Служебная записка о необходимости нового сотрудника. Служебная записка: пример написания. Как пишется служебная записка: образец. Служебные записки типы служебных записок просьба и правила их оформления

Докладные записки могут иметь положительный характер , если необходимо выделить рабочие достижения сотрудника организации, а также негативный , в целях наказания провинившегося, причинившего обиду, оскорбления, рукоприкладство или за хамское поведение.

Составителем документа является работник предприятия, в том числе и руководство, формируется на основе обращения к лицу, высшему по должности.

Причины для оформления могут быть связаны с жалобами либо отчетами за проведенную работу . Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.

Разновидности и формы

В соответствии с содержанием подразделяются на:

Согласно адресату, записки бывают:

1. Внутренними : затрагивают вопросы, связанные с неприятными ситуациями на производстве.
2. Внешними : предназначены для вышестоящих инстанций.

Законодательные основы

По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах. Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.

По общероссийскому классификатору управленческой документации имеет номер 0286041 .

Докладная — документ , предоставляющий служебную информацию по сравнению с другими бумагами, направляется конкретно лицам, занимающим высокую должность, их представителям, руководителям подразделений, всем, кто уполномочен предпринять существенные действия.

Докладная записка отличается от служебной предназначением . Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной — отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.

По сравнению с объяснительной докладная не объясняет случившее событие для обвинения либо оправдания действий работника, хотя обе предназначены руководящему звену. В документах подразумевается побуждение руководства принять соответствующие решения по дисциплинарным нарушениям . Запискам присвоен код по ОКУД, составляются по просьбе начальника.

Документ о поведении сотрудника выполняет основную функцию — передать информацию вышестоящему должностному лицу, стимулируя его к принятию соответствующего решения. С ее помощью можно:

• решить сложившиеся производственные, административные либо хозяйственные трудности;
• усовершенствовать рекомендации, связанные с улучшением производственного процесса;
• донести до руководителя идеи, в соответствии с принятым решением, зачастую сотрудник выражает свое несогласие;
• объяснить собственное мнение, если возникает конфликтная ситуация между работниками либо с начальником соответствующего подразделения;
• регулярно предоставлять отчеты о деятельности предприятия;
• пожаловаться на сотрудника, невыполняющего указания руководящего лица;
• разобраться с неправомерным делегированием обязательств;
• поставить в известность руководителя по поводу нарушения дисциплины служащими при выполнении трудовых обязанностей и рабочего распорядка;
• предоставить сведения, касающиеся происшествий, повлиявших на возникновение финансовых потерь либо физического вреда;
• изложить благоприятную информацию, требующую реакции руководящего звена.

Классификация и авторство

В соответствии с фактами сведения, адресованные руководителю, нуждаются в срочном принятии решений. Обычно они являются негативными, но могут быть положительными, если сотрудник успешно проявил себя на работе и требуется оповестить руководство. Лица, высшие по должности, принимают поощрительные меры в отношении служащего материальным или другим способом.

Существуют типы , связанных с:

• нарушением рабочего порядка и дисциплины;
• невыполнением либо плохим выполнением трудовых обязательств;
• допущением использования оскорбительных фраз по достоинству другому служащему, недопустимых поступков в поведении, провокацией конфликтных ситуаций;
• рабочими достижениями, достойными награждения.

Записки, докладывающие о заслугах или провинностях работников, имеет право написать каждое должностное лицо предприятия. Зачастую ее подают подчиненные начальнику, соблюдая субординацию. Он, в свою очередь, принимает решение о доведении сведений до гендиректора.

Руководитель определенного отдела, составляя документ, может адресовать его генеральному директору . Сотрудник имеет возможность оформить докладную непосредственно главе компании, но перед передачей необходимо подписать ее у начальника подразделения.

В качестве исключения, бумаги, несущие информационный характер, оформляются в виде жалобы на руководителя отдела . Работник направляет записку с претензиями напрямую гендиректору.

В оформлении необходимо соблюдать обязательные требования . Обычно документ состоит из трех самостоятельных частей .

1. События, факты, причины. Раскрытие сути случившегося события.
2. Идеи составителя относительно сложившихся обстоятельств, что он предлагает, какие решения видит.
3. Подведение итогов и рекомендации.

Докладная записка — официальный и деловой документ, следовательно, ее составляют в соответствии с требованиями, установленными государственным стандартом №6.30-2003 об унифицированных системах документов, включая организационно-распорядительные бумаги.

