Положение как организационно-правовой документ. Положения об отделе
Персонал является одним из главнейших факторов производства и залогом стабильности любой компании. Поэтому переоценить важность здорового коллектива просто невозможно. Как и любой ресурс, персонал требует грамотного управления и распоряжения. Однако многие производственные вопросы могут быть решены и без непосредственного участия менеджмента фирмы – через создание системы корпоративных ценностей и сплочение сотрудников.
Объединенный коллектив, освобожденный от внутренних противоречий, способен эффективно помочь руководству достигать поставленные цели, преодолеть возникающие трудности и увеличить получаемые прибыли. В данном случае весь персонал – это единая лояльная команда, подчиненная общей идеологии и которая непосредственно интегрирована в бизнес-процессы предприятия. Помимо высокой эффективности производства для настоящей команды характерна так же низкая текучесть кадров, в итоге компания экономит значительные средства на подборе и адаптации новых сотрудников.
Для сплоченного коллектива характерны следующие особенности:
- информированность – каждый член команды имеет представление о ценностях компании, ее целях и способен определить свое непосредственное влияние на достижение этих целей. Это позволяет каждому сотруднику оценить свою значимость в масштабах всего бизнеса и ощущать общность интересов всего коллектива.
- дисциплина и организованность – персонал добровольно подчиняется внутреннему распорядку, выбирая стиль поведения, который соответствует корпоративным нормам и общей деловой этике. Это не только залог добросовестной работы, ни и стимул повышения личной ответственности.
- активность – сотрудники имеют высокую заинтересованность в улучшении показателей работы компании, поэтому проявляют инициативу в оптимизации процессов, повышении результативности, снижении неэффективных затрат. При этом они уверены в том, что такое поведение находит одобрение не только у руководства, но и у других членов рабочей группы.
В соответствии с приведенным характеристиками основные шаги для создания сплоченного коллектива могут быть сформулированы следующим образом.
- Грамотный подбор персонала – это первый и самый главный этап работы с коллективом. Новый сотрудник не только должен иметь необходимые профессиональные навыки, но и соответствовать духу компании. Если он не способен разделять корпоративные ценности, то его полноценная интеграция в уже существующую команду невозможна, более того – это будет создавать различные противоречия и напряжения. Крайне важно поручить такую задачу опытному рекрутеру, при необходимости – обратиться к помощи специализированных кадровых агентств.
- Важным шагом для быстрого включения в работу новичка может стать внедрение традиции наставничества , когда вновь пришедший сотрудник закрепляется за специалистом, работающим долгое время. Это обеспечивает преемственность традиций и сокращает время, необходимое для адаптации.
- Повышение информированности. До каждого сотрудника необходимо донести информацию о целях и параметрах деятельности компании. Огромное значение в этом процессе играет миссия, как формализованная, утвержденная высшим руководством цель существовании бизнеса. Вся прочая идеология, все задачи должны быть подчинены этой миссии и объединяться ею.
- Для реализации такого подхода можно использовать весьма разнообразный набор инструментов – корпоративную информационную сеть , газеты, доски почета и пр. Так же важно периодически проводить мероприятия и внутренние тренинги, на которых руководством проводится презентация достигнутых результатов, акцентируется роль каждого отдела, каждой рабочей группы в их достижении. Это позволяет донести до коллектива признание его заслуг и справедливо распределять бонусы и вознаграждения.
- Тренинги командообразования и тимбилдинг. Такие мероприятия с одной стороны повышают лояльность персонала, т.к. корпоративное обучение воспринимается сотрудником как хорошая возможность за счет компании повысить свой профессиональный уровень. С другой стороны член рабочей группы получает вполне конкретные навыки и знания, необходимые для улучшения коммуникаций в коллективе, повышает уровень доверия между коллегами.
- Корпоративный отдых. Общение сотрудников вне офисных стен и служебных компетенций способствует более тесному знакомству, позволяют найти общий язык, ощутить эмоциональную общность и сплотить уже работающий персонал. Однако данные методы вполне подходят и для новых членов команды – это отличная возможность быстро войти в курс дела, пробрести новые знакомства, найти единомышленников и друзей по интересам. Такие мероприятия не только улучшают коммуникации между отделами компании, но и способствуют формированию устоявшихся традиций, которые демонстрируют общность коллектива, и способствуют появлению общей устоявшейся корпоративной культуры.
- Расстановка персонала. Традиционно каждый отдел занимает в компании отдельные рабочие зоны, кабинеты, тем самым фактически находится в изоляции от других подразделений. Такая структура с одной стороны дает возможность создать необходимую рабочую обстановку, что весьма важно для творчества, однако сильно затрудняет общение между отделами, имеет следствием возникновение нездоровой конкуренции между ними, образованию различных замкнутых субкультур по профессиональному признаку.
В некоторых случаях весьма полезным может стать смешанная либо отрытая расстановка персонала, когда сотрудники разных отделов размещаются вместе. Такой подход улучшает взаимодействие различных подразделений, позволяет лучше узнать работу разных сотрудников. Однако смешанная расстановка целесообразна только для отделов, имеющих схожие функции. Например, громкие отделы, которые постоянно находятся в коммуникации и движении могут мешать производственному процессу сотрудников творческих профессий, либо сотрудников, работающих с бумажными документами.
Как видно, для того, чтобы сплотить коллектив в единую команду необходимо осуществить целый ряд мероприятий, многие из которых могут и не принести желаемого. Вместе с тем, если настолько сложная работа увенчается успехом, результаты могут превзойти все мыслимые ожидания.
В общем виде весь набор инструментов, который поможет сплотить коллектив включает следующие основные шаги:
- развитие коммуникаций как между отделами, так и между работниками и руководством компании;
- формализация миссии и целей деятельности компании;
- развитие командного духа и поощрение традиций;
- корпоративные мероприятия и учебные тренинги;
- правильный подбор и расстановка сотрудников.
Ставить работу команды во главу угла начали американские корпорации 40 лет назад. Взяв за основу спортивные принципы, бизнес-тренеры вывели множество законов, в соответствии с которыми должна строиться работа группы на общий результат. Усваивать эти законы и принципы сотрудники должны непосредственно на рабочем месте. Для облегчения этой задачи есть множество практик - от пресловутого верёвочного тренинга до модного в России кулинарного тимбилдинга .
Командообразующие тренинги могут решать разные задачи: снимать напряжение в коллективе, выявлять лидерские качества сотрудников, налаживать взаимодействие разных подразделений компании. Специалисты советуют при выборе тренинга по возможности отказаться от экстремальных видов спорта и практик, подразумевающих публичные выступления сотрудников: стресс и чувство неловкости могут убить весь положительный эффект. Тем не менее без соревновательного принципа на тимбилдинге не обойтись.
H&F выбрал несколько интересных тренингов, которые могут сделать работу команды более слаженной.
Тёмная комната
Немец Андреас Хайнеке придумал и создал проект «Диалоги в темноте » в 1995 году. Все коучи, проводящие тренинги с менеджерами компаний, - слепые, сам тренинг проходит в абсолютно тёмной комнате и длится несколько часов (часть занятия, посвящённая обсуждению результатов, всё-таки при свете). В тимбилдинге могут участвовать от двух человек до нескольких десятков. Занятие начинается с простейших заданий - определить размер комнаты, разделиться на команды, найти в тёмной комнате стол, усесться за него, заняв стулья, и так далее. Тренинг направлен на выявление лидерских качеств и сплочение команды, но может трансформироваться и под другие нужды. К примеру, выявлять антилидера в коллективе. В России франшизу «Диалогов в темноте» развивает другой немец, Тобиас Райзнер.
Виноделие
Владельцы небольших частных виноградных хозяйств приноровились сдавать свои угодья различным компаниям , специализирующимся на проведении тренингов. Занятия по виноделию, как правило, длятся три-четыре часа. За это время команды, состоящие из менеджеров компании, успевают не только потоптать грозди винограда (что, конечно, очень весело), но и придумать название вина, дизайн этикетки, презентовать свой продукт. Попутно участники программы узнают о технологии создания вина, а через три-четыре месяца готовый перебродивший напиток приезжает к ним в офис. Задача тренинга - познакомить друг с другом сотрудников разных подразделений компании, которым не приходилось раньше работать вместе, если перед ними стоит задача заняться одним проектом.
Зомби-апокалипсис
Корпоративная культура США переживает бум Humans vs. Zombies - тренингов, чей девиз подкупает любого HR-менеджера: «Зомби не дискриминируют вас ни по расовому, ни по гендерному признаку. Они просто жрут вас, если вы не умеете работать в команде». Роли зомби играют нанятые актёры, а сотрудники компании изображают уцелевшую группу людей, которым, в зависимости от сценария, нужно выбраться из закрытого помещения или спасти мир. В итоге получается смесь пейнтбола и костюмированного представления. Программа хороша, с одной стороны, для выявления лидерских качеств сотрудников, с другой - для формирования привычки слушаться предводителя и исполнять его приказы. Такие тренинги, кстати, популярны на военных базах США.
Парилка
Отечественные бизнесмены только-только начали отучаться от привычки проводить важные встречи в бане, как вдруг выяснилось , что в Японии совместные ванны начальника отдела с подчинёнными - главный хит в области тимбилдинга. Разумеется, если все сотрудники одного пола. Сидя в горячем источнике, коллеги могут поговорить доверительно и начистоту, считают азиатские бизнес-тренеры, и даже европейские менеджеры с ними согласны . Важно отметить, что погружаться в горячий источник нужно совершенно голым, предварительно приняв душ и промыв волосы в компании всё тех же коллег.
Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.
В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.
Наша справка
К организационно-правовым документам относятся:
- устав;
- учредительный договор;
- положение об организации;
- положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
- регламент;
- штатное расписание;
- инструкция;
- должностная инструкция;
- правила внутреннего трудового распорядка и др.
Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) - советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.
Виды положений
Наш словарик
Положение - это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.
В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:
- Положение об организации;
- положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
- положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
- положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
- положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.
Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.
Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы - в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.
Обратите внимание
Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.
Положение о структурном подразделении
Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.
Основные разделы Положения о подразделении и их содержание
|
Раздел положения |
||
|
||
|
Основные задачи |
Задачи, для решения которых создано и работает СП |
|
|
Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач |
||
|
Права и обязанности |
Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций |
|
|
Ответственность |
Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная) |
|
|
Взаимоотношения |
Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д. |
Реквизиты положения
При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- гриф утверждения документа;
- текст документа;
- визы согласования документа.
Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.
- Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.
Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).
- Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
- Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
- Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
- Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.
С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).
- Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).
Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом - обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).
Пример 1
Верхняя часть положения, изданного филиалом организации
Пример 2
Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями
ПОЛОЖЕНИЕ
о взаимоотношениях организаций
26.05.2014 № 6/24-Пол
- Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).
- Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.
Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).
Пример 3
Лист согласования к положению
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3
СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев
Н.К. Васильев
17.06.2014
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина
Т.А. Лапшина
18.06.2014
Положение разработано. Что дальше?
С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями - всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.
Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.
Кстати
Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.
Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).
Пример 4
Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового
Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)
ПРИКАЗ
27.06.2014 № 33
г. Москва
В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Отменить действующее Положение об отделе рекламы ООО «Гибралтар» с 01.07.2014.
- Утвердить и ввести в действие Положение об управлении маркетинга ООО «Гибралтар» с 01.07.2014 (Приложение 1).
- Начальнику отдела кадров Ивановой Р.А. ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.06.2014.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров
В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.
Положение о секретариате
В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).
Пример 5
Положение о секретариате
Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)
ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате
14.07.2014 № 7/25-Пол
г. Москва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее - Организация).
1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.
1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.
1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.
1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:
1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.
1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.
1.5.3. Уставом Организации.
1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.
1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.
1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.
1.5.7. Настоящим Положением.
2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА
2.1. В состав секретариата входят:
2.1.1. Помощник генерального директора.
2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.
2.1.3. Секретарь главного инженера.
2.1.4. Офис-менеджер.
2.1.5. Курьер.
2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА
3.1. Основными задачами секретариата являются:
3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее - Руководство), а также коллегиального органа Организации - Собрания учредителей.
3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.
3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.
4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА
4.1. Секретариат выполняет следующие функции:
4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.
4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.
4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.
4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.
4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.
4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.
4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.
4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.
4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.
4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.
4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.
4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.
4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.
4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.
4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.
4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.
4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.
4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.
5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА
5.1. Начальник секретариата имеет право:
5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.
5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.
5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.
5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.
5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.
5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.
5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.
5.2. Работники секретариата имеют право:
5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.
5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.
5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.
5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.
5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ
6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:
6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.
6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.
6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.
6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:
6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.
6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.
6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.
6.2.4. Утвержденные нормативные документы.
6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.
6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:
6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.
6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.
6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:
6.4.1. Проекты служебных писем.
6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.
6.4.3. Информационные и справочные материалы.
6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.
6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА
7.1. Работники секретариата несут ответственность:
7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;
7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;
7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;
7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;
7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;
7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.
7.2. Начальник секретариата несет ответственность:
7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;
7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;
7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;
7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;
7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.
Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации). В данном определении и далее под отделом подразумевается любое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть, лабораторию и др.
Типовые положения об отделе могут влючать следующие разделы:
1. Общие положения
, где указываются полное наименование отдела, дата, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует, чем руководствуется в своей деятельности, кому подчинено, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и др.
2. Основные задачи
, определяющие цель и направление деятельности подразделения.
3. Функции
, т.е. виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач.
4. Права
, которыми должно обладать руководство для эффективного функционирования этого структурного подразделения.
5. Ответственность
- виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которую несет руководитель при выполнении обязанностей (функций).
6. Связи (взаимоотношения)
отдела с другими подразделениями.
Типовые положения о подразделениях (отделах, службах и т.п.)
Ниже приведены примеры и типовые образцы положений о подразделениях (отделах) , разработанные в разных организациях и для различных отраслей и сфер деятельности, включая сельское хозяйство, строительство, образование, производство, торговлю, медицину и др. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет.
Отдел АСУП
Положение об отделе главного конструктора
Положение об отделе главного энергетика
Положение об отделе кадров
Положение об отделе капитального строительства
Положение об отделе контроля качества
Положение об отделе маркетинга
Положение об отделе МТС (материально-технического снабжения)
Положение об отделе ООТиЗ (организации труда и заработной платы)
Положение об отделе защиты информации
Положение о юридическом отделе
Положение о конструкторском отделе (бюро)
Положение об отделе технического контроля
