Нумерация счетов в 1с 8.3 бухгалтерия предприятия. Бухучет инфо. Перенумерация с помощью Экспресс-проверки ведения учета

КАК ВОССТАНОВИТЬ НУМЕРАЦИЮ В 1С

Очень часто перед бухгалтерами возникает вполне логичный вопрос как восстановить нумерацию документов в 1С 8.2 , после того, как были внесены ручные исправления. В данном материале мы постараемся детально и доходчиво объяснить все необходимые действия.

Во всех продуктах 1С 8.2 документы, которые созданы в базе имеют четкую нумерацию. Не следует думать, что номера должны состоять исключительно из цифр. На самом деле, в программе для нумерации нередко используются и буквы. Ка бывает чаще всего, они стоят вначале и означают префикс некоторой организации. В большинстве случаев каждому конкретному документу система сама в автоматическом режиме присваивает уникальный номер после того, как он был создан. Но есть один нюанс: программа не разрешает самостоятельно редактировать номера. Цель такого запрета очень проста: система защищает номера для того, чтобы обезопасить последовательность нумерации от нарушения.

Но все же, часто возникает необходимость поменять какой-либо номер. Примером может стать налоговая накладная. При ее заполнении часто приходится сталкиваться с необходимостью корректировки номера. Бывают такие ситуации, когда у людей после использования ручной нумерации сбиваются все номера. Очень неприятное явление, но в его исправлении нет ничего сложного. Работники просто не учитывают того, что после подобного действия, убираются лидирующие нули, и, как следствие, автоматическая нумерация документов сбивается. Как же быть в таком случае? В любом случае, рекомендуется применять автоматическую перенумерацию, которая описана в следующем абзаце. Никаких проблем с ее использованием не должно возникнуть, так как пошаговая инструкция дополняется скриншотами для большей ясности описываемых действий.

Итак, как восстановить нумерацию документов в 1С 8.2 автоматически . В том, чтобы произвести это иногда очень необходимое действие нет ничего сложного. Для чего может понадобиться перенумерация документов Для восстановления нумерации документов существует обработка «Обработка объектов и универсальный подбор» , которая находится на диске ИТС. Для этого нужно зайти в меню командой Файл, далее нажать на пиктограмму Открыть. Далее необходимо зайти на диск ИТС по такому пути: (E):\1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UniversalSelection. Примечание: буква диска может отличаться от указанной, исходя из настроек компьютера пользователя. Далее должна открыться обработка. Нам нужно выбрать необходимый вид документа в реквизите Объект. Посмотрите Первый рисунок.

Рис. 1

После этого найти закладку отбор по значению реквизита. Используя кнопку «Добавить» нужно сформировать критерии для отбора. В конкретном примере – номер документа не равняется пустому значению.

Рис. 2

После нажатия кнопки «Найти объекты» мы должны получить список, состоящих из нужных документов. После этого, нужно перейти к закладке «Обработки» . Тут, нужно выбрать пункт «Перенумерация объектов» , находящийся в таблице слева. В окне, которое открылось, нужно задать начальный номер, предположим 1. После этого уже можно нажимать на пиктограмму «Выполнить» . В завершении, мы должны получить требуемый результат.

Рис. 3

Вот мы и дали ответ на частый вопрос «как восстановить нумерацию документов в 1С 8.2». Нет ничего сложного в этой операции.

Номера входящих документов пользователи 1С 8.3 ставят вручную, поэтому при обработке большого количества документов велика вероятность ошибки.

В случае ошибки исправление нумерации входящих документов в базе 1С 8.3 делается очень просто. Для этого необходимо открыть необходимый документ и в поле номер документа поставить нужный. Например:

В документе Поступление товаров:

Либо в полученном счете-фактуре:

При вводе документа Поступление товаров и услуг в 1С 8.2 (8.3) необходимо указать номер и дату первичного документа поставщика. В случае некорректного ввода данных в аналитических расчетах неправильно отразятся реквизиты документа поставщика. Подробнее об этом смотрите в нашем видео:

Как исправить нумерацию исходящих документов в 1С 8.3

Что касается исходящих документов, то программа 1С 8.3 при их создании сама присваивает им номер:

Автоматически проставленный номер пользователи видят после записи или проведения документа:

При попытке исправления номера документа программа 1С 8.3 выдаст информационное предупреждение об автоматической нумерации исходящих документов:

Необходимость исправлять номера исходящих документов возникает в случае нарушения хронологии занесения данных в базу 1С 8.3.

