Технология постановки управленческого учета в компании. Основные этапы и нюансы. Постановка управленческого учета: шаг за шагом Постановку управленческого учета рекомендуется осуществлять
Постановка управленческого учета - сложная задача, которая часто решается в рамках реорганизации всей компании. Все проблемы, связанные с постановкой управленческого учета, можно обобщенно сформулировать следующим образом:
- · сложность в определении квалификации и подборе специалистов, в чьи обязанности входит постановка и ведение управленческого учета;
- · отсутствие понимания руководством и сотрудниками предприятия данного участка работы
- · отставание на других участках работы: слишком большое различие между бухгалтерским и налоговым учетом, отсутствие четкой структуры предприятия;
- · отсутствие идеологии на предприятии, которая обеспечивала бы работу коллектива как единого целого, отношения взаимопомощи, взаимного уважения и осознание ответственности за предоставляемую информацию;
- · сложность в техническом обеспечении функционирования системы управленческого учета: отсутствие необходимой компьютерной техники, программного обеспечения и т.п.
Ответственность за решение всех этих проблем ложится на руководство предприятия, которое должно проявлять заинтересованность в создании полноценной системы управленческого учета и проявлять инициативу в решении сопутствующих организационных, психологических и технических проблем.
Одной из проблем является недостаточное понимание сущности управленческого учета в компании. Однако главной целью управленческого учета является ориентация управленческого процесса на достижение стратегических и тактических целей предприятия, и по этой причине система управленческого учета должна включать в себя и систему сбора информации по конкурентам, покупателям, качеству продукции, и информацию об эффективности организационной структуры компании, методов стимулирования и т.д. Система управленческого учета должна охватывать все службы предприятия и весь спектр данных о его деятельности.
Система управленческого учета обеспечивает менеджеров информацией по следующим группам:
- · информация для внутренней текущей отчетности в целях планирования и контроля затрат на производство и оценки производительности труда как отдельных работников, так и каждого подразделения предприятия;
- · информация для внутренней текущей отчетности по прибыльности производимой продукции, ее потребителям, каналам распределения и т.д., для принятия решений по распределению ресурсов и в некоторых случаях для определения ценовой политики;
- · информация для внешней отчетности, получаемая в процессе анализа финансового состояния в интересах инвесторов, правительства и других внешних потребителей.
Достоверность информации системы управленческого учета зависит от многих факторов: были ли грамотно выделены и учтены цели предприятия и стратегии их достижения при разработке системы управленческого учета; правильно ли выбраны центры финансовой ответственности; соответствует ли технология бизнес-процессов задачам компании и планируемой системе управленческого учета; правильно ли выбрана система распределения накладных расходов; как налажены горизонтальные связи и распределена система ответственности по сбору информации и составлению бюджетов;
При внедрении системы управленческого учета перед предприятием кроме перечисленных проблем будет стоять и много других.
Однако результаты, полученные от внедрения системы управленческого учета, превзойдут все ожидания, так как правильно поставленный управленческий учет даст информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности предприятия и планирования его дальнейшей деятельности, предоставит базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабдит механизмами контроля за исполнением принятых решений. Постановка управленческого учёта осуществляется на основе стандарта US GAAP.
При постановке учёта на предприятии в первую очередь создаётся система бюджетирования. Рыбакова О.В. Бухгалтерский управленческий учет и управленческое планирование. - М.: Финансы и статистика.- 2005.
Следующий этап - постановка управленческого учёта и регламентация контроля и анализа (план счетов, формы отчётности, схемы анализа, регламентирование процедуры сбора и консолидации учётных данных).
Идеальная ситуация, если данные для управленческого и финансового учёта вводятся в одну программу
Рассмотрим два основных варианта организации управленческого учёта.
Первый вариант - одна база данных: все учётные документы поступают в бухгалтерию и по каждому первичному документу формируются бухгалтерские и управленческие проводки (или после формирования управленческих проводок бухгалтером - аналитиком, в финансовую бухгалтерию для формирования официальных бухгалтерских проводок). Преимущество варианта - наиболее точно соответствует основным принципам ведения учёта и позволяет полнее отразить деятельность предприятия. Недостаток - создание интегрированной бухгалтерской системы.
Второй вариант - две базы данных: в управленческую базу данных информация вносится после отражения в базе бухгалтерского учёта, финансовая бухгалтерия работает в обычном режиме, предоставляя свою базу данных бухгалтеру - аналитику, для последующей трансформации консолидированными данными.
Следует отметить, что систему управленческого учета каждое предприятие может ставить, исходя только из своих целей и видения перспектив развития. Использование системы управленческого учета способствует совершенствованию всего процесса управления организацией, создает реальные возможности для его оптимизации.
Что такое управленческий учет и чем он отличается от финансового? Каковы принципы управленческого учета? В чем особенности различных методов организации управленческого учета на предприятии?
Здравствуйте, постоянные читатели бизнес-журнала «ХитёрБобёр» и все, кто впервые заглянул на наш ресурс! С вами эксперт - Анна Медведева.
Все, что касается финансов и отчетности, всегда непростое и ответственное. Сегодня мы разберемся с темой управленческого учета , а также посмотрим, чем он принципиально отличается от учета финансового.
