Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами. Управление взаиморасчетами. Зачет предоплаты - в каком случае и как делать

В вопросе 9.13 требуется определить, как происходит распределение оплат по накладным в случае ведения взаиморасчетов по договорам. Варианты выбора следующие:

• При выполнении операции Зачет оплаты
• Регламентным заданием
• Данная операция при таком способе ведения взаиморасчетов не выполняется

Для того, чтобы использовать учет по договорам, необходимо включить специализированную функцию в настройках продаж (Администрирование – CRM и продажи – Договоры с клиентами ).

Помощник Зачет оплаты предназначен для зачета оплат непривязанных к расчетным документам. Эта функция доступна в различных документах. Рассмотрим на примере Реализации товаров и услуг .
Перейдем в список документов продаж (Продажи – Документы продажи ).

Откроем форму реализации, которая соответствует нашим условиям (ведение взаиморасчетов по договорам). Это означает, что в реализации, в случае если учет ведется с использованием соглашений, должно быть указано соглашение с условием оплаты указанном в договоре.
Проверим это, открыв соглашение из формы документа:

На форме соглашения видим, что признак условия оплаты установлен в значение Требуется указание договора , порядок расчетов определяется в договоре .

Вернемся к форме документа реализации. Вверху на панели есть кнопка Зачет оплаты .

При нажатии, открывается форма помощника зачета оплаты.

Помощник предназначен для зачета различных авансовых платежей под конкретную накладную, из которой мы открываем этот помощник.
У нас же задача другая, требуется определить каким образом необходимо распределять оплаты по нескольким накладным. Поэтому вариант с зачетом оплаты не верен.
Для выполнения поставленной задачи используется регламентное задание Выполнение отложенных движений по расчетам с партнерами , которое распределяет отгрузки и оплаты по конкретным расчетным документам.
Открываются регламентные задания Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные и фоновые задания .

Управление взаиморасчетами

В программе реализован раздельный учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками. Ведется раздельный учет по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет). Предусмотрена также возможность детализации расчетов по договорам контрагентов. В документах одновременно указывается информация о партнере, контрагенте и договорах контрагента. Это позволяет вести взаиморасчеты с сетевыми магазинами (несколько партнеров-магазинов, один контрагент-юр.лицо), группой юридических лиц (один партнер, несколько контрагентов) и т. д.

В программе предусматривается три варианта ведения взаиморасчетов:

• По заказам – каждая оплата будет привязываться к конкретному заказу. Контроль авансов по заказам возможен только при таком порядке взаиморасчетов.
• По договорам – каждый заказ или реализация (поступление) совершаются в рамках определенного договора. Оплата также привязывается к договору и взаиморасчеты контролируются только по договору в целом.
• По накладным – оплаты привязываются к документам реализации (поступления) товаров.

Отдельно от варианта взаиморасчетов существует возможность контроля лимита задолженности клиентов. Контроль лимита задолженности всегда производится по договорам. Программа позволяет проконтролировать, что задолженность клиента по договору не превышает определенную сумму или срок, указанный в графике оплаты по ранее совершенным реализациям. В случае нарушения установленных лимитов – оформление документов на отгрузку будет запрещено.

При проведении документов контролируется состояние оперативных взаиморасчетов с клиентами:

• при проведении заказа клиента контролируется наличие необходимой предоплаты, предусмотренной графиком оплаты;
• при изменении или отмене проведения документа поступления денежных средств контролируется изменение состояния взаиморасчетов.

Нельзя изменить документ или отменить проведение документа, если это приведет к нарушению условий оплаты заказов в статусе К обеспечению или К отгрузке .

Предусмотрены операции по распределению оплат по заказам клиентов, перенос задолженности с одного заказа на другой (зачет аванса). Также предусмотрены операции по взаимозачету задолженности между клиентами.

Для сверки взаиморасчетов с партнерами используется Акт сверки. Предусмотрена возможность автоматического создания актов сверки по выбранной группе партнеров.

Внедряя или обслуживая 1С, многие сталкиваются с проблемой расчета себестоимости – то копейки зависают, то вообще непонятно какой порядок формирования себестоимости. И тут, судя по комментариям на форумах, вспоминают про волшебный документ корректировки регистров.) Я являюсь ярым противником применения этого документа и соглашаюсь на него только в случае, когда нужно свернуть базу. Поэтому, читая статьи и видя обработки по их применению для корректировки регистров партий, первым делом мне хочется написать огромными буквами – «Муля, НЕ НЕРВИРУЙ меня!!!». Мои партнеры, программисты-внедренцы 1С, об этом в курсе и даже подшучивают – «Шепотом скажи «корректировка регистров» и очень быстро беги как можно дальше!». Но это сугубо мое мнение. Предвижу после прочтения море возмущения – «Да в 1С баг на баге в расчете себестоимости!», «1С-ники в каждом новом релизе или обновлении вместо того, чтобы исправить старые ошибки добавляют кучу новых!» и в том же духе. Даже в мыслях не возникает желание оспаривать это.))) Но хочу заверить, что все это устранимо своими силами, если в этом разобраться.

Также хочу отметить, что простое перепроведение документов не всегда все проблемы решает. Большинство ошибок исправляется соблюдением логики последовательности проведения документов, а также, что немало важно, правильным их оформлением. Причем под правильным оформлением имеется ввиду не только логика работы, но и логика самой системы, так как иногда система позволяет сделать всякие вещи, которые потом вылетают неявным «боком». Конечно же, кое-что приходится править в самом коде, но с большой осторожностью и пониманием возможных последствий. И вот почему:

С 2009 года ежедневно занимаюсь приведением в порядок регистров партий в разрезе складов, характеристик, качества (в УТ3, аналог УТ11 для Украины, добавилось еще и такое – Вид запасов и Аналитика учета партий). Имея опыт работы в УТ2, УТ11, УТ3 и какое-то понимание в финансовом учете, я хочу немного рассказать о последствиях его применения.

Программисты-внедренцы , исправляя ошибки корректировками регистров в регистрах партий гарантировано в довесок к своей работе получают следующее:

При написании любого отчета, использующего данные из этих регистров, они должны постоянно помнить о документах корректировки.

При обмене или переносе данных снова должны учитывать эти документы.

При работе с мобильным приложением так же могут возникнуть сложности.

Обновили базу, а 1С «забыла» указать, что исправила кое-какие ошибки в расчете себестоимости. Вдруг понадобилось по какой-то причине перепровести документы прошлым периодом. Со спокойной совестью это делаем, закрываем месяца и тут «вдруг» ошибки в расчете себестоимости. Возникает паника - «Откудааааа?» и судорожно начинаем искать причину, успешно забыв про документы корректировки регистров годичной давности, например.

Кто еще что-то может дополнить – буду рада прочитать в комментариях.

Заказчик , который соглашается на документы корректировки регистров, или клиент , который уже имеет в своей базе эти документы, должен понимать, что в результате будет иметь простую, если в двух словах, но очень важную в работе его компании, цепочку последствий:

Документ корректировки регистров партий => Неверно рассчитанная себестоимость => Недостоверные данные при расчете большей части финансовой отчетности => Некорректные данные большинства финансовых показателей предприятия => Принятие неверных управленческих решений => И, как результат, возможно возникновение вопроса, – «по всем показателям у нас все прекрасно, но ГДЕ ДЕНЬГИ? ».

То есть, последствия растут как снежный ком и достигают катастрофических размеров.

Поэтому я просто советую, прежде, чем применять документ корректировки регистров партий задайте себе один простой вопрос – «А надо ли мне это «счастье»?».

Предлагаю несколько практических решений, основанных на опыте ежедневного выравнивания последовательностей и закрытия месяцев, для решения проблем с расчетом себестоимости в УТ3 (аналог УТ11 для Украины). Возможно, кому-то они пригодятся и для УТ11. В базе ежедневно около 100 пользователей (+50 торговых, набивающих заказы с мобильной 1С) и порядка 1000-1500 только документов заказов покупателей (а добавьте теперь к этому реализации, приходные кассовые, расходные ордера и прочее-прочее).

Для начала хочу обратить Ваше внимание на несколько условий, без которых эти решения не будут работать:

Обязательно ежедневная установка даты запрета редактирования партионных документов «задним» числом.

Как показала практика, это начинает работать и прекращаются жалобы где-то месяца через три-четыре после перехода в новую базу. Через год у сотрудников заказчика даже не возникает желание что-то править в прошлых периодах, потому что они уже начинают понимать последствия этих изменений – перерасчет себестоимости, изменение финансовых показателей, а у многих и перерасчет заработной платы.

Живой пример: Наш клиент с 2009 года. Были ситуации, когда не представлялось возможным пару-тройку дней закрывать период. Первый разы переживала – «70 магазинов... Вот же ж сейчас мне начудят… Придется потратить кучу времени на нудную работу…». Каково же было мое удивление, когда все оказалось в порядке и выравнивание последовательностей заняло ровно столько времени, сколько и раньше. То есть, сотрудники, зная о том, что прошлый период открыт, не рискнули где-то что-то «ковырнуть» задним числом. Все последующие разы и новые проекты по внедрению только укрепили мое мнение о том, что ежедневное закрытие периода работает и это возможно.

Своевременное и правильное заполнение первичной документации. Этот пункт, понятно, нужен для того, чтобы можно было осуществить п.1.

Внести изменения в документы в прошлых периодах могут только несколько ответственных лиц, которые четко понимают, что надо сделать, чтобы минимизировать последствия и как их устранить. Можем считать его как исключение для п.1.

Совет – закрывать месяц(-а) каждый день. Это кто и как посчитает нужным, но так меньше проблем и, соответственно, уходит меньше времени на исправление ошибок, так как иногда приходится перенести что-то куда-то, и тогда плывут цифры в разрезе недели, например.

Итак, у Вас возникли ошибки при закрытии месяца при расчете себестоимости в УТ3. В чем могут быть причины:

Отрицательные остатки по регистру «Товары организаций».

Как все понимают, в этом случае необходимо исправить все «минуса» с учетом всех разрезов (организаций, видов запасов, УКТВЭД и ГТД (УТ3), характеристик, качества). Это позволит устранить большинство ошибок, потому что данные из этого регистра берутся для расчета «Партий товаров организаций», «Себестоимость товаров», «Партии расходов на себестоимость товаров» и т.д.

Предостережение : при возникновении отрицательных остатков по видам запасов при закрытии месяца (в УТ3) не советую использовать встроенные механизмы. Проблем будет еще больше. Лучше ручками просто еще раз провести проблемные документы. Обычно все сразу становится на место.

Если, все же, ошибки остались, то причин может быть несколько:

1. Иногда «слетают» или «задваиваются» движения по регистру «Партии товаров организаций» некоторых документов поступления товара (ввод начальных остатков, поступление товаров и услуг, оприходование излишков товара, прочее оприходование товара). Обычно данная проблема возникает, если при закрытии месяца программа вылетела в ошибку. В этом случае достаточно перепровести данные документы, которые были в том месяце, при закрытии которого возникла ошибка при расчете себестоимости, распровести документ «Расчет себестоимости» и закрыть месяц заново.

   Не проставлен документ основания в возврате товара от покупателя.

   В возврате товаров от покупателя несколько документов оснований. В этом случае необходимо такие документы разбить на несколько – обычно, на количество документов оснований. То есть, под одну заявку на возврат от покупателя будет несколько возвратов.

   Те же проблемы, что и в пункте «а» , могут возникать с поступлениями доп. расходов (ТЗР и т.д.). Решается аналогично.

Как показала практика - это позволяет устранить 99% ошибок, которые возникают при расчете себестоимости. Оставшийся 1% - это частные случаи, которые решаются в индивидуальном порядке. Например, ошибки при расчете себестоимости комиссионного товара после проведения отчета комиссионера (УТ3). Это вообще тема для отдельной статьи.) Мы с моим напарником, программистом-внедренцем, потратили довольно прилично бессонных ночей на нахождение и исправление 4-х ошибок в коде именно по этому документу. Хотя, нам ничего не мешало просто ввести документ корректировки и забыть про это, как про страшный сон!

Как видите, все решаемо и без документа корректировки регистров, хоть и не всегда быстро. Если следить за всем этим каждый день, то сложностей не должно быть. У меня ежедневное закрытие месяца в УТ3 занимает на данные момент 0,5-1,5 часа со всеми «шаманствами» в виде переноса непроведенных документов, контроля отрицательных остатков и т.д. Если крайне необходимо закрыть месяца за больший период, то и тут мы выработали свою методику, которая, например, позволяет закрывать год за 3,5 – 4 часа. И это при огромном документообороте. С другой стороны, если пользоваться простой кнопкой «Выполнить операции» в обработке закрытия месяца, то это может занять 8, а то и 10 часов!

И, напоследок, хочу предупредить, что даже, если обработка по закрытию месяца показала Вам, что все операции выполнены успешно, то это еще не означает, что у Вас все в порядке. В УТ3, например, из-за того, что в регистр «Расчеты с клиентами по документам» не попадает НДС в регламентной валюте (в нашем случае регламентная отличается от управленческой), точка актуальности партий может откатываться на дату проблемного документа поступления товаров и услуг, которая может быть и годичной давности. И откатываться она будет при каждом срабатывании регламентного задания «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами\поставщиками». Так же у Ваших клиентов могут строиться долго или показывать неверные данные отчеты, например, по задолженности клиентов или по срокам задолженности из-за того, что у «Заказа клиента» и «Реализации товаров и услуг» по этому заказу могут быть разные аналитики учета по партнерам или вообще отсутствовать. Так что, проблем предостаточно, но решать их «как бы побыстрее и полегче» не стоит. Слишком высокой может быть цена – Ваша репутация.

P . S . Отдельно хочу передать большой привет и огромное спасибо разработчикам УТ3 за то, что не оставляют нас и наш ум без работы!). Помимо этого счастья по товарному учету, у меня еще много "Когда? Зачем? Почему?" по финансовому. Но это отдельная тема. И, несмотря на это, я прекрасно понимаю, что 1С (в частности УТ3) - это, при правильном подходе, один из мощных инструментов для управленческого учета и контроля для бизнеса, например, малого и среднего.