Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение. Как самостоятельно подписать документ электронной подписью? Подписать файлы эцп контур

Если вы никогда ранее не использовали ЭЦП, то вам будет полезно прочитать данную статью и ознакомиться с вариантами как подписать документ электронной подписью в различных форматах.

Прежде всего, перед созданием документа необходимо установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:

Крипто-ПРО CSP;

Корневой сертификат;

Личный сертификат;

Библиотека Capicom.

Данные компоненты поочередно устанавливаются на компьютер, после чего можно приступать к созданию и подписанию документа цифровой подписью.

Перед тем, как поставить ЭЦП необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию Крипто-ПРО

Онлайн подпись документов ЭЦП

Наша компания разработала сервис, позволяющий подписать любой документ электронной цифровой подписью. Для этого Вам надо перейти на страницу онлайн подписи ЭЦП , затем загрузить файл, который требуется подписать. У Вас должен уже быть установлен сертификат ЭЦП, выбрав который надо кликнуть кнопку "Подписать".

После этих действий будет создан отдельный файл — отсоединенная подпись с расширением .sig , который будет сохранен в папку загрузок браузера.

Важно: для онлайн подписи необходимо чтобы в Вашем браузере был установлен плагин CryptoPro. Если ранее Вы уже использовали ЭЦП для подписи на данном компьютере, то этот плагин уже должен быть установлен и никакие дополнительные настройки не потребуются.

Наши специалисты помогут Вам получить ЭЦП быстро и совершенно бесплатно.

Как подписать документ ЭЦП в Word MS Office

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт "Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)". Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

Очень важным моментом в заполнении является то, что после того, как поставлена электронная подпись, в файл нельзя вносить какие-либо изменения. При исправлении данных после этих действий — документ с ЭЦП становится недействительным.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Как подписать документ PDF электронной подписью

Для программ, работающих с файлами формата PDF, также разработано специальное программное обеспечение. Называется оно «Крипто-ПРО PDF» и представляет собой модуль, который взаимодействует с программами Adobe Reader и Adobe Acrobat. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из выше перечисленных программ. Делается это так же легко, как и в Word Microsoft Office.

Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника - сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

В предыдущей статье мы разобрались, и выяснили, что самой незащищенной является простая электронная подпись. Поскольку простая ЭП не содержит криптографические механизмы, алгоритмы и представляет собой, например, пару логин-пароль или SMS-код, то пользоваться ею довольно просто.

Гораздо больше вопросов вызывает использование , так как оно сопряжено с различными технологическими нюансами. Поскольку в основе усиленной ЭП лежат криптографические механизмы, то для того, чтобы все они работали, необходимы соответствующие инструменты: ПО, правильная реализация в информационной системе и др.

Все технологические вопросы, касающиеся использования ЭП, можно разделить на несколько базовых блоков:

1. Как начать работать с ЭП. Что нужно сделать, чтобы на рабочем месте можно было пользоваться усиленной ЭП?
2. Как работать с ЭП в электронных документах. Как создать ЭП для документа? С помощью каких инструментов это сделать? Как потом обработать результат?
3. Как работать с ЭП внутри различных информационных систем (информационных систем с веб-доступом, информационных систем в виде настольных приложений, которые устанавливаются на рабочее место пользователя)?

Рассмотрим подробнее каждый блок задач.

Как начать работать с электронной подписью

Для начала нужно разобраться, какие инструменты потребуются владельцу усиленной ЭП (будем рассматривать усиленную ЭП, основанную на российских криптоалгоритмах по ГОСТу, как наиболее актуальную с точки зрения массового использования) .

Инструмент №1 — криптопровайдер

Это специальное ПО, реализующее все криптографические алгоритмы. Оно дает инструментарий для их использования: чтобы создавать ЭП, проверять ее, зашифровывать и расшифровывать информацию. Одни из самых известных криптопровайдеров — КриптоПро CSP и ViPNet CSP.

Инструмент №2 — сертификат ЭП и закрытый ключ к нему

Эти элементы можно получить в удостоверяющем центре (УЦ). Они хранятся на защищенном носителе, который внешне выглядит как флеш-накопитель, но на самом деле является специализированным электронным устройством, обеспечивающим безопасное хранение закрытого ключа пользователя и сертификата ЭП. Этот носитель называется токеном. При осуществлении криптографических операций криптопровайдер обращается к защищенному носителю для получения доступа к закрытому ключу ЭП.

Токены на российском рынке выпускают различные производители. Флагманами считаются Рутокен (компания «Актив»), JaСarta (компания «Аладдин Р.Д.»).

Инструмент №3 — настроенное рабочее место

Основной вопрос касается установки корневых сертификатов УЦ, выдавшего сертификат ЭП. При работе с квалифицированными сертификатами ЭП настройка корневых сертификатов часто связана с дополнительной задачей — установкой кросс-сертификатов Минкомсвязи. Такие сертификаты позволяют удостовериться в том, что УЦ действительно аккредитован, так как в требованиях к квалифицированной ЭП указано, что она обязательно должна быть выдана аккредитованным УЦ.

Следующий блок задач касается правильной настройки браузера. При работе с площадками и системами с веб-доступом необходимо настроить браузер таким образом, чтобы он позволял осуществлять все необходимые операции. Если мы попробуем начать работу с браузером, настроенным по умолчанию, то работа с ЭП будет недоступна из-за политик безопасности операционной системы.

Также часто требуется установка дополнительных надстроек или плагинов для браузера.

Наличие трех основных инструментов — криптопровайдера, закрытого ключа и сертификата ЭП и правильно настроенного рабочего места — обеспечивает корректную работу в 99% случаев. Компания СКБ Контур создала для автоматической настройки рабочего места клиента. Чтобы осуществить настройку, достаточно зайти по адресу sertum.ru, выбрать нужный тип информационной системы, с которой планируется работать, и дождаться окончания работы веб-диска.

Как работать с ЭП в электронных документах

Порядок подписания будет отличаться в зависимости от типа электронного документа, с которым мы работаем. В целом можно выделить два вида документов:

1. Электронные документы специализированного формата, которые позволяют встроить ЭП внутрь самого документа (документы Microsoft Word, PDF).

Чтобы встроить ЭП внутрь файла, иногда нужны дополнительные настройки, но часто достаточно обычной версии программы. В случае с Microsoft Word многое зависит от версии продукта: в версии до 2007 года включительно ЭП в документе можно создавать без дополнительных надстроек, для более поздних версий понадобится специальный плагин — КриптоПро Office Signature. можно найти на сайте УЦ СКБ Контур.

Для подписания PDF-файлов можно использовать программу Adobe Acrobat. При помощи данного функционала можно встраивать ЭП внутрь документа. Проверка созданной таким образом ЭП осуществляется также при помощи программ Adobe Reader и Adobe Acrobat.

2. Неформализованные электронные документы, не обладающие дополнительным инструментарием для встраивания ЭП.

Для электронного документа можно создать ЭП без встраивания в сам документ. Такая подпись будет называться отсоединенной и представлять собой отдельный электронный документ. Таким способом можно подписывать любые электронные документы, в том числе и в форматах Word и PDF.

Набор инструментов для реализации таких возможностей в целом не ограничивается каким-то одним решением. Существуют отдельные программы, которые устанавливаются на рабочее место и позволяют создавать и проверять ЭП, например, КриптоАРМ. Есть веб-решения, с помощью которых можно прямо в браузере создать ЭП, загрузив документ в форму на сайте, присоединив свой токен с закрытым ключом. На выходе вы получите отсоединенную ЭП. Такие возможности предоставляет сервис .

Каким требованиям должно соответствовать рабочее место, чтобы с него можно было работать с ЭП? С критериями можно ознакомиться по .

Проверка электронной подписи

Чтобы проверить ЭП в документах Microsoft Word и PDF, можно воспользоваться штатной программой, открыть в ней документ и посмотреть, корректна ЭП или нет.

