Составить возражение на отказ претензии транспортной компании. Возражение на претензию о возмещении задолженности. Обязательно ли отвечать

Каждый предприниматель сталкивался с претензиями со стороны потребителей, а если не сталкивался, то это лишь дело времени. Это часть игры, которой невозможно избежать, этакий способ поддержать равновесие между недобросовестными поставщиками и капризными клиентами. Последние как раз являются серьезной проблемой, так как могут доставить множество неприятностей без каких-либо оснований.

Если не использовать официальные термины, претензии могут быть таких типов:

• Аргументированными и неаргументированными;
• Справедливыми и несправедливыми;
• Откровенно агрессивными;
• И даже ориентированными на шантаж.

Последний пункт является настоящей проблемой для начинающих интернет-магазинов.

Клиент может сочинить гневное письмо, в котором будет обвинять продавца во всех грехах. Далее он потребует компенсации, и даже намекнет, что небольшое вознаграждение – справедливая плата за незапятнанную репутацию.

Если предприниматель пишет ответ на претензию и отказывается платить, мошенник начинает угрожать отправкой жалобных писем в различные инстанции, публикацией плохих отзывов на специализированных сайтах и т.д. В таких случаях главное – не идти на поводу и не соглашаться на подобные требования. Сохраняйте переписку, соберите доказательства вашей невиновности, и вам ничего не «пришьют».

Поэтому стоит различать обоснованные и необоснованные претензии, и реагировать на них соответствующим образом. В данном случае у вас небольшой выбор – либо согласиться с доводами потребителя и выполнить его требования, либо отказать ему. Вне зависимости от того, какой образец вы выберете, ваш ответ на претензию должен быть исчерпывающим, чтобы окончательно разрешить конфликт между вами и потребителем. Иначе вам придется получить еще несколько писем, а потом дело перейдет в суд и другие инстанции.

Ответ на аргументированную претензию

Представьте, что клиент неплохо разбирается в положениях законодательства, и грамотно оформил свою претензию. Он действительно приобрел некачественный товар, или товар надлежащего качества, который можно законно обменять. Если клиент прав, то в большинстве случаев спорить – себе дороже, вы только потеряете время и обречете себя на более существенные траты. В данном случае вам нужно согласиться с требованиями клиента. Во-первых, вы покажете себе образцом законопослушности и докажете, что для вас клиент всегда прав. А во-вторых, значительно сэкономите на дальнейших разбирательствах.

Составляя ответ на претензию, вы должны следовать такому образцу:

1. Далее нужно отразить свое видение проблемы, но при этом не отрицать ее. Согласитесь, что произошла ошибка – производитель допустил брак, а вы не заметили это вовремя. Вы не производитель, но, безусловно, признаете свою вину и больше подобного не допустите.
2. Придумайте вескую причины, по которой произошла ошибка – например, чрезмерная загруженность из-за сезона, некомпетентность новичка и т.д. Дайте понять, что это единичный случай, от которого никто не застрахован.
3. Решите проблему. Напишите, что согласны обменять товар на идентичный, или на похожий с перерасчетом стоимости (тут все зависит от требований клиента). Здесь вам придется сверяться с положениями закона «О защите прав потребителя».
4. Выразите свое желание и дальше сотрудничать с данным клиентом. Если он особенно ценен для вас, можно предложить скидку или особенные условия.

Если предметом спора является бытовая техника или другой технически сложный объект, может понадобиться независимая экспертиза. Имейте в виду, что проводить ее будут за ваш счет.

Ответ на неаргументированную претензию

Но что делать, если жалобное письмо потребителя необоснованно, или не доказывает вашей вины? Если вы столкнулись с вышеприведенным образцом мошенничества, попросту проигнорируйте заявителя, если вы никогда не сотрудничали с ним. Если сотрудничали, и он беспричинно вас обвиняет, следует отправить ответное письмо. Напишите, что вашей вины здесь нет, и вы не собираетесь дальше продолжать данную переписку. Здесь важен именно ответ на претензию – если дело попадет в суд, это сыграет вам на руку.

Но встречаются случаи, когда товар надлежащего качества не подошел клиенту по каким-либо причинам. Или если вам хотят вернуть товар по истечению отведенного срока в две недели. В подобных случаях закон на вашей стороне, и вы не обязаны выполнять требования.

Существует список товаров надлежащего качества, которые не подлежат обмену. Данный список можно без проблем отыскать в интернете.