В конце статьи я подготовила для вас обзор компаний, которые помогут вам наладить управленческий учет на профессиональном уровне.
1. Что такое управленческий учет
Первостепенная задача управленческого учета - это обрисовать для руководства реальную картину состояния предприятия , помочь распределить резервы и повысить эффективность.
Цель управленческого учета - предоставить руководству компании и специалистам отделов запланированные показатели, фактические цифры и прогнозную информацию, касающуюся деятельности предприятия.
Насколько корректны эти данные, настолько эффективными и обоснованными станут управленческие решения .
Дадим определение понятию.
Это методика подготовки и оценки сведений о работе организации. Она показывает результаты экономической деятельности предприятия и используется для целей управления.
На каких принципах основывается управленческий учет:
- обособленность - и предприятие в целом, и его отделы рассматриваются независимо от других;
- непрерывность - сведения для учета должны поступать регулярно, а не беспорядочно;
- полнота - информация должна быть как можно более полной;
- своевременность - данные обязательно должны предоставляться в момент необходимости;
- сопоставимость - идентичные параметры за разные временные промежутки должны формироваться по одним и тем же принципам;
- понятность - данные должны оформляться в понятной для адресата форме;
- периодичность - внешнюю и внутреннюю отчетность нужно обязательно формировать в предписанные сроки;
- экономичность - затраты на работу системы учета должны окупаться выгодой от её использования.
Чтобы внедренный управленческий учет оправдывал себя, необходимы три условия : хорошие специалисты, активное участие руководства и выделение специальных ресурсов.
Как это выглядит? В небольших компаниях управленческий учет представляет собой набор электронных таблиц . При больших объемах информации целесообразно выбрать специальный программный продукт .
С управленческим учетом тесно связаны бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств ().
2. Какие существуют методы управленческого учета - 7 основных методов
Поскольку по закону не существует четких требований к ведению управленческого учета, допускается варьировать и выбирать методы и способы, удобные для конкретного учреждения.
Задача управленческого учета - это оценка себестоимости и контроль расходов. Мы выделили наиболее распространенные подходы к организации этого процесса.
Метод 1. Определение точки безубыточности
Этим термином, также называемым критической точкой , обозначается объем выпускаемой продукции и ее сбыта, при котором организация начинает получать прибыль от реализации своего товара. То есть доходы начинают перекрывать расходы.
Точка безубыточности обозначается в единицах продукции либо в финансовом выражении.
Метод 2. Бюджетирование
Определение говорит само за себя. Этот метод управленческого учета помогает максимально эффективно распределять ресурсы предприятия за счет тщательного планирования и последующего контроля и анализа отклонений от плана.
Бюджетирование помогает экономить и слаженно взаимодействовать
В основе лежит использование данных об экономике предприятия. Поэтому важнейшая функция программы бюджетного управления - способствовать объективному анализу и принятию решений.
Метод 3. Процессный расчет затрат
Так называемый процессный метод актуален при серийном производстве однотипной продукции или когда процесс производства невозможно прерывать по экономическим причинам или по причинам безопасности.
В процессном расчете составляется соотношение расходов с продукцией, выпущенной за конкретно взятый период.
Метод 4. Проектный расчет затрат
Используется в случаях, когда изготавливается изделие по спецзаказу.
В каждом проекте или партии выпущенной продукции производится расчет затрат:
- на материалы;
- оплату работникам;
- прочие расходы.
Этот метод также называют позаказным .
Метод 5. Передельный расчет затрат
Попередельный метод нужен в массовом производстве. Здесь определяющий процесс - это последовательный переход сырья в конечный продукт .
Группы процессов производства образуют переделы . Каждый такой передел либо выпускает промежуточный продукт (полуфабрикат ), либо завершает весь процесс и выдает продукт в конечном варианте.
Метод 6. Нормативный расчет затрат
Этот метод представляет учет отклонений реальной себестоимости от запланированной. Расчет нормативной себестоимости ведется по каждому виду выпускаемой продукции.
По итогам завершения периода проводится учет отклонений:
- отрицательных - излишний расход сырья;
- положительных - рациональный расход материалов.
Отдельным пунктом стоит учет условных отклонений. Они появляются из-за расхождений в составлении калькуляций, поэтому бывают и отрицательными, и положительными.
Метод 7. Директ-костинг
Фактически это контроль затрат. Основная цель директ-костинга - разделить их на постоянные и переменные.
Чтобы проще было различить суть этих понятий, составим таблицу.
Постоянные и переменные затраты:
Наиболее существенная особенность директ-костинга - это возможность видеть взаимосвязи между объемами продукции, затратами и прибылью.
3. Как происходит постановка управленческого учета - 5 основных этапов
Теперь распишем детально, как организовать управленческий учет .
Для наглядности я составила поэтапный алгоритм действий.
Этап 1. Определение основных потребителей данных управленческого учета
Основные заказчики и получатели сведений управленческого учета - руководители компании и члены совета директоров , менеджеры разных уровней , поскольку они принимают главные бизнес-решения.
