Внутренний бухгалтерский контроль в организации. Пишем регламент: рекомендации по разработке Регламент работы отдела бухгалтерии образец

Для обеспечения рациональной организации работы бухгалтерии большое значение имеет система планирования, которая включает разработку и выполнение. Каменный столп, медный остолоп. Как показывает практика, работа над регламентом будет продолжаться и после его принятия и внедрения в рабочий процесс. В начале работы бухгалтер должен занести в документ названия и номера счетов, субсчетов и субсубсчетов, применяющихся компанией для расчтов с другими. Например, заключенный договор причем учтенный в бухгалтерии. Регламент разработан в целях повышения качества и эффективности реализации мероприятий

Образец чека киви отдача на высокой скорости. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору предприятия, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Приводимые в приложении к регламенту образцы заполнения форм. Книгу 1 Бюджетирование, как инструмент управления, по которым составляются инвестиционные бюджеты, то данный регламент упростит работу. Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу Полное наименование

Бухгалтерский форум 1С. И убережет от задержек на работе, особенно если соседние подразделения опаздывают с. Регламенты работы нашей службы сер виса в основном взяты. Образец бланка графика документооборота в бухгалтерии скачать Размер 60, 5 KB. Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим документом сначала составляют проект документа. Дерябин План работы отдела бухгалтерия на учебный год Единство бюджетной системы обеспечивается общей правовой

УТВЕРЖДАЮ Директор УОР П. И чтобы увидеть такие нюансы и не наделать лишней работы написать неправильный регламент. Обрамлялось все это великолепное безобразие от села. Причем так, что бы была прописана последовательность действий в той или иной ситуации, пошаговая инструкция работы. График документооборота в бухгалтерии образец бланк. Сайт, предлагающий пользователям сервисы почту, поиск, знакомства, хранение фото и видео, файлов, онлайн игры, гороскопы и др

Менеджмент и трудовые отношения Регламент работы. Большая просьба, выложите или скиньте образец написания регламента. Необходим создать регламент работы бухгалтерии. Регламент работы бухгалтерии образец. Бухгалтерия структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета. Компании Организовывать работу Бухгалтерии и обеспечивать качественное и своевременное выполнение

Регламент работы с подотчетными лицами. График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и. Испытанные технологии оптимизации работы бухгалтерии предлагаются на семинарепрактикуме. Как обследование, описываемые Регламент работы бухгалтерии образец процессы несложны, но война и Регламент работы бухгалтерии образец их выживания. Что такое O 365? Для этого в компаниях рекомендуется иметь такой документ, как регламент работы с дебиторской.

Следует отметить, что внедрению и эффективному использованию системы управленческого учета часто мешает не только отсутствие регламентации самого процесса управленческого учета, но и слабая степень регламентации основных бизнес-процессов компании. То есть, если слабо регламентирована деятельность самих объектов управленческого учета, то и учетный процесс будет реализовываться крайне неэффективно.

К сожалению, слабая регламентированность и низкая исполнительская дисциплина не позволяют отечественным компаниям использовать систему управленческого учета и бюджетирования на полную мощь. Ведь разработанный регламент управленческого учета вовсе не гарантирует того, что данная система будет отлаженно работать. В неподготовленной (слаборегламентированной) среде сложные регламенты, как правило, работают со сбоями, если вообще работают. Технология регламентации деятельности компании и системы управления достаточно подробно расписана в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (речь идет о серии книг "100% практического бюджетирования").

Поэтому в данной статье эти вопросы не будут подробно рассматриваться, а основное внимание будет сконцентрировано именно на регламенте управленческого учета. Хотя не следует забывать о том, что эффективное функционирование управленческого учета зависит не только от того, насколько будет продуманным и проработанным регламент данной системы, но и от степени регламентированности самой деятельности компании (объектов учета верхнего и нижнего уровня). Отчасти данную проблему можно решить за счет введения ответственности за исполнение регламента управленческого учета.