Но донести данную информацию вы должны вежливо и доходчиво, это очень важно. Составляя ответное письмо, следуйте данному образцу:

1. Уважительно обратитесь к потребителю и выразите свои глубочайшие извинения.
2. Далее опишите сложившуюся ситуацию. Объясните, что, согласно законодательству, вы не должны выполнять требования. Приведите в данном письме несколько цитат из законодательства, и используйте все источники, касающиеся дела. Клиент должен понять, что вы не юлите, а действительно действуете законно – это очень важно.
3. Предложите прийти в ваш магазин снова и выбрать новый продукт. Пообещайте скидку, если можете себе это позволить и если хотите сохранить клиента.
4. Затем принесите свои извинения и напишите, что цените каждого клиента (ну или используйте другую дежурную фразу).

Дополнительная информация

Писать ответ на претензию покупателя нужно на вашем фирменном бланке (но это не обязательное требование). При оформлении сверяйтесь с образцом, приведенном на нашем сайте, и у вас все получится. Необходимо правильно указать все данные – наименование фирмы, ваши ФИО и ФИО потребителя, адрес, контактная информация и т.д. Срок ответа на претензию – 10 суток. Этот срок ответа на претензию является общим для коммерческих негосударственных организаций.

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

ФАЙЛЫ

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Правила написания ответа на претензию

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать , предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Инструкция по написанию ответа на претензию

Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.

Часть первая

• В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя , а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
• Далее следует внести данные об адресате : если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
• Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

• Здесь следует обязательно указать точную дату получения претензии , коротко обозначить ее суть и при наличии финансовых требований, вписать сумму (цифрами и прописью). Если есть документ, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор) – нужно указать его номер и дату подписания.
• Потом пишется собственно ответ — при его составлении следует руководствоваться пунктами договора, законодательными нормами и правилами (и обязательно указывать на них ссылки). Если претензия состояла из нескольких пунктов, отвечать нужно также – отдельными пунктами.
• После написания ответа необходимо подвести резюме, то есть емко, в одном-двух предложениях высказать мысль о том, что претензия принимается полностью, частично, или вовсе отклоняется.
• В завершение ответ на претензию должен подписать ответственный сотрудник предприятия с обязательной расшифровкой подписи.

Претензии бывают разные, как и поводы для их написания, и отвечать на них приходится в разных ситуациях по-разному. И хотя это очень неприятное дело – отвечать на претензии, делать это нужно обязательно и чем быстрее, тем лучше.

Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты. Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации.

В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии.

Какими могут быть претензии? Претензии могут быть: обоснованными, необоснованными, справедливыми и несправедливыми, а могут быть неконструктивными, то есть агрессивными. Соответственно, и отвечать на них нужно по-разному.

В этой статье мы предлагаем два алгоритма ответа на претензии.

Ответ на обоснованную претензию

Обоснованная претензия указывает на действительно допущенные Вами ошибки. Если поступает обоснованная претензия, в ответе необходимо признать свои ошибки, извиниться и показать, что с Вами можно продолжать сотрудничать дальше.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу неправильной комплектации заказа от Натальи, студентки вуза. В приложении есть все документы и фото. Ваша ошибка очевидна. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1. Начните с именного обращения.

Уважаемая Наталья!

2. Принесите свои извинения.

Коллектив интернет-магазина «Буквоед» приносит Вам свои искренние извинения в связи с проблемами по комплектации Вашего заказа.

3. Сформулируйте проблему , чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы. На этом этапе важно не преуменьшать проблему. Также важно добавить конкретики.

Из Вашего письма мы узнали, что, к сожалению, заказанные Вами книги пришли не в полном объеме. Так, из пяти заказанных Вами книг получены только три. И это, бесспорно, наша ошибка.

4. Станьте на сторону обиженного.

Мы разделяем Ваше огорчение и возмущение по этому поводу. Тем не менее, мы бы хотели, чтобы Вы знали, что в нашей компании это беспрецедентная ситуация..

5. Обоснуйте причины возникновения проблемы и сообщите о принятии мер.

Возможно, что причиной недокомплектации заказа стали «человеческий фактор» или неопытность стажировщика, который собирал Ваш заказ. Уверяем, что в истинных причинах мы обязательно разберемся и примем соответствующие меры для предотвращения аналогичных случаев в будущем.

6. Покажите, как Вы можете разрешить конфликт.

На этом этапе важно показать, что мы действуем как нормальные и ответственные деловые партнеры.

Чтобы исправить допущенный недочет, мы уже выслали Вам недостающую книгу. В знак нашего сожаления о случившемся, к посылке прилагается сертификат на 15% скидку на все последующие покупки в нашем Интернет-магазине и книга-подарок.

7. Проявите желание помириться.

Позвольте еще раз принести Вам свои извинения. Надеемся, что случившееся недоразумение не помешает Вам и дальше оставаться нашим клиентом.

Ответ на необоснованную претензию

Необоснованная претензия незаслуженно обвиняет в чем-то или же обвиняет недостаточно аргументированно. Если поступает необоснованная претензия, необходимо в деловом письме сообщить, что Вы не виноваты и отстоять свои интересы. При этом желательно еще сохранить деловые отношения и с адресатом.

