Как подписать документ пдф электронной подписью криптопро. Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать? Подготовка к созданию кэцп

У тех, кто только начинает знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО), возникают вопросы: зачем нужна е-подпись, какие ее разновидности встречаются и как подписать электронной подписью документ PDF или Word.

Электронная цифровая подпись — это онлайн-аналог собственноручной подписи. На бумаге она выглядит по-разному: это набор цифр, графическое изображение, например, печать или текст.

ЭП защищает информацию от подделки (незаконного внесения изменений) и позволяет идентифицировать ее составителя, владельца.

Электронный документ по юридической силе равен бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной ЭП. Простой и усиленной неквалифицированной е-подписью тоже пользуются, но ее применение в обороте необходимо заранее обсуждать с контрагентами или внешними пользователями информации.

Законом введены определенные правила применения ЭП. Какая из трех видов понадобится в конкретной ситуации, обобщили в таблице:

Где и как получить ЭП

Усиленную квалифицированную электронную подпись выдают только удостоверяющие центры, получившие соответствующую аккредитацию Минкомсвязи. На сайте ведомства публикуется реестр таких организаций, который поможет выбрать наиболее подходящий вариант.

Для получения понадобятся:

• заявление, паспорт, СНИЛС — для физических лиц (кроме ИП);
• то же самое плюс выписка из ЕГРИП и свидетельство о постановке на учет в ФНС (с 01.01.2017 такие бланки не выдают, поэтому копию листа записи в реестре) — для ИП;
• заявление, паспорт, копии учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет (с 01.01.2017 — копия листа записи в реестре) — для юрлица;
• то же самое плюс данные о госрегистрации по правилам иностранного государства, переведенные на русский язык и заверенные, — для зарубежных компаний.

Если в центр обращается представитель заявителя, ему необходимо иметь при себе паспорт и доверенность.

Подписываем документ

После получения и установки подписи на персональный компьютер следует разобраться, как подписать документ ЭЦП в разных ситуациях. Рассмотрим два самых популярных формата — PDF и Word.

Итак, есть готовый текст, сформированный в программе Microsoft Word версии 2010. Открываем в верхнем левом углу раздел под названием «Файл». Находим надпись «Сведения». В этой вкладке есть три разных возможности: предоставить кому-то разрешение на изменения текста, проверить дополнительными сервисами качество информации, посмотреть одну из ранее сохраненных версий. Нам требуется остановиться на разделе «Защитить документ». В самом низу есть кнопка, позволяющая поставить е-подпись.

Такой вариант не подойдет, если у вас Word версии 2003 или 2007. В программе 2003 года надо зайти в такой инструмент, как «Сервис», затем «Параметры» и «Безопасность». Здесь выбираем «Цифровые подписи».

Рассмотрим, как подписать электронной подписью документ Ворд, версия 2007 года. Заходим в Office (кнопка в верхнем левом углу), затем «Подготовить» (Prepare). Там есть специальный раздел с цифровыми подписями.

Еще проще подписать информацию, подготовленную в программе Open Office. Во вкладке «Файл» на панели инструментов сразу есть раздел «Цифровые подписи».

Разбираем, как подписать ЭЦП документ PDF в программе Adobe Acrobat Reader. Открываем раздел «Редактирование» и вкладку «Установки». Сразу попадаем в «Категории», где переходим на «Цифровые подписи» и выбираем нужную.

Специальные программы

КриптоПро CSP

Поддерживаемые алгоритмы:

Поддерживаемое программное обеспечение:

• Microsoft Office;
• Microsoft Exchange и Microsoft Outlook;
• продукты Adobe Systems Inc.;
• браузеры Яндекс.Браузер, Спутник, Internet Explorer, Edge;
• Microsoft Authenticode;
• Microsoft IIS, nginx, Apache;
• Microsoft Remote Desktop Services;
• Microsoft Active Directory.

КриптоАРМ

Имеет несколько версий:

• «КриптоАРМ Старт» — бесплатная версия, не требующая ввода лицензионного ключа. Выполняет операции подписи и шифрования с использованием стандартных криптопровайдеров Windows. При наличии установленного СКЗИ «КриптоПро CSP» проводится проверка ЭЦП на документе (саму ЭЦП создать нельзя);
• «КриптоАРМ Стандарт» — базовая версия: создание и проверка корректности ЭЦП, полностью поддерживает СКЗИ «КриптоПро CSP»;
• «КриптоАРМ Стандарт PRO» содержит дополнительные модули TSP и OCSP, модуль усовершенствованной подписи. Создает и проверяет корректность усовершенствованной подписи КРИПТО-ПРО;
• «СКЗИ КриптоАРМ 5». Сертифицированная версия. Соответствует требованиям № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Дополнительно требуется приобрести дистрибутив на CD с формуляром и СКЗИ КриптоПро CSP 4.0.

Возможности КриптоАРМ:

• ЭЦП отдельных файлов, пакетов данных и архивов;
• варианты подписи: первичная, дополнительная (несколькими лицами) и заверяющая (вышестоящим сотрудником);
• применение расширенных свойств ЭЦП (время создания, комментарий пользователя);
• классический и усовершенствованный форматы ЭЦП;
• два варианта подписи (отделенная от исходных данных и совмещенная с данными);
• удаление подписанного файла, в том числе гарантированное удаление;
• размер подписываемых данных ограничен только файловой системой и доступным свободным местом;
• одновременная обработка неограниченного количества файлов;
• печать подписи на бумажный носитель.

Удостоверение точного времени подписания документов:

• ЭЦП со штампом времени;
• просмотр и проверка штампа времени на подписанном документе;
• просмотр и проверка штампа времени на подписи.

КриптоТри

Это комплексное решение для шифрования и подписания документов, управления цифровыми сертификатами, аутентификации и т. д. Купить КриптоТри намного дешевле, чем приобретать продукты по отдельности.

На рабочем месте пользователя устанавливаются криптопровайдер КриптоПро CSP и приложение КриптоАРМ для выполнения операций шифрования и ЭП. Программа соответствует требованиям Федерального закона РФ № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи».

«Как подписать ЭЦП документ Word ?» — этот вопрос нередко возникает у пользователей, которые впервые сталкиваются с необходимостью поставить электронную подпись. О том, как правильно установить ЭЦП на компьютер и подписать с ее помощью документы, будет рассказано в этой статье.

Как установить ЭЦП на компьютер?

Прежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».

Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.

Теперь, ничего здесь не меняя, нажимаем «Далее». Появится окно, в котором будет содержаться информация о пользователе, серийном номере и т. д. Необходимо кликнуть кнопку «Свойства» и во вновь возникшем окне под названием «Сертификат» нажать кнопку установки сертификата. Это действие приведет пользователя в окно «Мастер импорта сертификатов», содержащее необходимую для прочтения информацию. Ознакомившись с ней, жмем кнопку «Далее».

Новое окно предоставит выбор хранилища. Галочку надо поставить на пункте «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Появится окно хранилищ: в нем нужно выбрать «Личное» и нажать «OK». Сертификат ЭЦП уже установлен, для завершения процедуры требуется нажать кнопку «Готово». Теперь стало возможным подписывать документы электронной подписью.

Не знаете свои права?

Как подписать ЭЦП документ Word?

Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:

1. Для Word 2003:
   На панели инструментов нажимаем последовательно: «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность». Далее выбираем: «Цифровые подписи» — «Добавить». В появившемся списке выбираем пользователя, ЭЦП которого необходима, и нажимаем «ОК». После этих действий в нижнем правом углу документа появится значок, говорящий о том, что документ подписан.
2. Для Word 2007:
   Нажать кнопку Office, расположенную в верхнем левом углу, затем — «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись», после чего остается выбрать необходимый сертификат подписи и подтвердить выбор.
3. Для Word 2010:
   Меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить цифровую подпись», после чего нужно сделать выбор необходимого сертификата подписи и подтвердить выбор.

Как подписать ЭЦП файл pdf?

Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.

После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».

В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».

Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.

Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены . Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная . Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная . Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Сегодня нет необходимости распечатывать документ, чтобы подписать его. Можно поставить на него подпись в электронном виде прямо в файле PDF с помощью специальной программы. Это очень удобно, потому что экономит время.

Существует также возможность подписать PDF онлайн, используя сетевые сервисы. Для этого придется выложить документацию в сеть и добавить свою подпись в PDF так же онлайн. Это не совсем безопасно, так как все, что выкладывается в общедоступный ресурс может попасть в руки третьих лиц: владельцев сайта или мошенников. Если это случится, то вы скомпрометируете не только информацию из документа, но и собственную подпись. Вряд ли риск оправдывается тем фактом, что такие сервисы дешевы или даже бесплатны.

Если же подписать PDF в стационарной программе, то ни один элемент бизнес-информации не выйдет за пределы вашего компьютера, и конфиденциальность будет соблюдена. Если ваш тип документа не требует наложения ЭЦП – электронной цифровой подписи (индивидуальный шифр для идентификации документов), то его можно легко завизировать обычной графической подписью с помощью Movavi PDF-редактора. Давайте разберем, как подписать документ PDF на своем компьютере тремя способами.

Как вставить в PDF-документ изображение подписи

Если у вас есть изображение подписи в электронном виде, то порядок действий будет следующим:

Как подписать PDF на компьютере

Можно ли подписать документ в электронном виде, если у вас нет изображения вашей подписи? Да, это тоже довольно просто и быстро.

Когда необходимо подписать документ с помощью ЭЦП, мы чаще имеем дело с документами MS Office.

Детально рассмотрим процедуру подписания таких файлов, а затем перейдем к более редким форматам электронных документов.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого вида ЭЦП , это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

Стандартная процедура

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, необходимо сначала создать текст документа, затем добавить строку подписи и саму подпись.

Процедура подписания документа может отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения. Рассмотрим стандартную процедуру, рекомендованную для файлов седьмой версии MS Office.

Для добавления строки подписи в файл MS Office, необходимо:

• Поместить курсор в то место в подписываемом документе, куда необходимо добавить строку ЭЦП.
• Во вкладке Вставка выбрать группу Текст, далее навести курсор рядом со строкой “Строка подписи” выпадающего меню и выбрать “Строка подписи Microsoft Office”.
• Осуществить настройку подписи в соответствующем диалоговом окне (ввести сведения о лице, подписывающем документ).
• При необходимости, создайте строку для еще одной подписи, следуя трем вышеуказанным пунктам.

Для подписания строки документа, необходимо выделить саму строку ввода ЭЦП. Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, обратитесь к диалоговому окну “Подпись” и выполните одно из следующих действий:

• введите свое имя рядом со значком Х (добавится печатная версия ЭЦП);
• также возможно использовать изображение своей рукописной подписи (нажмите кнопку “Выбрать рисунок”);
• если Вы пользуетесь планшетным компьютером, Вы можете добавить свою рукописную подпись (введите свое имя рядом со значком Х);
• если Вы используете специально программное обеспечение для ЭЦП, просто нажмите кнопку “Подписать”.

Вы также можете создать невидимую подпись, которая не видна в содержании документа, но может быть отображена путем нажатия строки “Подпись”, расположенной в строке состояния в нижней части экрана.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП.

Поэтому все, что нужно сделать – заполнить форму и нажать кнопки Подписать и Отправить. Остальное сделает система.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ является самой распространенной программой для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, она предоставляет широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП :

• можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов;
• можно использовать как простую, так и усиленную электронную подпись;
• можно создать не только первичную, но и дополнительную (подпись документа двумя и более лицами) и заверяющую (конечная подпись документа вышестоящим сотрудником) ЭЦП;
• при работе с документами MS Office (Word, Excel, PowerPoint) возможно использование видимой и невидимой электронной подписи. Подписать документ с помощью ЭЦП можно двумя способами. Если в файл нужно добавить две или более подписи, для уменьшения риска возникновения ошибок используются видимые строки подписи. Если же документ подписывает одно лицо, используется невидимая ЭЦП ;
• КриптоАРМ также позволяет снабдить лицо, подписывающее документ инструкциями (используйте поле Инструкции для подписывающего), самому подписывающему лицу добавить свой комментарий (поставьте соответствующий флажок), отображать дату подписания документа;
• ограничение подписываемых файлов по размеру определяется исключительной объемом свободной памяти вашего компьютера;
• одновременно может обрабатываться неограниченное количество файлов.

Для обеспечения юридической легитимности документов в формате PDF используется программа “КриптоПро PDF”. С ее помощью осуществляется подписание документов Adobe Acrobat и Adobe Reader 7 версии и выше.

Сегодня мы рассмотрели различные стратегии подписания цифровых документов, созданных в самых распространенных электронных форматах.