Если необходимо изложить людям, принимающим решения суть проблемы или какой-либо план действий, то лучший способ - подготовить презентацию чтобы наглядно и структурировано преподнести информацию.
Этап 2. Формирование перечня необходимой отчетности
Далее необходимо сформировать и согласовать со всеми заинтересованными лицами перечень документов - то есть непосредственно отчетов, которые предстоит оформлять. Для каждого отчета определяется, в какой срок и с какой периодичностью он будет сдаваться - делается четкое и подробное описание.
Этап 3. Подготовка эскиза методологии
Составлением системы управленческого учета занимаются специалисты, вникающие во все тонкости деятельности компании. Иначе есть риск, что система управленческой отчетности не оправдает своих целей внедрения и не принесет желаемых результатов.
Что необходимо сделать на данном этапе:
- определить блоки отчетности и сферы учета;
- разработать документы промежуточных отчетов и методы расчетов;
- определить методы внесения в систему и обработки информации;
- обеспечить эффективный контроль данных;
- распределить обязанности между специалистами, которые выполняют подготовку данных;
- подготовить тестовую версию методологии и сделать пробные расчеты;
- оценить целесообразность разработанного проекта методологии.
Затем подготовленная модель утверждается руководством компании.
Этап 4. Внедрение методологии управленческого учета
Если все предыдущие мероприятия увенчались успехом, систему управленческого учета запускают в действие.
Внедрение проекта управленческого учета выявит недоработки, допущенные при составлении методологии. Возможно это окажется неоднородный подход различных подразделений к обработке данных, либо противоречивость информации, пересекающейся в разных отчетах, либо несовершенное программное обеспечение и т. д.
Могут случаться и другие накладки при взаимодействии подразделений.
Пример
На предприятии «ЧелябинскСтройМотаж» возникли проблемы с достоверностью информации о реализации товара.
В ходе проверки выяснилось, что бухгалтерия несвоевременно внесла в базу сведения о поступивших средствах. Из-за этого затянулось закрытие бухгалтерского баланса по учреждению.
Этап 5. Организация контроля за внедрением системы управленческого учета
Принципиальная часть контроля - оценить, насколько экономически эффективна выбранная система управленческого учета. Но сначала необходимо убедиться что все исполнители обучены, цели понятны, в методологии отсутствуют ошибки.
В продолжение темы предлагаем несколько дельных советов от эксперта.
4. Профессиональная помощь в постановке управленческого учета - обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Ниже я представляю список компаний, которые профессионально занимаются постановкой управленческого учета в разных организациях.
Стоит обратиться за помощью к ним, если есть есть понимание необходимости вывести процесс управления предприятием на принципиально новый уровень.
Сервис управления финансами предлагает финансово-управленческий учет для малого бизнеса . Полная автоматизация функций учета доходов и расходов, планирования финансов и контроля всех денег помогут вам вынести бизнес на новый уровень развития.
Программу не нужно устанавливать, работать с сервисом можно сразу, зайдя на главную страницу. Сайт разработан для максимального удобства - введя данные в систему, вы будете наглядно видеть результаты и планы и полностью контролировать свой бизнес.
Работа с сервисом значительно сэкономит средства, которые вы тратили раньше на корректировку недоработок финансовой службы.
2) GBCS
Эта консалтинговая компания разработала уникальную бизнес-модель управленческого учета для различных учреждений. Благодаря ей, вы максимально повысите продуктивность управленческих решений в вашей фирме.
Система управленческого учета, созданная высококвалифицированными специалистами GBCS, даст вам возможность иметь реальное представление об активах и собирать информацию, касающуюся финансовой обстановки предприятия.
Помимо проекта управленческого учета, вам дополнительно предоставят другие услуги: составление отчетов о прибылях и убытках, о движении денежных средств и управленческий баланс. Актуальность решений, предлагаемых GBCS, - несомненное преимущество этой консалтинговой компании.
Фирма имеет крупнейшую региональную сеть - 49 городов России, Казахстана, Украины, ОАЭ и Канады. Здесь предлагают современные программы для учета и управления и создают возможности для успешного развития бизнеса любой отрасли и масштабов.
«БитФинанс» поможет вам в управлении казначейством и , управлении в договорной сфере, составлении финотчетов и отчетности МСФО.
18-летний опыт и профессиональная помощь в достижении результатов - самые сильные стороны компании «БитФинанс», позволившие ей завершить уже более 2500 успешных проектов.
5. Чем отличается управленческий учет от финансового - 5 главных отличий
В этом разделе я расскажу о том, в чем состоит отличие управленческого и финансового видов учета.
Отличие 1. Управленческий учет не обязателен для предприятия
Финансовая отчетность ограничена четкими законодательными требованиями. Она оформляется и сдается в соответствующие инстанции, и независимо от того, считает ли руководство предприятия это целесообразным.
Составляется по усмотрению администрации фирмы. Обычно делается это тогда, когда польза от имеющихся в отчете данных оправдывает расходы на их подготовку, обработку и оформление самого отчета.
