Как рассчитать отпускные самостоятельно. Как работнику насчитываются отпускные дни и кто имеет право на более продолжительный отпуск

В трудовом законодательстве есть положение об оплате того времени, когда человек не работает, а находится в предоставленном ему по закону отпуске.

Этот вид оплаты рассчитывается исходя из среднего заработка рабочего или служащего. Его расчет производится независимо от формы и режима работы предприятия.

Выплаты, учитывающиеся при начислении отпускных

Отпускные – это разновидность дополнительной оплаты сотруднику.

Трудовое законодательство гласит, что каждому работающему на предприятии полагается отпуск через каждые полгода работы.

Оформляется он ежегодно приказом руководителя предприятия (организации), в котором обязательно указывается дата его начала и окончания.

Минимальная продолжительность отпуска, согласно нормативам, – 28 дней (календарных)

Отпуск может быть основным и дополнительным.

При оплате основного отпуска учитываются все выплаты, произведенные работнику согласно трудовому договору или контракту:

1. основная заработная плата,
2. доплаты за переработку
3. различные виды премий
4. другие виды вознаграждений.

В сумму годового заработка не включаются:

1. сумма материальной помощи;
2. выплаты по листку нетрудоспособности (оплата больничного);
3. оплата командировочных расходов;
4. выплаты при вынужденном простое предприятия;
5. оплата дополнительных нерабочих дней, предоставляемых женщине по уходу за ребенком-инвалидом;
6. прочие социальные выплаты.

В качестве исходной суммы для расчета отпускных берется денежная сумма, заработанная сотрудником в течение истекшего года.

В Трудовом кодексе РФ (ст. 139) сказано, что предприятие может выбирать альтернативный период для расчета отпускных, при условии, что он будет оформлен специальным приказом, или указан в коллективном трудовом договоре.

В расчетный период включаются все календарные дни, в том числе и праздничные, и выходные. Порядок расчета одинаков для предприятий с различными режимами работы. Методики расчета отпускных работнику зависят от фактически отработанного времени.
В случае, если период расчета отработан полностью
При полностью отработанном годовом (12 месяцев) расчетном периоде сумма отпускных рассчитывается по формуле:

О = ЗП: 12: 29,4 х Д

где О – сумма отпускных,

ЗП – суммарная величина годовой заработной платы;

Д – количество отпускных дней.

Пример 1. Сотрудник предприятия, работающего с пятидневным рабочим циклом, уходит в отпуск с 3 по 30 октября 2013 г. За период для расчета берется время с 1октября 2012 года по 30 сентября (включительно) 2013 года, который был полностью им отработан. При этом годовая заработная плата составила 175000 рублей. Согласно произведенным расчетам сумма отпускных составит 14084,5 рубля.

1. средний заработок: 175000:12:29,4=502,87(рублей);

2. отпускные: 502,87х28=14084,5 (руб.)

В случаях, когда необходимый стаж выработан не полностью расчет другой.

Случается, что человек в один из месяцев промежутка, взятого за расчетный для начисления отпускных, болел, находился в командировке или по какой-то другой причине не выполнял свои трудовые обязанности.

Это время считается отработанным не полностью. При не полностью отработанном (менее 12 месяцев) периоде расчет отпускных немного усложняется.

Кр=29,4 хМ + Д1х 1,4 + Д2 х 1,4…+Д12 х 1,4

где Кр – количество отработанных дней;

М – количество месяцев, отработанных полностью;

Д1 – количество дней, которые сотрудник отработал в неполном месяце.

Затем рассчитывается сумма отпускных. Для этого используется формула:

О= ЗП:КрхД

где О – сумма, для выплаты;

ЗП- величина годовой заработной платы;

Кр – количество отработанных дней;

Д – количество предоставленных для отпуска дней.

Пример 2. Сотруднику организации предстоит очередной 28-дневный отпуск со 2-го декабря 2013 года. Он имеет постоянный оклад, составляющий 18000 рублей в месяц. Работа осуществляется по шестидневному режиму.

Однако в августе ему пришлось взять больничный, и он не работал 7 дней.

В этом месяце его заработок составил 12650 рублей. В октябре он вновь заболел и вынужден был не работать на протяжении 11 дней. Соответственно в этот месяц его зарплата составила 10200 рублей.

В итоге, полностью отработаны только 10 месяцев. В августе он работал 21 день, в октябре – 17 дней.

Правильный расчет отпускных следующий:

определяем фактическое количество отработанных дней:
К= 29,4х10 +21х1,4 +17х1,4=342
средний заработок: (18000х10+10200+12650):342=202850:342=593,12руб.