Нельзя с адресатом спорить, пререкаться – ведь он и так уже недоволен и может разорвать с вами отношения.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу аллергии на полиграфическую краску от Елены. Она требует моральной компенсации. В приложении есть результаты анализов, заключение врача и чек на продукцию Вашего магазина. Вы, как здравомыслящий человек, понимаете абсурдность ситуации и свою невиновность. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1. Обратитесь к клиенту по имени.

Уважаемая Елена!

2. Сформулируйте суть проблемы объективно.

Ваша позиция, конечно, оборонительная. Но не стоит спорить и проявлять агрессию.

Из Вашего письма я узнал, что после получения Вашего заказа из нашего магазина у Вас развилась аллергия на полиграфическую краску. Мне очень жаль. Если честно, такой случай в нашей практике впервые.

3. Аргументируйте свою позицию.

Как Вы понимаете, интернет-магазин занимается лишь реализацией печатной продукции, а не ее производством. Поэтому мы не можем гарантировать качество и отвечать за состав полиграфии. Это ответственность типографии.

4. Покажите желание продолжать сотрудничать.

Тем не менее, благодарю, что Вы сообщили о своей проблеме. Нам важно, чтобы клиенты с любыми предпочтениями могли пользоваться услугами нашего интернет-магазина.

5. Предложите вариант выхода из конфликтной ситуации.

Пойдите навстречу клиенту, предложите компромисс, который устроит всех. Или хотя бы покажет Ваше стремление найти выход.

Поэтому в качестве исключения мы предлагаем Вам обменять печатные книги на их электронные аналоги.

6. Сообщите, что должен сделать адресат, чтобы воспользоваться компромиссом.

Сообщите о своем решении письмом или по телефону, и мы договоримся о деталях обмена.

Надеемся, эти советы помогут Вам достойно выйти из любой ситуации, сохранив свою репутацию и отношения с клиентами. И желаем Вам реже сталкиваться с необходимостью отвечать на какие-либо претензии.

Ответ на претензию по оплате задолженности – образец делового этикета. В первую очередь он свидетельствует о деловой добросовестности должника и уже вторично имеет юридические последствия.

Претензия по оплате задолженности является первым досудебным документом – его отправка предвещает судебное разбирательство в ближайшее время.

Грамотный ответ на претензию поможет избежать дальнейшего обращения кредитора в суд или разрешить судебный процесс с наименьшими потерями.

Общие сведения

Кредитор отправляет претензию в трёх основных случаях:

1. Чтобы стимулировать должника к оплате, рассчитывая обойтись без судебной процедуры, по возможности.
2. Чтобы иметь право обратиться в суд.
3. Чтобы напугать должника, прекрасно понимая, что шансы выиграть судебное дело о взыскании ничтожно малы.

В зависимости от преследуемой кредитором цели зависит и форма ответа на претензию.

Если претензия кредитора содержит лишь сумму долга без учёта неустойки и инфляционных потерь или же они минимальные – кредитор не горит желанием скрещивать шпаги в суде. В таком случае не стоит лезть на рожон.

Необходимо отправить вежливый ответ, в котором:

1. Выразить согласие с наличием задолженности и извиниться за задержку платежа.
2. Поблагодарить за сотрудничество и высказать пожелание о его продолжении (если есть такая цель).
3. Указать в какие сроки вы готовы ликвидировать задолженность.
4. Если нет возможности в скором времени погасить долг, стоит предложить отсрочку или рассрочку платежа, составив соответствующий график.

Если претензия кредитора пестрит ссылками на процессуальные кодексы, законодательство о защите прав потребителей и пункты договора – кредитор ищет повод для суда и на компромисс не настроен. Такая претензия будет содержать максимальную неустойку без учёта исковой давности с детальным расчётом роста задолженности по дням.

Несмотря на неизбежность суда, писать ответ на претензию нужно.

Ответ должен быть не менее вежливым, чем в предыдущем случае, содержать ту же информацию и причины возникновения задолженности.

Если долг возник по уважительным причинам, и должник принимает все необходимые меры, чтобы ликвидировать задолженность, суд наверняка удовлетворит ходатайство о длительной отсрочке и рассрочке исполнения решения. А ведь это совсем не то, чего хочет кредитор.

Поэтому если должник предложит мирное разрешение спора с составлением графика погашения задолженности, на фоне объективно составленного ответа на претензию – кредитору будет выгоднее согласиться на условия должника, нежели входить в затяжной судебный процесс.

Если же претензионное письмо кредитора выполнена в неуважительной форме с явными экспрессивными выражениями, содержит угрозы обращения в полицию с заявлениями о мошенничестве, передаче дела коллекторам, с намёком на их методы оказания услуг– кредитор не видит законного способа взыскать задолженность и попросту пытается напугать должника.