Отличие 2. Степень открытости информации
Финансовая отчетность представляет собой более открытую информацию для ряда компаний. Например, федеральный закон предписывает публиковать сведения бухгалтерской отчетности для публичных компаний, чтобы все заинтересованные лица могли с ними ознакомиться.
Информация управленческого учета, напротив, совершенно закрыта и для сторонних органов, и даже внутри компании не все имеют к ней доступ.
Отличие 3. Финансовый учет должен быть максимально точным
Финансовая отчетность - дело серьезное. От сведений, которые содержатся в финотчетах, зависит благополучие всей компании. Поэтому для финансового учета обязательна конкретика, точность и недопустима расплывчатость.
Иногда для быстрого принятия управленческих решений (если того потребовала ситуация) необходимо, чтобы данные предоставлялись быстро, а времени на их полный сбор, детализацию и выверку нет. Поэтому в управленческом учете допускаются погрешности в цифрах.
Когда речь идет о скорости принятия решений , даже приблизительных данных вполне достаточно, так как незначительные отклонения все равно не меняют самого решения.
Отличие 4. Периодичность и сроки предоставления отчетности
Для сдачи финансовых отчетов существуют обязательные сроки. Обычно это месячный , квартальный или годовой отчетные периоды. Отклонение от сроков грозит штрафными санкциями.
Клиенты часто вкладывают разный смысл в понятие «Управленческий учет», но, в любом случае, управленческий учет – это процесс сбора, проверки и анализа информации, который ведется с целью управления бизнесом.
Не бывает универсальных решений для управленческого учета. Каждая компания индивидуальна и имеет свои стратегические цели и задачи. Именно от них и зависит «наполнение» системы управленческого учета.
Для чего нужен управленческий учет?
Управленческий учет жизненно необходим для каждой организации. Его главной целью является – обеспечение руководителей и менеджеров необходимой информацией для принятия эффективных управленческих решений.
Качественно поставленный управленческий учет дает возможность получать актуальную, реальную информацию об истинной стоимости компании, позволяет оценить финансовую устойчивость компании, определить точку безубыточности и другие важнейшие показатели необходимые для своевременного и правильного принятия управленческих решений. В наше нестабильное время это очень актуально и является конкурентным преимуществом компании.
Управленческий учет должен отвечать двум основным требованиям:
- Максимально оперативно предоставлять необходимую информацию, отражать ситуацию в бизнесе в режиме «здесь и сейчас». Это особенно важно в условиях кризиса.
- Иметь набор удобных инструментов для анализа. Учет должен давать ответы на вопросы: «что произошло?», «почему это произошло?» В каком направлении двигаться дальше – это уже будет Ваше дальнейшее управленческое решение.
Пользователи управленческого учета
- Собственники
- Генеральный директор
- Топ-менеджмент компании
Постановка (доработка) управленческого учета
В рамках данной услуги Вы получите:
- Конкурентное преимущество. Своевременность информации для принятия умных управленческих решений.
- Полноценный управленческий учет, отвечающий именно Вашим стратегическим целям и задачам
- Возможность автоматизации учета учет в рамках программы 1 С.
- Обучение Ваших сотрудников корректной работе в программе учета
- Вы получите полную корректную и своевременную финансовую картину своего бизнеса
- Отчет
Отчет включает в себя:
- Описание бизнес-процессов управленческого учета, должностные инструкции лиц, участвующих в управленческом учете
- Разработанный бюджетный классификатор
- Разработанные формы первичных документов, необходимые для использования
- Инструкции по составлению форм отчетности
Этапы постановки (доработки) управленческого учета
Разработка, внедрение и автоматизация управленческого учета проводится в несколько этапов. В каждой конкретной компании программа составляется индивидуально. Приведем «примерный» план работ.
| 1 этап. |
Подготовительный На данном этапе проводится Анализ деятельности предприятия, включающий в себя:
|
| 2 этап. |
Разработка системы управленческого учета:
|
| 3 этап. |
Автоматизация системы управленческого учета с применением программного обеспечения:
Настройка учетной программы ведется совместно с Вашим или предложенным нами программистом, выполнявшим ранее подобные задания. |
| 4 этап. |
Консультирование при внедрении системы управленческого учета. |
Стоимость услуг
В целом, на стоимость услуги и сроки выполнения работ оказывают влияние:
- Масштаб Вашего бизнеса:
- оборот, руб./год
- организационная структура: количество направлений бизнеса: одно или несколько, количества филиалов
- юридическая структура: количество ВСЕХ юридических лиц, обслуживающих Вашу компанию
- Задачи, которые Вы хотите решить с помощью управленческого учета.
- Текущий уровень автоматизации.
- Ваше местонахождение. Если Ваше местонахождение не Москва, в стоимость будут включены накладные расходы.
Сроки работ
В среднем, сроки выполнения работ занимают от 2 до 4 месяцев.
Все большее число руководителей украинских предприятий понимает необходимость ведения учета, отличного от бухгалтерского, так как последний ориентируется исключительно на внешних потребителей информации - в первую очередь, на налоговые органы, при этом совсем не отражает реального состояния компании.
Для предоставления полной и достоверной информации, необходимой для принятия грамотных управленческих решений и управленческого планирования внутренними пользователями существует управленческий учет.
