Может ли бюджетное учреждение изменить штатное расписание? Штатное расписание бюджетной организации Изменение штатное расписание бюджетных организаций

О штатном расписании упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ, и этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему особое внимание. Для бюджетных учреждений такой документ необходим, поскольку в соответствии с ним составляется смета доходов и расходов, а также начисляется заработная плата. Кем утверждается данный документ? В какой форме он составляется? Об этом вы узнаете из предложенной статьи.

Одним из документов для начисления оплаты труда является штатное расписание. Наличие или отсутствие данного документа, а также его содержание зависят от работодателя. Если трудовыми договорами установлены должности и специальности, то учреждение обязано составить штатное расписание. При проверках трудовые и налоговые инспекции просят представить такой документ одним из первых.
Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от 500 до 5 000 руб.;
— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Работодатель вправе вводить новую штатную единицу, сокращать ранее имеющуюся, вносить изменения окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в существующее штатное расписание в любом количестве без ограничения. Единственное условие: такие изменения и дополнения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Кроме того, необходимо указать дату введения штатного расписания. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Квалификационная характеристика

Если выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо с ограничениями, то наименование этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
Постановлением Минтруда РФ N 9*(1) установлен Порядок применения единого квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:
1) «Должностные обязанности» — содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность;
2) «Должен знать» — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;
3) «Требования к квалификации» — определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик устанавливает аттестационная комиссия организации.

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 1*(2). В пункте 2 данного постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями.
При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата РФ N 20*(3) может вносить в форму штатного расписания дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы Т-3 должны оставаться без изменений, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения подлежат оформлению соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (см. образец заполнения формы штатного расписания на стр. 91).
При заполнении формы штатного расписания наименование организации указывается строго по свидетельству о регистрации. Если в регистрационном свидетельстве зафиксировано полное и краткое название организации, то в штатном расписании можно указать любое из них. Обязательно отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления документа в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой его составления.
При заполнении формы штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке отражения данных в некоторых графах (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ N 1):
— при заполнении графы 4 в случае наличия неполной штатной единицы она указывается в соответствующих долях, например 0,2, 0,5, 2,75 (имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности, поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые предусмотрены штатным расписанием);
— в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;
— в графах 6-8 отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты.
В части 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются в качестве стимула для повышения эффективности труда работников. В частности, применяются надбавки за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.
Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада их размер может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется после изменения оклада). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте — коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате труда и премировании. В штатном расписании обязательно указывается, за что выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом разделе может быть увеличено, но, как отмечалось выше, не уменьшено в зависимости от количества применяемых в организации надбавок и доплат.
Если работодатель не имеет возможности отразить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты;
— графа 10 заполняется в случае, если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень (в графе дается ссылка на Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании») либо если в компании работают сотрудники-сдельщики.
Обратите внимание: если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание до утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. В бюджетных учреждениях штатное расписание утверждается вышестоящим органом.

Практика применения штатного расписания

Прямых ссылок на необходимость составления штатного расписания учреждением в нормативно-правовых актах нет, но в отдельных письмах, постановлениях, а также в арбитражной практике можно встретить разъяснения по поводу применения штатного расписания, в том числе при налогообложении. Рассмотрим, в частности, пояснения при исчислении налога на прибыль, ЕСН.
Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Налоговым кодексом не предусмотрена прямая связь между обоснованностью расходов на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина данная зависимость обосновывается. Рассмотрим такой случай.
На практике налогоплательщик часто приглашает сотрудников сторонних организаций для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные обязанности. В такой ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (письма Минфина РФ от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961). В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).
В ходе выездных проверок ФСС также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24*(4), п. 57 Методических указаний N 134*(5)).

Образец заполнения унифицированной формы штатного расписания

Унифицированная форма N Т-3

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301017 ¦
+————+
по ОКПО¦ 12345678 ¦
Спортивная школа «Старт» L————
—————————————————
наименование организации

Штатное расписание ————-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦ документа ¦составления ¦
+————+————+
¦ 5-штр ¦ 16.12.2006 ¦Утверждено
L————+————-
Приказом организации от «16» декабря 2006 г. N 35
на период 2007 г. с «01» января 2007 г. — ——— — —
——— — ——— — Штат в количестве 20 единиц
——
———————T—————T————T————T——————T————-T————¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Количество ¦ Тарифная ¦ Надбавки, руб. ¦ Всего, руб. ¦ Примечание ¦
¦ подразделение ¦(специальность,¦ штатных ¦ ставка ¦ ¦ (гр. 5 + ¦ ¦
+————-T——+ профессия), ¦ единиц ¦ (оклад) и +——T——T——+гр. 6 + гр. 7¦ ¦
¦наименование ¦ код ¦ разряд, класс ¦ ¦ пр., руб. ¦ ¦ ¦ ¦ + гр. 8) х ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (категория) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр.4) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ квалификации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦Администрация¦ ¦Директор спор-¦ 1 ¦ 10 000 ¦2 000¦ — ¦ — ¦ 12 000 ¦ ¦

+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Заместитель ди-¦ 1 ¦ 8 000 ¦1 200¦ — ¦ — ¦ 9 200 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ректора спор-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦тивной школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ Тренерский ¦ ¦Инструктор-ме- ¦ 4 ¦ 6 500 ¦ 650¦ — ¦ — ¦ 28 600 ¦ ¦
¦ состав ¦ ¦тодист спортив-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ной школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Тренер-препода-¦ 6 ¦ 6 000 ¦ 600¦ — ¦ — ¦ 39 600 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ватель по спор-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ту ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Тренер-врач ¦ 1 ¦ 5 300 ¦ 265¦ — ¦ — ¦ 5 565 ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Тренер ¦ 5 ¦ 5 000 ¦ 250¦ — ¦ — ¦ 26 250 ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦Бухгалтерия ¦ ¦Главный бухгал-¦ 1 ¦ 9 000 ¦1 350¦ — ¦ — ¦ 10 350 ¦ ¦
¦ ¦ ¦тер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Бухгалтер ¦ 1 ¦ 6 000 ¦ 300¦ — ¦ — ¦ 6 300 ¦ ¦
L————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————-
Итого ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 137 865 ¦
L————+————+——+——+——+—————

Руководитель кадровой службы Директор Пахомов Е.А Пахомов
———— —————- ———————-
должность личная подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Сусекина Н.В. Сусекина
—————- ———————
личная подпись расшифровка подписи

Е. Ромашова,
эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и
налогообложение»

————————————————————————-
*(1) Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 «Об утверждении Порядка применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».
*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
*(3) Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
*(4) Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».
*(5) Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :

Какие установлены нормативы?

Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.

Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.

Где найти инструкцию и что в ней содержится?

Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :

Полезное видео

Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:

Заключение

Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.

Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.

Штатное расписание школы содержит полный список должностей, определенных в организации, количество ставок на каждую должность, информацию о распределении обязанностей сотрудников учреждения, развернутую информацию о суммах выплат. Из документа можно узнать число сотрудников административного, педагогического, учебно-вспомогательного направления.

Образец штатного расписания школы

Расписание используется как основа для начисления заработных плат, оформления служебных записей, фиксации профессионального уровня педагогов и обязанностей персонала. Ознакомиться с образцом штатного расписания школы, можно, скачав файл:

Трудовой Кодекс страны предписывает наличие данного документа в каждом учреждении (ст.15), независимо от статуса и финансирования. При проведении инспекционных проверок, расписание будет проверяться в обязательном порядке. Отсутствие документа грозит наложением штрафа на руководителя школы в размере пяти тысяч рублей, а для самой организации – в 10 раз больше. Поэтому ежегодно ответственные сотрудники разрабатывают документ в установленные сроки.

Лица, выполняющие работу по составлению документа, должны быть назначены приказом или иметь данную обязанность в должностной инструкции. Следует отметить, что в случае изменений кадрового состава или размеров выплат, документ актуализируют после утверждения приказа об изменении штатного расписания в школе.

Утверждение документа – задача вышестоящего органа, управляющего образовательной деятельностью региона. При этом такие организации руководствуются Типовыми штатами ОУ, утвержденными еще в прошлом столетии, но до сих пор актуальными.

Нормативы, установленные в этих документах, в настоящее время используются в качестве примера и являются минимальными. Необходимо помнить, что при проверке инспектор не имеет права требовать четкого следования данным штатам, в связи с тем, что они носят рекомендательный характер.

Как составить штатное расписание школы по образцу

Разработкой документа занимается руководящий состав организации. Прежде чем начать работу в данном направлении, необходимо издать приказ об утверждении штатного расписания в школе. Пример приказа доступен по ссылке:

В качестве основополагающего документа для составления расписания используют методические рекомендации, которые были установлены Департаментом образования. Типовая форма (N T-3) расписания, принятая постановлением Госкомстата РФ, заполняется с учетом норм численности учащихся заведения. Организация имеет право дополнить форму, внося в нее уточняющую информацию.

Типовое штатное расписание общеобразовательной школы обычно включает в себя следующие разделы:

название документа и период его действия;

название подразделений, список руководящего персонала, педагогов, специалистов и обслуживающих работников;

перечень должностей в порядке, соответствующем подразделениям, по старшинству;

количество сотрудников по должностям, в том числе с указанием неполной ставки.

оклады либо тарифную сетку по трудовым договорам;

дополнительные выплаты в виде надбавок или премий и т.д.;

итоговую сумму начислений.

Удобно разбить форму штатной сетки на несколько разделов по количеству категорий сотрудников. К административным должностям относятся руководитель школы и его заместители. Педагогические работники – это преподаватели, учителя ОБЖД, музыкальные работники, психологи, библиотекари, логопеды, инструкторы по физическому воспитанию, тьюторы, старшие методисты. К должностям учебно-воспитательного направления относятся вожатые, секретари, кассиры, бухгалтера, лаборанты, завхоз. Обслуживающий персонал включает должности уборщиц, слесарей, кочегара, водителя, гардеробщицы.

Количество сотрудников в заведении определяется, в первую очередь, его наполненностью и бюджетированием, а также с учетом вида учреждения, учебных программ, числа младших и старших классов. Например, расписание школы со стандартной формой обучения будет отличаться от документов, разработанных для школ-интернатов, организаций с углубленным изучением отдельных предметов или заведений вечернего (сменного) или коррекционного обучения.

По ряду причин штатное расписание общеобразовательных школ может изменяться. Школы на государственном обеспечении устанавливают численность сотрудников на основании внешних приказов. Частные организации имеют право добавлять должности и выплачивать им зарплату. Если муниципальное учреждение может позволить себе оплачивать работу дополнительного персонала, оно также может изменить штатное расписание в сторону увеличения единиц или должностей.

За составление тарифных списков в заведении отвечают две комиссии: тарифная аттестационная и экспертная. Их деятельность заключается в определении дополнительных выплат за отрицательные условия труда. Результаты работы комиссий необходимо оформлять в виде приказа за подписью директора.

В документе указывают суммы заработной платы за месяц, расшифровывая составляющие их части. Эти данные являются основой для определения расходов организации, ими также оперируют при составлении планов, привлечении дополнительных работников и принятии управленческих решений.

Кроме основных должностей, в штатную сетку должны быть включены совместители и специалисты, которые определяют и поддерживают специфический уклон школы (языки, спортивная направленность и т.д.). При составлении документа кроме следования нормативным актам, необходимо опираться на внутришкольные акты: Устав, сметные бумаги, количественные нормы, расчетные документы.

Следует понимать, что численность персонала может не совпадать с числом штатных единиц, потому что сотрудники могут быть оформлены как на 0,25, так и на 1,5 ставки. С увеличение количества параллельных классов должно увеличиваться и число должностей или сотрудников, работающих на одной должности. Для расчета ставок в штатном расписании школы используют стандартные методики и таблицы. Одна из таких таблиц представлена ниже:

Количество штатных единиц (ставки) в расписании школы

Обобщенная методика установления ставок включает в себя следующий расчет: количество рабочих учебных часов в неделю по группе обучающихся делят на норму нагрузки педагогов конкретного заведения. Количество ставок на каждый класс рассчитывают, опираясь на базисный учебный план школы.

При составлении документа необходимо внимательно относится к названиям должностей. Они должны соответствовать установленным в классификаторах для того, чтобы сотрудники учреждения могли претендовать на льготы.

Если ответственный работник впервые приступает к составлению штатной сетки в текущем году, не лишним будет воспользоваться шаблоном штатного расписания школы на 2019 год:

Действие документа длится один учебный год, после чего процедура повторяется, начиная с издания приказа о назначении ответственных и составлении расписания.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.