Главная › Общество › Нумерация дополнительных соглашений к гражданским договору. Зачем и как оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору? Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается

Нумерация дополнительных соглашений к гражданским договору. Зачем и как оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору? Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит - работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров . Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Все же это постановление является рекомендованным, а не обязательным, а значит, работодатель сам решает, как ему вести нумерацию трудовых договоров.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с , а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие - упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 - личный номер дополнительного соглашения, а 2016 - год оформления документа.

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит - не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Присвоение трудовым договорам порядковых номеров – задача добровольная.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Основная ее цель – упорядочение делопроизводства, а также идентификация и облегчение поиска документов в архивах.

Каковы же особенности проставления порядковых номеров на подобных документах? Разберем вопрос в этой статье.

Нормативное регулирование

На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.

Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.

При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004, нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.

Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

Нужно ли вести нумерацию?

Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.

Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.

Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.

Какой она должна быть?

При ведении нумерации трудовых договоров руководители и делопроизводители могут придерживаться собственных алгоритмов и систем.

Номера могут включать в различные знаки: дроби, тире.

Однако общими для них являются:

наличие порядкового номера заключенного договора о найме;
наличие года, в который документ был составлен и подписан.

Как формируется номер?

Так все-таки, как присваиваются номера?

Формирование номера во многом зависит от частоты приема сотрудников на работу.

Так, в небольших компаниях, малых организациях, где наем сотрудников – дело нечастое, номера традиционно состоят из двух чисел: непосредственного порядкового номера и года. Выглядеть они могут так: 09/2015, 07-2014 и т.д. В данном случае порядковый номер следует расшифровывать так: 9-й или 7-й договоры, заключенные в 2019 и 2019 годах соответственно.

Для крупных предприятий, заводов, предприятий, где наем сотрудников происходит не просто каждый день, а по несколько раз на дню, целесообразна разработка более сложной системы нумерации.

Так, номер трудового договора традиционно будет состоять из таких элементов:

указание дня и месяца составления документа;
обозначения года формирования документа;
порядковый номер договора либо принятого сотрудника.

Таким образом, выглядеть номер документа будет примерно так: 1609-15/10.

В этом случае расшифровывается число следующим образом: 10-й по счету договор (число после дроби) был принят на работу 16 сентября (цифры до тире) 2019 года.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

номер по порядку заполнения;
дата заключения описываемого договора;
номер, присвоенный документу;
ФИО принятого сотрудника;
занимаемая согласно договору найма должность;
подразделение, в котором числится работник;
заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
указание на совместительство или основное место труда;
сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Как регистрируются дополнительные соглашения?

Регистрация дополнительных соглашений – документов, которые вносят изменения в текущий трудовой договор или полностью расторгают его – ведется аналогично самим договорам.

Она также не регламентируется на законодательном уровне, однако присвоение заключаемым соглашениям порядковых номеров – эффективный способ ведения учета документов, их систематизации.

Если в организации часто дополнительно заключаются трудовые соглашения, целесообразно вести отдельный журнал учета.

На развороте такого журнала традиционно присутствуют такие графы:

порядковый номер документа в журнале;
дата его формирования (заключения соглашения);
непосредственный номер соглашения;
ФИО сотрудника;
занимаемая должность;
подразделение в организации;
порядковый номер трудового договора и дата его составления;
дата подписания договора найма (вступления в силу) и срок его действия;
содержание дополнительно сформированного соглашения вкратце;
примечания и пометки.

Стоит отметить, что для маленьких фирм ведение такого журнала вовсе не обязательно.

При составлении периодических дополнительных соглашений их порядковые номера можно вносить непосредственно в журнал регистрации трудовых договоров. И хотя в них не содержится специальной графы для этого (в графе «Номер договора» лишь один столбец), занести номер соглашения можно в 10-ю графу.

Подводя итог, следует еще раз подчеркнуть: хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательным, не предписано на законодательном уровне, без него документооборот предприятия, фирмы, ИП с сотрудниками заметно осложняется.

Вот почему нумерация составляемых договоров найма рекомендуется большинством специалистов в области кадрового учета.

Но в то же время необходимо помнить о том, что подобного рода упорядочивание документации существенно упрощает процедуру проведения камеральных проверок, что является причиной более лояльного отношения со стороны всевозможных контролирующих органов. Особенно это касается налоговых служб, а также трудовой инспекции.

Все эти условия отображаются в особых документах, дополняющих основной договор. Они таки и называются — дополнительные соглашения.

Определение

Что такое дополнительное соглашение к трудовому договору?

Это соглашение об изменении сторонами определенных условий трудового договора , отраженных в основном документе. К примеру — это условия прекращения трудового договора.

Основные случаи использования

В каких случаях необходимо дополнительное соглашение к трудовому договору?

Вообще-то во всех , если есть моменты, на которые у нанимателя и кандидата имеются разные трактовки — или которые работодатель трактует сколь-нибудь иначе, чем сказано в трудовом договоре.

Как правило, это такие случаи :

совмещение должностей;

условия прекращения контракта;

условия труда;

срок действия договора.

Новшества могут быть отражены в виде:

добавления дополнительных пунктов и подпунктов к уже существующим параграфам договора;

исключения тех или иных пунктов полностью или его частей;

замены чисел или отдельных фраз;

полной замены того или иного постулата.

Оформление

Как правильно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?

Доп. соглашение к трудовому договору (об изменении условий трудового договора) оформляется в том же порядке, что и трудовой контракт и только при наличии взаимного согласия соискателя (ст. 72 ТК РФ). И, как уже говорилось, не должно быть прямых конфронтаций с действующими нормами трудового права.

Инициатором этого документа может быть как нанимающая сторона , так и сам работник . Причем, если руководителю в один момент вздумалось внести какие-то изменения в регламент отношений с уже работающими на него лицами, то он должен их уведомить не позднее, чем за два месяца до планируемых нововведний . К примеру это дополнение к трудовому договору об изменении рабочего времени, условий труда, размера зарплаты, характера работы.

Форма дополнительного соглашения к трудовому договору может быть произвольной .
Важно другое — все, что в ней отражено, не должно противоречить действующему законодательству РФ .

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору?

Бумага , подписывается обеими сторонами и обязательно регистрируется в журнале. Он так и называется — журнал дополнительных соглашений к трудовым договорам

Можно ли оформить задним числом?

Может, хотя это и крайне нежелательно . Если а) это законно, б) сотрудник не будет против этого возражать, то почему бы и нет.

К примеру, изменился характер работы, о чем директор и рабочий договорились в устной форме, а спустя время решили оформить это письменно.

Однако, любые изменения, которые внес наниматель без заблаговременного обсуждения с работником, последний может отказаться подписывать . Равно как и выполнять возложенные на него дополнительные обязанности, предписанные новой редакцией договора.

К примеру: некто искал работу, ему предложили вакансию, собеседование устроило обе стороны. Соискателю было предложено пройти обучение, об оплате ничего не говорилось .

Тот его прошел и был принят на должность, но вот беда — оказалось, что обучение платное и успешному кандидату нужно будет расстегнуть кошелек. Так вот с точки зрения закона — ничего платить не надо, а уж тем более — подписывать. Такое соглашение незаконно .

Форма

Как уже упоминалось, строгой формы этого документа нет, есть необходимость строгого следования букве закона . Теперь что касается негласных правил. Преамбула дополнительного документа в идеале оформляется в том же самом стиле, в каком и оная у основного.

Обязательно должно быть последовательно отражено, по чьей инициативе и по каким пунктам основного документа вносятся изменения.

Обязательно указать связь с основным трудовым соглашением — как правило, это вносится в реквизиты в заголовке.

Приведем конкретный пример дополнительного соглашения к трудовому договору — классический.

В документе отражаются:

Заголовок (что это дополнительное соглашение).

Информация о сторонах.

От лица какой организации действует директор — полное наименование.

Номер основного договора.

В соответствии с чем — например, по просьбе работника.

Какие пункты уточняются.

Дата, подписи сторон.

Есть и другие тонкости. Например, правило написания слов, нумерация.

Это только кажется, что это — всего лишь дань культуре и орфографии.

На самом деле, все не так просто и любое слово в документе несет прежде всего юридическую нагрузку .

Как нумеровать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Так, слово «число» должно быть заменено на слово «цифры».

Например, в пункте 11.2 основного документа цифры 12, 13 заменить цифрами 14, 15.

Если имеют место быть цифро-буквенные сочетания, то для их замены в дополнительном документе лучше использовать термин «слова» .

Но предположим изменения в целом не затрагивают структуру документа и являются дополнениями.

В таком случае необходимо использовать следующие приемы — к примеру:

дополнить подпункт 4 пункта 13 абзацем «е», где указано — далее отражаются уточняющие нововведения;

параграф 3 пункта 4 дополнить фразой… — какой именно;

дополнить трудовой договор №23441 пунктом 102 , следующего содержания — далее должно быть указано, чему посвящен упомянутый пункт.

Что же касается утрачивания силы, то чем меньше в соглашении будет пунктов «признать то-то утратившим силу», тем лучше . Именно с правовой точки зрения. За исключением случаев, если оные пункты являлись сами по себе временными.

Лучше действовать так — в дополнительном документе упоминать: исключить из Трудового договора пункт такой-то. И то, чем меньше таких моментов будет, тем лучше.

Что еще обязательно указать?

Если можно так выразиться — судьбу оставшихся пунктов трудового соглашения.

Если они остаются без изменения, это оформляется следующим образом: пункты — далее указываются номера — считать неизменными.

Что делать, если трудовой договор меняется более одного раза?

Сколько раз допустимо менять условия работы? Да сколько угодно — пока на это согласны обе стороны и не запрещает закон. В любом из случаев, какое бы соглашение ни оформлялось, третье или сто двадцать третье, оно может и должно ссылаться только на основной документ.

Никакие поправки в дополнительное соглашение, уже подписанное в качестве дополняющего документа к основному, вноситься не могут — это общее правило.

Иногда бывает и так, что доп соглашение к трудовому договору «переписывает» фактически весь уже существующий основной документ. Что делаем в этом случае?

Ни в коем случае нельзя допускать , чтобы из-за всех новшеств трудовой контракт был непонятным или многосмысленнным. А именно так и бывает, если весь договор приходится редактировать, а по факту -переделывать.

Чтобы у читающего не пошла кругом голова и он отчетливо представлял себе картину того, на что подписывается, лучше внести в соглашение такой пункт.

Он так и будет гласить — для четкого понимания приводится новый трудовой договор в последней редакции, внесенной последним соглашением. Обязательно должно быть упомянуто, каким именно соглашением -то есть номер — и когда оно было подписано.

Например.

В редакции дополнительного соглашения от 2 мая 2016 года трудовой договор от 2 мая 2015 года № 122.

Как уже говорилось, любой документ. изменяющий хоть как-то условия основного документа, отражающего трудовые отношения, оформляется в двух экземплярах .

Бывает и такое: соискатель потерял свой вариант.

В таком случае он оставляет соответствующее заявление в кадровую службу фирмы. В ответ ему обязаны выдать под расписку причитающуюся ему копию с учетом всех редакций.

Таким образом, налицо еще одно подтверждение того, что любые правила могут быть пересмотрены . Иными словами, если нельзя, но очень кому-то нужно, то можно.

Это действительно можно — необходимо только, чтобы обе стороны были согласны по поводу вносимых новшеств и чтобы их соглашение не вступало в конфронтацию с действующим трудовым законодательством. Тогда допустимо подписывать любые поправки в любом количестве.

Полезное видео

В данном видео приведён пример дополнительного соглашения к трудовому договору:

В нашей организации ведется журнал регистрации трудовых договоров. Нужно ли регистрировать в нем также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если да, то, каким образом их нумеровать? Трудовые договоры имеют сплошную нумерацию. Обязательно ли регистрировать дополнительные соглашения? Если да, то их нужно фиксировать в одном журнале вместе с трудовыми договорами?

Ответ

Регистрировать дополнительные соглашения в каком-либо журнале не обязательно. Трудовое законодательство не предусматривает необходимости нумерации дополнительных соглашений к трудовым договорам. Такую необходимость может определить сам работодатель в локальном документе: в приказе, положении или инструкции по делопроизводству. Там же он вправе предусмотреть порядок нумерации. Дополнительные соглашения можно регистрировать вместе с трудовыми договорами, но тогда будет трудно в нужный момент быстро найти то или иное дополнительное соглашение. Поэтому допсоглашениям лучше присваивать порядковые номера (№ 1, № 2, № 3, и так далее) в рамках каждого трудового договора.

Читайте в электронном журнале:

Электронный журнал доступен подписчикам, а также по . Его оформление не займет у вас много времени.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.