Что такое управленческий учет
До сих пор у российских и украинских руководителей нет четкого понимания этого вида учета и это, пожалуй, одна из основных проблем в процессе постановки системы управленческого учета.
За семь лет практики в постановке управленческого учета на российских предприятиях, мы сталкивались с различными интерпретациями этого понятия.
Часто возникали ситуации, когда оказывалось, что руководители, пришедшие к нам "за постановкой управленческого учета" понимали под этим совершенно не относящиеся к предмету вопросы. Однажды генеральный директор небольшой, преуспевающей компании произнес вот такую сакраментальную фразу: "А я для себя очень легко научился разделять: все, что не бухгалтерский учет, то, значит, - управленческий".
Система учета "как есть на самом деле"
Еще чаще возникает ситуация, когда под управленческим учетом понимают учет "черного нала", данные "черной бухгалтерии".
В таком случае, действительно, бухгалтерская отчетность дает искаженное представление о реальном состоянии компании и требуется ввести еще одну систему учета, в которой все учитывается "как есть на самом деле".
На практике это зачастую сводится к таблицам Excel, которые обычно самостоятельно составляет и ведет финансовый директор. И очень часто в таких случаях руководство полагает, что на предприятии функционирует система управленческого учета, которая удовлетворяет целям руководства и отвечает на поставленные руководством вопросы.
Основная опасность здесь - бессистемность учета, учет не всех факторов, влияющих на показатели управленческого учета и как следствие, искажение управленческой информации и неграмотное руководство.
Учиться на западный манер
Подобные заблуждения объясняются, прежде всего, тем, что вопросы, связанные с данным видом учета в России и в Украине до сих пор мало освещены, ярким примером этого является отсутствие специализированного журнала по проблематике управленческого учета.
На Западе читают гарвардский выпуск "Management Accounting Review" (management accounting - термин на Западе, соответствующий классическому пониманию управленческого учета), в наших же странах пока можно найти лишь отдельные тематические статьи и рубрики. Государство же подобные вопросы не регулирует, а при разработке принципов и правил бухгалтерского учета принималось за основу "типовое предприятие", отсюда негибкость и невозможность учесть специфику бизнеса и изменения окружающей среды.
На сегодняшний момент у нас уже существует классический подход к управленческому учету, который был распространен на Западе еще 40-60 лет назад.
Классическое понимание управленческого учета сводится в основном цифрам и различным числовым показателям, учитывающим специфику предприятия.
Мировая практика
Конечно, существует общемировая практика постановки и ведения управленческого учета. Его общие показатели, а также многие принципы управленческого учета отражены в Международных Стандартах Финансовой Отчетности (МСФО).
Тем не менее, в последнее время на Западе наблюдается заметный уход от классического подхода в сторону качественных показателей и происходит расширение понятия управленческого учета: в качестве факторов, влияющих на принятие управленческих решений, рассматривается конкурентная среда, система взаимоотношений с клиентами (CRM), система бизнес-процессов внутри предприятия и пр. Это уже другой более высокий уровень, для большинства российских предприятий это завтрашний день.
Мы интересуемся
В России и Украине управленческий учет есть, а в последние несколько лет, наблюдается явный интерес к этой теме, это даже видно из динамики продаж программных продуктов для автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Кто же реально занимается вопросами постановки и ведения управленческого учета на отечественных предприятиях и в каких случаях встает вопрос о его постановке?
Опять-таки, исходя из нашего опыта, можем уверенно сказать, что в большинстве случаев бухгалтерия к управленческому учету отношения не имеет.
Постановкой и ведением управленческого учета на предприятии обычно занимается либо финансовый директор (директор по экономике), либо специально привлеченный для этого специалист, также функции могут быть скрыто или явно распределены между сотрудниками финансового отдела (экономического отдела, финансово-планового отдела и др.).
Инициатором процесса постановки управленческого учета (как и многих других нововведений) обычно становится недавно пришедший в компанию молодой специалист, имеющий "свежее" экономическое образование. Это может быть вице-президент, финансовый директор, директор по экономике, редко коммерческий директор.
Собственники взяли инициативу на себя
В последнее время все чаще инициаторами постановки управленческого учета становятся собственники компании: им уже не достаточно лишь бухгалтерской отчетности и требуется более достоверная информация о состоянии компании.
Решение же о постановке управленческого учета обычно принимается на уровне финансового директора (человека, ответственного за финансовое состояние компании), либо на уровне генерального директора или собрания акционеров.
Непосредственно во время постановки системы учета также возникает немало сложностей.
Кроме обозначенных выше проблем с пониманием и интерпретацией, большая часть проблем лежит как раз на границе управленческий учет - бухгалтерский учет. Очень сложно правильно организовать взаимодействие между обоими видами учета, так как объект у них один, а цели разные.
Зачем нам два учета?
Зачем же нужна некая параллельная методология, если одна - бухгалтерская - уже функционирует? Здесь нужно понимать, что бухгалтерский учет и управленческий ориентированы на разных пользователей: если первый ведется и регламентируется государством, то второй всецело призван удовлетворять нужды управленцев предприятия. Имея разные целевые аудитории, две «ипостаси» учета базируются на совершенно разных принципах и методологиях.
Говоря о бухгалтерском учете, мы понимаем, что его главная задача - выдать информацию в том формате, который наиболее удобен внешним пользователям.
Перед менеджерами предприятий стоят совсем другие задачи, а именно: изо дня в день принимать обоснованные управленческие решения. Таким целям служит управленческий учет.
Методология управленческого учета
Определившись с пользователями, давайте подумаем о методологической основе.
Такая наука, как экономика предприятия, предлагает множество способов описания и, что важнее всего для нашей темы, фиксации результатов деятельности предприятия, но российским компетентным органам, регламентирующим бухгалтерский учет, почему-то милее лишь узкий круг таковых. Например, если на практике списывать стоимость основных средств можно более чем пятью методами способами, в зависимости от того, как же именно эксплуатируются тот или иной станок или программный продукт, то в рекомендациях по формированию Положения о бухгалтерской учетной политике и ПБУ 6, по сути, можно выбрать только один метод, который можно применить к группе основных средств в течение всего срока полезного использования объектов, входящих в группу. Понятно, что такое причесывание под одну гребенку всех предприятий и всех основных средств не соответствует нуждам конкретного бизнеса.
Преимущества управленческого учета
Главное преимущество управленческого учета - это его гибкость и многовариантность.
Отметим еще раз, что государство, разрабатывая правила бухгалтерского учета, не сильно задавалось проблемой приспособления принципов учета к специфическим нуждам конкретных предприятий, а взяло некое «среднее предприятия» и переложило принципы учета, которые потенциально могли бы на нем работать, на всех остальных. Отсюда, например, заработная плата как рекомендуемая государством база разнесения косвенных затрат вне зависимости от того, имеется ли какая-то связь между этой статьей и всеми косвенными или нет.
Пример из жизни
В противоположность такому подходу, приведем пример настройки управленческого учета в проекте по постановке и автоматизации бюджетного управления для Торгового Дома "Мегаполис" в Запорожье (Украина).
Команда консультантов "Инталев" и сотрудников заказчика столкнулась с вопросом: как разнести транспортные расходы между двумя такими разными продуктами, как алкоголь и табак? Целый клубок проблем возник из-за того, что ящики с коньяком и водкой - предметы тяжелые, упаковки сигарет - объемные, а перевозившие их вместе грузовики имели ограничения как по объему, так и по весу. Соответственно, при каждой погрузке создавались сложные комбинации того и другого, а в конце месяца не представлялось никакой возможности определить, сколько же транспорта реально потребил тот или другой продукт.
Были испробованы различные варианты разнесения, но они показывали в качестве убыточных либо направление алкоголя, либо табака, хотя руководители каждого из направлений утверждали, что они рентабельны.
Выход из ситуации был найден по-школьному простой. Что связывает два таких параметра, как вес и объем? Верно, плотность.
Были пересчитаны плотности ящиков с алкоголем и табаком, и таким образом были разнесены транспортные расходы. Подчеркнем, что важность предложенного решения не в том, что была найден объективная база разнесения (таковую, как правило, найти вообще невозможно, потому-то затраты и косвенные), а база, ошибки подсчета по которой были минимальны и за месяц друг друга компенсировали: ни один из продуктов не дотировал другой.
Подход такой гибкости возможен лишь при индивидуальной настройке учета.
Принципы управленческого учета
Принципиальным моментом управленческого учета является его оперативность: существуют виды бизнеса, в которых анализировать баланс необходимо ежедневно, и бухгалтерский отчет в конце квартала уже бесполезен.
Методики и программные средства уже способны обеспечить такую оперативность, но отсюда вытекает неочевидный пока для многих менеджеров вывод: в управленческом учете необходимо проявлять даже большую дисциплинированность, чем в бухгалтерском. Например, управленческие первичные документы могут иметь ряд специфических полей (центр финансовой ответственности, бюджетная статья, лимит и т.д.), незаполнение или несвоевременное заполнение которых сведет на нет все усилия по построению учетной системы, так как введенные таким образом в систему цифры нельзя ни корректно консолидировать (без потерь важных аналитических признаков), ни сопоставить с планом.
Управленцы предприятий, решая вопрос о ведении управленческого учета, зачастую бросаются в две крайности. Первая состоит в том, что управленческому учету вообще не уделяется должного внимания - вся его постановка заключается в волевом решении: «Будем вести также, как бухгалтерский». В результате рождается система, в которой плановые управленческие данные можно сопоставить только с бухгалтерским фактом.
Вторая крайность - это чрезмерное усложнение и детализация учетных структур. Отсюда возникают огромнейшие и трудно читаемые списки статей, содержащие одновременно данные по направлениям деятельности, товарам, регионам, контрагентам, а в худших случаях - такие разнородные показатели, как доходы, поступления, задолженности и инвестиции друг рядом с другом. По сути дела, в одном документе желают увидеть «все сразу и обо всем».