Роль регламентов в управленческом учете

Итак, регламентация процесса управленческого учета имеет очень важное значение, поэтому данному вопросу нужно уделять пристальное внимания и на этапе разработки регламента, и в процессе эксплуатации уже внедренной системы. То есть при планировании проекта по постановке управленческого учета нужно обязательно предусмотреть этап, в ходе которого необходимо будет разработать и обкатать регламент управленческого учета.

Если обобщить все вышесказанное, то можно выделить следующие основные функции регламентов в управленческом учете:

наведение порядка в учетном процессе;

определение четкой и прозрачной системы учета;

четкое распределение ответственности за ведение управленческого учета;

обеспечение своевременной подготовки необходимых управленческих отчетов.

Таким образом, компания должна приучить себя к жесткой дисциплине, чтобы все необходимые данные о совершенных хозяйственных операциях собирались в нужном виде и в требуемые сроки. Затем эти данные должны без задержек вноситься в учетную информационную систему. И наконец, к нужным срокам должны формироваться определенные управленческие отчеты, которые перед анализом или перед предоставлением их руководству должны быть тщательно проверены.

То есть все эти функции должны выполняться быстро и четко. В противном случае весь этот механизм управленческого учета не заработает, и никакой практической пользы от данной системы не будет. Руководство компании будет только постоянно выражать недовольство работой системы управленческого учета, причем, как правило, все шишки будут падать в основном на финансово-экономическую службу компании.

При этом забывается, что финансово-экономическая служба не может брать данные из воздуха. Информация в учетную систему должна вводиться на основе первичных документов (внешних и, может быть, внутренних), большинство из которых должны предоставляться в финансовую дирекцию соответствующими подразделениями. Если же не будут сданы документы, то они не будут внесены в систему, а значит, и не будут подготовлены требуемые управленческие отчеты.

Итак, для того чтобы в компании регулярно появлялись все необходимые отчеты, необходимо внедрить четкий регламент управленческого учета. При этом нужно помнить, что даже если в компании будет разработана очень подробная методика управленческого учета, но не будет механизма контроля исполнения регламента, то управленческая отчетность может быть существенно искажена.

Требования к регламенту управленческого учета

Конечно же, в каждой компании могут выдвигаться свои требования к регламенту управленческого учета. Кстати, они должны быть зафиксированы в Концепции управленческого учета еще до начала активных действий по внедрению.

Пример основных требований к регламенту управленческого учета:

комплексность;

удобство в использовании;

понятное изложение материала для всех участников процесса управленческого учета;

наличие всех основных видов описания процессов;

привязка регламента к действующей информационной системе.

На самом деле последнее из перечисленных выше требований не является обязательным. Ведь компания может запланировать автоматизацию управленческого учета следующим этапом после разработки учетной модели и регламента управленческого учета. Если же автоматизацией компания планирует заниматься сразу же, то данный пункт действительно может быть занесен в Концепцию управленческого учета в качестве одного из требований к будущему регламенту управленческого учета.

Под комплексностью в данном случае подразумевается наличие в регламенте управленческого учета полного описания всех функций, которые должны быть реализованы в рамках данного процесса. То есть весь учетный процесс должен быть достаточно подробно прописан в Положении об управленческом учете. Но при этом данный регламент должен быть удобным в использовании для всех пользователей системы управленческого учета.

Что касается понятности регламента управленческого учета, то здесь, конечно же, нужно сделать оговорку насчет определенного минимального уровня знаний, которым должны обладать все участники процесса управленческого учета. Ведь если какой-то из сотрудников просто не знает, например, каких-то специфических терминов, то он может не понимать регламент, но не из-за того, что тот плохо описывает процесс управленческого учета.

Кстати, для того чтобы добиться максимального уровня понимания регламента управленческого учета, можно использовать все основные виды описания процессов. Как известно, их всего три: текстовый, табличный и графический. Причем существует достаточно много различных форматов табличного и графического описания регламентов. Более того, сейчас очень распространены специальные программные продукты, которые позволяют упростить техническую сторону разработки регламентов. Этот класс программных продуктов называется CASE-средства (Computer Aided System Engineering).

