Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен. Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение) по разработке инструкций по делопроизводству
Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.
В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.
Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.
Вставка рукописной подписи
1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.
2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).
Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.
- Совет:
Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.
3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.
4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.
5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.
Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.
Добавление текста к подписи
Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.
1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.
2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.
3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки” , расположенную в группе “Текст” .
5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:
- Коллекция — выберите пункт “Автотекст” .
- Остальные пункты оставьте без изменений.
6. Нажмите “ОК”
7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.
Вставка рукописной подписи с машинописным текстом
Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст” .
1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка” .
2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки” .
3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст” .
4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.
5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.
Вставка строки для подписи
Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.
Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.
Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе
Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.
Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.
2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.
3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .
4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.
5. Выполните необходимое действие:
6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.
7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.
Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе
Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.
В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата” , “Подпись” .
Вставка линии
1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.
2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица” .
3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.
4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.
5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка” .
6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница” .
7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет” .
8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.
9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.
Примечание: Тип границы изменится на “Другая” , вместо ранее выбранного “Нет” .
10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица” .
11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.
Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами” ) выберите параметр “Отобразить сетку” , который расположен в разделе “Таблица” .
Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи
Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.
1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.
2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица” .
3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).
4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).
5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка” .
6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница” .
7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет” .
8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица” .
9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.
10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка” .
11. Перейдите во вкладку “Граница” .
12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.
13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.
14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка” . Нажмите “ОК” для закрытия окна.
15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).
Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы” , расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная” ) и выберите параметр “Отобразить сетку” .
Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.
— обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. К примеру, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кᴏᴛᴏᴩых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, кᴏᴛᴏᴩыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».
Подпись как реквизит
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица , подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки , в кᴏᴛᴏᴩой указываются инициалы и фамилия.
Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».
В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.
При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения .
В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание .
Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.
В случае если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись кᴏᴛᴏᴩого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» будет грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».
Электронная цифровая подпись
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации »:
- Документирование информации будет обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
- Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
- Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
- Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
- Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.
Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи ». Целью Закона «будет обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении кᴏᴛᴏᴩых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе .
Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания ϲʙᴏих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».
Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, кᴏᴛᴏᴩые требуют наибольшей оперативности.
В зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность или «родная»). Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, а также каким составом документов это оформляется (тогда вы сможете понять разницу и доказать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя.
Кроме того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле. Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием невозможно (как грамотно зачеркивать и удостоверять это).
Такой простой реквизит
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации – см. Пример 2.
А если подписант временно отсутствует?
Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.
Фрагмент документа
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
- проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
- даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
- заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.
Варианты оформления замещения руководителя
Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.
От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.
При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.
Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.
Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.
При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».
Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:
- в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
- приказ:
- оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
- это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
- доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.
При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:
- выяснить точно, какой способ замещения выбран;
- раздобыть копию приказа;
- если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
Тогда вы сможете:
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Так как же оформить подпись?..
Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.
Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:
Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя – это временное совмещение.
Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):
В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.
Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:
При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:
Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.
Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.
...и гриф утверждения?
Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.
Можно ли использовать факсимиле?
Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?
Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:
Фрагмент документа
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.
В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).
Если подписант указывается в тексте документа
Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.
Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):
Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.
Когда нет возможности перепечатать проект документа
Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?
Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).
Фрагмент документа
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.
Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):
Если должность руководителя вакантна
Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?
Мнение
Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.
Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.
Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.
Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.
Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.
Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.
Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.
Кожанова Евгения - специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.
Юридическая значимость
Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент. Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.
В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о подписи.
Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.
Состав реквизита
Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:
Особенности оформления реквизита
В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.
Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.
Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки. В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.
Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.
Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.
Недопустимость косой черты
Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.
Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.
Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.
Новый вид подписи
Цифровая подпись - это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности. За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.
Федеральное законодательство
На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:
- Простая электронная подпись.
- Неквалифицированная.
- Квалифицированная.
Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.
Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.
Третий вид совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.
Область применения и использования
Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.
Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.
Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо. Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись.
Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.
Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).
В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость , оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.
Если подпись одна
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
- личная подпись,
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.
Например:
Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко
Если документ оформлен на бланке , то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:
Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко
Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.
Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.
Личная подпись - на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.
Когда подписывает заместитель
Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные :
Первый Заместитель Генерального директора
1-й Заместитель Генерального директора
Первый зам. Генерального директора
Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет:
Первый заместитель Генерального директора
С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера : «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.
Если подписей несколько
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.
Но подписание документа идет снизу вверх , т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности .
Директор Личная подпись Л.И. Киселев
Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.
Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»
А.П. Силин С.И. Михеев
В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:
Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев
Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова
Личная подпись Т.И. Кораблева
Личная подпись Р.Ю. Савельев
Косая черта недопустима
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица , подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:
/Директор Темников С.С. Комиссаров
Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.
И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.
Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров
