Виды справочно-аналитических документов. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация Аналитическая документация

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.

Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.

Текст состоит из 2 частей:

• 1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.
• 2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.

Коммерческие акты - это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.

Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.

Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).

Текст справки состоит из 2 частей:

• 1) Во вводной части указывается причина составления справки.
• 2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.

Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.

Сводка - это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.

Заключение - это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.

Текст состоит из 2 частей:

• 1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса
• 2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения , позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления : от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации , которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования :

· письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы содержат сведения, инициирующие разные варианты управленческих решений. Эти документы идут снизу вверх или горизонтально (переписка).

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного, информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Содержанием переписки могут быть: запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

Требования к письмам

1. Оформление на специальных бланках писем, подписание руководителем или его заместителем.

2. Грамотность, аккуратность.

3. Выдержанный, официально-деловой, краткий и логичный язык.

4. Объективные сведения о событиях с возможным разъяснением.

Переписка желательна только тогда, когда не возможны телефонные переговоры или личные встречи.

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом. От протоколов заседаний следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов общественного порядка (протокол санитарного инспектора, дорожно-транспортного происшествия), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, согласования разногласий, согласования цены.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегий федеральных органов исполнительной власти, собраний трудовых коллективов, собраний акционеров, заседаний совета директоров и др.). Протоколы оформляются ответственным секретарем на основании:

1 - черновых записей и стенограмм;

2 - звукозаписей (хранятся согласно «Основным правилам работы архивов с кинофотодокументами». - М., 1980);

3 - текстов докладов и выступлений;

4 - справок;

5 - проектов решений и повестки дня;

6 - списка приглашенных.

Различают 2 вида протоколов: полные и краткие.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткийпротокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Руководитель решает вопрос о форме протокола. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием “ПРОТОКОЛ” или на специальном бланке протокола. Обязательные реквизиты протокола: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Заголовок: «Протокол общего собрания акционеров», «Протокол заседания правления». Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

Вводная часть

Фамилия председателя и секретаря;

Фамилии и общее количество присутствующих (свыше 15 человек отдельным списком по алфавиту, с указанием места работы и должности, кроме постоянно действующих совещаний);

Повестка дня в порядке обсуждения с учетом важности и сложности вопросов. Вопросы формулируются в именительном падеже с указанием Ф.И.О. докладчика и его должности.

Основная часть текста протокола

строится по каждому вопросу по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ … ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) ..

Краткая форма: Ф.И.О. докладчика и тема его выступления.

Полная форма: Ф.И.О. докладчика, содержание доклада или тема доклада с отметкой “текст доклада прилагается ”

ВЫСТУПИЛИ:

Краткая форма: Ф.И.О. лиц, выступивших в обсуждении вопроса и принятого решения.

Полная форма: + текст выступления докладчика и вопросы к докладчику.

ПОСТАНОВИЛИ:

Записывается кратко, точно, без двоякого толкования принятое решение, а также количество голосов “за ”,”против”,”воздержались ” и список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участники совещания могут высказать особое мнение по принятому вопросу. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения вносится в протокол после записи соответствующего решения. В конце протокола ставятся подписи председателя и секретаря. В особо важных случаях протокол визируется на левом поле напротив выступления. Дата протокола соответствует дате события (22 мая 1998 г.,

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Содержание: информирование руководства об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, явлениях, требующих принятия решения. Внешняя докладная записка пишется на общем бланке организации руководителю вышестоящей организации, внутренняя - на листе бумаги руководителю подразделения или организации. Обязательные реквизиты: наименование организации (или структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней), заголовок к тексту, подпись.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Категории и виды телеграмм: “Президент РФ”; “Высшая правительственная”; “Правительственная “ ...; простая (6 часов); срочная (3 часа). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя. Слова в телеграммах делятся на действительные и тарифные с сокращенными обозначениями знаков препинания ТЧК, ЗПТ и т. д. Все цифры и знаки пишутся словами. Текст максимально краток.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу. Телексы используют пунктуацию, передаются латинским шрифтом для записи русских букв. Требования к оформлению телетекста такие же, как телеграмм.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Требования к оригиналу – четкость отправляемого документа.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Применяется для оперативной передачи информации служебного характера. Реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, ФИО отправителя, подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер. Употребляются не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по связям ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии на принтере , - используется для передачи информации как внутри одной фирмы, так и между организациями.

Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (систем, технологий). Акты проверок, обследований, ревизий и др. фиксируют не только установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации, предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее 2 человек), нередко комиссиями, созданными специально распоряжением руководителя, часто регулярно. Акт составляется на основе черновиков фактического обследования, на общем бланке организации или на отдельном бланке акта. Реквизиты акта: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Заголовок согласуется со словом АКТ: АКТ проверки финансово-хозяйственной деятельности института, АКТ списания материальных ценностей. Датой акта является дата проверки, обследования, экспертизы.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также составители акта (председатель и члены комиссии). В основной части излагают сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать таблицы. Возможна заключительная часть: решения, выводы и заключение комиссии. В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами. Затем следует отметка о наличии приложения.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт принимается после его подписания всеми членами комиссии. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется отдельным приложением к акту.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического и служебного характера. Справки по основной (производственной) деятельности могут быть внешними (для вышестоящей организации) и внутренними (для руководства и коллегиального органа). Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки – на стандартном листе бумаги. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, справки финансового характера – еще и бухгалтером, справки биографического характера – еще начальником отдела кадров, заверяются печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения.

Реквизиты справки: название организации или структурного подразделения, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись. Заголовок, например, СПРАВКА о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1997 г. Текст справки состоит из двух частей: 1 – изложение фактов, послуживших поводом для составления справки; 2 – конкретные сведения по существу вопроса (возможны таблицы, разделы по разным вопросам).

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанная с одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. д.).

Архивоведение и делопроизводство

Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылкой почтой. 5 Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. так как должностное лицо подписавшее письмо выступает от имени организации.

2.8. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы , телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке ;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе , которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации , справочные данные об организации , код организации , основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица , идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет , дата , регистрационный номер , ссылка на регистрационный номер и дату , адресат , заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись , отметка об исполнителе , в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений , в гарантийных письмах – оттиск печати .

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

сопроводительное письмо ; письмо-просьба ; письмо-запрос ; письмо-ответ ; письмо-сообщение ;

письмо-подтверждение ; информационное письмо ; гарантийное письмо ; письмо-извещение ;

письмо-приглашение ; письмо-предложение ; письмо-напоминание ; письмо-требование ; письмо-благодарность ; письмо-поздравление .

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать
38215.		Информационные основы управления природно-ресурсным потенциалом региона (ПРП)	142.5 KB
	На всех этапах развития производство материальных благ является процессом взаимодействия людей и природы. Дальнейшее развитие продуктивных сил неизбежно связанное с включением в хозяйственное обращение все большего количества естественных ресурсов и увеличением нагрузки на окружающую среду.
38217.		Робота з повідомленнями Windows	49 KB
	Повідомлення - це певне повідомлення про настання деякої події в системі. Кожна подія (рух „миші”, натиснення клавіші на клавіатурі, зміна розмірів вікна, тощо) заставляє ОС генерувати відповідне повідомлення і відправляти їх додаткам. Будь-яке повідомлення представляє собою певний запис, що передається додатку
38218.		Робота з системними пастками Windows	42.5 KB
	Системна пастка (анг. Hook - пастка) – це певна функція, за допомогою якої можна перехоплювати усі повідомлення та події, що виникли в системі. За допомогою пасток можна отримувати повний контроль над тим, що відбувається в системі.
38219.		Representation View’s Adequacy Criterion	273.5 KB
	The paper contains statement of the some problems in the Parallel Software Visualization domain. The problems of 3D graphics and animation uses in Parallel Software Visualization are considered. A criterion of the structural correspondence between model entities, visual objects and mental images is offered.
38220.		Розширення оболонки Windows	59 KB
	В даній роботі розглядаються засоби для розширення стандартних можливостей ОС Windows. Для виконання даної роботи потрібно чітке розуміння основ об’єктно-орієнтованого програмування (ООП)
38221.		Робота з системним контекстним меню	59.5 KB
	Дана робота багато в чому нагадує попередню роботу. Вам також потрібно створити власний СОМ-об’єкт, для обробки контекстного меню (системне контекстне меню – це меню, яке випадає при натиску на праву кнопку миші).
38222.		Аграрная политика Украины	48.87 KB
	Низкая эффективность и устойчивость развития фермерских крестьянских хозяйств. Для развития аграрной структуры наибольшее значение имеют такие общие факторы как: технологические эффекты увеличения размеров предприятий регрессия издержек труда и капитала и т. Анализ истории экономического развития нашего государства свидетельствует об осуществлении многих реформ и программ. Поэтому возникает вопрос какая же основная причина таких явлений С точки зрения экономической теории хотелось бы остановиться на некоторых аспектах перспективного...
38223.		Конспект лекцій - Адвокатура в Україні	242.5 KB
	Право громадян на кваліфіковану юридичну допомогу Значення адвокатської діяльності Передумови здійснення адв діяльності Визначення правової природи адвокатури Закон України Про адвокатуру Система нормат актів про адвокатуру Цивільноправова відповідальність адвоката Кримінальна відповідальність адвоката Права адвоката Обов"язки адвоката Адвокатура як інститут правової системи Взаємовідносини адвокатури з іншими інститутами правової системи Запрошення захисника Призначення захисника 3міна захисника Відмова від захисника Підстави що виключають...

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из трех частей :

• Введение . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
  В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
• Констатирующая часть , в которой излагаются установленные факты.
• Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок, обследований, ревизий др.).

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

• указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
• для каких целей или в какую организацию выдана справка;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).