Наиболее распространенными в России case-средствами являются BP Win (поддерживает американскую методологию IDEF) и ARIS (поддерживает немецкую методологию ARIS). Кстати, достаточно подробный пример регламентации такого управленческого процесса, как бюджетирование, с использованием методологии ARIS, можно найти в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (серия книг "100% практического бюджетирования").

Таким образом, если в регламенте есть все три вида описания, то его очень сложно не понять.

Естественно, данное утверждение может быть справедливым только при условии, что к разработке регламента отнеслись достаточно серьезно и создали действительно работоспособный документ.

Если данное условие соблюдено, то при нарушении регламента управленческого учета объяснения типа "я не понял" не должны приниматься в качестве оправдания, а нарушители должны наказываться в соответствии с принятой системой ответственности за исполнение регламента.

Положение об управленческом учете

Итак, основным документом, регламентирующим процесс управленческого учета, является Положение об управленческом учете. Понятно, что дело не в названии регламента, а в его содержании. Конечно же, каждая компания может разрабатывать свой стандарт такого регламента, поэтому Положение об управленческом учете в одной компании по составу разделов может отличаться от другой компании. Тем не менее есть ряд минимальных требований к содержанию регламента управленческого учета.

Положение об управленческом учете как минимум должно состоять из следующих разделов:

классификатор управленческой отчетности;

форматы управленческой отчетности;

организационно-временной регламент управленческого учета:
- регламент сбора и ввода информации в учетную систему;
- регламент формирования управленской отчетности;

ответственность за исполнение регламента управленческого учета:
- ответственность за предоставление исходных данных;
- ответственность за ввод информации в учетную систему;
- ответственность за формирование управленческой отчетности;

глоссарий.

Следует обратить внимание на то, что в рассматриваемом составе регламента нет разделов, связанных с методологическими вопросами. Это сделано специально. Считается, что для удобства использования регламента в нем должны быть раскрыты ответы на три вопроса: кто, что, когда. А методологические вопросы (как) лучше раскрыть в отдельных документах.

То есть, помимо Положения об управленческом учете, в компании должна быть разработана и описана методика управленческого учета, а также управленческая учетная политика (пример полного набора всех документов, которые должны быть разработаны в ходе проекта по постановке управленческого учета, можно найти на CD-решении "Управленческий учет").

Организационно-временной регламент системы управленческого учета

Организационно-временной регламент управленческого учета можно разбить на две части:

регламент сбора и ввода данных;

регламент формирования управленческой отчетности.

Хотя на самом деле первую часть также можно разбить на два процесса: сбор данных и ввод данных в управленческую учетную систему.

В таблице 1 представлен пример регламента сбора и ввода данных в управленческую учетную систему. В данном примере регламент привязывается к типовым хозяйственным операциям, которые регулярно выполняются в компании.

Таблица 1. Пример регламента сбора и ввода данных

Из данного примера видно, что для отражения в учетной системе информации об операции 1.1 «Поступление денежных средств» нужны банковские выписки. Ответственным за их сдачу (тот, кто вводит данные в учетную базу) в рассматриваемом примере является финансовый отдел. Можно было бы указать и конкретного сотрудника в финансовом отделе или должность.

В регламенте отмечено, что информация должна быть предоставлена на следующий день после совершения операции. Это, в общем-то, и понятно, поскольку банковские выписки обычно выдаются на следующий день после осуществления платежа. За ввод данной операции в учетную базу в представленном примере отвечает бухгалтер по учету денежных средств.

При этом операция должна быть внесена в течение дня с момента получения выписки. Конечно же, конкретное распределение функций зависит от организационно-функциональной структуры компании. Поэтому в каждой конкретной компании при разработке регламента управленческого учете, естественно, нужно учитывать данный фактор.

Описание всех остальных типовых операций можно найти в книге "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета".

При разработке и внедрении регламента управленческого учета необходимо продумать и механизм контроля его исполнения. В противном случае может получиться ситуация, когда регламент вроде бы четко прописан, но из-за кривого исполнения управленческая отчетность будет существенно искажаться.