сумма к выдаче:593,12х28=16607,60 рублей.

Входящие в расчет премиальные выплаты и прочие вознаграждения, при не полностью выработанном необходимом стаже, учитываются пропорционально времени фактически отработанному сотрудником.

Отпускные сотрудникам с особыми условиями труда

Существуют условия труда, которые оговариваются специальным договором: работа по совместительству или с заключением договора на несколько месяцев, например, на сезонные работы.

Если человек совмещает две должности, расчет отпускных производится согласно общему положению, то есть по количеству отработанного времени, как на основной работе, так и на совмещенной.

Отпускные людям, занятым на сезонных работах, с которыми заключен договор на два и более месяца, рассчитываются по схеме: за каждый месяц работы должно быть предоставлено два дня отпуска. Количество отработанных дней в неделю – шесть.

Пример 3. Агропредприятие заключило с работником С. договор на выполнение работ в течение трех месяцев. Полная оплата труда составила 175000 рублей.

При этом в каждом месяце отработано по 21 дню, что в общем составило 63 дня. Согласно Законодательству ему полагается 6 оплачиваемых отпускных дней (по 2 за каждый месяц).

Сумма отпускных составляет:

175000:63х6=16667 рублей.

Стаж работы, необходимый для оплачиваемого отпуска

В Трудовом кодексе (ст.121) оговаривается, что включается в рабочий стаж, необходимый для того, чтобы отпуск был оплачен полностью.

В него входят:

• Все выходные и праздничные дни, установленные государственной властью, как нерабочие.
• Дни вынужденного прогула, при увольнении в незаконном порядке.
• Прогул в случае отстранения сотрудника от работы при нарушении сроков прохождения обязательного медицинского освидетельствования, по независящим от него причинам.
• Отпуск за свой счет, но не более двух недель (14 дней).
• Если работник имеет прогулы без уважительных причин, его часто отстраняют от работы из-за злостных нарушений дисциплины, эти периоды считаются не отработанными, и в стаж для начисления отпускных не входят.
• При начислении отпускных также не учитывается период, когда женщина ухаживает за ребенком.

Порядок оформления отпуска

Отпуск сотрудникам предприятия должен предоставляться согласно разработанному и утвержденному на коллективном собрании графику.

Приказ об отпуске издается на специальном бланке, в который заносятся данные о занимаемой сотрудником должности, указывается продолжительность отпуска и его вид, дата начала и его окончания. Сотрудник должен быть ознакомлен с ним за 15 дней до начала отпуска, под роспись.

В этот же период должны быть начислены отпускные. Согласно Трудовому кодексу (ст. 136), их выплата производится не позднее, чем за трое суток до начала отпускного периода. Все данные о предоставляемом отпуске заносятся в личную карточку сотрудника, без персонального ознакомления.

Компьютерная программа в помощь бухгалтеру

Постепенно уходит в прошлое ручное начисление заработной платы, отпускных дней и т.д. На помощь бухгалтерам для правильных расчетов приходят различные компьютерные программы. Одна из них называется «Зарплата, Табель, Кадры».

Это комплексная программа их трех составляющих, в каждой из которых предусмотрена возможность форматирования в автоматическом режиме различных отчетных документов.

Для начисления заработной платы и отпускных можно установить только одну составляющую этой программы – «Зарплата».

Многие бухгалтера с успехом используют для этого, хорошо зарекомендовавшие себя программы «1С: Предприятия» и «1С: Бухгалтерия», в меню которых есть пункт «Основные начисления организации», включающий подраздел «Отпускные (АЗ)».

Производить начисления в этой программе можно, как вручную, так и в автоматическом режиме, по каждому работнику отдельно или списком.

Согласно российскому законодательству любой трудоустроенный человек имеет полное право на регулярный оплачиваемый отдых продолжительностью не менее 28 дней ежегодно.

Кроме того, сложности с подсчетом могут возникнуть для сотрудников, часто оформляющих отгулы или находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

В соответствии с ТК РФ, каждый трудящийся человек имеет право на предоставление отдыха от работы. Продолжительность отпуска любого гражданина не должна быть меньше 28 дней.

Кроме этого в XIX главе трудового законодательства предусмотрены случаи, позволяющие работодателю начислять дополнительные дни для отдыха на периоды:

• сессии;
• командировочных поездок;
• временной нетрудоспособности.

Руководящий состав фирмы вправе предоставлять своим сотрудникам отпуск в размере, превышающем норматив, если его долгое отсутствие на рабочем месте не повлечет за собой сбои в производственном процессе.

