Порядок ознакомления с локальными нормативными актами. С какими локальными актами необходимо ознакомить сотрудника? Ознакомление работника с локальными нормативными актами
Трудовым законодательством установлена обязанность ознакомления вновь поступающих на работу сотрудников с локальными актами, которые действуют в данной организации.
Каким способом осуществлять данную процедуру, в какой форме и в какие сроки - изложим ниже.
Способы ознакомления
Каждый сотрудник организации должен быть лично ознакомлен со всеми локальными документами, касающимися его трудовой деятельности.
К таким документам можно отнести:
график отпусков;
коллективный договор;
штатное расписание;
должностная инструкция;
положение о премировании;
правила внутреннего трудового распорядка;
иные документы, принимаемые работодателем.
Факт ознакомления может подтверждаться подписью работника на отдельном документе, к которому может относится:
приложение, которое является частью трудового договора;
журнал ознакомления. Данный документ целесообразно оформлять, когда работник изучает несколько актов;
лист ознакомления с локальными нормативными актами и его образец. Встречается наиболее часто и прилагается к каждому локальному акту (такой вариант подходит для организаций с небольшим количеством штатных единиц).
Ознакомление должно произойти до подписания договора с работодателем. При этом не имеет значение, в какой форме работнику были предоставлены ЛНА. Это может быть как печатный документ, так и рассылка с помощью электронной почты, применяемая в крупных организациях.
Если работодатель нарушил правила, предусмотренные трудовым законодательством и не ознакомил работника с необходимыми актами, то он может быть привлечен к административной ответственности.
В данном случае работодателю будет грозить административный штраф за нарушение норм ТК РФ, а в случае повторного совершения правонарушения размер штрафа значительно увеличится.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения
Данный документ является приложением к локальному акту организации и включает в себя следующую информацию:
в шапке документа указывается название организации, которая приняла акт и ее организационно-правовая форма;
наименование акта, с которым работник будет ознакомлен до подписания трудового договора;
Данный лист заполняется сотрудником от руки и оформляется к каждому документу отдельно. То есть, если в организации есть три локальных акта, которые касаются работников, их прав и обязанностей, то работник должен ознакомиться с тремя актами и заполнить три листа ознакомления с ними.
Такой же лист может составляться не только к самому нормативному акту, но и к трудовому договору. Структура его отличаться не будет за исключением того, что в нем указывается номер и дата договора, к которому он прилагается.
Журнал ознакомления работников с локальными актами содержит несколько таблиц, каждая из которых будет относиться к конкретному акту.
Ниже расположен типовой лист ознакомления с локальными нормативными актами образец, вариант которого можно скачать бесплатно.
Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.
В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей - ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.
Ознакомить работников с документами под роспись - одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».
Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:
1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.
2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.
3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.
ПРИКАЗ
Приказ - это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:
1) по личному составу;
2) по административно-хозяйственной деятельности;
3) по основной деятельности.
Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу
Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.
Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.
Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.
Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).
Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково - указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.
В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).
Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.
Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.
Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст. 193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».
Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):
Наименование документа;
Место составления;
Дату составления;
Должность, Ф.И.О. работника;
Наименование организации-работодателя;
Должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);
Номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;
Личные подписи свидетелей.
Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.
При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.
Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности
Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов - лиц, которые в нем упомянуты.
Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.
*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Для обеспечения непрерывной работы на предприятии, руководство имеет возможность составлять и вводить локальные нормативные акты. Эти документы являются обязательными для выполнения всеми работниками, и будут однозначно регулировать отношения в какой-либо области - выдаче зарплаты, начислении премий, поездкам в командировки и другие. С каждым таким локальным актом сотрудник должен ознакомиться под роспись.
Это такие правовые документы, которые работодатель имеет возможность разрабатывать и использовать в границах своей компетенции.
Если производится , то он в обязательном порядке должен быть познакомлен с (когда такой имеется в компании), а также с другими нормативными актами, которые будут непосредственно касаться его будущей деятельности в компании.
Такого рода актами считаются:
- Правила, согласно которым производится обработка и хранение персональных сведений о всех работниках;
- Документы по охране труда (техника безопасности, правила, инструкции и т. д.);
- Должностная инструкция (если она есть);
- Иные локальные нормативные акты, ознакомление с которыми закреплено в коллективном договоре или других документах.
Важно! Факт ознакомления с документами должен быть зафиксирован росписью сотрудника. О том, как это сделать читайте ниже.
