Как ставится виза руководителем — образец резолюции на заявлении об увольнении. Виза согласования Обязательна ли виза руководителя на заявлениях сотрудников
Заявление на отпуск
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!
Заявление на отпуск пишется в свободной форме. Отпуск сотрудникам организации предоставляется за каждый рабочий год. Началом рабочего года считается день принятия сотрудника на работу.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
Как правильно заполнить заявление на отпуск
Заявление на отпуск оформляется в свободной форме. Работник может писать его от руки или на типовом бланке организации.
Обязательна ли виза руководителя на заявлениях сотрудников?
Причина ваших сомнений вполне понятна, ведь если внимательно изучить нормы действующего Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), то в них никакого упоминания о визе руководителя на заявлениях сотрудников не найти. Нет в этом нормативном акте и положений, касающихся работы с заявлениями работников по различным кадровым вопросам. И это неудивительно. Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Цели определяют задачи трудового законодательства, среди которых создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений. То есть получается, что трудовое законодательство на данный момент практически не регулирует вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
При применении государственных стандартов следует учитывать, что национальные стандарты применяются на добровольной основе, т. е. не носят нормативного характера (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ О техническом регулировании)
Поэтому, чтобы развеять ваши сомнения, необходимо обратиться к государственным стандартам, регулирующим отношения в области ведения делопроизводства.
Так, для всех документов, требующих исполнения, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу.
А теперь давайте все-таки определимся, что же понимается под визой руководителя и корректно ли вообще применять в приведенной ситуации термин виза?
Руководитель организации не визирует документы - он их утверждает или подписывает. А на заявлениях работников руководитель делает запись, в которой отражается суть принятого им решения. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) такого рода указание, или виза - как вы ее называете, именуется резолюцией.
В отличие от резолюции виза согласования может проставляться руководителями структурных подразделений, их заместителями, главными специалистами, юристами и другими работниками до момента принятия окончательного решения руководителем организации. Такая виза выражает согласие или несогласие перечисленных выше лиц с содержанием документа.
Итак, термин виза к рассматриваемой ситуации отношения не имеет, поэтому ниже рассмотрим правила относительно оформления резолюции руководителя организации, о которой и идет речь в вашей ситуации.
Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 резолюция, проставленная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату (пример ).
Требования к резолюции руководителя были изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 далее - Инструкция).
Наша справка
Резолюция - надпись на документе, сделанная руководителем организации или другим уполномоченным лицом, содержащая фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Так, в случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (п. 2.6.15 Инструкции).
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утратил силу. В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
И несмотря на то что Инструкция утратила силу (в настоящее время действует постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти) да и распространялась она только на федеральные органы исполнительной власти, некоторые ее требования можно применять в своей работе, например, прописав их в локальном акте работодателя.
Резолюция руководителя также может быть адресована другому работнику, которому таким образом делегируется право по принятию решения и который уже сам вправе будет определять исполнителя (исполнителей) документа. Например, если вопросами трудовых отношений согласно должностной инструкции (трудовому договору) занимается заместитель руководителя по персоналу, а заявление написано на имя руководителя организации, то последний вправе адресовать заявление своему заместителю по персоналу.
Резолюция должна быть написана разборчиво, желательно без сокращений.
Возвращаясь к заявлениям работников по различным кадровым вопросам, следует отметить, что трудовое законодательство выделяет ситуации, в которых работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, выраженную в его заявлении, и ситуации, в которых тот или иной вопрос должен решаться по соглашению сторон трудового договора.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Если на заявлении нет (или очень мало) свободного места, можно оформить резолюцию на отдельном листе бумаги, но с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится
По данному критерию можно выделить две группы письменных заявлений работников.
Группа 1. Заявления работников, требующие соглашения сторон трудового договора (случаи, когда работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника).
Если для работодателя просьба работника - повод для принятия управленческого решения, то резолюция на заявлении - это решение вопроса по существу. Фактическое согласие работодателя удовлетворить просьбу работника (например подписание приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в связи с семейными обстоятельствами) делает на первый взгляд резолюцию ненужной. Однако возникают вопросы: на основании чего был подготовлен такой приказ? Кто принял данное управленческое решение? А если руководитель принял положительное решение по заявлению работника, но исполнено оно не было в силу каких-то обстоятельств, кто тогда будет нести ответственность за неисполнение распоряжения? Исполнителя-то, получается, вообще нет. Чтобы не было такого рода вопросов, рекомендуем все-таки не пренебрегать требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 о наличии резолюции на заявлении работника.
