Как оформить тендерную документацию пример. Участие в тендерах: пошаговая инструкция, необходимые документы, условия. Порядок проведения торгов и определение победителя

Оформление тендерной документации для госзаказов вызывает сложности даже у опытных поставщиков, начинающей же компании-участнику без помощи и консультации квалифицированных специалистов не обойтись. Между тем, правильно подготовленная документация является немаловажной составляющей успеха при участии в тендере. Даже самые выгодные предложения могут быть отклонены по формальным признакам - особенно это касается , проводимых в рамках № 44-ФЗ.

Перечень необходимых документов указан в Законе № 44-ФЗ для каждого типа закупок и, в частности, для самых распространенных: открытого конкурса (ст. 51) и электронного аукциона (ст. 66).

Список документов для участия в тендерах

При организации торгов заказчик составляет и предоставляет конкурсную документацию заинтересованным в участии лицам - в ней обязательно приведен перечень бумаг, который должен предоставить участник. Как правило, от потенциального поставщика требуется:

• заявка на участие с подтверждением согласия на условия конкурса. Обратите внимание на рекомендации, указанные в конкурсной документации: как правило, заказчик предлагает определенную форму составления заявки. Соблюдение формы не является обязательным, однако специалисты рекомендуют ее придерживаться;
• сведения о компании-поставщике: наименование, юридический и фактический адрес, контактные телефоны, паспортные данные и ИНН учредителей или физического лица;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (допускается заверенная копия), давностью не более полугода;
• доверенность (на имя сотрудника) на совершение действий от имени организации, либо документ, подтверждающий полномочия лица действовать без доверенности;
• подтверждение соответствия участника требованиям конкурсной документации и законодательства. В эту группу входит большой пакет бумаг, включающий всевозможные лицензии и допуски, сведения о квалификации. Обязательны также доказательства соответствия ч. 1 ст. 31 № 44-ФЗ (в отношении поставщика не начата процедура ликвидации, его деятельность не приостановлена, у компании отсутствуют долги по налогам, а также судимости у руководства за экономические преступления, компания не является офшорной и т.п.);
• копии учредительных документов потенциального исполнителя;
• бумаги, подтверждающие внесение обеспечения. Для открытых конкурсов возможно внесение денежных средств, либо предоставления . Для электронных аукционов - только внесение денег;
• если по условиям конкурса участнику предоставляются преимущества (индивидуальные предприниматели, предприятия уголовно-исполнительной системы, организации инвалидов, социально-ориентированные некоммерческие организации) - документы, подтверждающие право на получение этих преимуществ. Это правило актуально и для ситуаций, когда к торгам допущены отдельные виды организаций: необходимо предоставить доказательства того, что компания-участник относится к разрешенному типу;
• коммерческое предложение с данными о товаре, ценой и условиями поставок. Для электронных аукционов поставщик обязан дать согласие на поставку именно того товара, который предусмотрен конкурсной документацией, а решающее значение для победы имеет цена. Для открытых конкурсов в коммерческом предложении может быть указан товар с лучшими потребительскими свойствами, а победитель определяется комиссией по совокупности преимуществ в условиях поставок;
• при необходимости к заявке можно приложить чертежи и схемы, эскизы и фотографии.

Следует помнить, что для участия в электронных аукционах все перечисленные документы необходимо отправить онлайн, обязательно заверив электронной цифровой подписью. Для открытых конкурсов к заявлению также прилагается опись всех переданных бумаг, а сама заявка подается в запечатанном конверте.

Куда обратиться для оформления тендерной документации

Закон запрещает организатору конкурса или аукциона требовать от участников документы, не предусмотренные № 44-ФЗ. Однако на практике все гораздо сложнее: статьи содержат множество размытых неоднозначных формулировок - например, исполнитель в некоторых случаях должен предоставить «доказательства добросовестности». Заказчик оценивает их самостоятельно, а в результате, при малейших ошибках или не достаточной полноте предоставленной информации, компания-поставщик может столкнуться с отказом в участии, повышением суммы обеспечения. Чтобы этого не случилось, целесообразно обратиться к профессионалам, знакомым со всеми особенностями участия в торгах, «подводными камнями» этой сферы.

Компания «Тендер-Гарант» предоставляет консультации по всем вопросам, связанным с подготовкой тендерной документации, вне зависимости от особенностей конкурса и сферы деятельности поставщика.

Методические рекомендации (далее - Рекомендации) разработаны в соответствии с «Положением о подрядных торгах в Российской федерации», утвержденным совместным распоряжением Госкомимущества и Госстроя России от 13 апреля 1993 г. № 660-р/18-7, содержат состав, порядок разработки, оформления и использования тендерной документации, необходимой для проведения подрядных торгов в Российской Федерации.

1.1. Тендерная документация - это комплект документов, содержащих приглашение к торгам, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам торгов, предложения их организатора об условиях передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете торгов.

Конкретный состав тендерной документации зависит непосредственно от предмета торгов и определяется тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов.

Для разработки тендерной документации могут быть привлечены инженерно-консультационная или проектная организации.

1.2. Настоящими Рекомендациями учитывается, что заказчик на момент разработки тендерной документации обладает необходимыми инвестиционными ресурсами или правом распоряжения ими в необходимый период времени, подтвержденным соответствующими финансовыми документами, например кредитным договором или распоряжением органа исполнительной власти.

1.3. Подрядные торги могут проводиться при размещении заказов на:

• реализацию крупных целевых инвестиционных программ, проектов застройки жилых районов, градостроительных комплексов и промышленных зон;
• строительство предприятий, зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в том числе на условиях «под ключ»;
• выполнение проектных, инженерно-изыскательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других видов работ;
• поставку комплектного технологического оборудования, в том числе на условиях «под ключ»;
• управление проектом, консультирование, надзор;
• любые технически и организационно обоснованные сочетания указанных работ и услуг.

Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другими экономически обоснованными видами работ и услуг, которые с точки зрения заказчика целесообразно выставить на торги.

При подготовке тендерной документации для проведения торгов можно опускать отдельные положения и требования или включать дополнительные, не противоречащие Положению о подрядных торгах в Российской Федерации.

1.5. Тендерный комитет организует распространение тендерной документации, дает необходимые разъяснения по ней, решает вопрос изменения этой документации и процедур ее рассмотрения.

1.6. Тендерная документация составляется таким образом, чтобы все участники понимали содержащуюся в ней информацию одинаково. При описании работ должны употребляться общепринятые обозначения. При необходимости введения новых терминов в тендерной документации приводятся их определения.

1.7. Требования, включаемые в тендерную документацию, должны быть одинаковыми для всех без исключения оферентов.

1.8. Тендерная документация утверждается заказчиком.

1.9. Разработка тендерной документации оплачивается заказчиком (инвестором):

• по вновь начинаемым стройкам - за счет средств, предусматриваемых по целевому назначению в сводных сметных расчетах (сводных расчетах) стоимости строительства по гл. 12 «Проектные и изыскательские работы»;
• по незавершенному строительству при отсутствии подрядчика - за счет резерва средств на непредвиденные работы и затраты, имеющегося в распоряжении заказчика, а также экономии лимита по другим статьям сводного сметного расчета (сводного расчета) стоимости строительства, образованного в результате его пересмотра.

При проведении торгов на проектные инженерно-изыскательские работы и отсутствии сводного сметного расчета (сводного расчета) стоимости строительства финансирование может осуществляться за счет целевых средств, предусмотренных в федеральной или региональной программе проектирования, с последующим отнесением затрат в счет разработки предпроектной или проектно-сметной документации соответствующей стройки.

1.10. Тендерная документация передается претендентам, как правило, за плату, в комплекте, по их официальному запросу. Порядок и условия выкупа тендерной документации определяются тендерным комитетом и сообщаются претендентам в приглашении для участия в торгах или в объявлении о проведении торгов, опубликованном в печати. При этом цена на тендерную документацию устанавливается в зависимости от окупаемости затрат на ее разработку и распространение, проведения анализа предложений оферентов, подведения итогов конкурса и определения победителя.

В отдельных случаях тендерная документация может передаваться претендентам бесплатно или по цене затрат на ее размножение.

2. СОСТАВ ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Тендерная документация состоит, как правило, из следующих основных документов и разделов:

• приглашения для участия в торгах;
• общих сведений об объекте и предмете торгов,
• проектной документации (техническая часть);
• инструкции оферентам;
• формы заявки претендента на участие в торгах;
• условий и порядка проведения торгов;
• проекта контракта.

2.2. Конкретный состав, порядок, формы представления информации и другие условия подготовки тендерной документации уточняются тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика либо организатора торгов.

2.3. Приглашение для участников торгов является составной частью тендерной документации.

