Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Правила нумерации приказов в организации Возможно ли использование дробных номеров приказов
Возможна ли номерация приказов по личному составу и общего назначения иногда через дробь,т.к. бывают случаи, что возникает необходимость вставить приказ в более ранний период? Можно или нужно это где-то прописывать? Есть ли в этом какое-то нарушение?
Отвечает Чекалова Наталья, эксперт
Нормы законодательства допускают нумерацию через дробь. Например, через дробь можно добавить условное обозначение структурного подразделения. Порядок нумерации лучше закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству. Вместе с тем, ответственности за неправильную нумерацию кадровых документов не предусмотрено.
Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу
<...>
Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.*
<...>
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в
В организации ведется нумерация приказов с начала года. Если возникла необходимость издать приказ, но свободного номера приказа нет. Можно ли использовать дробь? Например, 198/1.
Ответ
Ответ на вопрос:
Данный вопрос законодательно не урегулирован.
При регистрации каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).
При этом система регистрации документов, в том числе и приказов, разрабатывается самой организацией и закрепляется в локальном нормативном акте, например, Инструкции по ведению делопроизводства.
Таким образом, действующее законодательство не запрещает нумеровать кадровые приказы через дробь. Однако при проведении проверки соблюдения трудового законодательства или в случае конфликта с работником и судебных разбирательств нумерация приказов через дробь может стать доказательством издания приказа задним числом. А, следовательно, такой приказ мог быть сфальсифицирован работодателем с целью сокрытия нарушения трудового законодательства.
Исходя из сказанного, во избежание проблем с контролирующими органами и конфликтов с работниками нумеровать кадровые приказы через дробь не рекомендуется .
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт Системы Кадры
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Внимание
Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео. Срок хранения? Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Как заполнить? Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации. В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.
Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.
- Регистрация документов в вопросах и ответах
- Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения
- Регистрация документов
- Можно ли регистрировать письма через дробь
Регистрация документов в вопросах и ответах Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.
Регистрация исходящих документов
Инфо
Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.
Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь?
Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Регистрация документов С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
- вид документа - так как количество видов документов ограниченно;
- автор резолюции -список руководящих лиц организации;
- структурное подразделение - список структурных подразделений;
- исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
- № дела - связан с номенклатурой дел организации;
- связанные документы - эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент».
Регистрация входящих документов
В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания.
Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.
4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки. Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012? 2.
Важно
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря.Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. Регистрация входящих документов Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):
- номер исходящего документа;
- дата;
- получатель (адресат);
- краткое содержание;
- исполнитель;
- примечание.
Из этих граф обязательными будут номер, дата и получатель. Краткое содержание иметь удобно, чтобы не было необходимости каждый раз поднимать подшивку документов в поисках одного письма.Исполнителя указывают крупные организации, если же работает один предприниматель, то, естественно, данная графа будет лишней.
Можно ли регистрировать письма через дробь
В соответствии с пунктом 3.2.1.3 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.
Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1?
Ответ
Думаю, что ответ вам понятен: по правилам делопроизводства, да и вообще по правилам управленческой деятельности так делать нельзя. В этом случае вопрос даже не в регистрационном номера приказа, а в его дате. Как известно, дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе (это касается, например, протоколов заседаний, дата которых должна соответствовать дате мероприятия, а не дате составления протокола). В отношении приказов работает первое правило, дата приказа - это дата его подписания.
Если приказ регистрируется, как приведено в вашем вопросе, от 04.03.2012 № 1/1, это означает, что фактически приказ появился позже приказа от 05.05.2012 № 2, потому что если бы это было не так, то вы бы его зарегистрировали за № 3 с соответствующей датой - 05.05.2012 или более поздней.
Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой (например, 12а), но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой. Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает требования к документам. В соответствии с данным стандартом документ должен быть аутентичным, достоверным, целостным, пригодным для использования. По стандарту: «документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе (выделено мной - В.Я.).
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием (выделено мной - В.Я.), получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)…
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции».
Из этого фрагмента стандарта следует, что регистрация документов «задним числом» - это грубейшее нарушение правил документирования.
Как же все-таки быть в ситуации, если, например, приказ не издан вовремя? Издавать его пусть позже, чем это требуется, например, нормативными документами или самой ситуацией, но с соответствующей оговоркой в тексте, если это возможно.
К примеру, вы приняли на работу человека, заключили договор, но не издали вовремя приказ о приеме. Как только обнаружилось данное нарушение, нужно издать приказ, в тексте которого указать дату приема работника на работу. Дата начала работы и дата издания приказа будут расходиться, может быть, более чем на три дня, как это допускает Трудовой кодекс, но это будет правильнее, и приказ как документ будет юридически значимым, хотя при этом будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя по каким-то причинам были нарушены установленные временные нормы издания документа.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом о приеме в течение трех дней с даты начала работы. Следовательно, приказ о приеме может быть издан в течение этих трех дней.