Пропишите в локальном нормативном акте требования и порядок работы с заявлениями сотрудников, в т. ч. в отношении резолюции руководителя организации
Группа 2. Заявления работников, когда по закону они имеют соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя (его представителя).
В подобных ситуациях на первый взгляд резолюция работодателя вообще ни на что не влияет, т. к. он обязан удовлетворить просьбу работника в силу закона.
Наша справка
Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, требующим соглашения сторон трудового договора, предусмотренные ТК РФ:
Но давайте посмотрим на данную ситуацию с другой стороны. Допустим, руководитель дал вам устное указание о подготовке, скажем, копий документов по заявлению работника. Вы про это указание забыли, и в итоге работник свои документы в установленный срок не получил. А если руководитель попросил вас передать документ другому исполнителю, а исполнитель его вообще потерял? Как потом искать виновных что самое главное, в нарушении прав работника? А если представить, что руководитель принял неправомерное решение об отказе работнику в удовлетворении его просьбы? Где это будет зафиксировано? Получается, что нигде. Точно так же, как нигде не будет указано лицо, ответственное за выполнение решения руководителя. И при наличии спора с работником или при проверке кадровой работы в вашей организации крайним окажется не кто иной, как кадровик. Значит, и здесь резолюция просто необходима не только в ваших интересах, но и в интересах работников. заявления которых могут остаться без ответа.
Наша справка
Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, когда у работника имеется соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя, предусмотренные ТК РФ:
Документы-основания к приказам по личному составу
Санкина Л.В. . к.и.н. доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета
Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.
В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.
Заявление
Наиболее массовым документом-основанием является заявление. Во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику, оформление заявления является обязательным. Этим же документом оформляется и согласие работника на изменения условий трудового договора, когда инициатором является работодатель.
В соответствии с Трудовым кодексом работник пишет заявление в случаях:
Заявлением оформляется и письменное согласие работника на:
Этот перечень с внесением изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ 1 расширился. Теперь обязательным является оформление заявлений при получении согласия работника на:
Кроме того, заявление работника необходимо для оформления новой трудовой книжки в случае ее утраты или повреждения (ст. 65).
В каждом конкретном случае заявление работника с резолюцией руководителя организации является основанием для издания соответствующего приказа.
Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу - представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторес указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа - слово «заявление». Текст документа должен содержатьпредмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручнаяподпись работника.
Порядок визирования заявлений устанавливается самой организацией. Так, на заявлении о переводе работника на другую работу должна быть виза руководителя структурного подразделения. Если же перевод предполагает работу в другом подразделении, то необходимы визы обоих руководителей.
В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание:
Форма заявления на отпуск унифицирована в УСОРД 2. она содержит следующие реквизиты:
В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.
Пример оформления заявления на отпуск:
Среди заявлений работников особенного внимания требует заявление об увольнении. Такой документ является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе). В верхней части заявления должны быть указаны сведения о работнике: должность (профессия) работника, инициалы и фамилия.
В тексте излагается:
В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления, т.к. исчисление срока, отведенного законодательством для увольнения, например, по собственному желанию, начинается со следующего дня, после получения заявления работодателем. Именно две недели отведены законодательством на предупреждение работодателя о предстоящем увольнении.
Под заявлением обязательно проставляется собственноручная личная подпись работника.
Часто обсуждается вопрос о способе написания заявления. Многие юристы утверждают, что документ должен быть рукописным. В то же время распространенной практикой работы является использование трафарета заявления об увольнении, в котором работник только указывает свою должность, инициалы и фамилию, проставляет дату увольнения и дату написания заявления, а также свою подпись.
Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требований об обязательном рукописном способе оформления заявления. В то же время применение трафаретных текстов заявлений позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.
К таким ошибкам относится прежде всего произвольная формулировка причины увольнения, которая зачастую отражает эмоциональное настроение работника (например: «В связи с принципиальными разногласиями с руководством организации…» или «В связи с некомпетентностью начальника участка….» и т.д.).
Вторая распространенная ошибка связана с указанием даты увольнения с предлогом «с». Например: «Уволить с 22 января 2007 г.». В этом случае возникают трудности с определением последнего дня работы - 22 января работник уже уволен, или 22 января он еще должен находиться на работе?
В заявление об увольнении может быть включена просьба о выдаче документов, связанных с работой в данной организации (копии приказов о приеме, переводах, увольнении выписки из трудовой книжки справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Ответственный за кадровое делопроизводство обязан надлежащим образом заверить копии документов и подготовить требуемые оригиналы, предоставив их работнику безвозмездно (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Основания прекращения трудового договора по инициативе работника включены в статью 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора». В соответствии с используемыми законодателем формулировками и составляется заявление, эти же формулировки должны использоваться в тексте приказа об увольнении, а также в трудовой книжке работника.
Заявление, как правило, визирует руководитель структурного подразделения, после этого заявление передается руководителю организации для составления резолюции, которая является основанием для оформления приказа о расторжении трудового договора.
Пример оформления заявления об увольнении:
Если в организации ведутся личные дела, то заявление помещается в личное дело работника и должно сохраняться в архиве 75 лет. Если личные дела не ведутся, то необходимо завести дело «Документы (докладные записки, уведомления, заявления и др.) - основания к приказам по личному составу». Такие дела хранятся 5 лет 3 .
Уведомление
Другим распространенным в практике работы кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.
Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса - этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, например при:
С введением изменений к Трудовому кодексу к этому перечню добавлены обязательные уведомления о:
Наиболее существенная проблема в оформлении уведомлений состоит в том, что этот документ часто связан с прекращением трудового договора или с серьезными для работника изменениями в его трудовой деятельности. При этом возможны обиды, обращения в Гострудинспекцию, в суд. Наша задача состоит в том, чтобы подготовить документ, безупречный с точки зрения его официальности и соблюдения требований трудового законодательства.
Для того, чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:
На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчест ва работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.
Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, т.к. он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй - предложения или решения. Образец оформления уведомления о предстоящем сокращении штата в виде письма см. в Примере 4.
Существенно важно адресавание документа.
Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю (образец оформления адреса в таком уведомлении см. в Примере 3). В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.
Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу (как это показано в Примере 4). При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.
1 Последний раз поправки в Трудовой кодекс РФ вносились Федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ, который вступил в силу 06.10.2006 г. Подробно об этом мы рассказывали в № 12` 2006 в статье Е.А. Устьянцева «Изменения Трудового кодекса: что нового они привнесли в нашу работу?»
2 Унифицированная система организационно-распорядительной докумен тации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. - М. 1982. - 150 с.
3 Статьи 337 и 343 по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000.
Заявления (их регистрация, визирование)
Атлантида | 20.10.2011 09:49
Всем доброго времени суток!
Помогите, пожалуйста, разобраться с простыми, на первый взгляд, но не мало важными вопросами. В кадровых вопросах я новичок, так что строго не судим за мои вопросы)))
1) Все ли заявления регистуруются в журнале входящей/исходящей документации? Интересует конкретно заявления на отпуск (учебный без сохранения з/п) и заявления о проеме/увольнении.
Если да, то все эти заявления регистрируются в общем журнале или на заявления заводится отдельный журнал?
2) ТУРВ делается раз в месяц или два? Ведь з/п по трудовому выдается 2 раза в месяц и так прописано в наших организационных документах. Следовательно, ТУРВ должно делаться 2 раза в месяц?
3) При увольнении сотрудника вместе с трудовой книжкой ему выдается справка 2 НДФЛ. Подскажите, за какой период должна быть эта справка?
директор учреждения Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Среди документов, создаваемых при предоставлении работникам отпусков различных видов, значительное место занимают заявления. Трудовое законодательство не во всех случаях предусматривает обязательность оформления заявлений о предоставлении отпусков.
Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.
Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска (записки об отпуске). Заявление работника в этом случае не требуется, хотя и может быть написано в зависимости от установленной в организации процедуры оформления отпусков. Например, до утверждения графика трудовых отпусков заявление работника о предоставлении отпуска с последующей резолюцией руководителя на нем может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником (при отсутствии профсоюза).