Второй способ более универсальный — воспользоваться отдельным инструментарием для работы с ЭП — КриптоАРМ или . Нужно загрузить в программу электронный документ с ЭП, сертификат, при помощи которого создавалась ЭП, и осуществить проверку. Данные утилиты в соответствии с алгоритмом проверки ЭП осуществят все необходимые действия. Во-первых, инструментарий позволяет убедиться в том, что сертификат, при помощи которого создавалась ЭП, действующий. Во-вторых, можно удостовериться в том, что сертификат выпущен УЦ, которому мы доверяем. В-третьих, можно получить подтверждение, что ЭП действительно соответствует тому электронному документу, который загрузили.

Как работать с ЭП внутри различных информационных систем

Информационные системы могут представлять собой веб-сервис или настольное приложение. Поскольку каждое настольное решение имеет свои особенности реализации и правила настройки для работы с ЭП, разбирать общие сценарии не имеет смысла. Остановимся на более унифицированных веб-решениях.

Чтобы получить возможность работать с ЭП в электронной облачной системе, нужно правильно настроить браузер. В данном случае потребуется установка плагинов, дополнительных настроек, которые помогают работать с ЭП. Например, на электронной торговой площадке «Сбербанк-АСТ» используется штатный плагин от Microsoft — Capicom. На портале госуслуг устанавливается свой плагин, работающий во всех браузерах и осуществляющий работу с ЭП.

Работа с ЭП на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Интерфейсы могут быть разные, но базовые сценарии сходны — это загрузка или создание документа и последующее его подписание ЭП. Веб-портал использует плагин, который совершает необходимые операции по созданию или проверке ЭП, и результат работы попадает на серверы информационной системы.

Чтобы начать работать на электронной торговой площадке, пользователю необходимо пройти аккредитацию и приложить копии требуемых документов, подписанных ЭП. В дальнейшем, участвуя в электронных торгах, все действия подтверждаются при помощи ЭП, и эта информация в юридически значимом виде сохраняется на серверах электронной торговой площадки.

Часто в процессе работы c веб-ориентированными информационными системами у пользователей возникают вопросы: почему мой сертификат не принимается системой? как проверить подлинность сертификата? Ответы на первый вопрос могут быть разными, но основных, как правило, три:

1. Сертификат не подходит для работы в данной информационной системе.
2. Недействительность сертификата (сертификат выпущен недоверенным УЦ, сертификат отозван, срок действия сертификата истек).
3. Различные технические проблемы, которые могут зависеть как от площадки, так и от пользователя (например, неправильно настроено рабочее место).

Почему иногда сертификат не проходит проверку подлинности на портале госуслуг?

При проверке сертификата на портале госуслуг проверяются его действительность и квалифицированность. Портал госуслуг в соответствии с и с , проверяет все поля сертификата, их наполнение и соответствие данным правилам. Если обнаружено какое-то нарушение, например, в сертификате нет СНИЛС, то портал госуслуг укажет на то, что данный сертификат не является квалифицированным. После «мониторинга» структуры портал анализирует, выдан ли сертификат аккредитованным УЦ. Для этого используется механизм кросс-сертификатов. Каждый аккредитованный УЦ имеет свой кросс-сертификат, позволяющий доверять аккредитованному УЦ, и портал госуслуг обращает на это внимание. Также проверяется срок действия сертификата и его неотозванность.

Обратите внимание на то, что расширило действие простой ЭП на портале госуслуг. Ранее ее использование ограничивалось выполнением лишь элементарных действий, например, просмотром личного кабинета. Более серьезные операции требовали применения усиленной ЭП. Но, чтобы ее получить, нужно оплатить стоимость флеш-носителя, на котором она выдается в УЦ. Предполагается, что это нововведение позволит сократить расходы заявителей, связанные с выпуском физического носителя сертификата ключа ЭП.

Если резюмировать все описанное выше, можно отметить, что работа с усиленной ЭП имеет некоторый технологический порог вхождения. Для преодоления этого порога можно пользоваться готовыми программными решениями по и началу работы с усиленной ЭП, что существенно облегчает процесс.

Электронная цифровая подпись широко используется в сфере документооборота и равносильна подписи юридического или физического лица. Эта технология позволяет заверять электронные документы и отправлять их через интернет. Цифровая подпись требует обязательной проверки. Как правильно проверить электронную подпись? Какими ресурсами воспользоваться, читайте в статье.

