Авиабилеты авансовый отчет. Подтвержденный перелет: если сотрудник сам покупает билет

Командировка по электронным билетам. Чем оправдать? shelkovaia wrote in December 2nd, 2012

Сейчас очень быстро развивается система электронных билетов, если раньше вы могли полететь на самолете предъявив только паспорт, то и на некоторых направлениях ж/д тоже появилась такая возможность.
При этом во времчя авиаперелета у вас на руках остается только посадочный талон, а при проезде на поездах, у вас нет ничего. Как быть, что нужно предъявить в бухгалтерию организации в таких случаях.

Недавно вышло письмо от ФНС России в котором они объяснили как быть.

Из письма ФНС России от 12.10.2012 г. № АС-4-2/17308:

В ФНС напомнили, что формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, а также электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте утверждены приказами Министерства транспорта. В соответствии с установленными требованиями маршрут/квитанция электронного пассажирскогоавиабилета и контрольный купон электронного железнодорожного билета являются документами строгой отчетности. Они применяются дляосуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт безприменения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, является контрольный купонэлектронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Конечно многие бухгалтера просят принести реальный билет, а не электронные квитанции, да и не во всех уголках России это развито, пожалуй этим могут похвастаться только крупные города России.

В общем когда вы летите или едете в командировку или у вас льготный отпуск, то по возвращению предоставьте в бухгалтерию следующие документы:

I При авиаперелете:

1. Маршрутная квитанция электронного билета (присылается на эл. почту при приобретении билета);

пример полета на самолете компании S7. Мне на почту вот такая информация приходит:

В приложении к этому письму находится МАРШРУТНАЯ КВИТАНЦИЯ Вашего электронного билета.

Ваше право на авиаперелет и провоз багажа указанным рейсом S7.

2. Посадочный талон.

II При поездке на поезде:

1. Билет распечатанный в терминале, если была пройдена электронная регистрация, то посадочный купон

вот, что пишут на сайте ржд:

Деловая поездка или командировка зачастую связана с отчетностью. Отчетность по электронным авиабилетам вызывает больше всего вопросов, поэтому мы решили подготовить статью, в которой расскажем вам, как отчитаться за электронный авиабилет.

Что такое электронный авиабилет

Сегодня в мире международных пассажирских авиаперевозок используются исключительно электронные авиабилеты, бумажные записи остались в прошлом. Термин «электронный билет» на английском звучит — e-ticket , и был придуман еще в конце 20-ого века. Но на полностью электронный документооборот авиакомпании перешли лишь 7 лет назад, по решению IATA. Электронные авиабилеты – это запись в электронной БД авиакомпаний. Пассажир получает письмо со сведениями о своем полете, и идентификационным номером авиабилета, по которому данный билет может быть найден в БД.

Многих путает бумажная версия билета, которую выдают в аэропорту. Некоторых путают распечатанные авиабилеты. И то и другое действительно является бумажной версией и связано с авиабилетами, но в первом случае – это посадочный талон, а во втором – это лишь распечатанный электронный авиабилет или же маршрутная квитанция. Ранее существовали бумажные билеты на самолет, записанные в бумажную БД – но такое в наши дни уже не практикуется. Вот короткое видео, которое расскажет вам, что такое электронный авиабилет:

Как отчитаться по электронным авиабилетам

Если вас послали в командировку, или вы сами оформляете себя в деловую поездку, то для последующей отчетности вам потребуется:

• Маршрутная квитанция;
• Оригинал посадочного талона;

На основании этих двух документов можно провести электронные авиабилеты через бухгалтерию.

Маршрутная квитанция и посадочный талон

Маршрутная квитанция – это именно то, что приходит вам на электронную почту от авиакомпании или билетного агентства, когда вы покупаете авиабилеты.

Посадочный талон – это «бумажная версия» авиабилета. Посадочные выдаются непосредственно в аэропорту при регистрации либо дома при самостоятельной регистрации через Интернет.

Маршрутная квитанция отличается от посадочного тем, что в ней нет конкретного места пассажира, и вы можете распечатать ее в любой момент после покупки авиабилета. Посадочный талон выдается всего один раз в аэропорту, либо при самостоятельной регистрации через Интернет. Потеря посадочного талона автоматически означает, что вам не получится провести авиабилеты через бухгалтерию, так как ни одна авиакомпания мира не выдает дубликаты посадочного после перелета. Одновременно с этим, посадочный талон означает, что пассажир действительно пролетел данный сегмент.

Порядок действий

Провести авиабилеты через бухгалтерию можно только в том случае, если вы их использовали. В ситуации, если авиабилеты были куплены, но сотрудник по ним не полетел, покупку авиабилетов можно оформить как расходы, но уже нельзя оформить как расходы на авиаперелет. Это связано с тем, что без перелета у вас не будет второго необходимого документа – оригинала посадочного талона.

После покупки авиабилета, сотруднику обязательно нужно полететь по этому авиабилету. После этого на руках будет все, что необходимо для отчётности. Маршрутная квитанция и посадочный талон передаются в бухгалтерию, где их оформляют соответствующим образом.

Правовая база

Если ваша бухгалтерия испытывает сложности, и не принимает к отчету ваши документы, то вам необходимо сослаться на Письмо Министерства Финансов России от от 17.07.2007 ? 03-03-06/4/99. Это пояснения к законодательству РФ, которые помогут решить большинство спорных вопросов по отчетности за авиабилеты. Другая спорная ситуация, что не принимают электронные авиабилеты, требуя к отчетности именно бумажную версию. В этом случае необходимо ссылаться на IATA правила, согласно которым, с 1 июня 2008 года, все авиакомпании мира, совершающие международные перелеты, могут продавать исключительно электронные авиабилеты.

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

На основании подпункта 12 пункта 1 Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом в силу нормы для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

На основании пункта 84 приказа Минтранса России "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Таким образом, в случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

Заместитель директора

Департамента

Собираясь в командировку и самостоятельно приобретая электронный билет, сотрудник получает его в бездокументарной форме. В этой ситуации оправдательными первичными документами, которые работник должен предоставить в бухгалтерию, будут две бумаги, это следует из письма Минфина РФ от 29 января 2014 года № 03-03-07/3271. Во-первых, маршрут-квитанция - распечатка на обычном листе бумаги маршрута следования с указанием номеров рейсов, временем отправления-прибытия и стоимости перелета. Она содержит сведения о пассажире, дате отправления рейса, наименование и коды аэропортов для каждого рейса, итоговую стоимость перевозки и сборы (если таковые применяются), наименование перевозчика, оформившего билет, норму бесплатного провоза багажа, а также уникальный номер электронного билета.

На заметку

При подтверждении расходов на приобретение электронного авиабилета достаточно маршрут-квитанции и посадочного талона. Никаких дополнительных документов, доказывающих факт полета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, или чеков, не требуется.

Маршрут-квитанция является документом строгой отчетности (п. 1 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 г. № 134), применяется для осуществления предприятиями денежных расчетов с наличностью или с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса РФ от 31.08.2011 г. № 228). По утверждению чиновников, аналогом подтверждения состоявшегося факта оплаты является именно эта бумага. Поэтому в случае покупки билета никаких дополнительных документов, подтверждающих факт оплаты для целей налогообложения прибыли не требуется. Обратите внимание, согласно другому письму чиновников, маршрут-квитанция без указания формы оплаты бесполезна для подтверждения расходов ().

Вторым обязательным документом является посадочный талон, подтверждающий, что перелет действительно состоялся, то есть оплаченная услуга была оказана.

Конфиденциальный тариф

Отдельно хотелось бы остановиться на вопросе тарифов, по которым приобретаются билеты. Например, такая ситуация: билет достался фирме по так называемому конфиденциальному тарифу. Обратите внимание, стоимость при этом в самом билете не указывается (т.к. они считаются уникальными «находками» каждой авиакомпании, являются разработанным ею способом привлечения клиентов и, как правило, признаются коммерческой тайной). Однако цена перелета указывается в другом «сопровождающем» документе - акте приема-передачи. Отдельной строкой прописывается . в данном случае не выписывается вовсе.

На заметку

Арбитражной практики, которая бы поддерживала мнение, что непереведенные на русский язык маршрут-квитанции не препятствуют отнесению покупки электронного билета на расходы, найти не удалось.

Таким образом возникает ситуация, что в электронном билете отсутствуют данные, позволяющие считать его полноценным документом (исходя из требования п. 1 Приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 г. № 134, согласно которому в билете указываются тариф, итоговая стоимость перевозки, и форма оплаты.), в том числе, по мнению сотрудников Минфина (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 г. № 03-07- 11/398) и, соответственно, использовать для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль нельзя. К сожалению, акт тоже не исправит положения. Ведь даже не смотря на то, что в нем содержится нужная информация, данный документ не является электронным билетом. Поэтому ни маршрут-квитанция, ни акт приема-передачи, ни обе бумаги в совокупности, в данном случае не будут подтверждать расходы при расчете налога на прибыль, подытожили, чиновники.

Неутешителен и вывод касательно перспективы принятия к вычету НДС. По мнению работников финансового ведомства, согласно , суммы налога на добавленную стоимость по расходам по проезду к месту и обратно, не принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль, вычетам также не подлежат (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 г. № 03-07-11/398).

Получается, что приобретение более дешевого билета может стоить организации двух важных незачетных налогов. Впрочем, в тексте письма можно усмотреть и руководство к другим действиям. Чиновники подчеркнули, что данный документ не является НПА, имеет исключительно информационно-разъяснительный характер и не препятствует фирмам, чье мнение отличается от мнения государственных мужей, опираясь на другие нормы права, действовать иначе.

Вопросы перевода

Еще один актуальный вопрос - нужно ли переводить маршрут-квитанцию на русский язык. Он в настоящий момент до конца не разрешен. Дело в том, что сотрудники Минфина и госслужащие ФНС дают по этому поводу совершенно разные рекомендации. Позиция минфиновцев следующая: раз документирование фактов хозяйственной деятельности в России должно вестись на русском языке (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н), то и те первичные бумаги, к которым относится и маршрут-квитанция, должны быть переведены. И для электронных документов исключения из этого правила российским законодательством не установлено (). Поэтому та информация и реквизиты, которые необходимы для применения вычета по НДС, должны быть только на русском языке.

Однако, по мнению ФНС, электронному билету при определении налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода все-таки не требуется (письмо ФНС РФ от 26.04.2010 г. № ШС-37-3/656@). Ведь значение всех реквизитов электронного проездного документа уже определено различными нормативными документами. Например, фамилия пассажира - это не иностранный язык как таковой, а транслитерация букв кириллицы на соответствующие буквы или буквосочетания латиницы [способ внесение информации, используемый при оформлении загранпаспортов, приказ ФМС РФ от 3 февраля 2010 г. № 26 - прим. автора].

Анна Мишина , для журнала «Расчет»

Оформить командировку без ошибок

Какие документы необходимо оформлять при командировках, какие расходы можно возместить, а какие – нет, какими нормативами пользоваться и как отразить командировочные расходы - в электронной книге