплектующих изделий;
- планов капитального строительства, реконструкции, подготовки производства новых изделий, работ по ремонту и эксплуатации оборудования, зданий, сооружений, бытовых объектов и т.д.;
- остатков материальных ресурсов на начало и конец планируемого периода;
- установленных и вновь налаживаемых связей с поставщиками;
- цен на все виды материально-технических ресурсов.
Потребность в материалах на основное производство (Gм.осн) определяется по формуле
где Qi - объем выпуска продукции по каждому наименованию (шт.);
ni - норма расхода материала на одно изделие с учетом технологических потерь (натур. ед.);
m - количество наименований изделий.
Общая потребность в конкретных материалах (Gм) определяется по формуле
где Zн.з - норма запаса материала;
Zм.ф - фактическое наличие материалов на предприятии;
Gм.н.п - необходимое количество материалов для изменения незавершенного производства;
Gм.экс - потребность в материалах для ремонтно-эксплуатационных и других нужд.
Потребность в материальных ресурсах определяется расходами на:
- основное производство, включая производство комплектующих изделий и запасных частей;
- изготовление технологической оснастки и инструмента;
- изготовление нестандартного оборудования и модернизация оборудования;
- проведение НИР и ОКР (с учетом изготовления опытных образцов и экспериментальных работ);
- реконструкцию цехов, участков;
- ремонтно-эксплуатационные нужды;
- капитальное строительство;
- работы социально-культурной и бытовой сфер;
- создание запасов.
В первую очередь был запущен процесс оптимизации на ОАО «Ярославский шинный завод». Этот проект шел с 1 октября 2009 года по 15 декабря 2009 года. Параллельно с этим с сентября по ноябрь 2009 года также проводилась оптимизация численности сотрудников вспомогательных служб ОАО «Волтайр-Пром» и ОАО «СИБУР-Волжский».
В процессе анализа состояния вспомогательных служб выяснилось много интересных фактов. Например, что официальная структура ряда подразделений вообще не соответствует фактической. Обязанности, закрепленные за персоналом должностными инструкциями, в корне не соответствовали выполняемым на самом деле. Зачастую даже названия профессий не совпадали с реальной квалификацией людей. На одном и том же участке могло существовать до шести различных графиков работ для персонала. Это уже не говоря о том, что не было и самого планирования ремонтных работ, журналов учета времени на их проведение, да и документооборот требовал внедрения определенных инноваций. Одно введение пусть и самых простых, но электронных форм взамен ручного заполнения справок и журналов позволяет снизить документооборот в пять раз (!).
В конце концов решение проблемы было предложено. Первым делом был сформирован план оптимизации персонала вспомогательных служб. Для этого, в частности, была пересмотрена структура подразделений: убраны лишние уровни управления, исключены дублирующие функции работников, сокращен документооборот. Затем было вынесено достаточно серьезное предложение — разрешить предприятиям использовать часть фонда оплаты труда, которая экономится за счет сокращаемого персонала, для повышения заработной платы.
Эта оптимизация приносит серьезный экономический эффект: совокупный годовой доход от проекта по трем заводам — это ЯШЗ, «СИБУР-Волжский» и «Волтайр-Пром» — уже в этом году должен составить 31,25 млн руб. Если говорить по каждому предприятию в отдельности, то, например, по одному только ЯШЗ экономический эффект составит почти 22,3 млн руб. Там общая численность работников вспомогательных подразделений составляла 614 человек, или 22% от всего коллектива. Из этих 614 сотрудников часть была сокращена, часть выведена на аутсорсинг. В результате вспомогательные службы на 25% были сокращены. В ОАО «СИБУР-Волжский» на аналогичные подразделения приходится 19% от общего числа работников — 259 человек. Было предложено сократить численность на 47 человек и высвободить тем самым более 5,5 млн руб. На «Волтайр-Проме» сокращение составило всего 10%, зато экономический эффект — почти 3,6 млн руб. в год.
Аналогичные мероприятия проводились и на СЗРТ. С 1 февраля по 15 апреля этого года объединенная рабочая группа провела оптимизацию вспомогательных служб и на Саранском заводе. Там обнаружились во многом схожие с остальными предприятиями проблемы, которые лишь отражают общую тенденцию. Обязанности, закрепленные за персоналом, не соответствовали тому, что реально люди делали. В связи с этим была поставлена цель сократить вспомогательный персонал на 40%, высвободив таким образом 17 млн руб. ежегодно.
При выполнении проектов возникали и определенные трудности, что легко понять — любая оптимизация обычно вызывает сопротивление персонала. Например, нелегко убедить руководителей передать контроль над процессом производства от ОТК в производственные подразделения. На многих заводах исторически сложилось, что за произведенную продукцию отвечает ОТК, а не рабочий, и чем больше проверяющих, тем лучше.