3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОБЪЕКТЕ

В разделе «Общие сведения об объекте и предмете торгов» приводятся следующие данные:

• наименование, адрес, описание размещения объекта торгов;
• общее описание предмета торгов с обозначением главных количественных параметров с указанием освоенных и предстоящих объемов работ (для незавершенных объектов);
• даты и сроки выполнения работ;
• наименование заказчика, организатора торгов;
• условия и порядок посещения строительной площадки;
• другие общие сведения, характеризующие предмет торгов.

4. ТЕХНИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

В этот раздел при проведении подрядных торгов на строительство зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в том числе на условиях «под ключ» включаются:

• пояснительная записка с обоснованием намечаемого строительства, его основных технико-экономических показателей и характеристик продукции;
• генеральный план, опорные и ситуационные планы, схемы инженерных сетей;
• основные положения, характеризующие архитектурно-строительные, принципиальные конструктивные и технологические решения зданий и сооружений, инженерное обеспечение объекта торгов;
• укрупненные показатели (объемные и по площадям) по зданиям и сооружениям и видам работ объекта торгов;
• основные положения по организации строительства, сроки строительства объекта торгов;
• особые технические условия на объект торгов;
• информация о действующих нормах, правилах, государственных стандартах и инструкциях, системах измерений;
• другие данные, характеризующие объект строительства или предмет торгов.

5. ИНСТРУКЦИЯ ОФЕРЕНТАМ

В этом разделе тендерный комитет в зависимости от предмета торгов определяет состав, содержание и формы представления информации. Приведенные в приложениях настоящих Рекомендаций формы представления не приведены в полном объеме и даны в виде иллюстраций.

Претендент, решивший принять участие в торгах, представляет в тендерный комитет следующие документы:

• заявку на участие в подрядных торгах, в которой сообщается решение претендента об участии в торгах на условиях, приведенных в тендерной документации, или приводятся альтернативные предложения. В заявке указывается наименование, юридический адрес и банковские реквизиты претендента. Заявка подписывается руководителем, уполномоченным заключить контракт, и скрепляется печатью;
• копию платежного документа, подтверждающего внесение первого задатка, и временное поручительство в форме гарантии банка;
• справку о заключенных за последние 12 мес. контрактах с указанием основных условий контрактов с перечнем субподрядчиков, иностранных партнеров (если они имеются);
• оферту, разработанную в соответствии с настоящей инструкцией, которая состоит из следующих частей:

  При консорциуме эти же сведения предоставляет каждая партнерская фирма, если они имеются, а также перечень субподрядчиков.

  * Если торги проводились с предварительной квалификацией, то пункт 5.1 можно опустить.

  * При расхождении между ценой за единицу и суммой цен по данной группе, например, предпочтение отдается цене, предусмотренной соответствующей позицией.