Важно знать: действующим законодательством не предусмотрена ответственность за игнорирование претензий кредитора. Поэтому на подобные претензии-угрозы вообще можно не отвечать.

Но, чтобы дать понять автору необоснованной претензии свою юридическую осведомлённость, нужно составить письменный ответ, в котором выразить своё возражение, указав на пропущенный срок исковой давности, выполнение обязательств в безденежной форме, или другую причину, исключающую взыскание долга.

Образец ответа на претензию по оплате задолженности

Примерный образец ответа на обоснованную претензию должен выглядеть так:

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

Мы приносим свои извинения за просрочку выполнения денежного обязательства по договору поставки, но финансовая ситуация в нашей компании сложилась таким образом, что мы не имели возможности своевременно совершить оплату. На данный момент в нашей компании отрицательный баланс, но мы работаем над восстановлением платёжеспособности.

Мы очень рады сотрудничеству с вами, и надеемся на его продолжение в дальнейшем.

С учётом сложившейся ситуации мы можем выполнить своё обязательство в срок до 01.01.2018 года, внося ежемесячные платежи равными частями по 10 000 рублей ежемесячно.

Просим принять такой порядок погашения возникшей задолженности, и отправить нам отзыв с принятым вами решением.

С уважением,

Дата Подпись

Стоит отметить: грамотный ответ на претензию обязателен, но его принятие кредитором не освобождает должника от оплаты.

Важно помнить, что кредиторы редко идут навстречу дважды. Нарушение взятых на себя обязательств может привести к непременному суду и взысканию максимальной неустойки и инфляционных.

Предлагаем Вашему вниманию интересное видео об отношениях кредитора и должника:

При получении претензионного письма, у многих встает вопрос: как ответить на претензию? Стоит понимать, что отвечать на такое сообщение обязательно - в ином случае составитель имеет право обратиться в суд за защитой своих интересов.

В случае если клиент недоволен оказанными услугами или приобретенным товаром, он может написать претензию на имя продавца (исполнителя, подрядчика). На такое заявление допустимо отвечать в свободной форме. Как правило, такие ответы составляются на фирменных бланках организации. В ответ должен содержать:

• Имя получателя. Желательно вежливое обращение (Уважаемая Ольга, Уважаемый Олег).
• Если притязания обоснованы, то необходимо извиниться перед клиентом.
• Указание проблемы. В этом пункте нужно сформулировать проблемный вопрос с подтверждением его рассмотрения и ознакомления. Можно указать свою позицию по этому вопросу, то есть признать или не признать обоснованность притязаний со стороны составителя. Если вина не признается, (товар при доставке был поврежден сотрудниками почтовой службы), то нужно указать на то, что вина на этом лежит на третьих лицах.
• Предложение вариантов устранения проблемы. Здесь способы будут зависеть от признания или не признания притязаний - либо предложение бесплатно устранить последствия нарушения своих обязательств, либо совет обратиться к виновной стороне (к примеру, к курьерской службе)
• Свои реквизиты.
• Дата составления ответа.

В какой срок и как ответить на претензию

При получении претензионного сообщения отвечать на него обязательно, причем, чем быстрее, тем лучше. Согласно действующему законодательству, муниципальным и государственным властям, государственные структуры и должностным лицам на ответ дается 30 дней. Но если оно было направлено по правоотношениям, регулирующийся Законом «О защите прав потребителей», то ответ на него направить нужно в течение десяти суток со дня получения.

Как ответить на претензию по договору подряда

Согласно Арбитражно- процессуальному кодексу досудебный порядок разрешение разногласий обязателен. Это означает, суд вернет исковое заявление от истца либо оставит его без рассмотрения, если до этого он не направлял претензию подрядчику. Отвечать следует оперативно. Самое главное - обоснованность притязаний заказчика. В любом случае, отвечать необходимо в определенный срок. Если притязания не обоснованы, то на это нужно указать с подробной аргументацией своей позиции по данному вопросу.

Как ответить на претензию отказом

В некоторых случаях возможно отказаться от удовлетворения выдвинутых в претензионном послании требований:

• невыполнение обязательств было вызвано причинами, оговоренными договором в пункте форс-мажорных обстоятельств;
• вина за невыполнение лежит на третьих лицах;
• договором не предусмотрено выполнение указанных обязательств.
• согласно закону или договору исполнитель не несет ответственность или освобождается от нее. К примеру, заказчик уклоняется от подписания акта приема построенного объекта.

Как передать ответное сообщение

Существует несколько способов направить письмо:

• вручение лично;
• отправка курьерской службой с уведомлением о вручении;
• отправка заказным письмом по почте с уведомлением о доставке.

При возникновении вопроса, как ответить на претензию, целесообразно обратиться к Конструктору документов сайт, чтобы скачать юридически грамотный образец ответа.