Но, следует отметить, что руководители всех заводов, где проводилась оптимизация, оказали серьезную поддержку реализации проекта и были по-настоящему заинтересованы в результате.
Одно из главных достижений проекта оптимизации вспомогательных служб — создание и обучение команды молодых и инициативных специалистов, благодаря чему в настоящее время появилась возможность выполнять практически любые задачи по оптимизации бизнес-процессов. В планах на будущее есть оптимизация не только вспомогательных служб, но и основных. В настоящее время идет проект на Воронежском шинном заводе, где команда по оптимизации работает совместно со специалистами Кировского шинного и Воронежского шинного заводов. Стоит задача оптимизации численности основных и вспомогательных подразделений. Вслед за Воронежем есть планы провести аналогичный проект в Кирове. Далее необходимо закреплять достигнутые результаты на всех предприятиях, то есть проводить мониторинг реализации разработанных предложений по оптимизации, по второму кругу пройти по вспомогательным производствам после выполнения задач, поставленных в 2010 году, и продолжать работать по направлению. Так как первая волна только вскрывает имеющиеся проблемы, дальнейшая работа имеет не меньшее значение. Не факт, что эта работа приведет к оптимизации численности в масштабах начала проекта, но она поможет сделать деятельность всех служб более эффективной, мобильной.
Примером может служить организация планирования ремонтных работ на ЯШЗ и ИФО, где из-за несогласованности работы различных служб эффективность ремонтов была крайне низкая. Систему организации планирования ремонтов необходимо внедрять и на других предприятиях Холдинга. Эта работа займет немало времени и сил.
Кроме этого, нужно развивать направление внутренней оптимизации. Для этого надо обучать и вовлекать в процесс сотрудников всех уровней. Также нельзя забывать, что на всех предприятиях есть люди, способные своими предложениями повысить эффективность труда на своем рабочем месте. Так что помимо внедрения инструментов оптимизации нельзя упускать из виду и систему непрерывных улучшений.
Елизавета Зубакина
Структурные подразделения организации являются основой, на которой базируются различные формирования. Они должны максимально соответствовать осуществляемой деятельности и быть наиболее эффективны в выполнении своих прямых обязанностей.
Общая информация
В небольших организациях распространённым является положение дел, когда выполнение одной функции закреплено за конкретным сотрудником или же он выполняет несколько заданий. По мере роста уже несколько работников занимаются тем же самым. На этом этапе развития появляется необходимость объединения этих лиц в определённые подразделения, именуемые отделами, группами, участками, секциями, звеньями, цехами. Это делается для того, чтобы оптимизировать управляемость. В качестве объединяющего фактора используются выполняемые функции. Так формируются структурные подразделения организации.
Специфика
Создание подразделений основывается на данных о виде деятельности, численности личного состава, местоположения и иных характеристиках. Рассмотрим такой пример: фирма изготавливает бетонные блоки, рекламный отдел занимается сбытом, а учет лежит на бухгалтерии. Но при этом есть значительная разница между различными субъектами. Так, структурные подразделения строительной организации существенно отличаются от того, что есть в составе банковских учреждений. Также учитывается и специфика координации действий различных отделов. Чем большего размера организация, тем важней становится вопрос управления.
В идеале необходимо позаботится о том, чтобы все подразделения были связаны единой целью и обладали всем необходимым информационным обеспечением. По мере роста придерживаться такого положения дел становится всё сложней, что сказывается на взаимодействии и сети коммуникаций. В таком случае очень важно следить за четким разделением обязанностей. Иначе можно ждать внутреннего конфликта. Чтобы избежать неопределённости, следует руководствоваться четкими критериями. И тогда не важно, что является объектом влияния - структурные подразделения кредитной организации, банка, ІТ-компании, завода или сельхозсубъекта - их эффективность будет на высоте.
Виды подразделений
В качестве основы была взята классификация, в рамках которой выделяют 61 отдел. Они будут более-менее структурированы по сходству выполняемых ими обязанностей. Также следует отметить, что на практике их названия могут иметь немного другой вид, но суть от этого не меняется. Более детально с этим поможет ознакомиться внутреннее положение. Структурные подразделения образовательной организации и коммерческого предприятия разнятся из-за разных целей. Так что при изучении конкретных субъектов это нужно учитывать. Ведь преследуются разные цели, над достижением которых и работают структурные подразделения организации. Виды же существуют следующие.
Административные, финансово-учетные и вспомогательные службы
От них зависит работа основ и балансировка работы организации. К таковым относятся:
- Канцелярия.
- Секретариат.
- Служба делопроизводства.
- труда.
- Служба управления персоналом.