В таблице 2 приведен пример регламента подготовки управленческой отчетности. Данный регламент, в отличие от регламента сбора и ввода информации в учетную систему, привязывается не к типовым операциям, а к классификатору управленческой отчетности. Поэтому в данной таблице представлен полный перечень всех управленческих отчетов, для которых определяется ответственный за их формирование и нормативный срок подготовки.

Таблица 2. Пример регламента подготовки управленческой отчетности

Как видно из данного примера, сроки подготовки (проверки) отчетности – разные для каждого отчета. Это обусловлено сложностью процесса ввода данных, которые используются при формировании соответствующих отчетов. Самый маленький срок подготовки имеет отчет о движении денежных средств, поскольку операции по поступлению и выплатам денежных средств проще всего учитывать. Самые большие сроки подготовки в данном примере у отчета по заработной плате и у отчетов по ЦФО.

В данном примере за подготовку отчетов, в основном, отвечают экономисты. Это связано с особенностью построения организационно-функциональной структуры финансово-экономического блока компании. То есть в этом примере экономисты занимаются только настройкой методики формирования управленческих отчетов в программном продукте и их проверкой. Само формирование управленческих отчетов происходит автоматически по нажатию кнопки. Основной задачей экономистов является именно проверка полученных значений статей отчетов. Остальное время экономисты могут уделять уже содержательному анализу полученных отчетов. То есть, как таковой, подготовкой отчетов экономисты в данном примере не занимаются.

Ответственность за исполнение регламентов управленческого учета

Для того чтобы обеспечить четкое выполнение регламента управленческого учета, необходимо ввести реальную ответственность за его исполнение.

В системе управленческого учета можно выделить три уровня ответственности за исполнение регламента управленческого учета:
1. Ответственность за предоставление исходных данных.
Все необходимые первичные документы и иная информация, используемая в системе управленческого учета, должна предоставляться в требуемые сроки и в нужном формате.
2. Ответственность за ввод данных в учетную систему.
Информация обо всех операциях должна оперативно вноситься в учетную систему в соответствии с принятым стандартом учета и учетной политикой, а также в требуемые сроки.
3. Ответственность за формирование управленческой отчетности.
На основе информации, введенной в учетную систему, должны формироваться и проверяться все необходимые управленческие отчеты в соответствии с разработанной методикой учета и к нужным срокам.

Пример системы ответственности за предоставление исходных данных (внешних и внутренних первичных документов) представлен в таблице 3 . Как видно из данного примера, в компании составили полный перечень типов исходных данных, которые непосредственно используются для ввода в учетную базу информации о хозяйственных операциях. Для каждого типа документа зафиксированы ответственные, нормативный срок предоставления, а также сумма штрафа за срыв сроков. Конечно же, приведенные суммы являются всего лишь примером.

Таблица 3. Пример системы ответственности за предоставление исходных данных

При разработке системы штрафов в данном случае нужно учитывать количество документов каждого типа, появляющихся после выполнения хозяйственных операций, а также значимость каждого документа. То есть, если в процессе хозяйственной деятельности в компании возникает большое количество первичных документов определенного типа, и при этом отсутствие одного такого документа незначительно исказит управленческую отчетность (т.к. по документам такого типа проходят небольшие суммы), то сумма штрафа должна быть небольшой.

Если же, наоборот, документов какого-то типа за отчетный период немного, но в каждом из них содержится значительная сумма, то отсутствие даже одного такого документа может существенно исказить управленческую отчетность. В таком случае сумма штрафа должна быть большой. Естественно, что значения «маленькой» и «большой» суммы штрафа в каждой конкретной компании устанавливается с учетом особенностей ее работы, а также размеров заработной платы.

Аналогичным образом может быть построена система ответственности за ввод данных в учетную базу и система ответственности за формирование управленческой отчетности приведен. Описание примера таких систем ответственности можно найти в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета".

Итак, для обеспечения работоспособности регламента управленческого учета должна быть разработана определенная система ответственности за его исполнение. Еще раз нужно обратить внимание на то, что при этом сам регламент, конечно же, должен быть достаточно тщательно проработан, т.к. никакая система ответственности не сможет заставить работать «кривой» регламент управленческого учета.

При правильном подходе к выполнению проекта по постановке управленческого учета вполне реально разработать действительно согласованный и работоспособный регламент. Но проблема заключается в том, что достаточно часто даже при серьезной проработке регламента управленческого учета ответственность за его исполнение остается в подвешенном состоянии. Все вроде бы знают, что его выполнять нужно, но, как правило, всегда находится более важная работа, которую нужно было сделать еще вчера.

Поэтому обеспечить эффективное функционирование регламента управленческого учета очень сложно без системы ответственности. Причем руководство компании это тоже понимает, но не всегда решается на такой шаг, как введение реальной системы ответственности. Да, такой шаг, действительно, требует большой смелости, решительности и воли со стороны первого лица компании. Но если этот шаг не сделать, то, к сожалению, система управленческого учета эффективно работать не будет. Данное замечание на самом деле относится ко всем подсистемам управления компании (проблема ответственности за исполнение регламентов достаточно подробно рассмотрена в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета").

Примечание : более подробно тема данной статьи рассматривается на семинаре-практикуме

Однако только с 1 января 2013 года Федеральным законом о бухучете официально установлена обязанность организаций осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Недавно Минфин России подготовил рекомендации по этому вопросу. Как организовать и документально оформить внутренний контроль исходя из данных рекомендаций, рассмотрим в данной статье.

Основные требования

Согласно Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) организация обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если ее подлежит , то она обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда ее руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).

Не описывает, как и в каком объеме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни и бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

Закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объеме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни...

Например, вопросы внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами, устанавливающими создание ревизионных комиссий финансово-хозяйственной деятельности общества:

• статьей 85 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
• статьей 47 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Требования, предусмотренные данными федеральными законами, необходимо соблюдать.

В данном документе дано понятие внутреннего контроля как процесса, направленного на получение достаточной уверенности в том, что организация обеспечивает:

• а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
• б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
• в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Элементы внутреннего контроля

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

• контрольная среда;
• оценка рисков;
• процедуры внутреннего контроля;
• информация и коммуникация;
• оценка внутреннего контроля

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создает надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.

Коммуникация как элемент внутреннего контроля - это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.

Постановка контроля за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации. Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны - ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь, от «а» до «я». Если же в разных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий. Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно ее члены будут независимыми ревизорами.

Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля. Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности. Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: финансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др. Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своем финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своем финансовом положении.

К сведению!

Организации, публикующие годовую отчетность по каждому виду рисков в годовой бухгалтерской отчетности, обязаны раскрывать информацию о таких качественных характеристиках своей хозяйственной деятельности, как подверженность рискам, и о причинах их возникновения; концентрации риска (описание конкретной общей характеристики, которая отличает каждую концентрацию (контрагенты, регионы, валюта расчетов и платежей, др.); механизм управления рисками (цели, политика, процедуры, применяемые в области управления рисками, и методы, используемые для оценки риска, и т. п.); изменения по сравнению с предыдущим отчетным годом (Информация Минфина России № ПЗ-9/2012).

Для достижения своей финансовой стабильности организация может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

• документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);
• проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету;
• санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их. Как правило, оно выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию;
• сверка данных;
• разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;
• процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
• надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).

В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.

Документирование внутреннего контроля

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля необходимо оформить документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационно-распорядительных документов организации (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учета).

Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учетная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала организации и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

На заметку

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положения, графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Документацию по организации внутреннего контроля необходимо регулярно обновлять. Оценивать необходимость ее обновления нужно не реже одного раза в год. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы организации.

Организация внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов ее деятельности, особенностей ее системы управления.

При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:

• внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех ее подразделениях;
• в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;
• полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Внутренний контроль, как правило, осуществляют:

органы управления организации;

ревизионная комиссия (ревизор);

главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета;

внутренний аудитор (служба внутреннего аудита);

специальные должностные лица, специальное подразделение организации, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;

другой персонал и подразделения организации.