  • 5.1. Общие сведения об объекте, которые включают*:
    • полное наименование организации (претендента) и его реквизиты, адрес, телефон, телефакс и др.;
    • перечень офисных и производственных помещений;
    • профилирующее направление деятельности;
    • заверенные копии регистрационных и уставных документов;
    • прежнее название организации, если оно менялось и когда;
    • лицензии на определенные виды деятельности;
    • структуру организации (фирмы), наличие филиалов и дочерних фирм;
    • годовой объем за последние три года аналогичных работ, являющихся предметом торгов, в этом числе объем работ, выполненных собственными силами. По требованию тендерного комитета объем выполненных работ может исчисляться как в рублях, так и в иностранной валюте;
    • банковские реквизиты;
    • данные по составу и квалификации технического и производственного персонала за последние три года. По основным категориям персонала надлежит указывать среднестатистические показатели за год;
    • число административно-управленческого персонала, анкетные данные руководителей и основных должностных лиц;
    • перечень оборудования для выполнения рассматриваемых работ, например, для выполнения общестроительных и вспомогательных работ, оборудования для производства дорожных работ и прокладки инженерных сетей, перечень транспортных средств с указанием их назначения и грузоподъемности и т.п.;
    • данные о финансовом положении, в том числе баланс, расчет прибылей за последние три года. В случае необходимости претендент должен представить дополнительные подробные данные по балансу за этот промежуток времени;
    • сведения о платежеспособности претендента, подписанные уполномоченным банка;
    • сведения о судебных арбитражных процессах, на которых он (претендент) выступает (выступал) как обвиняемая сторона, а предметом иска является нарушение обязательств относительно качества, сроков либо финансовых затруднений;
    • опыт и стаж работы претендента в области, определяемой предметом торгов. Ему следует указать введенные объекты, сопоставимые по виду и объему;
    • фотографии, книги, брошюры, статьи, справочные материалы отзывы заказчиков и другие документальные свидетельства, подтверждающие опыт претендента и его способность выполнить предложенные на торгах работы.
  • 5.2. Требования к содержанию оферты, которые включают:
  • цены на строительную продукцию или предмет торга, условия и порядок пересмотра этих цен;
  • условия, виды и методы внесения платежей в зависимости от уровня цен, предлагаемые формы оплаты, порядок финансирования, условия кредитования работ;
  • сроки действия оферты, условия и порядок прекращения и продления ее действия и др.;
  • условия, при которых оференту предоставляется возможность представить альтернативные предложения;
  • условия, при которых возможно отклонение предложений участников торгов или прекращение торгов.
  • указание о количестве экземпляров оферты, направляемых в адрес тендерного комитета (при расхождениях информации в оригинале предложения и его копиях предпочтение отдается тексту оригинала);
  • адрес для связи с представителем тендерного комитета, у которого можно получить информацию относительно неясностей в тендерной документации и условий проведения торгов;
  • оформление оферт, требования к визированию поправок и исправлений;
  • указание о строгом соответствии графам в оферте представленных или впечатанных цен на отдельные виды работ или предмет торгов;
  • подход тендерного комитета к возможным арифметическим ошибкам в ценах предложения*, указание о представлении стоимостных показателей в соответствующей валюте:
  • требования к оформлению подписей лиц, заверяющих подлинность предложения;
  • указание о способе представления оферт (лично, под расписку, заказной почтой и т.п.);
  • требования к упаковке предложений (оферт);
  • описание процедуры вскрытия конвертов с офертами и срок определения победителей торгов;
  • указание о способе уведомления победителя торгов;
  • рекомендации по составу и правилам предоставления пояснительной записки;
  • отзыв оферты.
  • схемы и графики производства работ;
  • графики поставки строительной техники и технологического оборудования;
  • календарные планы выполнения работ;
  • состав привлекаемых материальных и трудовых ресурсов, строительных машин;
  • перечень привлекаемых субподрядных и транспортных организаций;
  • режим рабочего времени, подготовки кадров;
  • обеспечения работающих жильем и объектами социальной инфраструктуры;
  • предложения по охране окружающей среды, технике безопасности.
  • информация о налогах, тарифах, сборах, штрафах, акцизах, таможенных пошлинах, транспортных, страховых и инспекционных расходах, условиях и порядке перевода средств (в том числе за границу) и другая коммерческая информация;
  • информация об ограничениях, введенных законодательными и исполнительными органами, собственниками земли и недвижимости.
  • размер, порядок внесения и срок возврата денежных задатков, гарантирующих безотзывность предложения участника торгов в течение оговоренного периода времени, гарантия конфиденциальности любой документации, составляемой в рамках проводимых торгов.
  • 5.3. Правила оформления и предоставление материалов оферты, которые включают:
  • 5.4. Требования к организации работ и управлению проектом, которые включают:
  • 5.5. В коммерческую часть оферты включены показатели, необходимые оферентам для оценки стоимости и возможности выполнения представленных на торги работ:

6. УСЛОВИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ТОРГОВ

6.1. В этот раздел включаются следующие положения:

• ссылка на законодательство и соглашения, юрисдикция которых распространяется на проведение торгов, в том числе ссылка на Положение о подрядных торгах в Российской Федерации, а также ссылке на законодательство, которое распространяется на выполнение контракта;
• дата и место вскрытия конвертов с офертами и сведения о том, будет ли этот процесс открытым;
• основные критерии оценки и предложения оферента:
• минимальная цена выполнения подряда, определенная с учетом текущих цен, а также условия расчетов, предлагаемые претендентом;
• срок выполнения подряда;
• технические возможности претендента и гарантии качества выполняемых работ;
• деловая репутация претендента, устойчивые долгосрочные контракты, возможность привлечения квалифицированных субподрядчиков и надежных поставщиков;
• обеспечение требований по охране окружающей среды;
• другие коммерческие, технические и организационные требования.
• методика выбора победителя, порядок утверждения результатов торгов;
• условия и порядок внесения второго задатка;
• уведомление о том, какой документ подписывается победителем торгов (контракт или протокол о проведении дальнейших переговоров и контракт);
• предупреждение о неприятии на себя обязательства мотивировать и объяснить причины отклонения оферт;
• порядок извещения оферентов о результатах торгов.
• одной из форм извещения оферентов о победителе торгов может быть направление оферентам копии протокола заседания тендерного комитета;
• порядок проведения переговоров с победителем торгов.