Для осуществления подобного мероприятия положения об увеличенном размере отдыха должны быть оговорены во внутреннем регламенте фирмы, доступным для ознакомления всему рабочему составу.

Кому полагаются дополнительные дни отпуска?

Согласно российскому законодательству определенные категории трудящихся могут рассчитывать на получение нескольких дополнительных суток отдыха.

К таким гражданам относятся:

• персонал с частыми переработками;
• работники, чей трудовой процесс подвергает их здоровье опасности.

Кроме того, законодательные акты содержат перечень специальностей, представители которых гарантированно получают дополнительный отдых.

В том числе находятся:

• космонавты;
• шахтеры;
• спортсмены;
• медработники;
• судьи;
• персонал таможни;
• работники, занимающиеся добычей полезных ископаемых;
• граждане, работающие на Крайнем севере и близлежащих областях.

Длительность отдыха для данных профессий может быть рассчитана только после изучения документов, регулирующих их рабочую деятельность.

На три дополнительных к основному отпуску дня могут рассчитывать граждане, выполняющие сверхурочную, тяжелую или опасную для здоровья работу.

Увеличенный отпуск положен также и педагогам. При расчете продолжительности оплачиваемого отпуска учитывается сумма часов нагрузки и стаж работы каждого преподавателя в данной сфере.

Минимальная продолжительность ежегодного отдыха преподавателей начальных классов составляет 42 дня. Для остальных педагогов оплачиваемый период отдыха может быть продлен до 56 суток.

Сколько необходимо проработать, чтобы иметь возможность пойти в отпуск?

После отработанного года на одном месте работы каждый человек имеет право на компенсируемый отдых, который не может быть менее полных четырех недель.

Но ТК РФ гласит, что сотруднику полагается заслуженный отпуск после полных одиннадцати месяцев работы.

По личной договоренности с руководством можно оформить отпуск через 6 месяцев работы.

Но нужно понимать, что в таком случае сумма отпускных будет ощутимо ниже.

Работодатель не может отказать в предоставлении преждевременного отпуска сотрудникам, не достигшим совершеннолетия, и женщинам, собирающимся уходить в декрет, даже если они являются персоналом компании менее полугода.

Что представляет собой расчётный период?

Подсчеты должны проводиться момента заключения трудового договора с сотрудником, а не с 1 января.

В расчетный период должно быть включено все отработанное время трудового года, даже если персонал желает разделить свой отдых на несколько частей.

К примеру, сотрудник начал трудовую деятельность в определенной фирме с мая 2015 года.

Месяцем первого двухнедельного перерыва он решил выбрать июнь 2016 года, а оставшиеся 14 дней предпочел перенести на декабрь 2016 года.

В таком случае для расчета будет использоваться временной промежуток с мая 2015 по апрель 2016 года, так как это время является первым трудовым годом данного работника. С 1 мая 2016 года все подсчеты требуется проводить заново. В данном примере работник может использовать накопившиеся отпускные дни за прошедший год и дополнительно несколько суток за отработанный май.

Для подсчета количества положенных суток отпуска за каждый трудовой месяц полагается произвести математическое деление положенных дней отдыха на 12. В случае с минимально допустимым количеством отпускных этот показатель будет равен 2,3333 дням в месяц.

Как рассчитать количество отпускных дней?

Продолжительность предоставляемого перерыва в работе на каждом предприятии рассчитывается индивидуально, однако ни один ежегодный отпуск по закону не может быть меньше 28 дней.

Для верного расчета точного числа дней, отведенных на отдых от трудового процесса, необходимо установить отсутствие или наличие причин на изменение продолжительности отпуска конкретного сотрудника.

В расчетном периоде учитывается полностью отработанное сотрудником время.

На продолжительность отдыха и размер отпускных выплат могут оказать влияние следующие факторы:

• более 14 отгулов за счет сотрудника в год;
• отпуск по уходу за ребенком;
• временная нетрудоспособность;
• прогулы.

В ситуации, когда работник не воспользовался правом на оплачиваемый перерыв в работе в течение нескольких лет, то ему по закону полагается более долгий отпуск.

Если трудящийся не был в отпуске более 24 месяцев, то работодатель может быть привлечен к ответственности, потому что данная ситуация считается серьезным нарушением прав трудящихся.

Для верного расчета продолжительности оплачиваемого отдыха человека, который пропускал работу по причине болезни или выхода на сессию крайне важно грамотно составить расчетный период.