- В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
- 1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
- 2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Приказ № с дробью
Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью?
Например есть Приказ № 32, можноли составить Приказ № 32/1 ?
Лучше с литерой, например №32а
Что значит, одинаковое содержание?
ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое
А цифра через дробь нежелательно да?
Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9. Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.
Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.
Это точно, сами этим пользуемся, хотя знаем, что нельзя, но бывают безвыходные ситуации.
А вот и нтересно, как на это реагируют контрольно-надзорные органы?
У кого был опыт общения по этому поводу, поделитесь, пожалуйста.
начинают обращать на это дополнительное внимание, и спрашивать, а почему так 😉
т.е. если провели так приказ — пусть по этому вопросу всё отсальное в документах будет в порядке, тогда не придерутся, но будут очень внимательно смотреть на все остальные 🙂
Это ваше право. нет документов, регламентирующих нумерацию вашей документации. Главное, как и написала Надин-ка — чтобы все было правильно оформлено (заявление, подписи и даты).
Я всегда использую дробь. Делать действительно нечего. Если не так, то как?
Внесение изменений в нумерацию приказов по личному составу
Здравствуйте!
Прошу помощи.
Подскажите..
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Ничего в ТК не вносила еще.
Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.
Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.
Можно ли в приказах ставить не сплошную нумерацию, а состоящую из даты?
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста: можно приказы на ОТ и ДО нумеровать не в сплошном порядке, а по дате: например Приказ № 25/08-О от 25.08. 2015?
И нумерацию с каждого года в кадрах нужно начинать заново или продолжать нумерацию предыдущего года?
Добрый день!
Порядок нумерации приказов не регламентирован.
Для приказов по основной деятельности организации на практике характерно применение цифровых индексов (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5.), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п. Каждая организация самостоятельно разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте.
Раньше можно было опираться на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Теперь этот документ утратил силу и правовой основы для нумерации не существует. Однако, нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.
Если в ЛНА закреплена буквенно-цифровая индексация приказов, то Вы должны и данные приказы нумеровать также.
Как у Вас, например, нумеруются приказы по личному составу (кадрам)?
Наверняка, № приказа берется из 1С (а там порядковая нумерация приказов) и к нему добавляется литера «К» или «Л/С»
Если это так, то и приказы по охране труда (которые также относятся к приказам по основной деятельности), лучше нумеровать по порядку, а не по дате, чтобы в организации была единообразная нумерация приказов.
Регистрация документов в вопросах и ответах
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р .
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
- Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
- Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
- Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
- поступающую корреспонденцию (входящие документы);
- исходящие документы;
- внутренние служебные записки;
- приказы по основной деятельности;
- кадровые приказы;
- распоряжения;
- протоколы совета директоров;
- протоколы планерок (оперативок) и т.п.
- Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.
- Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.
- Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера , которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
- передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
- структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
- учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
1. Наш отдел фикс ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
- входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
- исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
- внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение
(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма * , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример).
ПРИМЕР
Фрагмент журнала регистрации входящих документов
Можно ли регистрировать приказы с дробью
- Fedors Завсегдатай Dec 8 2011, 22:04
- Lexandra Гуру Dec 9 2011, 08:23
- Кадровичка Постоялец Dec 9 2011, 11:52
В принципе, возможны. В любой организации обязательно должна быть своя внутренняя инструкция по ведению кадрового делопроизводства. Порядок нумерации может быть в нем прописан.
Если трезво оценить возможность проставления дробей, то возникает вопрос: зачем вообще нумеровать приказы разными номерами? Поставили № 1, потом №1/1. и так до конца года. Последний приказ будет № 1/100001.
С другой стороны, мы все живые люди и все делаем ошибки. Бывает, что приходится оформлять приказ задним числом. Поэтому предлагаю такой вариант: каждый день — новый номер и все приказы этого дня с дробями. Например, 2 декабря все приказы с № 45, 45/1, 45/2 и т.д., 3 декабря, 46, 46/1 и т.д. Но опять же возникает вопрос: а если приказы были 2 и 4 декабря, а потом вдруг выясняется, что приказ задним числом надо оформить 3 декабря, и что делать? А проявлять творчество и смекалку и подгонять документы так, чтобы приказ вступал в силу с 3 декабря, но датировался 2-ым.
Приказ Минтруда России от 28 декабря 2017 г. №888н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ПОКАЗАНИЙ И ПРОТИВОПОКАЗАНИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНВАЛИДОВ ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ РЕАБИЛИТАЦИИ В соответствии с подпунктом5.2.107 Положения о Министерстве труда и […]