Оформление внутренней записки заключается в использовании листа формата А4, при этом допускается рукописный или напечатанный текст. Специальный бланк здесь не предусмотрен. Обязательно указать:

• сверху, слева и в углу наименование структурного подразделения, данные составителя;
• справа, сверху и в углу фамилию, имя, отчество, должность адресата;
• название официальной бумаги, с помощью заглавных букв, располагая его в центре листа, иногда оно размещено в левом поле листа, по краю;
• под названием дату, месяц и год подписания, используя арабские цифры;
• короткие сведения о содержании;
• текст из обособленных блоков.

Последняя строчка состоит из подписи составителя, а также расположенных рядом фамилии, инициалов и должности.

Внешней докладной запиской считается исходящая официальная бумага , составленная с помощью фирменного бланка предприятия. Кроме основных сведений, документ содержит:

• наименование, контактную информацию о компании — составителе;
• номер;
• название города, где она была сформирована;
• заголовка, расположенного под названием документа, например, «О нарушении дисциплины».

Требования по остальным элементам — наименования данной бумаги, информации о получателе, текста и подписи составителя – остаются, как и при написании внутренних докладных.

Премирование

Докладная по премированию имеет поощрительное направление, в целях побудить лицо, высшее по должности, наградить сотрудника за выполненные трудовых обязанностей либо прочие заслуги.

Прогул

Документ представляет обвинение по нарушению трудового порядка со своими особенностями по оформлению, ведь он излагает поведение определенного служащего, которому может грозить увольнение из-за отсутствия на месте в рабочие дни.

Для грамотного формирования бумаги важны следующие моменты:

1. К прогулу относится неявка на место выполнения трудовой деятельности более трех часов. Когда сотрудник отсутствует меньше указанного времени, даже на минуты, нарушение не будет считаться прогулом, и работник оправдывает действия в виде объяснительной записки.
2. Чтобы приступить к составлению, получают от провинившегося объяснения в письменной форме либо прочую подтверждающую документацию. Перечисленные бумаги составитель указывает в докладной. В итоге она заканчивается требованиями применить к провинившемуся наказания или просьбой по смягчению.

Коммерческий отдел

Генеральному директору ООО «Слава»

В.С. Лапину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 11.03.2016

об отсутствии на рабочем месте

Настоящим довожу до сведения руководства, что вчера, 10 марта 2016 года, менеджера по продажам Климова Ильи Сергеевича не было на месте выполнения трудовых обязанностей на протяжении всей рабочей смены, а именно с 10.00 до 19.00 часов.

Климов И.С. не предоставил информации для подтверждения уважительных обоснований своего поступка.

Прошу Вас предпринять в отношении менеджера по продажам Климова И.С. дисциплинарное взыскание.

Начальник коммерческого отдела / Совцов / В.П. Совцов

Кража

Кража при выполнении служебных обязанностей считается непосредственной причиной для прекращения сотрудничества с работником . Документ формируется в целях увольнения виновного служащего. Проведение процедуры на законном основании сопровождается:

• получением письменного обращения сотрудника, где он признается в совершении проступка;
• предоставлением необходимой документаций, подтверждающей совершенные действия.

Иногда в деле участвуют органы правоохранительной деятельности, из-за того хищение является серьезным правонарушением .

Отдел охраны

Директору ООО «Родник»

Белову И.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5

от 07.06.2017

о хищении имущества

01 июня 2017 года в 16 часов 40 минут грузчик склада готовой продукции, Савельев Николай Степанович, пытался вынести за пределы территории ООО «Родник» кофе-машину. Данный факт был выявлен начальником охранной службы Горьких Л.А.

Савельев Н.С. не смог объяснить данный поступок, отказываясь от показаний.

Прошу Вас назначить комиссию и осуществить инвентаризацию складского помещения, где хранится готовая продукция, и отстранить Савельева Николая Степановича от рабочей деятельности, пока не будут выяснены обстоятельства и определена степень его вины.

Начальник отдела охраны / подпись / Горьких Л.А.

Нарушение дисциплины

Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании. Она должна точно описывать нарушения сотрудника, упоминая, затребованы ли от него соответствующие обоснования поступков.

Важные моменты в оформлении :

• информационный характер без эмоциональных утверждений, абсолютно нейтральный стиль;
• извещает руководство предприятия, в том числе выходя за его границы (для каждого варианта приняты определенные условия по оформлению).

Докладная записка составляется по причинам передачи информации, выражения собственного несогласия, предоставления получателю рекомендаций, в зависимости от ситуации.

Отдел снабжения

Генеральному директору ООО «Скала»

Б.Л. Воронову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 07.08.2017

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что 05 августа 2017 г. сотрудница отдела снабжения Кудряшова Елена Михайловна допустила серьезное отступление от трудового порядка.

По окончанию перерыва на обед, который заканчивается в 13:00, Елена Михайловна не вернулась на место работы и не присутствовала на нем до конца рабочей смены, а именно, до 17:00. Сотрудница на данный момент не предъявила документы, которые могли бы оправдать и объяснить ее поступок.

В виду допущенных грубых нарушений трудового порядка выношу свое предложение объявить выговор Кудряшовой Елене Михайловне и занести информацию в данные личной карточки.

Начальник отдела снабжения / подпись / А.Л. Градов

Невыполнение работником должностных обязанностей

Докладная записка подобного характера позволяет поставить в известность руководителя о невыполнении либо неподобающем осуществлении должностных функций сотрудником, согласно профессиональным обязанностям.

Документ заканчивается просьбой оказать дисциплинарное воздействие на работника. Допустимо применить меры наказания, признавая их обоснованными.

Отдел бухгалтерии

Генеральному директору ООО «Восход»

Куликову В. А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №1

от 13.04.2017

о невыполнении должностных обязанностей

Прошу Вас принять к сведению, что сотрудница отдела бухгалтерии Драгунина Катерина Петровна допустила грубый недочет при составлении квартального отчета, согласно показателям предыдущего квартала. Не проверив сформированный отчет, предоставила его в налоговую службу, в итоге налоговый инспектор выставил штраф организации в размере 500 рублей.

По причине допущенного нарушения, требую вынести Е.П. Драгуниной строгое предупреждение, с последующим указанием его в личной карточке, а также лишить сотрудницу премиальной выплаты согласно сумме штрафного взыскания, выставленного налоговым органом.

Главный бухгалтер / подпись / С.И. Попова

Некорректное поведение сотрудника

В целях предоставления информации руководству, по поводу оскорбительных действий определенного работника по отношению к другому во время выполнения рабочих обязанностей формируется официальная бумага и передается начальнику . Руководство, согласно полученной докладной, предпринимает соответствующие меры относительно наказания виновного в целях исключить подобное поведение в будущем.

Производственный отдел

Генеральному директору ООО «Пирамида»

Столбовой Л.Н.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5

от 07.06.2017

о некорректном поведении сотрудника

Ставлю Вас в известность, что 06 июня 2016 года технолог Зуев Е.С. допустил некорректные действия по отношению к заместителю начальника производственного отдела Клюевой Нины Васильевны. Зуев Е.С. употребил нетактичные замечания по поводу внешнего образа Клюевой Н.В., добавляя нецензурные фразы оскорбительного характера.

Хочу подчеркнуть, что сотрудник производственного отдела Зуев Евгений Семенович не в первый раз допустил грубые выражения, обращаясь к остальным работникам, при этом нарушая трудовую дисциплину и провоцируя на конфликт в рабочем коллективе.

В связи с этим, предлагаю провести с Зуевым Е.С. воспитательную беседу и объявить выговор из-за недопустимого поведения на месте трудовой занятости.

Руководитель производственного отдела / подпись / Гришаев К.И.

Реакции адресата

После получения документа с информацией, относительно действий определенного сотрудника, адресат, учитывая перечисленные события, применяет соответствующие меры .

Намерения руководитель представляет в виде резолюции, оформленной на том листе, где расположен текст докладной. Согласно изложенной резолюции, реализовываются мероприятия по принятому решению.

Итоги

Докладная записка позволяет руководителю организации быть в курсе событий, взаимодействовать с рабочим коллективом и поддерживать трудовую дисциплину. От грамотного и точного оформления зависит решение, которое предпринимает глава компании относительно определенного должностного лица.

Отличие от служебной записки представлено на видео.

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

ВАЖНО: Заголовок должен отражать основную суть текста СЗ, говорить, о чем бумага.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

• он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
• Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
• Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
• Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
• Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

СПРАВКА: так как СЗ направляется внутри одной компании, то нет необходимости проставлять на ней печать.

Пример документа на фото ниже:

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
3. Не поддающиеся прочтению;
4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» .Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

Этот документ следует оформить, если работник (неважно, какую должность он в данной компании занимает) считает нужным донести что-то важное до сведения главы фирмы и понимает, что без его персонального вмешательства дело не решить.

Внимание! Служебную записку нередко путают с докладной.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы.

Они касаются либо того или иного специалиста, либо деятельности конкретного подразделения. Тем не менее, докладная записка более иерархически окрашена : ее пишут всегда «снизу вверх», то есть от нижестоящего специалиста – находящемуся на более высокой должности.

Служебная же может быть адресована и представителю того же ранга, что и автор, и тому, кто по должности ниже. Мало того, она адресуется и представителям организаций-партнеров. По сути, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная.

По поводу отличия служебной записки от докладной, смотрите комментарий специалиста.

Должен ли руководитель составлять документ?