Например, гражданин был принят на работу 21 марта 2015 года, а первым днем отпуска он выбрал 30 ноября 2016 года.

Однако с 2 по 12 апреля 2016 сотрудник отсутствовал на собственном рабочем месте по причине временной нетрудоспособности на фоне болезни.

Допустим, что максимальная продолжительность отдыха для работников данного предприятия может достигать 32 дней.

В таком случае выходит, что в случае с 21 марта 2015 по 20 марта 2016 был отработан первый год, а с 21 марта 2016 по 30 ноября 2016 прошло еще восемь месяцев и десять дней.

Для того чтобы вычислить весь период заслуженного им перерыва в трудовой деятельности потребуется математически поделить общее количество суток отпуска (в данном случае 32) на 12 (количество месяцев в году) и помножить получившийся показатель на общую сумму трудовых месяцев (в данном примере 20). В таком случае получим 52,33 дня. После нужно округлить данное значение до полных 53 дней – именно столько дней полагается сотруднику из приведенного примера.

В этом примере необходимо учитывать фактически отработанный период и время, в течение которого персонал находился на больничном.

Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?

Принцип расчета компенсации накопившегося отпуска при увольнении был выведен в 1930 году постановлением No169 НКТ СССР .

Данный документ гласит, что количество накопившихся отпускных равно количеству полных месяцев, которые сотрудник отработал после крайнего отпускного периода, помноженных на совокупное число полных суток отдыха, гарантируемых трудоустроенным гражданам, и поделенных на общее количество месяцев в году.

Вместе с тем применяется формула, предложенная РосТрудом, в соответствии с которой отдельно взятый отработанный месяц гарантирует трудящемуся определенное количество отпускных. Но к данной формуле специалисты предъявляют претензии из-за неточности расчета, так как при разделении 28 на 12 получится периодическое значение 2,333333.

Трудовым кодексом нашей страны предусмотрено обязательное предоставление всем работникам любого предприятия или организации. Новый закон, устанавливающий порядок расчета отпускных в 2019 году не принят. Поэтому, считать выплаты к отпуску следует учитывая статью 139 ТК РФ и пункт 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утвержденное Правительством РФ 24.12.2007 № 922).

Эта статья станет отличным помощником при расчете отпускных, как для трудящихся, так и для работодателей.

Это важно знать каждому работодателю

Очередной отпуск, предоставляемый один раз за календарный год, должен соответствовать следующим критериям, установленными законодательством:

• При увольнении работника с учетом неиспользованных дней законного отдыха полагается компенсация в связи с увольнением, также называемая отпускными;


• При отказе от положенного отдыха предусмотрена компенсация, выдаваемая по заявлению работника. Она может быть начислена за несколько календарных периодов;


• По прошествии одного года работы можно не выдерживать положенное по закону полугодие, а отпускать трудящихся в отпуск по специально составленному графику;


• Положенные денежные средства выдаются не позже трех дней до начала отпуска;


• Срок отдыха должен быть не меньше 28 календарных дней, без учета праздничных и нерабочих дней;


• Заменять компенсацией ТК запрещает лишь очередной отпуск. А дополнительный отпуск , если он предусмотрен, можно, если; есть согласие, как работника, так и работодателя;


• По заявлению работника отпуск можно перенести, но не более 2 раз подряд;


• Отпуск может предоставляться в обязательном порядке каждые шесть месяцев, согласно письменному заявлению;


• Возможно раздробление отпуска на несколько периодов, с условием, что одна часть в любом случае будет больше двух недель.

В 2016 году изменилась формула расчета отпускных выплат: при расчете отпускных применяется коэффициент (среднемесячное число календарных дней за год) 29.3, а не 29.4, как в 2015 году

Правильный расчет отпускных

Для точного определения положенной суммы отпускных необходимо знать:

• размер дневного среднего заработка;


• расчетный период.

• расчетном периоде;


• общей сумме выплат, полученных работником в этом периоде.

Читайте также: Как пишется заявление на отпуск. Актуальный образец 2019 года

Как определить расчетный период

Он определяется достаточно просто: берутся 12 месяцев, идущие непосредственно перед датой ухода работника в отпуск. Если же в этом году не было отработано не единого дня, то берется более ранний срок или период, в котором были доходы.

Выплаты, которые учитываются при расчете отпускных

После определения расчетного периода надо обозначить сумму, необходимую для нахождения среднедневного заработка. Для этого суммируются все выплаты в эквиваленте заработной платы за год. Важно помнить, что в эту базу не включают проценты, кредиты, помощь, дивиденды, страховые выплаты и различные компенсации.