Зачем проверять электронную подпись

При получении любого документа, заверенного электронной цифровой подписью (ЭЦП), надо удостовериться в ее аутентичности. То есть сделать аналог графологической экспертизы. Сама электронная подпись выглядит, как изображение, набор цифр или не имеет визуального воплощения. При этом подпись может располагаться непосредственно в теле документа или во вложенном файле.

Причины для проверки электронной подписи:

• Идентификация подписывающего лица;
• Подтверждение подлинности документа;
• Уверенность в том, что лицо поставило ЭЦП не случайно;
• Использование данных о достоверности ЭЦП в случае отказа лица от подписи;
• Убедиться в том, что у ЭЦП не закончился срок действия.

Важно! ФЗ №63 «Об электронной подписи» заменил другой ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». В новом законе используется понятие «электронная подпись», которое вытесняет старое – ЭЦП. На практике оба определения еще активно функционируют в сфере документооборота

Проверка сертификата

Владелец ЭЦП дополнительно получает сертификат ключа проверки (СКП). Он выдается на электронном или бумажном носителе сотрудниками удостоверяющего центра. Сертификат состоит из закрытого и открытого ключей, основных сведений о владельце. Подтверждение подлинности сертификата дает возможность узнать:

• Личные данные владельца (ФИО);
• Название удостоверяющего центра, который выдал ЭЦП;
• Актуальную информацию о компании (ИНН, адрес, организационно-правовую форму, наименование);
• Срок действия ЭЦП.

Проверка сертификата – дополнительный фактор защиты лица от недобросовестных партнеров. Эта процедура снижает риск стать жертвой одной из мошеннических схем, применяемых в интернете.

Важно! Отправка бухгалтерской отчетности в ИФНС, даже если она пересылается через интернет с помощью ЭЦП, требует потратить изрядное количество времени. Сконцентрироваться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на бумажную работу, поможет сервис Главбух Ассистент. Оцените его преимущества - первый месяц бесплатно

Способы проверки электронной подписи

Чтобы исключить подделку и использование просроченных подписей для физических лиц создали несколько площадок онлайн-проверки ЭЦП. Существует три варианта, позволяющие удостовериться в подлинности подписи:

• специализированное программное обеспечение;
• сторонние веб-сервисы;
• плагины для Word, PDF, Excel.

Вариант первый

Способ оптимально подходит компаниям и физлицам, которые регулярно работают с ЭЦП. Преимущества такого вида идентификации – постоянный доступ функции проверки на компьютере и надежность. Программное обеспечение для проверки ЭЦП разрабатывается удостоверяющими центрами. Пробные версии этих программ находятся в свободном доступе на сайте разработчика. Они имеют функцию проверки квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП. Самым востребованным криптографическим ПО считается:

• КриптоАПМ;
• КриптоПро ЭЦП;
• КриптоЛайн.

Принцип действия программ одинаковый: установка на компьютер - запуск - использование. Если установка ПО прошла успешно, приступают к проверке. Рассмотрим этот процесс на примере КриптоАПМ.

После запуска программы на компьютере отображается окно, в котором надо выбрать файл – проверить подпись.

Программа предложит выбрать файлы или папку, где содержится документация с ЭЦП.

Важно! Благодаря грамотно разработанному функционалу криптографических программ можно подтвердить ЭЦП и сертификат ключа проверки как одного документа, так и нескольких

Когда все файлы добавлены, они появляются в отдельном окне в виде списка. Его следует просмотреть еще раз и нажать «готово».

Время проведения операции зависит от количества и размера загруженных файлов. Через несколько секунд на экране появляется окно с результатами. На этом процесс проверки ЭЦП считается завершенным.

Вариант второй

Популярный способ проверки цифровой подписи - веб-сервисы, работающие в режиме онлайн. Плюсы такого метода заключаются в мобильности, возможности загрузки документов со смартфона. Ресурсы сервиса разрешают проверить любую ЭЦП, выданную сертифицированным удостоверяющим центром.