Вместе с тем в ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со ст. 171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Аналогичным образом ст. 185 ТК установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка. Без написания заявлений трудно обойтись при оформлении различных видов социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков, естественно, не отражаются.
Рассмотрим требования, предъявляемые нормативными правовыми актами и методическими документами к подготовке и оформлению заявлений.
Официальное определение такого вида документа, как заявление, содержится в Законе Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. Об обращениях граждан (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.): заявление - ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением.
В справочном издании Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии (Мн. БелНИИДАД, 2001) кроме приведенного выше дается еще два определения заявления: 1) документ, содержащий просьбу о чемлибо 2) официальное сообщение по особо важному вопросу. Заявление о предоставлении отпуска, таким образом, связано с реализацией прав работника на отпуск и содержит соответствующую просьбу.
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь законодательно не закреплена форма заявления о предоставлении отпуска. Вместе с тем заявление о предоставлении отпуска является официальным документом. Как вид документа оно входит в систему организационно-распорядительной документации. Поэтому при составлении и оформлении заявлений, в том числе о предоставлении отпуска, необходимо руководствоваться требованиями:
Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - СТБ 6.38-2004)
Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41
Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).
Указанными документами установлен состав реквизитов, применяемых при подготовке соответствующих документов, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.
При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты:
Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).
Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкции по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах формата А5, т.е. тех документах, объем текста которых не превышает 5-7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа - реквизит, обязательный для всех остальных организационно-распорядительных документов.
Если руководителю на стол поступило заявление на увольнение сотрудника у него есть несколько вариантов действий:
- Одобрить по всем пунктам заявления
- Одобрить по сути, внести корректировки по порядку увольнения
- Отказать с указанием основания решения
- Отказать без объяснений
ВАЖНО: отказ без объяснений возможен только если сотрудник составил документ не по регламенту, допустил ошибки в датах и ФИО.
Если заявление составлено по регламенту и сотрудник хочет уволиться по собственному желанию, отказать без объяснения причин руководитель не может. Более того, отказ его уволить работника может быть обжалован в инспекции по труду или даже в суде. При этом не важно, как именно составлено заявление на увольнение от руки или печатать.
Какие условия увольнения могут быть откорректированы руководителем
Регламент оформления процедуры увольнения предполагает не только подачу заявления от увольняющегося, но и определение срока отработки, правил сдачи дел и наличия допкомпенсации увольняющемуся.
К примеру, если сотрудник напишет: Прошу уволить без отработки и выплатить компенсацию в размере 2-х окладов, руководитель, с которым предварительно не были достигнуты договоренности по этим пунктам, может отказать в частности:
- Выплатить не утвержденную приказом и/или трудовым договором компенсацию
- Отказать в сокращении срока отработки, так как по ТК РФ она должна быть не менее 14 дней лишь за рядом исключений
Получается, что если сотрудник сумел заранее обсудить все с руководителем и добиться преференции при увольнении, ему нужно знать, не как завизировать заявление об увольнении, а когда и кто подготовит соглашение о расторжении трудового договора на заранее согласованных условиях. Это уже будет не увольнение по собственному желанию, а расторжение трудовых отношений по соглашению сторон. Если же вы увольняетесь на стандартных условиях, то речи не может быть о сокращенной процедуре отработки и дополнительных выплатах.
При увольнении вам выдадут:
- Зарплата за отработанные дни месяца
- Компенсация за неиспользованный отпуск
- Надбавки, если вам они раньше выдавались
- Премии и бонусы по результатам работы
- Справку о доходах и среднем заработке
- Трудовую книжку с записью
При этом совершено понятно, кто должен подписать заявление об увольнении. Это сделает ваш руководитель. Если вы работаете в отдельном подразделении, то сначала понадобиться получить подпись своего непосредственного начальника. В любом случае, вас должны уволить в течение 14 дней после подачи заявления. Если же вы на испытательном сроке, то вы можете позволить себе краткую отработку сроком лишь 3 дня.
Когда виза руководителя на заявлении об увольнении?