Читайте также: Особенности совмещения декретного и ежегодного оплачиваемого отпуска

Определение размера среднего дневного дохода

Он рассчитывается по специальной формуле: СЗ = Д/29,3/12, где 29,3 – среднемесячное число календарных дней за год; СЗ – среднедневной заработок; 12 – количество месяцев; Д - доход сотрудника за определяемый период.

Как рассчитать размер отпускных в 2019 году

Определив размер среднедневного заработка, можно рассчитать сумму отпускных. Она определяется путем перемножения найденного дневного заработка и количества дней в отпуске. Это самый простой способ определения суммы выплаты, но иногда возникают и более сложные ситуации, о которых и поговорим ниже.

СО = СЗ х ДО, где СЗ – средний дневной заработок, ДО – количество дней в отпуске.

Пример:

Работник Коврыжкин уходит в отпуск с 05.02.2018 года, продолжительность – 28 положенных дней отпуска. Его оклад составляет 15 000 рублей, надбавка 2 000 рублей. Расчетный период отработал полностью.

Cредний дневной доход: (15 000 + 2000) х 12 /12 / 29,3 = 580,24 руб.
Сумма отпускных: 578,24 х 28 = 16190,72 руб.

Если трудовая деятельность сотрудника проходила в режиме неполного рабочего времени

Кардинальных отличий или важных особенностей в таком случае не предусмотрено, а непосредственный труд оплачивается пропорционально отработанному периоду. При определении среднедневного заработка учитываемые выплаты включаются по общим правилам, а продолжительность отпуска не меняется.

Читайте также: Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году

Если расчетный период отработан не полностью

Неважно сколько в итоге не было отработано, несколько дней или месяцев, в любом случае доход за данный период рассчитывается обычным образом. Причем неотработанное время не должно быть заменено временем, которое не вошло в расчетный период. Для этого нужно просто определить отработанные дни. Они находятся путем деления коэффициента 29,4 на два перемноженных между собой значения: число календарных дней за месяц и число календарных дней отработанных за тот же период.

Пример:

Работник Коврыжкин с 20.10.2018 уходит в отпуск, продолжительностью 28 календарных дней. Его оклад составляет 20 000 руб. В расчетный период входят октябрь – декабрь 2017 года и январь – сентябрь 2018 года. В июле работник по причине болезни отработал 10 рабочих дней. При этом, 10 рабочих дней приравнивается к 14 календарным дням.

В июле – 21 рабочий день.
Рассчитаем размер заработка за июль
20000 / 21 х 10 = 9523,81 руб.
Определим количество расчетных дней в неполном месяце:
29,4 / 31 х 14 = 13,28 календ. дн.
Рассчитаем сумму отпускных
(9523,81 + 20000 х 11 мес.) / (13,28 + 29,3 х 11) х 28 = 19088,44 руб.
Сумма отпускных составила 19088,44 руб.

Существует множество нюансов при определении отпускных, начиная от учета премий, больничных, командировок и заканчивая тем, какие дни необходимо учитывать. Рассмотрим на примерах порядок оплаты за полагающийся отдых.

В целом порядок расчета отпускных несло­жен. Отпускные рассчитывают исходя из среднего дневного заработка сотрудника. и постановле­ние Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее - Постановление) определяют порядок их расчета.

Расчетным периодом для определения отпускных считаются 12 полных календар­ных месяцев, предшествующих тому меся­цу, в котором начинается отпуск.

Для расчета среднего заработка необхо­димо сложить заработную плату за послед­ние 12 календарных месяцев, которую за­тем разделить на 12 и на 29,4 (число кален­дарных дней, приходящихся на расчетный период). Тогда отпускные рассчитываются по формуле:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска

Пример 1

Менеджер Р.Л. Сомов работает в ООО «Астра». Сумма выплат за год составила 540 000 руб. Предположим, что он взял отпуск на 21 день. В таком случае расчет средне­дневной заработной платы составит:

540 000 руб. : 12: 29,4 = 1530,6 руб.

Определяем сумму отпускных:

1530,6 руб. х 21 = 32 142,8 руб.

Напомним, что для расчета средней за­работной платы учитываются все преду­смотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Также суммы, учитываемые при расчете отпускных, ука­заны в пункте 2 Постановления. Это поми­мо заработной платы, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам и иных видов выплат у работодателя.

Для расчета среднего заработка не учи­тываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (дивиденды, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обу­чения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Учет премий при расчете отпускных

Если компания выплачивает премии, су­ществует особый порядок сумм. Все зависит от того, какие пре­мии выплачивает организация: ежемесяч­ные, квартальные, годовые.