Первое место по популярности занимает портал госуслуг в старой версии. На сайте проверяются файлы, подписанные квалифицированными сертификатами. Они выдаются только аккредитованными в Минкомсвязи органами. Если ЭЦП недействительна, ее невозможно будет идентифицировать на портале.

Еще один сервис – Контур.Крипто, в функции которого входят проверка, создание, дешифровка и расшифровка документа. Особенность работы этого сервиса – возможность подтвердить ЭЦП только если она представлена отдельным файлом. После проверки выводиться протокол, где отображены данные об ЭЦП. Протокол можно сохранить на любой носитель информации и использовать. Если подпись определяется как не аутентичная, сервис покажет причину.

Алгоритм работы сервиса КриптоПро DSS схож с предыдущими. Отличия – наличие в функционале проверки, как отсоединенной, так и присоединенной подписей, поддержка форматов XML, PDF, Excel, Word.

Вариант третий

Проверка ЭЦП также осуществляется с помощью платных и бесплатных плагинов. Один из них - «КриптоПро Office Signature» работает совместно со средствами криптографической защиты. Перед установкой плагина определяется его соответствие операционной системе компьютера. После установки и выполнения настроек, в документах PDF, Excel, Word становится доступной функция подтверждения подписи.

Проверка ЭЦП в документах формата Excel и Word осуществляется так:

• Открывается документ, где содержится подпись;
• Мышь наводится на значок подписи;
• Щелкается правая кнопка мыши;
• В появившемся меню выбирается и нажимается раздел «Состав подписи».

По факту проверки в документе высветиться сообщение о подлинности или недействительности ЭЦП.

В документах PDF последовательность действий такая же. Разница состоит в названии значка. Она обозначается английским словом Signatures, а для проверки надо выбрать в меню пункт Validate Signature.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во

Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:

Открепленная (отсоединенная) ЭП

— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла.
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи.
— Нет ограничения по формату подписываемых документов.
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s.
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени.
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц.

Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.

Примечание: техническая поддержка СКБ Контур не является разработчиком ПО КриптоАРМ, поэтому консультации по этому продукту не оказывает.

Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП

Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.

Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.

Встроенная ЭП

Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.

Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.

Проверка подписи важна, так как позволяет убедиться в правильности подписи и, соответственно, ее юридической значимости.

Самый простой вариант - воспользоваться одним из специальных онлайн сервисов. Их преимущества - мобильность и доступность: для проверки нужны только браузер и интернет, а документы можно проверить даже со смартфона.

Первый сервис:Портал Госуслуг

Это, наверное, самый популярный сервис. В нем можно проверить файлы как с отсоединенной подписью, так и с присоединенной. Есть возможность проверить отсоединенную подпись по значению хэш-функции.

Особенность проверки на Госуслугах - это то, что сайт проверяет подлинность документов, подписанных исключительно квалифицированными сертификатами. В случаях, когда сертификат подписи выдан неаккредитованным в Минкомсвязи удостоверяющим центром, подпись проверить будет невозможно.

Результат проверки отображается на отдельной странице. Мы можем увидеть общий статус проверки, статус сертфиката подписи, кому, кем и когда он был выдан.

Второй сервис: Контур.Крипто

Контур.Крипто от компании СКБ «Контур» дает возможность, помимо проверки электронной подписи, еще и подписать, зашифровать и расшифровать любой документ.

Все что нужно - это иметь сертификат выданный в УЦ «Контур» либо в любом другом аккредитованном удостоверяющем центре.

Особенность данного сервиса... в нем можно проверить только отсоединенную подпись, и при подписании, тоже будет создана отсоединенная подпись.

В результате проверки создается подробный протокол, который можно при желании скачать.

Третий: КриптоПро DSS

Онлайн сервис проверки электронной подписи, разработан компанией «КРИПТО-ПРО» . Называется КриптоПро DSS.

В нем есть возможность проверки присоединенной и отсоединенной подписи формата CMS, есть поддержка других форматов подписанных данных: а именно, проверка подписи в документах PDF, Word и Excel. И еще можно проверить подпись в XML документах - XMLDsig.

Результат проверки отображается на отдельной странице: информативно и понятно, но его нельзя скачать, только сохранить или распечатать всю страницу.