- Отдел организации труда.
- Бухгалтерия.
- Служба оперативного управления.
- Финансовое подразделение.
- Отдел внешнеэкономических связей.
- Склады готовой продукции и материалов.
- Планово-экономический отдел.
- Служба стандартизации.
- Юридическая служба.
- Отдел кадров.
- Служба безопасности.
- Вычислительный центр.
- ВОХР - военизированная охрана.
Также часто можно встретить структурные подразделения образовательной организации. Часто они действуют в высших учебных заведениях, крупных инженерных, научных, аграрных, промышленных и других компаниях, где разрабатывается передовая продукция. Среди них выделяют исследовательски-технические и производственные отделы.
Исследовательско-технические подразделения
В этой сфере работают следующие подразделения:
- Научно-исследовательский отдел.
- Служба технико-экономических исследований.
- Отдел технического контроля.
- Лаборатория измерительной техники.
- Конструкторский отдел.
- Техническая служба.
- Опытное производство.
- Испытательский цех.
- Отдел автоматизации (механизации).
- Служба
- Опытный цех.
- Отдел
- Служба подготовки персонала.
- Инструментальный отдел.
- Конструкторско-техническая служба.
- Отдел главного механика.
- Бюро подготовки кадров.
- Опытно-экспериментальный цех.
- Бюро маркетинговых исследований.
- Научно-исследовательская лаборатория.
- Бюро охраны природы.
- Отдел изобретательства и патентирования.
Производственные подразделения
Это отделы, цеха и службы, которые непосредственно массово создают товары для их реализации конечным потребителям. К ним относятся:
- Отдел материально-технического снабжения.
- Служба комплектации и внешней кооперации.
- Производственно-диспетчерский отдел.
- Подразделение капитального строительства.
- Цеха вспомогательного производства.
- Энергомеханический отдел.
- Отдел главного энергетика.
- Отдел главного конструктора.
- Производственные цехи (сборочные, механообрабатывающие и им подобные).
- Специальное конструкторское бюро.
- Ремонтно-строительный цех.
- Энергоцех.
- Ремонтно-механический цех.
Вот такие бывают структурные подразделения организации. Виды реализации тоже существуют разные: отделы, лаборатории, службы и бюро. Каждый подход имеет свои преимущества, из-за которых его и выбирают. А сейчас давайте рассмотрим небольшой пример функционирования, в котором будут действовать структурные подразделения образовательной организации. Как они функционируют? На чем базируется система коммуникации внутри самой организации при передаче данных между разными структурными подразделениями?
Пример в образовательной сфере
В качестве субъекта исследования возьмём крупный университет. Эта организация подходит благодаря своему масштабу, многочисленным подразделениям и весьма широкому спектру осуществляемой деятельности. Итак, первоначально давайте выделим административные подразделения. Каждый университет имеет управляющие составляющие (ректорат, деканат), отдел кадров, бухгалтерию, службу системных администраторов. Также отдельно могут быть научно-исследовательские институты и центры.
Далее деление уже идёт на уровень кафедр. Каждая из них ведёт по 4-6 групп. А если есть заочное обучение, то и 8-12. Таким образом, группы студентов являются наименьшими численными подразделениями в крупных университетах. Эти образовательные учреждения построили буквально идеальное (на бумаге) взаимодействие. Итак, ректорат получает информацию от министерства образования в общих чертах. Потом он передаёт её деканатам в плановые отделы, которые весь нужный материал разбивают на необходимое количество часов, заботятся о предоставлении аудиторий и отсутствии конфликтов. Эта информация в последующем идёт кафедре, которая может внести свои предложения.
Заключение
Как видите, структурные подразделения реализуют принцип что позволяет в конечном итоге получать более высокую эффективность от деятельности. Для выведения этого показателя на максимально возможный уровень следует позаботиться о том, чтобы каждый человек имел четко прописанную инструкцию рабочего места, где указаны обязанности и возможности каждого. Для эффективной кооперации и взаимодействия необходимо позаботиться о том, чтобы информация передавалась быстро и без задержек.
Обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой службы, службы уборки помещений, множительной службы, услуги склада и пр. Дополнительные службы оказывают платные услуги. В их состав входят парикмахерская, бассейн, сауна, солярий, спортивные сооружения и другие подразделения. Прачечная в гостинице. Предприятия, оказывающие услуги в гостиничном деле, стремятся к повышению своего официального и фактического статуса. Однако, каждая звезда на вывеске гостиницы и «других средств размещения» требует соответствия определённым, часто весьма жёстким нормам. Система классификации гостиниц утверждена приказом № 86 от 21 июля 2005 года Федеральным агентством по туризму и Приложениях к нему. В этих документах указаны периодичность смены постельного белья в номере и полотенец, комплектности белья в номере и даже тканям белья, а также перечень услуг, предоставляемых клиентам, и требования к срокам их исполнения. Например, уже начиная с номеров I категории в гостинице 4* и 5* предусмотрено постельное бельё из натуральных тканей – лён, хлопок, шёлк. В гостинице 3* предусмотрены услуги по стирки и химической чистке одежды клиентов и срок их исполнения – сутки, в гостинице 4* и 5* этот вид услуг предусмотрен в варианте «экспресс обслуживания». Предусмотрен и мелкий ремонт одежды клиентов в гостиницах, начиная с 3*. Указанные нормы вынуждают владельца гостиницы выбирать два возможных варианта: Первый вариант. Заключить договор с муниципальной, либо частной прачечной или химчисткой и переложить на их плечи заботу о чистоте белья гостиницы и предоставлении услуг своим клиентам. Это наиболее лёгкий путь, но на этом пути существуют свои проблемы: – стоимость оказываемых прачечной услуг по обработке белья гостиницам и её клиентам; – транспортные расходы; – нет возможности контролировать качество; – возможные потери и брак при обработке белья; –нет возможности контролировать качество и срок исполнения заказов клиентов, а гостиница несёт за них ответственность; – не во всех городах существуют муниципальные или частные предприятия, оказывающие необходимые услуги. Не все муниципальные прачечные комбинаты пережили трудное перестроечное время, а те, которые пережили, обладают парком устаревшего изношенного оборудования, качество стирки которого оставляет желать лучшего, гораздо лучшего; – временной разрыв между потребностью в услуге и возможностью получения этой услуги. То есть рано или поздно появится прачечная, предоставляющая услуги гостинице по обработке белья, но пока этого нет, гостиница остаётся один на один со своими проблемами. Второй вариант. Организация собственной прачечной. По этому пути в настоящее время идут всё большее количество «старых» гостиниц, а в большинстве новых или строящихся гостиниц собственная прачечная предусмотрена уже на стадии проектирования. Рассмотрим плюсы и минусы организации такого подразделения в гостиничном хозяйстве уже работающей гостиницы. Минусы: – необходимость вложения крупных денежных средств в приобретение прачечного оборудования, а в случае организации и химической чистки сумма значительно возрастает; – выделение помещения, производство ремонта в соответствии с требованиями санитарных норм, устройство и монтаж необходимых коммуникаций; – расходы на содержание: заработная плата работникам, стиральные средства, возрастающее потребление электроэнергии и затрат на коммунальные услуги, расходы на обслуживание оборудования и т.д.; –поиск и обучение рабочих и руководителей (поверьте проблема немаловажная). Плюсы: – денежные средства на обработку белья остаются у предприятий; – экономия на транспорте; – 100 % контроль качества обработки белья; – сведение к минимуму потерь и брака при обработке белья, а учитывая стоимость белья из натуральных тканей и махровых изделий, выигрыш в деньгах весьма значительный; – 100 % контроль качества и сроков исполнения заказов клиентов; – возможность эксплуатации оборудования в 3ю (третью) смену в период пиков посещений; – возможность предоставления услуг по обработке белья сторонним организациям и населению (то есть зарабатывание дополнительных средств); – окупаемость в течение 1,5- 3 лет. Мне кажется, что плюсов по пути к организации собственной прачечной значительно больше, чем минусов. На российском рынке профессионального прачечного оборудования существуют несколько серьёзных компаний с хорошей деловой репутацией поставляющих оборудование американских, европейских и отечественных изготовителей. Большинство этих компаний предоставляют и услуги по гарантийному и сервисному обслуживанию поставляемого оборудования. Ценовой уровень импортного оборудования приблизительно одинаковый, то же можно сказать и о довольно высоком качестве сборки и материалах. И строящимся и работающим гостиницам при подборе оборудования необходимо обратиться к специалистам. Это особенно важно для строящихся гостиниц, потому что отечественные проектные организации часто используют устаревшие нормы, касающиеся прачечного оборудования, а в случае выполнения заказа заграничными проектировщиками обычно в проект закладывается оборудование местных компаний – производителей, часто не имеющих в России представителей и дальнейшее обслуживание такого оборудования будет весьма проблематичным. Выбор компании-поставщика и работа с её специалистами на этапе проектирования позволит избежать переделок коммуникаций и экономит деньги и время. Однако, обращаясь к специалистам, необходимо знать, что планируется стирать и в каких объёмах. Каждая работающая гостиница уже имеет индивидуальные особенности в составе и количестве гостиничного и ресторанного белья, материала из которого оно изготовлено, одежды персонала и т.п. Эти особенности необходимо учитывать при подборе оборудования.