При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни организация должна руководствоваться требованием рациональности.

Елена Антаненкова , руководитель экспертно-консультационного отдела Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт», для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Ищете решение Вашей ситуации?

«Практическая бухгалтерия» - бухгалтерский журнал, который упростит Вашу работу и поможет вести бухгалтерию без ошибок. Издание доступно еще и в электронном виде.

Глава 4. Документы, связанные с ведением внутреннего учета

4.1. Внутренний учет профессионального участника должен осуществляться на основе внутреннего документа, который утверждается уполномоченным органом управления профессионального участника (далее - Регламент ведения внутреннего учета). Регламент ведения внутреннего учета может содержаться в одном или нескольких документах профессионального участника.

Требования настоящей главы не применяются к профессиональному участнику, который заключил договор об оказании ему услуг по ведению внутреннего учета с другим профессиональным участником. В этом случае профессиональный участник, который заключил договор об оказании ему услуг по ведению внутреннего учета, должен иметь внутренний документ, устанавливающий порядок взаимодействия структурных подразделений (работников) такого профессионального участника при использовании информации внутреннего учета, получаемой от профессионального участника, оказывающего ему услуги по ведению внутреннего учета.

4.2. Регламент ведения внутреннего учета должен включать:

перечень документов, на основании которых вносятся записи внутреннего учета, предусмотренные настоящим Положением, в том числе записи по счетам внутреннего учета (далее - документы внутреннего учета);

требования к содержанию и оформлению внутренних документов, используемых во внутреннем учете профессионального участника;

порядок организации документооборота и информационного обмена в целях обеспечения реализации требований настоящего Положения;

порядок открытия, ведения и закрытия счетов внутреннего учета;

порядок и сроки сбора, регистрации, обобщения и хранения информации внутреннего учета, а также ее систематизации для представления отчетности перед клиентами по данным внутреннего учета;

порядок присвоения и использования во внутреннем учете профессионального участника идентификаторов (номеров, символов, кодов, аббревиатур, индексов, условных наименований);

порядок аутентификации работников профессионального участника, имеющих доступ к информации внутреннего учета профессионального участника в режиме ее чтения и (или) изменения, а также порядок доступа к данной информации;

порядок и сроки проведения сверок, предусмотренных главой 5 настоящего Положения, и документальной фиксации факта их проведения;

порядок формирования, ведения и хранения журнала (журналов) регистрации поручений (требований) клиентов, предусмотренного (предусмотренных) пунктом 7.1 настоящего Положения;

порядок и сроки архивирования, резервного копирования и хранения записей внутреннего учета профессионального участника, которые предусматривают резервное копирование записей внутреннего учета не реже одного раза в рабочий день;

порядок и сроки хранения документов внутреннего учета;

перечень и описание мер, принимаемых профессиональным участником для обеспечения достоверности информации внутреннего учета, а также для обеспечения сохранности документов и информации внутреннего учета;

порядок операционного взаимодействия между подразделениями и (или) работниками профессионального участника, осуществляющими ведение внутреннего учета, если его ведение осуществляет несколько подразделений и (или) работников профессионального участника, в том числе территориально удаленных друг от друга;

порядок определения времени для его отражения в записях внутреннего учета с учетом часовых поясов;

порядок группировки и выборки учетных данных в соответствии с главой 8 настоящего Положения.

4.3. Регламент ведения внутреннего учета может содержать также иные положения, не противоречащие требованиям законодательства Российской Федерации и настоящего Положения.

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами .

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами , в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Определения, термины и сокращения.
3. Описания процессов.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ , в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Приложение

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ . В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющемуосновных стадий:

1. Определение процессов.
2. Выстраивание диаграммы.
3. Детальное описание.
4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример : "Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет".

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
6. Изменить или дополнить штатное расписание.
7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
8. Обучить исполнителей новым правилам.
9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
10. Осуществить пробное внедрение регламента.
11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной. Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии. Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: "Настоящим регламентом определяется порядок…".
2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе "Термины, сокращения, определения" приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова "это", через тире. В разделе "Описание процесса" дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.