Если в учете произошла такая ситуация, то исправление нумерации может привести к некоторым сложностям, так как в случае ручной корректировки номера исходящего документа может сбиться последовательная автоматическая нумерация в базе 1С 8.3. Помимо этого, если исходящий документ уже подписан и находится у покупателя, то учетные данные в программе 1С 8.3 будут отличаться от выданных первичных документов.

Как восстановить хронологическую нумерацию счетов-фактур и кассовых документов в 1С 8.3

В 1С 8.3 существует возможность автоматически восстановить хронологическую нумерацию входящих и исходящих документов в сервисе :

Данный сервис в 1С 8.3 позволяет в любое время производить проверку учета по некоторым положениям законодательства и встроенным алгоритмам работы программы. Экспресс-проверка в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) выполняет анализ учета в следующих направлениях:

• Положения учетной политики – проверка соблюдения общих положений учетной политики;
• Анализ состояния бухгалтерского учета – контроль баланса бухгалтерских счетов и выявление технических ошибок учета с целью подготовки данных для формирования документов внешней отчетности;
• Операции по кассе – проверка правильности ведения кассовых операций;
• Ведение книги продаж по НДС – проверка правильности отражения операций, связанных с ведением книги продаж;
• Ведение книги покупок по НДС – проверка правильности отражения операций, связанных с ведением книги покупок.

Для контроля нумерации документов в 1С 8.3 необходимо перейти в настройки Экспресс-проверки:

В открывшемся окне настроек снимаем галочки со всех разделов учета, так как программа 1С 8.3 может проверить правильность нумерации только кассовых документов и счетов-фактур выданных:

Открываем «плюсиками» раздел Операции по кассе и отмечаем галочками только соблюдение нумерации документов:

Открываем «плюсиками» раздел Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость и отмечаем галочками только соблюдение нумерации документов:

После этого нажимаем кнопку Выполнить проверку. По окончании проверки программа 1С 8.3 покажет:

• Предмет контроля;
• Результат проверки;
• В случае наличия ошибок – возможные причины их возникновения и рекомендации по устранению ошибок:

При проверке кассовых документов, а также книги покупок и книги продаж по НДС, программа 1С 8.3 проверяет хронологию проведения документов и может предложить исправить нумерацию документов. В разделе Рекомендации можно увидеть предложение по устранению данной ошибки – Автоматическая перенумерация документов. Помимо этого, в детальном отчете об ошибках видим список документов, в которых была нарушена хронология проведения документов.

Обратившись к сервису перенумерации, программа 1С 8.3 предупреждает о том, что возможно несовпадение номеров выданных документов и тех, что будут в учете. Также здесь можно выбрать – с какого номера начать перенумерацию и какие новые номера документов будут в учете:

Для удобства в сервисе Перенумерация есть возможность распечатать тот или иной документ, номер которого будет исправлен. Либо реестр документов со старыми номерами для сверки учета после выполнения перенумерации:

После того, как получено согласие пользователя о перенумерации, программа 1С 8.3 выполнит ее. Далее появится информационное окно, в котором отразится список перенумерованных документов с указанием нового и старого номера, а также появится возможность распечатать документы с новыми номерами из Экспресс-проверки или их реестр:

Таким же образом можно восстановить нумерации выданных счетов-фактур:

Внимание! Соглашаясь с автоматической перенумерацией документов в 1С 8.3, пользователь рискует допустить разногласия между учетными данными и выданными оригиналами счетов-фактур. Это может осложнить сдачу налоговой декларации по НДС:

После завершения операции перенумерации счетов-фактур выданных, программа 1С 8.3 выдаст информационное сообщение, в котором укажет новые и старые номера выданных счетов-фактур, а также появится возможность распечатать счета-фактуры с новыми номерами или реестр:

Чтобы ошибка о корректности номеров документов ушла из окна Экспресс-проверки, необходимо закрыть окно перенумерации и повторно провести проверку учета:

Для решения этой проблемы в есть функция Экспресс-проверка ведения учета .

Она проверит и исправит нумерацию Приходных и Расходных кассовых ордеров, а также счетов-фактур .

Обработка для исправления нумерации находится в разделе Отчеты . Далее переходим в подраздел Анализ учета - Экспресс-проверка

Система проведет анализ ведения учета и сформирует отчет. Все найденные ошибки, в том числе по нумерации документов, будут подсвечены красным:

Как видим, у нас есть ошибки в нумерации счетов-фактур. Программа рекомендует восстановить номера документов в хронологическом порядке. Нажимаем на гиперссылку Автоматическая перенумерация документов.