Ежемесячные премии, которые начисля­ются вместе с заработной платой, учиты­ваются полностью. При этом если, к при­меру, премии установлены за достижение каких-либо показателей, то в расчетном пе­риоде они принимаются к учету в одно­кратном размере при достижении такого показателя.

Что касается квартальных премий, опре­делено: если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода, то учитывать их нуж­но в фактически начисленных суммах. Если же начислены за период, пре­вышающий расчетный, то их нужно учесть только в месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за вы­слугу лет (стаж работы), иные вознагражде­ния по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если период отработан не полностью, пре­мию нужно включить в расчет пропорционально отработанному времени. Исключе­ние составляют вознаграждения, которые выплачены с учетом фактически отрабо­танного времени.

Пример 2

Начальник отдела продаж ООО «Астра» И.Д. Данилина собирается в отпуск на 10 дней с 18 июля 2012 года. Рас­четный период год (с июля 2011 года по июнь 2012 года). Сумма доходов за год составила 780 000 руб. В апреле 2012 года Данилина была на больничном 14 дней. По ито­гам 2011 года она получила премию в размере 150 000 руб.

Так как премия выплачена по итогам года, но в апреле сотрудник находился на больничном, то ее необходимо скорректировать пропорционально отработанным дням:

(365 - 14) : 365 = 0,96164;

150 000 руб. х 0,96164 = 144 246,57 руб.

Общая сумма доходов, учитываемых для расчета от­пускных, составит:

780 000 + 144 246,57 = 924 246,57 руб.

Расчетный период составит:

29,4 х 11 + 29,4: 30 х (30 - 14) = 323,4 + 15,68 = 339,08.

Определяем средний дневной заработок:

924 246,57 руб. : 339,08 = 2725,75 руб.

Отпускные составят:

2725,75 руб. х 10 = 27 257,5 руб.

Определяем расчетный период

При любом режиме работы расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 последних календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается пери­од с 1-го по 30-е (31-е) число соответствую­щего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Однако в действительности редко когда сотрудник полностью отработал расчетный период. Скорее всего, он отправлялся в ко­мандировку, брал отпуск за свой счет - та­кие суммы учитывать при расчете отпуск­ных не нужно.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а так­же начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации, кроме пере­рывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по времен­ной нетрудоспособности или и родам;

в) работник не работал в связи с просто­ем по вине работодателя или по причи­нам, не зависящим от работодателя и ра­ботника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел воз­можности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополни­тельные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождал­ся от работы с полным или частичным со­хранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В формуле приведен порядок расчета от­пускных, если сотрудник отработал полно­стью расчетный период. Она выглядит сле­дующим образом:

Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью х 29,4

Если один из месяцев расчетного периода отработан не полностью, то количество ка­лендарных дней расчетного периода опре­деляют по-другому:

29,4: Количество дней в месяцах, которые не полностью отработаны х Количество календар­ных дней в этом меся­це, приходящееся на отработанное время

Общее количе­ство календар­ных дней в рас­четном периоде = Количество дней в месяцах, кото­рые отработаны не полностью + Количество дней в месяцах, кото­рые отработаны полностью

Пример 3

Начальник отдела продаж О.Л. Скобелев организации «Астра» в июне 2012 года оправился в отпуск на 14 дней. Расчет отпускных будет выглядеть следующим образом.

Расчетный период в организации - 12 месяцев. Зна­чит, в расчет принимается время работы с мая 2012 го­да по июнь 2011 года. Оклад Скобелева составляет 60 000 руб. в месяц. В течение года он не получал пре­мий. Заработная плата не повышалась и не индексиро­валась.

В апреле 2012 года сотрудник был в трехдневной командировке. В январе 2012 года находился на боль­ничном 6 дней. В августе 2011 года Скобелев был в опла­чиваемом отпуске 10 дней.

Для наглядности построим таблицу:

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней в расчетном периоде	Количество фактических календарных дней, которые отработал сотрудник
Май 2012 года
Апрель 2012 года
Март 2012 года
Февраль 2012 года
Январь 2012 года
Декабрь 2011 года
Ноябрь 2011 года
Октябрь 2011 года
Сентябрь 2011 года
Август 2011 года
Июль 2011 года
Июнь 2011 года

Общая сумма выплат за расчетный период составила

Поскольку Скобелев отработал 9 месяцев полно­стью, то количество календарных дней, учитываемых при исчислении отпускных, составит:

в апреле: 29,4: 30 х 18 = 17,64;

в январе: 29,4: 31 х 10 = 9,48;

в августе: 29,4: 31 х 13 = 12,33.