На практике бывают случаи, когда никакая виза не понадобиться. Это связано с увольнением задним числом или расторжением договоров без заявлений. В этом случае заявления, на которое обычно ставят визу, просто нет. Основанием для увольнения является либо соглашение сторон, либо рапорт о правонарушении и другие аналогичные бумаги. Когда они попадут в отдел кадров, будет составлен приказ. На основании приказа будет произведена запись в трудовой книжке.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.
Кто такие согласующие лица?
Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.
Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.
Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.
Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.
Как проводится согласование?
Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.
Гриф или виза?
Согласование оформляется в соответствии с . Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы , в которой создается документ. Еще раз:
Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.
Как оформить гриф согласования?
Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:
- Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое с элементарным текстом:
Прошу согласовать проект…
Подписывает письмо генеральный директор.
- Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
- Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
- Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:
Направляем вам согласованный проект …
На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).
Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области
Колесов И.Н. Колесов
16.09.2015
Обязательные составные части реквизита:
- слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
- должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
- его личная подпись;
- инициалы, фамилия;
- дата согласования.
Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.
Как оформить визу согласования?
Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.
Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.
Начальник управления по персоналу
Дробышева А.В. Дробышева
16.09.15
Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6
Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется .
Где располагаются виза и гриф?
Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.
Вариантов расположения виз согласования больше:
- под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
- на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
- на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).
Всегда ли ставят «согласовано»?
Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:
- «не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
- «согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.
«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.
Думаю, что большинство людей слышали или сами обращались с фразой к руководителю: «Завизируйте, пожалуйста». Но всегда ли такая просьба является верной? Помогут в этом разобраться «Требования к оформлению документов», утверждённые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65 – ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ".
Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата). Согласование может быть, например, с первичным профсоюзным органом, представительным органом, руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером и т. д.
Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель). Руководитель не визирует документы – он их утверждает или подписывает (то есть накладывает от руки резолюцию). Чаще всего резолюция находится слева между реквизитами «Адресат» и «Текст».
В резолюции содержится следующая информация:
- Получатель резолюции – тот, кому должен быть направлен документ для исполнения (фамилия и инициалы исполнителя или исполнителей).
- Распорядительное действие - конкретное и понятное содержание поручения в повелительном наклонении (что необходимо сделать).
- Срок исполнения (в случае необходимости).
- Подпись. Дата простановки резолюции.При подписании кадровых документов очень часто руководители не знают, что нужно писать в резолюции. Наиболее распространённой ошибкой является, когда руководитель указывает в резолюции, например: «Отдел кадров . Уволить с отработкой ». В действительности отдел кадров уволить не может, он только готовит документы для увольнения. А работник не отрабатывает, а просто предупреждает работодателя об увольнении. Например: «С . Г . Шашовой . Подготовить приказ об увольнении 22.02.2014 г . Подпись . 08.02.2014 г .». Если резолюции требует заявление, в котором указаны конкретные даты: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 08.02.2014 г . по 11.03.2014 г .» существует два варианта:
- Руководитель не возражает (или обязан удовлетворить просьбу) - тогда в резолюции даты можно не повторять.
- Руководитель возражает против конкретных дат и может, но не обязан удовлетворять просьбу (например, отпуск без сохранения заработной платы, кроме случаев, указанных в ст. 128 ТК РФ). Многие руководители и даже сотрудники кадровых служб считают, что если руководитель не согласен с датами, он может проставить свои даты. Но это неверно, ведь сотрудник просит именно дату, указанную в заявлении. В ситуациях, в которых вопросы должны решаться по соглашению сторон трудового договора своих условий руководитель выставлять не имеет права. В таком случае руководитель может либо наложить резолюцию и разрешить работнику то, о чём он просит, либо отказать.
Таким образом, делаем вывод, что резолюция – это письменное указание должностного лица, которому адресован документ, выражающее суть решения об исполнении или использовании документа, то есть официальный ответ от получателя документа.
Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и проставляется до вынесения решения руководителем (то есть до наложения резолюции).
Если Вы нашли полезную информацию в этой статье, или у Вас возникли вопросы, напишите, пожалуйста, в комментариях.
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования - это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации - авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3
Свернуть Показать
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа - это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
- либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
- либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.
4. Согласование в СЭД
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
- Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
- Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
- Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
- сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
- согласование в СЭД - при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6
Свернуть Показать