Программа предлагает нам исправить 4 счета-фактуры. Для проведения изменений нажимаем Продолжить.

ВАЖНО! Есть возможность установить начальный номер документа для выбранного периода. Это значит, что если нам нужно начать нумерацию с 347 номера вместо 0001, это будет возможным. Это удобно, если исправление нумерации происходит не в начале года

Готово! Как видим, программа исправила порядковые номера в 4 документах.

Для исправления нумерации других документов, например, Поступлений товаров и услуг или Реализаций товаров и услуг, необходимо писать специальную обработку. Вы всегда можете обратиться за помощью к

Обычно в 1С Предприятии нумерация новых документов, в том числе и счетов-фактур, осуществляется автоматически. Тем не менее, иногда требуется изменить созданные программой номера. В этой небольшой статье я покажу вам, как исправить нумерацию счетов фактур в 1С на примере конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Для большей ясности приведу два примера — для версии 8.2 и версии 8.3.

Общие правила нумерации документов в 1С

Прежде чем исправлять автоматически созданные номера счетов фактур, следует вспомнить общие принципы нумерации документов в 1С. Во-первых, номера в 1С присваиваются только объектным данным: для справочников этот реквизит называется Код, а для документов — Номер. В обоих случаях смысл абсолютно одинаков, равно как и принципы изменения нумерации. Кроме того, рассмотренные принципы исправления нумерации счетов фактур 1С применимы и к документам других типов, например, приходным и расходным кассовым ордерам, а также к элементам любых справочников.

При записи нового счета фактуры в базу, ему присваивается следующий по счету порядковый номер. Если у счета фактуры уже есть номер, то это значит что он уже записан. Нумерация счетов фактур последовательная, сплошная (например, 1,2,3,...10 и так далее).

Ещё один важный момент. Любой объект в 1С имеет некий уникальный идентификатор, позволяющий однозначно отличить его от других объектов. И это вовсе НЕ номер, как многие думают! Номер документа является лишь одним из реквизитов и его можно легко изменить.

Особенность изменения номеров в 1С

Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.

Если вы хотите , к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999). После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.

Как видите, я привёл тут типичную операцию исправления нумерации счетов фактур 1С, при которой требуется поменять местами номера у документов. Такая ситуация запросто возникает при записи документа неправильной датой (по поводу даты обязательно читать это). Если же просто требуется присвоить счету фактуре другой номер и этот номер не занят, то задача упрощается до смешного и делается за несколько секунд.

Если вы ещё даже не записали счет фактуру, а уже хотите СРАЗУ присвоить ему какой-то определённый номер, то это невозможно. Так что сначала запишите документ, а потом смените номер. Возможность самостоятельно устанавливать номера у документов встречается очень-очень редко, поскольку в этом нет необходимости.

При смене номера счета фактуры в 1С Предприятии указывать незначащие нули слева необязательно.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.3

Для начала нужно чтобы вы вообще видели поле этого самого номера. Если этот реквизит почему-то скрыт, то отобразите его.

Чтобы исправить номер счёта-фактуры в 1С, откройте документ и просто щёлкните мышкой на поле номера и нажмите, к примеру, клавишу Backspace (кнопка над Enter со стрелкой влево, используемая для стирания текста). Поле Номер в большинстве документов просто так редактировать нельзя, поэтому оно по умолчанию заблокировано. 1С спросит вас, действительно ли вы хотите изменить номер. Ответьте Да. При этом поле номера счета фактуры станет активным и вы можете установить тот номер, который вам нужно. Не забудьте записать документ.

Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.2

В 1С версии 8.2 для смены номера счета фактуры вам необходимо открыть документ, после чего зайти в меню Действия и в самом низу выбрать пункт "Изменить номер" (аналогично у справочников этот пункт называется "Изменить код"). 1С Предприятие также спросит подтверждение, в котором нужно ответить Да, после чего поле номера станет активно. По окончании исправления нумерации не забудьте сохранить счет фактуру.

Ошибки из-за исправления нумерации счетов фактур 1С

Стоит иметь ввиду, что исправление нумерации счетов-фактур, а также иных документов 1С Предприятия, может повлечь за собой ошибки в учёте, которые сразу обнаружить вы не сможете. Стоит также учесть и тот случай, когда документ уже распечатан и передан контрагенту. Тема достаточно обширная, я всегда выделяю её на своих занятиях, так что и вам советую быть поосторожнее, чтобы не наделать глупых (и не очень) ошибок в 1С из-за смены нумерации счетов фактур, ПКО, РКО или других документов, в которых номер важен не только в программе, но и за её пределами.