Как изменить дату проведения в 1с 8.3. Перепроведение документов при закрытии месяца
В предыдущей статье я рассказал вам про типичные ошибки пользователей 1С Бухгалтерии . По крайней мере, про некоторые из них. Данная статья посвящена одной из таких ошибок. Она настолько распространена, что в общем списке её приводить не стоило. Что же это за ошибка?
Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа . Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.
Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.
У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00 .
Приведённая выше картина типична для всех 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?
Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем , то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан ) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке .
Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю ) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать и/или время документа.
Ниже привожу два самых распространённых случая.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Документ вводится "задним числом"
В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.
Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.
Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры .
В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки .
В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы! ), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!
Документ уже записан, но требуется изменить дату
Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную . Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ "встанет куда попало" (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).
Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты .
Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8 . Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!
Подведём итоги
При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.
В процессе работы у пользователей 1С часто возникает множество вопросов: как в 1С поменять время документов, дату, автора, вид и прочие характеристики. Чтобы сделать это не нужно обладать глубокими компьютерными знаниями. Для комфортной работы достаточно запомнить несколько простых команд.
Как изменить время проведения документа?
Такая задача, как поменять местами документы в 1С, часто возникает перед множеством пользователей. Документы в базе следуют один за другим, в зависимости от времени и даты их проведения. Поэтому сделать перестановку объектов возможно только одним способом.
Последовательность объектов в очереди изменится после того, как поменять время документа в 1С 7. Для этого необходимо, чтобы он был непроведенным. Отменить проведение одного или группы документов можно следующим образом:
перейти в меню «Сервис»-«Обработка документов»;
выбрать период и вид документов;
нажать «Отменить проведение документов».
Чтобы поменять время документа, как в 1С 7.7, так и в других версиях программы, нужно выбрать необходимый документ и перейти в меню «Действия»-«Изменить время». После этого откроется окно для указания времени. Выглядит оно так же, как и то, которое появляется при создании нового документа.
Если изменения нужно внести для большого количества объектов, поменять время проведения документов в 1С как можно быстрее, поможет функция «Изменение выделенных элементов». Она предоставляет возможность выделить все нужные документы и изменить их, вместо того, чтобы вносить правки для каждого отдельно. Доступна эта функция в конфигурации 1С: Бухгалтерия 8.
Как поменять дату в документе в 1С?
Иногда пользователю нужно провести документ под другой датой, или же изменить ее, если на компьютере она была установлена неверно. Чтобы это сделать, в первую очередь, так же необходимо изменить статус документа и сделать его непроведенным, так как поменять дату проведенного документа в 1С не получится. После того как статус будет изменен, можно будет поменять и дату. Это можно сделать отдельно для каждого документа или сразу для нескольких. Дату группы документов можно изменить тем же способом, что и время, используя выделение объектов.
Перед тем как поменять дату в документе 1С: Розница, необходимо убедиться, что права пользователя позволяют внести изменения. Для этого в Настройках пользователя нужно поставить галочку возле пункта «Доступность поля «Дата». Если этого не сделать, изменить дату не получится.
Также существует такая функция, как поменять дату запрета документов в 1С. Ее используют в тех случаях, когда нужно запретить пользователям вносить изменения в некоторые документы. Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия:
перейти в меню «Администрирование»-«Поддержка и обслуживание»;
установить галочку возле пункта «Дата запрета изменения» и перейти в раздел его настройки;
выбрать нужную дату.
Номер документа в 1С 8: как поменять?
В 1С каждый документ имеет свой порядковый номер, который присваивается ему автоматически. По умолчанию вносить изменения в номера запрещено, чтобы избежать ошибок и не нарушать последовательность. Но при необходимости это возможно сделать, если знать, как поменять нумерацию документа в 1С.
Для начала нужно активировать возможность редактирования нумерации. Чтобы сделать это необходимо:
открыть раздел «Сервис»-«Служебные»;
перейти в «Настройку стратегии нумерации»;
выбрать документы, которые будут подвергаться изменениям;
разрешить изменения в колонке «Редактирование номера».
Теперь можно переходить непосредственно к тому, как в 1С поменять номер кассового документа. Открыв нужный, необходимо перейти в меню «Действие»-«Редактировать номер», и вручную внести правки. После этого нужно подтвердить изменения после предупреждения программы о возможных последствиях.
Префикс номера прописан в разделе «Организации» и автоматически присваивается всем документам. Чтобы отдельно поменять префикс документа в 1С, нужно ввести его в том же окне «Действие»-«Редактировать номер». Для редактирования префикса справочника нужно выбирать «Действие»-«Редактировать код». Все последующие документы, которые будут создаваться, будут иметь заданный пользователем префикс.
Перед тем как поменять номера кассовых документов в 1С, нужно помнить, что это может привести к сбоям в работе целого предприятия. Такие изменения нужно вносить только при острой необходимости, соблюдая все нормы. Нарушение правильной нумерации и, соответственно, последовательности документов в базе может привести к исчезновению важной информации, ошибкам в составлении бухгалтерских отчетностей и другим неточностям.
Если номера документов все же сбились, существует возможность автоматически поменять нумерацию документов в 1С с помощью «Экспресс-проверки ведения учета». Открыть ее можно в меню «Отчеты»-«Анализ учета». Обнаружив ошибки в номерах, система проверки предлагает автоматически устранить их и восстановить правильную нумерацию. Перед тем как выполнить обработку, рекомендуется сделать копию базы данных, чтобы избежать потери важных сведений.
Как поменять автора документа в 1С?
Иногда пользователям необходимо изменить автора документа. Зачастую такая потребность возникает при приеме на работу новых сотрудников или же увольнениях. Существует несколько способов внести подобные правки.
В зависимости от версии программы, можно поменять исполнителя в документах 1С как с конфигуратором, так и со стандартной обработкой. Гораздо проще сделать это, используя обработку программы. Для этого нужно:
открыть «Сервис»-«Универсальные обработки»-«Групповая обработка документов и справочников»;
выбрать тип документов, нажать «Добавить»;
в новом окне выбрать необходимые документы;
в поле «Действие» выбрать «Изменить исполнителя»;
выбрать пользователя.
Таким способом можно поменять автора документа в 1С 8, для других версий нужно будет использовать конфигуратор. Для каждого документа в общие реквизиты необходимо вписать процедуру «Ввод нового»: «Автор=Имя пользователя()». После этого в журналах документов необходимо выполнить: «Вставить»-«Графы»-«Автор».
Изменить другие характеристики документов в 1С
Можно в 1С поменять вид документа как реализации, так и другой бухгалтерской документации. Для этого нужно кликнуть на документ в списке реализаций и выбрать пункт «Изменить вид операции». В появившемся окне требуется сделать необходимые изменения и сохранить их.
С помощью конфигуратора можно поменять представление документа в 1С. Чтобы сделать это, нужно:
открыть окно «Конфигурация»;
выбрать нужный объект;
перейти в меню «Реквизиты»-«Формы»;
отредактировать представление и сохранить.
Стандартная «Групповая обработка документов и справочников» поможет решить и такую проблему, как поменять валюту документа в 1С. Она отбирает документацию с другой валютой, заменяет ее и снова проводит документы. Обработка считает неверной ту валюту, которая не является валютой регламентированного учета.
Часто пользователи попадают в ситуации, когда нужно изменить печатную форму документов. Если нужно поменять в 1С печатный документ, сначала стоит убедиться, что редактирование разрешено. Внести изменения можно будет только в том случае, когда кнопка «Только просмотр» на верхней панели будет неактивной. После этого, открывая разделы «Таблица»-«Вид»-«Редактирование», пользователь сможет вносить правки и поменять текст в документе в 1С 8.
Ответы на вопросы по 1С
Специалисты компании «Сетби» предоставляют полный пакет услуг для внедрения, настройки и программирования продуктов 1С. Мы берем под контроль все аспекты технической поддержки вашего предприятия. Если вы уже начали работать с 1С и хотите узнать, как поменять документы в 1С, обращайтесь к нам, мы поможем разобраться во всех нюансах работы. Оставьте свои контакты на нашем сайте, и менеджеры свяжутся с вами для согласования деталей сотрудничества.
Важной особенностью 1С Бухгалтерииявляется дата и время проведения документов в 1С, особенно для начинающих работать на Платформе 8.
Всегда нужно помнить, что документы в 1С Бухгалтерии 8 (также как во всех программах 1С 8-ки) содержат дату и время документа с точностью до секунды. Дата и время документа называется моментом времени документа и однозначно определяют положение документа на оси времени.
Из этого очевидного факта следует, что никак не возможно провести расходный документ в 1 С раньше чем был проведен приход по списываемой позиции. То есть, хронология приходных и расходных документов имеет четкую логику с точностью до секунды!
Тем не менее, часто возникают вопросы с проведением расхода номенклатуры: есть остатки номенклатуры по оборотно-сальдовой ведомости на складе, а документ расхода никак не проводится как раз потому, что дата, а скорее всего время документа расхода получается раньше прихода. А на время проведения документов в 1C как раз и не обращают внимания.
Изменить дату и время проведения документа нетрудно. Для этого нужно внести изменения в соответствующее поле ввода. За исключением тех случаев, когда программа сама определяет время проведения операций. На картинке внизу можно посмотреть (кликабельно).
Важно: если 1С не списывает номенклатуру, которая заведомо есть в остатке, то первым делом необходимо проверить точные даты проведения документов прихода и расхода и выполнить хронологическую настройку последовательности операций.
Именно по этой причине все регламентные документы в 1 С 8 (например, «Закрытие месяца») проводятся последней секундой последнего числа месяца (например: 31.01.2013 23:23:59), а первичные документы наоборот никак нельзя проводить этим моментом времени.
Дата проведения документа в 1С Бухгалтерии 8
Как определить дату проведения документов 1С?
Как правило, дата проведения документов 1С совпадает с моментом времени самого документа, который вводится в поле документа «Дата» и содержит дату и время.
Но в общем случае, программа 1С не всегда проводит документ имено тем моментом времени, который установлен в поле дата. В качестве примера можно посмотреть документ «Начисление налогов (взносов) с ФОТ», который используется при . Он не имеет поля «дата» для ввода даты проведения, а в форме документа присутствует только поле выбора месяца расчета зарплаты.
Чтобы определить дату проведения документа, нужно открыть движения объекта кнопкой «Результат движения документа» в панели инструментов и посмотреть движения по регистру бухгалтерии. В поле «Период» регистра бухгалтерии выводится полная дата проведения документа (его момент времени). Эта дата проводки и будет учитываться при формировании всех отчетов, а не поле дата документа.
Если к примеру посмотреть документ «Начисление налогов (взносов) с ФОТ» то видно, что его момент проведения — это последняя дата, час и секунда расчетного месяца, а сама дата проведения формируется программно.
Кроме того, не следует путать дату проведения (формирования проводок) и дату ввода (создания или редактирования) объекта. Дату проведения можно узнать в соответствующем регистре движений и она всегда используется в отчетах. А дату фактического создания или редактирования любого объекта 1C можно определить только по журналу регистрации.
Любой пользователь программы должен быть способным установить время в 1С. Неверные дата и время, проставленные в документе, способны нарушить всю логику документооборота компании, что обязательно приведет к большим проблемам и при составлении отчетности, и при проверке.
Работа со временем в 1С
Дата и время являются важнейшими характеристиками любого вида документов в 1С: Предприятие. Именно на основании этих параметров выстаивается последовательность проведения всех операций. Учитывая взаимозависимость бизнес-процессов, некоторые документы нельзя создать без предварительной записи и проведения других. Вся логика документооборота предприятия основана на значении временных параметров отдельных документов. Они позволяют проследить порядок движения и баланс ресурсов в каждый конкретный временной период.
1С по умолчанию использует системное время, то есть данные машины, на которой она установлена. Это значит, что если при создании нового документа вы не указываете в специальном поле значение, то оно, как и дата, проставляется автоматически. В результате вы получаете документ с датой, соответствующей дате компьютера. Чаще всего за один день пользователь бухгалтерской программы создает много документов. В этом случае каждый последующий документ отправляется в конец списка документов, созданных в этот конкретный день. Обратите внимание, что для регламентных документов 1С проставляет значение 23:23:59, то есть переносит их на конец дня. Для 1С текущее время - это настройка по умолчанию.
Возможные проблемы
В такой ситуации наиболее очевидной проблемой является неправильное время на самом компьютере. Устранить ее можно, если настроить ПК на автоматическую синхронизацию с интернетом. Обратите внимание на настройку вашего часового пояса - должно совпадать не только время, но и город. Если вашего населенного пункта нет в настройках, то выбирайте часовой пояс, где указан любой ближайший к вам крупный город вашей страны. Это предупредит путаницу при автоматическом переходе на летнее или зимнее время - не все страны его осуществляют.
Есть еще один проблемный момент - поведенческий. Если пользователь занимается бухгалтерией постоянно, он привыкает к автоматической установке времени. То есть при создании нового документа пользователь начинает доверять системе и полностью игнорирует заполнение соответствующего поля. Это не может не приводить к ошибкам, ведь достаточно часто возникает необходимость создать новый документ "задним числом". Например, чтобы заменить в базе ошибочный документ или восстановить ненароком удаленный - ситуации могут быть разными.
Устанавливаем дату и время в 1С
Когда необходимо создать новый документ не с текущей датой, можно просто вручную заполнить соответствующее поле. Оно находится сразу под главным меню формы и справа от поля с номером. Ручные настройки помогут и при необходимости изменения даты в уже записанных и проведенных документах. Но если вам предстоит создать целую серию новых документов и все "задним числом", то удобнее будет настроить автоматическое проставление нужной даты. Для примера рассмотрим способы настройки в конфигурации Бухгалтерия 8:
В главном меню нажмите на «Сервис»;
Выберите пункт «Параметры»;
В открывшейся форме снимите галочку с опции по умолчанию «Использовать текущее время компьютера» и задайте нужную дату.
Откройте раздел «Администрирование»;
На «Панели действий» перейдите в «Персональные настройки»;
Поставьте переключатель на «Другую дату» и настройте время.
В версии 8.2:
В версии 8.3:
После окончания работы обязательно верните настройки к прежним значениям.
При возникновении ошибок или затруднений с настройками в новых или существующих документах, обращайтесь за помощью к нашим специалистам. Мы поможем навести порядок в настройках, и ваша документальная база будет безукоризненно логичной и полной.