Ознакомление с должностной инструкцией
При , его необходимо знакомить с должностной инструкцией, относящейся к его будущей работе. В этом документе четко закреплены его конкретные задачи и обязанности, а также определена его ответственность перед работодателем.
Но при этом, если все эти сведения были ранее прописаны в трудовом соглашении между сотрудником и компанией, то должностную инструкцию допускается не оформлять.
Если же они не указаны в договоре, но и инструкции нет, то все же рекомендуется ее составить. При этом необходимо принимать во внимание, что обязанности, указанные в трудовом соглашении, не должны отличаться от тех, что прописаны в инструкции.
Внимание! Процесс оформления должностной инструкции не регулируется на законодательном уровне, поэтому компания сама для себя решает, какие разделы в нее войдут, и каким образом при необходимости будут вноситься изменения.
Однако Роструд в своей письме считает, что при создании документа необходимо все же учитываться положения ГОСТ Р 6.30-2003.
Нужно или ознакомить сотрудника со штатным расписанием?
Согласно трудовому законодательству, при приеме нового сотрудника необходимо обязательно знакомить с теми локальными актами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность.
Однако при этом нигде не указывается, что конкретно относится к таким документам. Из-за этого у работодателей часто возникает сложность - нужно ли ознакомить работника со штатным расписанием?
Этот документ применяется в компании для закрепления структуры фирмы, штатного состава и численности работающих. В него вносятся наименования действующих структурных подразделений, должностей, специальностей с обозначением необходимой квалификации, а также установленное количество единиц.
Отсюда следует, что просто фиксирует какое количество работников на какой должности должны работать в компании. Эти сведения не затрагивают основную деятельность работников.
Внимание! Значит, знакомить вновь принятых сотрудников с таким документом при оформлении не обязательно. Однако это придется сделать, если соответствующий пункт закреплен в или другом, вышестоящем локальном акте.
Как подтвердить, что сотрудника ознакомился с документами?
Подтверждением факта, что сотрудник был ознакомлен с локальным актом, является наличие его личной подписи. Ее можно проставить в следующих местах:
- Непосредственно на листе локального акта. Для этого в конце документа можно предусмотреть специальную таблицу с указанием фамилии, даты и подписи. Такой способ ознакомления вызывает наибольшее доверие у судов и контролирующих органов, поскольку не позволяет работодателю в дальнейшем подменить или дополнить документ в одностороннем порядке;
- Проставление подписи на отдельном листе ознакомления. Его можно заводить в отдельности на каждый нормативный акт, или же иметь единый для всех локальных документов компании. При этом важную роль играет графа с датой ознакомления, которая позволяет соотнести факт с определенной редакцией документа. В идеале, с работников необходимо также брать росписи при каждом внесении изменений в первоначальный документ;
- Ведение вместо отдельного листка специального журнала. Если листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а записи вносятся последовательно по каждому факту ознакомления;
- Внесение соответствующего пункта в трудовое соглашение. Особенностью этого момента является то, что в компании не предусмотрены отдельные журналы или листки, а работник, подписывая договор, одновременно делает отметку об ознакомлении с локальными актами. Во время судебных разбирательств такой способ признается правомерным и считается, что сотрудник принял на себя обязанности и ответственности, предусмотренные нормативными документами.
Многие люди, находясь в поиске работы, задаются вопросом: с какими документами обязаны ознакомить работника при приеме на работу? Очень важно знать, какие сведения имеет право требовать руководитель у будущего сотрудника, и какие документы он должен ему предоставить для ознакомления. Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора и созданием соответственного приказа.
Если вы уже прошли собеседование и вас приняли на выбранную должность, руководство обязано представить вас коллективу и ввести в курс правил внутреннего порядка, а также представить основные документы, которые касаются трудовой деятельности.
Порядок и форма ознакомления не имеют четких ограничений, но эту процедуру нужно проводить обязательно под роспись нового сотрудника. Таким образом он подтверждает, что ему разъяснили все моменты, и он не возражает. Согласно закону, процедуру ознакомления нужно провести до подписания трудового договора.
С какими документами должен быть ознакомлен работник при приеме на работу в первую очередь?
К основополагающим нормативным документам относят:
- Внутренние принципы, касающиеся рабочей дисциплины. Хотя основные принципы везде одинаковые, но в каждой компании могут быть свои нюансы и особенности. Работодатель обязан уведомить об этом вновь принятого сотрудника.
- Нормативные акты, которые напрямую регламентируют рабочую деятельность сотрудника. Каждая компания или предприятие самостоятельно составляют перечень этих документов в связи со спецификой деятельности. Основное требование – это наличие в них данных об условиях работы сотрудника.
- Коллективный договор, который присутствует в компании.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника только с основными и важными нормативными документами. Такими можно считать локальные акты конкретного предприятия. К ним можно отнести:
- принципы внутреннего рабочего порядка}
- документы, которые касаются процедуры обработки персональных данных.
Обработка личных данных сотрудника должна соответствовать законодательству и не может нарушать безопасность сотрудника и его интересы. Все данные сотрудник должен предоставить добровольно под роспись. Если он по каким-либо причинам не может лично передать данные, то необходимо иметь его письменное согласие на передачу персональной информации третьим лицом. Работодатель обязан поставить сотрудника в известность о целях, в которых будет использоваться эта информация. Но никто не имеет права требовать данные о политических или религиозных взглядах. Это касается исключительно работника и никак не влияет на его трудовую деятельность. Также работодателю не обязательно предоставлять информацию об объединениях, в которых состоит будущий сотрудник.
В фирмах с определенной спецификой работы обязательно должны быть нормативные документы, касающиеся отдельных сотрудников:
- Трудовые правила для сотрудников, которые имеют ненормированный или посменный режим. Должны быть прописаны рабочие и выходные смены, согласно законодательству, невозможен выход в 2 смены.
- Документы, которые устанавливают правила и сроки профессиональной аттестации. Будет целесообразно дать каждому сотруднику копию должностной инструкции, а на оригинале он должен поставить визу, что ознакомлен.
- Если сотрудник работает не полный рабочий день, то часы его труда тоже нужно прописать в нормативных документах.
- Акты, которые регламентируют порядок оплаты за отработанные выходные и праздничные дни.
- Документы, которые устанавливают нормы труда.
- Нормативные документы, которые устанавливают способы и размеры компенсации трат на командировки и прочие производственно необходимые траты.
- Проведение профессиональной переподготовки, повышение квалификации и необходимость обучающих курсов тоже должны быть прописаны в документах.
- Нормативные акты, регламентирующие оплату труда, и правила начисления премии, если она предусмотрена.
В случае необходимости работодатель имеет право самостоятельно разрабатывать и утверждать дополнительные локальные документы, инструкции должностных обязанностей и положения, касающиеся всей структуры организации.
Чтобы не забыть ознакомить работника с каким-либо документом, работодателю необходимо составить их список, пометить для себя, всех ли работников предприятия это касается и сделать дополнительные пометки.
Для удобства и предотвращения возможных конфликтных ситуаций в будущем, целесообразно к каждому документу отдельно или ко всему перечню составить ознакомительный лист, в котором сотрудник будет ставить свою подпись, фамилию и инициалы, а также дату ознакомления. Такой лист можно составить в произвольном виде и подшивать к делу каждого сотрудника.
Работник должен ознакомлен при поступлении на работу с множеством нормативных актов. С целью основательного их изучения и возможности проанализировать, ему лучше предоставить дополнительное время и не торопить. В таком случае он вполне осознанно подпишет трудовой договор и избавит себя и работодателя от возможных претензий и недовольства.
Работодателю необходимо помнить, что халатное отношение к приему сотрудников и нарушение правил трудоустройства чревато административными наказаниями и испорченной репутацией.
Прошу вас разъяснить следующий вопрос, со ссылками на законодательство.Вопрос:Работника при приеме на работу, до подписания трудового договора был ознакомлен с локальными нормативными актами под роспись с указанием даты ознакомления. В процессе работы в локальных нормативных актах произошли изменения, а так же были изданы НОВЫЕ локальные нормативные акты. Есть ли необходимость ознакамливать работника с НОВЫМИ локальными нормативными актами под роспись и с указанием даты ознакомления, и как правильно это оформить?
Ответ
Ответ на вопрос:
С изменениями локальных нормативных актов и новыми локальными актами ознакомить сотрудников нужно обязательно.
Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Ознакомить сотрудников с любыми локальными актами под подпись можно несколькими способами.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ситуация: Как ознакомить сотрудника с локальным актом
Ознакомить сотрудников с любыми локальными актами под подпись можно несколькими способами.
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