7. ПРОЕКТ КОНТРАКТА МЕЖДУ ЗАКАЗЧИКОМ И ПОБЕДИТЕЛЕМ ТОРГОВ

7.1. Одним из важнейших документов тендерной документации является проект контракта между заказчиком (инвестором) и победителем торгов.

7.2. При подготовке проекта контракта рекомендуется пользоваться Основными положениями порядка заключения и исполнения государственных контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 14 августа 1993 г. № 812 и Руководством по составлению договоров подряда на строительство в Российской Федерации, одобренным Минстроем России 27 мая 1992 г.

7.3. Информация, необходимая для подготовки проекта контракта (предмет контракта, сроки выполнения работ, порядок и условия расчетов и платежей, обязательства сторон, сведения о производстве и приемке работ, условия и порядок расторжения контракта и др.), содержится в соответствующих разделах тендерной документации.

В проекте контракта может быть указана стартовая цена предмета торгов, предлагаемая заказчиком и определенная в соответствии с Порядком определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях развития рыночных отношений, (письмо Госстроя России от 29 декабря 1993 г. № 12-349), а на строительство, осуществляемое с участием иностранных фирм, - в соответствии с Порядком определения стоимости строительства, осуществляемого в Российской Федерации с участием иностранных фирм.

В раздел «Особые условия» могут включаться другие положения и требования заказчика, которые необходимы для учета специфики предмета торгов, но не противоречащие действующему законодательству.

Тендер позволяет заказчику найти исполнителя, который, по его мнению, сможет выполнить поставленную задачу по всем изложенным требованиям, в назначенные сроки и по разумной цене. Потенциальные исполнители при этом не знакомы с предложениями своих конкурентов, а значит, никто не будет стремиться обойти других заявителей по «вкусности» предложения.

Такие конкурсные торги проводятся во многих отраслях, люди ищут исполнителей услуг и поставщиков продукции. Тендер может быть провозглашен как при государственном заказе, так и большими или маленькими организациями, и даже частными лицами. Можно открыть тендер даже на проведение свадьбы или постройку дома, и это отличный способ найти нужного исполнителя.

Подряд на проведение работ выдается победителю тендера. Подразделяют тендеры на одноэтапные и двухэтапные, открытые и закрытые .

Если речь идет о сложных услугах, то тендер проводят в два этапа. Первый этап заключается в изучении заказчиком предложений участников тендера и формулировке всех требований к заказу. После просмотра предложений заказчик отбирает потенциальных исполнителей, общается с ними и оговаривает все тонкости.

В открытом тендере могут принять участие все желающие, которые подали заявки вовремя и правильно их оформили. Такие открытые конкурсы проводятся и на государственном уровне. Если речь идет о заказах, которые представляют государственный интерес или относятся к объектам обороны или важным научным исследованиям, то проводятся закрытые тендеры.

Документы для тендера

Чтобы выиграть тендер, нужно, в первую очередь, грамотно составить все документы. Пакет документов зависит от вида тендера, и тут могут быть некоторые отличия. Приведем пример того, какие документы нужны для тендера по строительству.

• все сведения об участнике, включая наименование юридического лица, полный юридический и физический адрес, сведения о форме собственности;
• для индивидуального предпринимателя нужно указывать ФИО, серию и номер паспорта, номер телефона, а также адрес регистрации и проживания;
• выписка из ЕГРП или ее нотариально заверенная копия. ИП подает копии своих документов;
• если тендером занимается официальный представитель компании или представитель индивидуального предпринимателя, то он должен иметь нотариально заверенную доверенность;
• документ, подтверждающий соответствие квалификации участника тендерных торгов.

Заявка на тендер

Претендент кроме документов должен еще подать свое предложение (заявку), в котором указывает характеристики материалов, которые будет использовать в работе и их функциональных преимуществ, качество услуг и стоимость контракта.

В первую очередь необходимо правильно составить конкурсную заявку . Не забудьте в ней отразить все технические характеристики закупаемых заказчиком работ, а также учесть его требования по качеству. Согласно с законом, конкурсная документация контролируется Федеральным Законом «О государственных закупках» , а также «Правилами осуществления государственных закупок» .

Участники тендера подают свои заявки письменно в запечатанных конвертах (или в электронном виде), указав название конкурса. Необходимо указать также наименование фирмы, ее организационно-правовую форму, все реквизиты и телефон.