Правило Парето
Хотелось бы подчеркнуть два момента. Во-первых, затраты на разработку и последующую эксплуатацию учетной системы не должны превышать эффектов от нее. Знаменитое Правило Парето (известное еще также как «Правило 20 на 80») гласит, что 20 % статей учета дают 80 % полезной информации. Поэтому главная задача разработчика учетной системы - не заложить в нее, все, что только можно, а описать, прежде всего, ключевые показатели.
Глядя на отчеты крупнейших западных корпораций, уже давно прошедших этап «всеобщей детализации», мы видим не более пары десятков статей затрат или доходов, тогда как в России или в Украине и пара сотен - не предел.
Техническая сторона вопроса
Менеджеры предприятий, осознав необходимость ведения внутреннего учета, неизбежно сталкиваются с вопросом: и как же технически выглядит этот самый учет?
Отказавшись от бухгалтерии как источника информации для нужд управления, мы тем самым отказались от предлагаемых ее регистров и алгоритмов расчетов. Значит, необходимо разработать собственную структуру и логику учета.
Существующие сегодня техники ведения управленческого учета можно разделить на две большие подгруппы: учет по бюджетным статьям и учет по счетам. Первый вариант учета предполагает отражение хозяйственных операций по всем статьям, которые логично к ним относятся. Например, продажи предприятия - это, как правило, «трехликое» существо: они выражаются в движении товаров (отгрузка со склада), движении денежных средств (поступление выручки от покупателя на расчетный счет) и формировании доходов (и это еще без учета начисления расходов, соответствующих полученным доходам).
Таким образом, отражение такой операции произойдет в статьях минимум трех бюджетов, и главное здесь - "ничего не забыть".
Подход на основе управленческих счетов менее субъективен - каждая операция, аналогично бухгалтерской, проходит по дебету и кредиту взаимосвязанных счетов, вызывая симметричные изменения во всей учетной системе.
Основным преимуществом постатейного учета является простота и наглядность для управленцев, далеких от бухгалтерских понятий, а подхода на основе счетов - гарантированная корректность при отражении операций и, в конечном итоге, при сведении баланса.
Эти две системы не отвергают друг друга, и, более того, учет по счетам включает в себя постатейный как неотъемлемую часть.
При таком варианте реализации управленческие счета в качестве одного из своих свойств имеют аналитику "Статья бюджета", через которую вводимые данные отражаются не только по счету, но и статье. Например, счет "Продажи" связывается со статьей "Доходы от реализации продукции" из бюджета доходов по основной деятельности, и тогда обороты по этому счету одновременно формируют и результат соответствующего бюджета.
Такая кажущаяся на первый взгляд сложность на практике уже хорошо отработана методически и поддерживается программными средствами.
Автоматизация управленческого учета
В настоящий момент наблюдается активный интерес специалистов к типовым программно-консалтинговым решениям по планированию, управленческому учету и, в целом, управлению предприятием.
При постановке бюджетирования специалисты ставят перед собой следующие важные задачи:
- составление платежного календаря и определение приоритетов платежей;
- определение финансовых результатов и управление по центрам финансовой ответственности;
- планирование движения денежных средств и движения товаро-материальных ценностей;
- планирование доходов и расходов компании;
- построение и оценка внутренних показателей ликвидности и рентабельности компании и отдельных бизнесов;
- поддержка процесса коллективного планирования, документооборота.
- Построить стройную и полную систему бюджетов (продаж, закупок, прямых и косвенных расходов, движения денежных средств, задолженности, баланса компании).
- Получать управленческие бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, бюджет по балансу.
- Построить систему финансовых показателей компании по плановым и фактическим данным.
- Осуществить финансовый анализ и анализ выполнения планов. Проводить план-факторный контроль.
- Оптимизировать управление отварными запасами и минимизировать прямые расходы на товарную логистику.
- Автоматизировать составление бюджетов как по плану, так и по факту. Минимизировать ввод данных из разных служб: коммерческих отделов, планово-финансовых отделов, бухгалтерии.
- Составлять и контролировать выполнение платежного календаря.
- Автоматизировать документооборот среди пользователей программы.
- Получать аналитические отчеты в различных разрезах, необходимых для поддержки процесса управления, используя встроенные возможности отчетов и диаграмм.
Перед пользователями такого уровня стоят следующие задачи финансового управления:
- Бюджетирование;
- Управленческий учет;
- Финансовый анализ;
- Поддержка процесса коллективного планирования, документооборота.
Таким образом, программный продукт служит для поддержки процесса финансового управления. Его основная задача - максимально способствовать менеджерам в принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.
По своим функциональным характеристикам в области бюджетирования, программа позволяет разрабатывать все виды бюджетов на предприятии: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов и бюджет по балансу; бюджет выпуска готовой продукции, бюджет производственных затрат, бюджеты закупок сырья и материалов и др. Кроме того, в программе возможно автоматическое составление бюджетов по выделенным критериям, ведение платежного календаря, реализован механизм оперативного контроля за выполнением бюджетов.
С точки зрения управленческого учета программа предоставляет все виды управленческой отчетности, в т.ч. отчет по движению денежных средств, отчет о прибылях и убытках, отчет по балансу. Учет в программе может вестись как по национальным (российским, UK GAAP, US GAAP и др.), так и международным (IAS) и пользовательским стандартам, при этом обеспечивается гибкая и моментальная связь с первичными документами и бухгалтерскими проводками.