Общее количество дней в расчетном периоде соста­вит:

264,6 + 17,64 + 9,48 + 12,33 = 304,05. Определим средний дневной заработок: 662 842 руб. : 304,05 = 2180,04 руб. Отпускные полагаются в следующей сумме: 2180,04 руб. х 14 = 30 520,6 руб.

Период, включаемый в отпуск

Предоставление отпуска нужно отра­зить в личной карточке по форме (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нее вносятся сведения о виде отпуска (ежегодный, учеб­ный, без сохранения заработной платы), период работы сотрудника, количество ка­лендарных дней отпуска, дата его начала и окончания. Знакомить сотрудника с вне­сенными сведениями не нужно.

В табеле учета рабочего времени (уни­фицированные формы и , утв. постановлением Госкомстата России от 5 ян­варя 2004 г. № 1) во время отсутствия со­трудника дни ежегодного основного опла­чиваемого отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Бухгалтерский учет отпускных

С 2011 года все организации, за исклю­чением малых - эмитентов публично раз­мещаемых ценных бумаг, обязали фор­мировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обяза­тельством, так как, создавая его, необхо­димо учитывать требования «Оценочные обязательства, условные обя­зательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее - ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Мин­фина России от 14 июня 2011 г. № 07-02­06/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие ус­ловия:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых собы­тий ее хозяйственной жизни, исполне­ния которой организация не может из­бежать;
• в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
• можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.

Оценочное обязательство по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произ­ведены на выплату отпускных сумм сотруд­никам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.

Нужно знать

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержит­ся конкретного порядка расчета ежемесяч­ных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а вы­бранный способ закрепить в учетной по­литике компании.

В бухгалтерском учете оценочные обя­зательства отражаются на счете 96 «Резер­вы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйст­венной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Величина оценочного обязательства от­носится на расходы по обычным видам дея­тельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражает­ся по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).

Для начисления страховых взносов ис­пользуются счета 69 «Расчеты по социаль­ному страхованию и обеспечению».

Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).

Проводки в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96

Начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет соз­данного резерва сделайте записи:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

Начислены отпускные работникам ор­ганизации;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3

Начислены страховые взносы во вне­бюджетные фонды и взносы на страхова­ние от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний.

Если по окончании текущего года в ре­зерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44...) КРЕДИТ 96

Сторнирована сумма неиспользован­ного резерва.

Налоговый учет

Расходы на оплату труда, сохраняемую ра­ботникам на время отпуска (отпускные вы­платы):

• учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (). При­чем учитываются они на дату начисле­ния ();
• облагаются НДФЛ (). Поскольку отпускные призна­ются доходом работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ;
• облагаются страховыми взносами на обя­зательное социальное страхование;
• облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20-1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Сумма отпускных рассчитывается как произведение
среднедневного заработка
на количество дней предоставляемого отпуска.

ЗПср. х Дотп.

Продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Отпуск может быть предоставлен полностью, а может быть разделен на части, однако одна из них не должна быть менее 14 дней.

Выплаты, учитываемые при расчете отпускных

Оплата отпуска осуществляется исходя из среднего заработка, определяемого в соответствии
с Положением о порядке исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Для его расчета учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя.
К таким выплатам относятся:

• заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
• заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
• начисленные в организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
• выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
• другие выплаты, применяемые у данного работодателя.

При расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера,

не относящиеся к оплате труда. Среди них материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.

Расчетный период

Расчетным периодом при любом режиме работы являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск. (ст. 139 ТК РФ)

В расчетный период не включается время, когда работник:

• получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или в командировке).
  Единственное исключение – сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода это время не исключается;
• не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
• освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Формула 1
расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков

ЗПср. = ЗПф. / 12 мес. / 29,3

где:
ЗПср. – средний дневной заработок;
ЗПф. – сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период;
29,3 - среднемесячное число календарных дней.

Работник уходит в апреле 2014 года в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней.
Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб.
Для расчета бухгалтер применил коэффициент 29,4 и средний дневной заработок составил 2 210, 8843 руб.
(780 000 руб.: 12 мес.: 29,4).
Сумма отпускных составила 30 952,38 руб. (2210,8843 руб. х 14 дн.).