Должен, но в тех случаях, если он желает что-то донести до сведения специалиста или руководителя какого-то подразделения и ждет конкретных действий в ответ.

Из каких разделов состоит служебная записка?

Как уже говорилось, специально установленного образца для такой бумаги не существует. Однако есть правила написания , согласно правилам делового общения, а также норм внутреннего распорядка той или иной компании.

Образцы такой записки как правило есть в локальных документах фирмы – в бумажном виде или предоставляются работнику вместе с внутрикорпоративным е-мэйлом. В последнем случае (если в вашей компании принято адресовать обращения в электронном виде), нужно воспользоваться функцией уведомления о прочтении.

Так, подобный документ всегда содержит :

• полное наименование компании и структурного подразделения (откуда пишется);
• регистрационный номер;
• указание адресата (нужно упомянуть ранг, фамилию и инициалы, или же полностью имя и отчество);
• наименование бумаги и ее предназначение (например, служебная записка на ремонт);
• текст – информационная часть (сжато и по сути) и то, какие действия ожидаются со стороны адресата;
• дата;
• подпись с расшифровкой.

Требуется писать сжато и по существу вопроса , помня, что служебное время ограничено у каждого работника и оно дорого.

Важно! Не допускаются ошибки в языке написания. Также следует избегать корявых и чересчур запутанных и громоздких фраз, которые могут быть истолкованы многозначно и исказить смысл того, что вы хотите донести.

Принцип написания всегда один: что случилось – чего вы хотите – почему вы считаете, что тот, к кому вы обращаетесь должен так сделать. Дополнительную весомость придаст написание записки на фирменном бланке с логотипом компании.

Также хорошо указать последствия для бизнеса, которое несет существующая ситуация и как это исправит вмешательство адресата. К примеру – некто нарушает внутренний распорядок и вносит разлад в коллектив, в результате чего в отделе возникла разобщенность, нарушается командный дух, необходимый для повышения продаж.

Лучше всего придерживаться делового, нейтрального стиля при обращении. Соответственно, нельзя употреблять обсценные, слэнговые обороты, эмоционально окрашенные отзывы, тем более, ругательные, оскорбительные или неэтичные.

Если вы хотите от адресата не одного, а нескольких действий, их необходимо указать по нумерованному списку, каждое с новой строки, разделяя точкой с запятой.

Пошаговая инструкция: как правильно составить?

Как писать служебную записку директору по образцу правильно? В правом верхнем углу оформляется «шапка» документа – кому и в какое подразделение передается бумага, обязательно указать должность и паспортные данные. Ниже, по центру – служебная записка и ее предназначение (например, на ремонт, либо на списание, на повышение или премирование сотрудника,), там же регистрационный номер.

Ниже пишется текст – суть вопроса, сперва информативная часть, затем- чего хотите (например, прошу вас издать приказ о проверке в отношении такого-то инцидента), либо прошу вас заменить следующее оборудование в таком-то отделе (сообщив сначала, почему следует это сделать и в каком состоянии находится существующая техника).

Приведем конкретный пример, как может выглядеть такая бумага .

Генеральному директору ООО «Лотос-В»

Сергееву Сергею Сергеевичу

от старшего менеджера по продажам Ивановой И.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 21

(на ремонт и замену оборудования)

Довожу до вашего сведения, что в отделе продаж ООО «Лотос-М» компьютерная техника непригодна к дальнейшей работе и нуждается в замене и ремонте. Так на настоящий момент из 8 компьютеров (из расчета по одному на двоих сотрудников) полностью в нерабочем состоянии 5, еще 2 системным администратором признаны подлежащими ремонту. Из-за случившегося замедляется взаимодействие с клиентами. Сотрудники вынуждены пользоваться принесенными с собой личными ноутбуками и планшетами. Принтер также признан не подлежащим ремонту, поскольку очень старый.

Прошу Вас:

1. закупить 5 новых компьютеров;
2. распорядиться о ремонте 2 компьютеров;
3. заменить принтер в отделе.

С уважением

старший менеджер по продажам, Иванова Ирина Ивановна (подпись).

Итак, понятно, что если работник чего-то хочет от другого работника, тем паче от начальника, это необходимо оформлять в письменном виде и по установленному в конкретной фирме образцу , в соответствии с деловой этикой.

Только это дает гарантию того, что ваше обращение не останется без внимания и на него будет дан исчерпывающий ответ и только так ваше обращение будет расценено как рациональное, а не как частная просьба, которую руководство (высшее или генеральное) может проигнорировать.

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

• данные о составителе и получателе документа;
• краткое изложение сути вопроса;
• подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Служебная записка - это внутренний документ учреждения, цель которого - донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!