В соответствие с самыми современными теориями финансового управления программа содержит все необходимые инструменты для финансового анализа: анализ плановых и фактических данных, возможности для факторного и индексного анализа, применение статистических методов анализа данных, анализ безубыточности, составление дерева (ROI) для финансового анализа. Использование последних разработок в области анализа позволяет получать динамические отчеты в удобной пользователю форме.
Постановка управленческого учета на предприятии - это актуальная задача в современных условиях для компаний всех видов деятельности, особенно для компаний со сложной организационной структурой. Для принятия управленческих решений руководителям всех уровней необходимо получать объективную информацию в оперативном режиме. Система управленческого учета позволяет оптимизировать учет затрат, помогает улучшить результаты финансово-хозяйственной деятельности в целом.
Внедрение управленческого учета на предприятиях позволяет создать глобальную систему, обеспечивающую решение целого комплекса задач, связанных с управлением компанией и оперативным планированием. Постановка управленческого учета на предприятии, в частности, осуществляется для достижения следующих целей:
Рисунок 1. Анализ финансово-экономического состояния предприятия на основании управленческих отчетов на примере программного продукта «WA: Финансист».
Постановка управленческого учета с нуля и его последующая автоматизация связаны с реализацией нескольких этапов. Конкретный поэтапный план внедрения управленческого учета может варьироваться в зависимости от потребностей конкретной компании.
Необходимо добавить, что предварительно у компании должен быть разработан стратегический план развития, определены цели, приоритетные направления развития. Стратегический план является важным ориентиром для бизнеса при принятии конкретных управленческих решений: компания должна знать направление движения, а с помощью управленческого учета она определяет свое «местонахождение» в данный момент.
Этапы постановки управленческого учета на предприятии
Логика постановки системы управленческого учета в данном примере следующая: первоначально определяется отчеты, которые требуются для руководства или внешних пользователей отчетности (например, кредитных организаций или инвесторов), а затем определяются данные, которые должны быть учтены для получения данных отчетов.
Этап 1
1.1. Оценить информационные потребности с учетом специфики предприятия.
Информационные потребности можно определить исходя из форм основных отчетов, которые требуются руководству для принятия решений, или для внешних инвесторов. Информация должна быть достаточной, но не избыточной.
1.2. Необходимо определить состав и объем работ.
1.3. Разработать план мероприятий, связанных с постановкой управленческого учета и его внедрением.
Этап 2
Провести анализ существующего положения дел на предприятии:
Этап 3
3.1. Разработать и утвердить проект по организационной структуре компании:
3.2. Разработать и утвердить финансовую структуру компании:
Этап 4
4.1. Разработать систему формирования управленческой отчетности.
Постановка управленческой отчетности призвана упорядочить процесс подготовки управленческой отчётности. Во внутреннем Положении по её созданию следует чётко определить источники данных для получения каждого отчётного показателя вплоть до указаний тех счетов, субсчетов и субконто бухгалтерского и/или оперативного учёта, которые должны содержать необходимые учётные сведения. В итоге будет сформирован запрос на необходимую управленческим службам учётную информацию об активах, обязательствах, капитале, доходах, расходах и хозяйственных процессах. Это поможет установить степень детализации информации на счетах аналитического учёта. В таком же порядке формируется запрос на полезную управленческим службам плановую, нормативно-справочную, финансовую и другую информацию.
Этап 5
5.1. Разработать учетную политику.
Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Например, учетная политика по необоротным активам может включать такие параметры, как обособленный учет необоротных активов, метод оценки основных средств, метод переоценки активов (если будет использоваться переоценка), метод амортизации основных средств, метод амортизации нематериальных активов и т.д.
5.2. Разработать систему учета затрат управленческого учета:
5.3. Разработать и утвердить:
Этап 6
6.1. Построить систему внутреннего контроля и утвердить соответствующее положение.
Система внутреннего контроля предназначена для проверки точности и полноты управленческого учета, своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д.
Этап 7
7.1. Сформировать техническое задание.
Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.
Необходимо подчеркнуть, что на данном этапе пока не важно, на какой платформе будут реализоваться данные требования. С другой стороны, если речь идет о внедрении системы управленческого учета на основе уже определенного программного продукта, то такая связь может быть, но только на уровне экранных форм, форм отчетов и так далее.
7.2. Осуществить выбор программного продукта, который максимально соответствует требованиям к системе либо требует минимальных доработок.
7.3. Автоматизировать управленческий учет на базе выбранного программного продукта.
Одним из вариантов является автоматизация на базе «WA: Финансист. Управленческий учет». Продукт «WA: Финансист. Управленческий учет» - это универсальное решение, в основу которого положены эффективные методы и управленческая отчетность, в том числе, по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО).
Таким образом, постановка управленческого учета должна начинаться с методологии, а заключительным этапом должна являться автоматизация. Эффективное использование управленческого учета невозможно без внедрения средств автоматизации. Результатом проделанной работы будет сформированная управленческая отчетность, максимально соответствующая потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.