Если же применять новый коэффициент 29,3 , то средний дневной заработок получится чуть больше и составит 2 218,4300 руб.
(780 000 руб.: 12 мес.: 29,3).
Значит, и отпускные будут больше, а именно - 31 058,02 руб. (2 218,48 руб. х 14 дн.).
Соответственно, разница в отпускных из-за коэффициентов составит 132,64 руб. (31 058,02 руб. – 30 925, 38 руб.).

Пример 1

Работник ушел в отпуск 1 июля 2010 г. на 14 дней.
Расчетный период для его оплаты – с 01.07.2009 по 30.06.2010.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, – 85 000 руб. Следует рассчитать сумму отпускных. Сумма отпускных за 14 календарных дней составит
3 373,02 руб. (85 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. x 14 дн.).

Формула 2
расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны
не полностью
или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок

ЗПср. = ЗПф. / (29,3 х Мпкм + Днкм)

где:
Мпкм – количество отработанных полных календарных месяцев;
Днкм – количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается следующим образом:

Днкм = 29,3 / Дк. х Дотр.

где:
Дк. – количество календарных дней этого месяца;
Дотр. – количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

Работник ушел в отпуск продолжительностью 28 дней. с 10.07.2010.
В расчетном периоде (01.07.2009 – 30.06.2010) с 15 по 17 августа 2009 г. он находился на больничном,
с 22 по 30 ноября 2009 г. был в командировке.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата в сумме 98 000 руб. без учета выплат по больничному листу и оплаты командировочных дней.
Следует рассчитать сумму отпускных.

Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе и ноябре 2009 года.
В августе оно составит 26,6 дн. (29,4 / 31 x (31-3)),
в ноябре – 20,6 дн. (29,4 / 30 x (30-9)).

Находим средний заработок для оплаты отпуска.
Он равен 287,22 руб. (98 000 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 26,6 дн. + 20,6 дн.)).

Сумма отпускных, подлежащая выплате работнику составит: 8 042,16 руб. (287,22 х 28 дн.).

Пример 3

"Работник" уходит в отпуск на 28 дней с 5 мая 2011 года.
Расчетный период – 12 месяцев с мая 2010 года по апрель 2011 года включительно.
Оклад работника в 2010 году составлял 8 000 рублей, а с 1 января 2011 года в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад "Работника" стал составлять 10 000 рублей.
Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ему ежемесячно начисляются премии.

В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета:
- за май-декабрь 2010 года – 114 232,38 руб., в т.ч. отпускные (28 дн.) за август 2010 года в размере 12 152,38 руб.;
- за январь-апрель 2011 года – 58 348,49 руб., в т.ч. больничный (5 дн.) в феврале 2011 года в размере 4605,64 руб.

1. Из заработка за май-декабрь 2010 года исключаем отпускные:
   114 232,38 – 12 152,38 = 102 080 руб.
2. Производим корректировку заработка за май-декабрь 2010 года с учетом повышения оклада с 1 января 2011 года.
   Корректирующий коэффициент равен 10000 / 8000 = 1,25
   Заработок за май-декабрь 2010 года составит:
   102 080 руб. х 1,25 = 127 600 руб.
3. Из заработка за январь-апрель 2011 года исключаем сумму больничных:
   58 348,49 – 4605,64 = 53 742,85 руб.
4. Сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период составит:
   127 600 + 53 742,85 = 181 342,85 руб.
5. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе 2010 года.
   2,85 дн. (29,4 / 31 x (31-28))
6. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в феврале 2011 года.
   24,15 дн. (29,4 / 28 x (28-5))
7. Находим среднедневной заработок для оплаты отпуска.
   Он равен: 564,93 руб. (181 342,85 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 2,85 дн. + 24,15 дн.)).
8. Сумма отпускных за 28 календарных дней составит:
   15 818,04 руб. (564,93 х 28 дн.).

Важно учесть!

• Нельзя не предоставлять отпуск два года подряд или заменять «обычный» отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.

Если какая-то часть отпуска превышает 28 календарных дней, она может быть заменена денежной компенсацией. Например, отпуска «повышенной длительности» положены преподавателям, медикам, работникам с группой инвалидности, и т.д.

Отпуск можно разбивать на части, но так, чтобы хотя бы одна часть была не менее 14 календарных дней подряд.

О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под расписку за две недели до его начала, а отпускные должны быть выданы ему за три дня до начала отпуска. Если хотя бы одно из этих условий нарушено, работник вправе потребовать переноса отпуска на другое удобное для него время.

Отпускные «измеряются» в календарных днях. При этом в случае, если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, но отпуск продлевается.

На суммы отпускных начисляется НДФЛ (13 %) и страховые взносы. Отпускные уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль.