Справочная информация для предпринимателя: спецификация к договору поставки. Спецификации на поставку товара: образец Что такое спецификация к договору
Договор о поставке товаров – является одним из главных юридических соглашений между двумя предприятиями . При заключении сделки составляются дополнительные соглашения, которые являются неотъемлемой частью договора. Одно из таких приложений – спецификации на поставку товарно-материальных ценностей. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое спецификация к договору поставки ТМЦ и её предназначение.
Письменным приложением к договору поставки, составляемым для определения качественных и количественных характеристик поставляемого товара, является спецификация к договоруПредназначение спецификаций
В том случае, когда заключается сделка, подразумевающая поставку товарно-материальных ценностей от производителя к заказчику (самостоятельно или при помощи посредников), между сторонами заключается договор. Так как список товаров и их описание занимает много места, создается дополнительное приложение, которое прикрепляется к договору. Это приложение является неотъемлемой его частью, и обладает той же юридической силой. Приложение в виде спецификации на поставку ТМЦ, заполняется по определенной форме. Она используется в таких договорах, как:
- подряд;
- оказание услуг на основе финансового вознаграждения;
- других видов сделок.
Согласно установленным законом правилам, подобные документы используются в качестве приложений к любым договорам. Они могут заполняться как во время заключения договора, так и после того, как стороны подпишут соглашение. Для того чтобы документ получил юридическую силу, необходимо в заполненных бумагах сделать отметку, где указывается принадлежность к конкретному договору. Отсутствие подобных отметок, может стать причиной потери юридической силы документа. Это означает, что в случае судебных разбирательств, подобные приложения рассматриваться не будут.
В спецификациях на поставку ТМП приводится список передаваемых товаров. К категории товарно-материальных ценностей относятся различные механизмы, производственное сырье и расходные материалы, оборудование, а также другие категории ценностей . В некоторых случаях, в этом документе фиксируется схема оплаты. Здесь указывается промежуток времени, за которое необходимо оплатить полную или частичную стоимость ТМЦ, этапы поставки и стоимость единицы товара.
Бланки, использующиеся в 2018 году
На сегодняшний день, четкий регламент заполнения данного документа отсутствует. Этот нюанс дает право каждому предприятию разработать собственную форму, которая в дальнейшем будет использоваться в качестве первичной документации. Однако, к заполненным бумагам имеется ряд определенных требований, касающихся отражаемой информации.
Поскольку унифицированная форма спецификации действующим законодательством не предусмотрена, стороны составляют ее в произвольной форме
В первую очередь необходимо указать номер приложения данного документа. Далее приводится ссылка на договор, его наименование, а также дату заключения сделки. Для удобства оформления бланка, перечисление товаров можно осуществлять в виде таблицы. Готовая таблица должна содержать в себе столбцы с порядковым номером, названием и количеством товара, а также единицами измерения . Важно обратить внимание на то, что в большинстве случаев в качестве единицы измерения используется штука, однако допускается использование объемных или весовых единиц. В отдельном столбце указывается стоимость одной единицы ТМЦ, а в конце таблицы приводится общая стоимость. Помимо всего вышеперечисленного, заполненная таблица должна содержать в себе сведения о НДС.
После таблицы с перечнем товаров, указываются условия оплаты поставки. В качестве примера рассмотрим ситуацию, где половина стоимости ТМЦ, переводится в виде авансового платежа. Произвести такую оплату необходимо в течение шести рабочих дней с момента подачи счета. Вторую половину указанной суммы необходимо выплатить в течение четырнадцати дней с момента авансового платежа.
Обязательным условием заполнения спецификации является указание наименования предприятий, данных об ответственных лицах и даты заключения сделки. Помимо рукописных подписей, допускается использование цифровых копий, в том случае, когда предприятие использует подобные технологии. При использовании цифровых подписей, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.
Важно обратить внимание, что спецификации с факсимильными подписями не имеют юридической силы.
Наличие печати на заполненном документе не является обязательным требованием . Необходимость штампования возникает только в том случае, когда одна из сторон использует данный метод при ведении внутренней документации. Ниже представлен образец спецификации на поставку товара, который наглядно демонстрирует, как выглядит данное приложение:
«Приложение №__
к Договору №_____
от «__» _________ 201_г.
Товары | Количество | Единицы измерения | Цена за единицу (в рублях) | Стоимость (в рублях) | |
1. | |||||
2. | |||||
3. | |||||
4. | |||||
5. | |||||
Итого: _________________ рублей | |||||
В т.ч НДС 18% ___________ рублей |
Условия оплаты: оплата проводится в несколько этапов.
Первый этап:
Выплата аванса в размере ____% от стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 5 (пяти) банковских дней с момента выставления счета Исполнителем;
Второй этап:
Оплата ____% стоимости товаров, согласно Спецификации, производится Заказчиком в течение 5 (пяти) банковских дней, с момента получения уведомления от Исполнителя о наличии на складе Исполнителя и готовности к отгрузке товарно-материальных ценностей.
Срок выполнения поставки составляет не более __ недель со дня зачисления финансовых средств по авансовому платежу на расчетный счет Исполнителя.
Продавец: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»
__________/__________/
Покупатель: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»
__________/__________/
Спецификация к договору поставки образец, заполненный:
«Приложение №7
к Договору №31
Спецификация на поставку товарно-материальных ценностей
Товары | Количество | Единицы измерения | Цена за единицу (в рублях) | Стоимость (в рублях) | |
1. | Кресла | 5 | штука | 500,00 | 2500,00 |
2. | Стулья | 5 | штука | 200,00 | 1000,00 |
3. | Столы | 5 | штука | 1500,00 | 7500,00 |
4. | Диваны | 2 | штука | 3000,00 | 6000,00 |
Итого:17 000,00 (семнадцать тысяч, 00 копеек) рублей | |||||
В т. ч. НДС 18%: 3 060,00 (три тысячи шестьдесят рублей, 00 копеек) рублей |
По условиям договора, оплата производится в два этапа.
Сначала производится авансовый перевод в размере 25% от общей стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней со дня выставления счета Исполнителем. На втором этапе, после получения Заказчиком уведомления о наличии на складе Исполнителя необходимой продукции, оплачивается оставшаяся сумма, согласно данной Спецификации – также в течение 7 (семи) рабочих дней.
Срок выполнения поставки составляет не более 2 (двух) недель с момента зачисления первого перевода на расчетный счет Исполнителя.
Исполнитель: Генеральный Директор ИП «МебельВДом»
Алексеев Алексеев Д.А.
Заказчик: Генеральный Директор ЗАО «ВашБизнес»
Морозов Морозов П.Л.»
Следует обратить внимание на то, что каждое предприятие наделено правом выбора количества спецификаций, а также составлением образцов их оформления. Допускается создание как одного длинного перечня товарно-материальных ценностей, так и нескольких таблиц, разбитых по категориям товаров. В задачу составляющего входит указание на страницах договора количества спецификаций с фиксацией порядкового номера приложений.
Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки
Ответственность за заполнение
Разобравшись с вопросом для чего нужна спецификация, давайте рассмотрим, на ком лежат обязанности за составление подобной документации. По установленным законом правилам, данный документ должен составляться исполнителем. В момент заключения сделки, готовый бланк передается заказчику для изучения. Допускается передача подобных документов после подписания договора. В большинстве случаев, исполнителем используются типовые бланки, в которые добавляются необходимые позиции.
В крупных организациях, занимающихся производством различных товаров, ответственность за разработку спецификации возлагается на руководителя отдела менеджмента. При отсутствии данной структуры в условиях предприятия, допускается составление бумаг лицом, обладающим необходимыми должностными полномочиями. Согласно текущему законопроекту, данные полномочия могут быть возложены на любого сотрудника. Единственным требованием является – наличие необходимых знаний для составления первичной документации.
Правила составления и пересылки
При разработке бланка спецификации необходимо учитывать несколько особенностей этого вида документа, который имеет первостепенную важность . Свободная форма заполнения подразумевает использования фирменных бланков для печати документа. Допускается использование электронных копий приложений в сочетании с бумажными.
Важно обратить внимание, что электронные версии должны быть заверены электронной подписью руководителей предприятий.
Документ изготовляется в количестве двух копий, одна из которых остается у исполнителя, а вторая передается заказчику . Заполненный бланк не должен содержать в себе помарки или исправления, но допускается дополнение готовых бумаг. В случае с необходимостью исправления, спецификация расторгается, после чего заполняется новый бланк. Также следует обратить внимание на условия хранения первичной документации. Согласно установленным правилам, данный документ должен быть прикреплен к договору. Действие приложения – до момента выполнения условий, оговоренных на страницах договора.
Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению
Передать заполненные бумаги, можно воспользовавшись одним из четырех нижеперечисленных вариантов:
- Личная передача заказчику в лице директора организации или через секретариат;
- С помощью электронной почты (необходимо наличие цифровой подписи);
- При помощи Почты России (многие эксперты рекомендуют использовать заказные письма с уведомлением о получении);
- С помощью курьерской службы, работающей по принципу «доставка прямо в руки».
Важно обратить внимание, что в приведенном выше списке отсутствует вариант передачи документов с помощью факса. На сегодняшний день, данный вид техники признан устаревшим. Помимо этого, при подобной передаче приложений, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.
В том случае, когда компания исполнителя осуществляет поставку товарно-материальных ценностей на постоянной основе, необходимо разработать единый образец данного бланка, который будет использоваться в дальнейших сделках.
Решение конфликтов через суд
Основываясь на данных судебной практики, можно выявить важные правовые условия применения спецификаций. Несмотря на свободную форму составления и отсутствие регламента, существуют определенные правила на отображение ключевых сведений . Каждая спецификация должна содержать в себе информацию о точной стоимости товара, их количестве, а также общей сумме. Важно обратить внимание на то, что налог на добавленную стоимость указывается в отдельной графе.
Необходимость указания информации о выбранной схеме оплаты отсутствует. Однако выбранная схема не должна противоречить тем условиям, что были указаны в договоре. В некоторых ситуациях, возникает необходимость в заключение дополнительных соглашений, где рассматриваются условия оплаты. Также отсутствует необходимость в перечислении технических характеристик товарно-материальных ценностей, сведений об изготовителе и других параметров.
В случае с претензиями со стороны налоговой службы о несоответствии информации о товарно-материальных ценностях, в приложении к договору сведениям, приведенным в счет-фактуре, действия проверяющей инстанции считаются необоснованными. Это можно объяснить тем, что каждое предприятие имеет право решать самостоятельно, о том какие данные указывать в приложении. С точки зрения теории, данный документ является одним из средств юридической защиты, каждой из сторон. Так как договор, заключенный между заказчиком и исполнителем, имеет собственную юридическую силу, отсутствие спецификаций не снимает с каждой из сторон необходимость выполнения тех условий, на которых была заключена сделка.
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком
В случае претензий со стороны проверяющих органов, стороны могут использовать в качестве доказательств своей правоты:
- Договор, где четко прописываются наименования и реквизиты обеих организаций, порядок поставки товарно-материальных ценностей и условия выплат. Также в некоторых договорах прописывается процесс урегулирования конфликтов.
- Спецификации, имеющие уточняющую информацию о товарно-материальных ценностях, признаются действующими только при наличии самого договора. В заполненном документе в обязательном порядке должна иметься ссылка на договор.
При отсутствии самостоятельно изготовленной формы приложения, можно с нашего сайта.
Вконтакте
Между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.
Что такое спецификация к договору поставки?
С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.
Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.
Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.
Что характерно для спецификации:
Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).
Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.
Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.
Указание итоговой суммы с НДС и без него.
Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.
За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.
Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?
Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.
Правовое регулирование
Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.
Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.
Как составить спецификацию
При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.
Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию:
наименование продукции;
количество товаров;
единица измерения;
тип упаковки;
масса (можно указать нетто и брутто);
цена за единицу;
стоимость.
В самом документе следует прописать:
наименование документа;
наименование и реквизиты контрагентов;
Ф.И.О. руководящих лиц и их подписи.
Документ надо заверить печатями (при наличии). Один экземпляр спецификации направляют в бухгалтерию поставщика, а второй экземпляр остается у организации-покупателя.
Правила по оформлению документа
Спецификация составляется на отдельном листе.
Участники сделки должны утвердить документ до момента получения товаров.
Наличие подписей обеих сторон в спецификации является важным условием, в ином случае она будет считаться недействительной.
Номенклатурное наименование товара и его технические параметры следует указывать точно и как можно подробнее.
Если название организаций или товаров содержит буквы латинского алфавита – их переносят в спецификацию в оригинальном виде. Переводить названия на русский язык нельзя.
Спецификация является одним из приложений к договору, где стороны уточняют, конкретизируют его существенные условия. Так, спецификация к договору оказания услуг прописывает детально необходимые действия исполнителя, формулирует критерии оценки качества услуги, уточняет этапы, сроки, место предоставления услуг и стоимость каждого этапа.
В каких случаях спецификация необходима?
Спецификация делает текст договора более коротким, ясным и отражающим ключевые моменты. Позволяет вынести в неотъемлемое приложение и согласовать подробные технические характеристики услуги, конкретизировать цену каждой позиции и показать, каким образом формируется общая сумма договора и в какие сроки следует передать выполненный заказ.
Особенно нужна спецификация к договору оказания услуг в следующих случаях:
- Предмет сделки неоднороден по количеству, стоимости, качеству, срокам поставки или исполнения. К отдельным позициям заказчик или покупатель предъявляет особые требования и условия.
- Чёткое и конкретное описание услуги, указание количественных, качественных и стоимостных характеристик действий исполнителя снижает риск спорной ситуации между сторонами, обеспечивает действительность договора.
- Исполнение обязательств по каждой позиции разнесено во времени или в пространстве.
- Например, в одной из спецификаций для договора на оказание транспортных услуг оговорено, что транспортная компания везёт первый груз до склада получателя, а в другой спецификации к тому же договору заказчик забирает посылку сам на терминале перевозчика.
- При смешанных видах договоров. Например, когда договор оказания услуг содержит элементы договора поставки. Со спецификацией проще разграничить требования к каждой группе условий.
- Соглашение предполагает выдачу исполнителю или поставщику более одного заказа в период действия договора. В этом случае каждый заказ оформляется отдельной спецификацией в рамках условий одного договора. Такая ситуация характерна для договоров оказания транспортных услуг (образец приведен в конце статьи).
- В момент подписания договора нет возможности однозначно и подробно составить исчерпывающее описание услуги или отдельных её действий, этапов. Например, при разработке пакета конкурсной документации.
Активно применяются спецификации в качестве приложения к агентским договорам, когда посредник действует по поручению и за счёт другой стороны. При этом оказание услуг осуществляет агент, выступая в переговорах и сделках либо от своего, либо от имени принципала, что однозначно указывается в договоре агентирования вместе со схемой оплаты вознаграждения.
Таким образом, стороны в договоре описывают укрупненно предмет сотрудничества, общие принципы и подходы к формированию суммы договора и срокам исполнения обязательств. При этом детали и условия каждой отдельной транзакции «заказ — исполнение» подписывается в виде спецификации к договору возмездного оказания услуг (см. образец в конце статьи).
Когда можно обойтись без спецификации?
Прикладывать к договору спецификацию нет необходимости, если:
- Предмет и все важные условия сделки однозначно и кратко можно прописать в самом договоре.
- Цикл согласования и подписания нового договора у каждого из контрагентов короткий и он устраивает стороны.
- Контрагенты согласились и указали в договоре, что наименование услуги, её объем и стоимость определяется по товарным накладным, счетам, актам оказанных услуг и другим подобным документам. В этом случае важно указывать номер и дату договора в качестве основания в сопроводительных документах.
- Все особенности заказа прописываются в техническом задании, которое прилагается к договору как его неотъемлемая часть и подписывается сторонами.
Несмотря на то, что единая унифицированная форма спецификации к договору оказания услуг законом не установлена, в деловом обороте приняты определенные стандартные требования к её реквизитам и содержанию, с учетом практики разработаны рекомендуемые формы.
- В заголовке документа обозначают название — «спецификация», — дают ссылку на договор с указанием его даты и номера.
- Обязательно указывают день подписания спецификации. Если предполагается, что спецификаций будет больше одной, вводят их порядковую нумерацию.
- Место подписания приводят с целью, чтобы не было разночтений в применяемом праве, подсудности и подобных вопросах.
- В тексте спецификации желательно ещё раз называть договор, к которому относится спецификация, и прописать его предмет. Такое повторение позволяет в случае спорных ситуаций и опечаток более точно идентифицировать, условия какого договора распространяются на конкретную спецификацию.
- Подписывают документ лица, которым делегировано это право доверенностью или другим основанием. Некоторые организации в тексте договора прямо указывают, должность лица, которому поручено подписывать спецификации.
- Основное содержание спецификации, то есть информация об услуге и всех требованиях и детальных условиях, подаётся в повествовательной или табличной форме.
- Если условия конкретной спецификации действуют ограниченное время, следует отметить данный момент и указать, какие условия вступают в силу после такого момента.
- Завершают документ указанием полных реквизитов сторон и подписей уполномоченных должностных лиц.
Спецификация к договору оказания услуг подписывается теми же сторонами, что и сам договор. На подобные опечатки следует обратить внимание, если хозяйственная деятельность оформлена через нескольких юридических лиц со схожими наименованиями.
Договором можно предусмотреть, что стороны признают спецификации, подписанные и переданные друг другу по факсу или электронной почте. В этом случае в самом договоре необходимо указать соответствующие номера телефонов и адреса электронной почты сторон.
11.5.1 Спецификация составляется на каждый сборочный чертеж в соответствии с ГОСТ 2.108-68«ЕСКД. Спецификация».
11.5.2 Спецификацию выполняют на отдельных листах формата А4 и размещают в конце ПЗ в приложениях (после основных приложений). В содержании спецификации не указываются, а записываются в ведомость проекта.
Спецификации имеют собственную нумерацию листов. Код спецификации – СП. При наличии места на чертеже сборочной единицы, выполненном на листе формата А1, спецификацию допускается размещать над основной надписью чертежа.
11.5.3 В спецификацию вносят составные части изделия, а также конструкторские документы, относящиеся к нему. Спецификация в общем виде состоит из разделов, которые располагают в следующей последовательности:
Документация;
Комплексы;
Сборочные единицы;
Стандартные изделия;
Прочие изделия;
Материалы;
Комплекты.
11.5.4 В графе "Формат" указывают форматы документов, обозначения которых записывают в графе "Обозначения". Если документ выполнен на нескольких листах, то в графе проставляют "звездочку", а в графе "Примечание" перечисляют все форматы. Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в графе указывают "БЧ" (без чертежа);
11.5.5 В графе "Зона" указывают обозначение зоны, в которой находится записываема составная часть (при разбивке поля чертежа на зоны по ГОСТ 2.104).
11.5.6 В графе "Поз." указывают порядковые номера составных частей, входящих в изделие. Для раздела "Документация" графу не заполняют.
11.5.7 В графе "Обозначение" указывают:
В разделе "Документация" - обозначения записываемых документов по ГОСТ 2.201-80;
В разделах "Сборочные единицы" и "Детали" - обозначения основных конструкторских документов на записываемые в эти разделы изделия;
В разделах "Стандартные изделия", "Прочие материалы" и "Материалы" графу не заполняют;
11.5.8 в графе "Наименование" записывают следующие данные.
В разделе "Документация" - сначала документы на специфицируемые изделия, а затем документы на неспецифицируемые составные части.
В разделах "Сборочные единицы" и "Детали" - наименования изделий, непосредственно входящих в специфицируемое изделие. В наименованиях, состоящих из нескольких слов, на первом месте помещают имя существительное, например: "Колесо зубчатое".
В разделе "Стандартные изделия" - наименования и обозначение изделий в соответствии со стандартом на эти изделия.
В разделе "Прочие изделия" записывают изделия и условные обозначения изделий в соответствии с документами на их поставку.
В разделе "Материалы" - обозначение материалов, установленные в стандартах или ТУ на эти материалы.
Наименование каждого раздела записывают в виде заголовка "Наименование" и подчеркивают.
11.5.9 В графе "Кол." указывают количество составных частей на одно специфицируемое изделие; в разделе "Материалы" – общее количество материалов на одно изделия с указанием единиц физической величины;
11.5.10 В графе "Примечание" указывают дополнительные сведения, относящиеся к записанным в спецификации изделиям, материалам и документам.
Рисунок 3 – Размеры таблицы спецификации