Документы прилагаемые к заявке

• выписка из единого государственного реестра юридических лиц;
• копии всех учредительных документов;
• предложения, касающиеся технологии выполнения и качества работ, условия выполнения контракта;
• документы, подтверждающие квалификацию участника.

По истечению срока приема заявок комиссия их рассматривает и выбирает самое выгодное предложение.

Срок рассмотрения заявок на тендер

Обычно на рассмотрение всех заявок дается десять дней с момента подписания протокола. Если стоимость заказа превышает пятьдесят миллионов рублей, срок может быть продлен до месяца.

На что обратить внимание при выборе победителя тендера

Выбирая себе исполнителя, заявитель чаще всего обращает внимание на такие показатели:

• стоимость будущего контракта;
• профессиональная подготовка участника торгов;
• гарантии качества;
• предполагаемое время выполнения работ;
• наличие технического оборудования, финансов и производственных мощностей.

Участник, который предложил наиболее выгодные условия, становится победителем тендера.

Документы подтверждающие соответствие квалификации заявителя

• документами, которые подтверждают финансовую состоятельность компании полностью обеспечить выполнение условий контракта;
• лицам, подпадающим под действие ст. 11.1 1-Федерального Закона, необходимо подать копии всех документов, подтверждающих соответствие;
• документы или их копии на соответствие статье 11 3- Федерального Закона, если законодательством поддерживается такое требование;
• также нужно документально подтвердить соответствие подрядчика всем условиям статьи 11.2 1- Федерального Закона, если такое прописано в тендере.

Пакет документов может меняться в зависимости от сроков, объема и других условий выполнения проекта.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Современная тендерная документация представляет собой подборку документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего заключения контракта с их победителем. Обычно состоит из двух частей: технической и коммерческой.

Разработка тендерной документации

Основные полномочия относительно тендерной документации (ТД) возложены на конкурсную комиссию, которая:

• формирует ТД самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов;
• представляет разработанный ею пакет к утверждению заказчиком;
• организует его распространение;
• обычно уполномочена изменять содержание документации;
• при необходимости дополнительно разъясняет положения, указанные в документах, в индивидуальном порядке или на сборах претендентов.

ТД должна быть составлена таким образом, чтобы исключить разночтения. При ее формировании следует употреблять нормативно закрепленные или общепринятые обозначения. В случае, когда при разработке возникла необходимость ввести иные термины, следует привести их определение. Нельзя устанавливать к потенциальным участникам разные требования, поскольку это прямо противоречит ФЗ № 135 от 2006 г. о защите конкуренции.

Документация под тендеры утверждается и оплачивается их инициатором. Стоимость работ может быть отнесена к расходам, влияющим на расчет налогооблагаемой прибыли. Например, разработка ТД в строительстве оплачивается инвестором:

• по еще не открытым стройплощадкам – за счет денежных средств, предусмотренных главой сметы «Проектные и изыскательские мероприятия»;
• по незавершенному капитальному ремонту в случае отсутствия подрядчика – за счет резерва денег на непредвиденные работы, находящегося в распоряжении заказчика или экономии по другим статьям сводной сметы, сформированной по результатам ее корректировки.

Обычно документация передается потенциальным участникам только в комплектном виде по их письменному запросу при условии предоплаты. Цена ее выкупа устанавливается тендерным комитетом. Заинтересованные лица извещаются о ней:

• в персональном ;
• в объявлении о проведении конкурса, опубликованном в СМИ или выложенном на интернет-ресурсе.

Стоимость пакета для потенциальных участников определяется инициатором конкурса, исходя из принципа его конечной окупаемости. Таким образом заказчик обычно рассчитывает компенсировать расходы на:

• разработку, рассылку, опубликование ТД;
• конкурсные процедуры;
• анализ предложений оферентов и определение победителя.

В некоторых случаях с целью привлечения максимального числа участников, документация может передаваться претендентам бесплатно. Такая практика существует у организаторов конкурсов – государственных и муниципальных структур.

Состав пакета документов

Тендерная документация – это пакет официальных документов, включающий следующие разделы:

• приглашение к торгам;
• квалификационные и другие требования к претендентам;
• ключевые сведения об объекте и предмете тендера;
• техническую часть – проектную документацию (всегда требуется для конкурса на выполнение работ; обычно опускается для товарных аукционов);
• коммерческую часть;
• условия подачи и форму заявок на участие в тендере;
• инструкцию участникам торгов;
• правила их проведения и определения победителя;
• условия инициатора конкурса относительно передачи победителю заказа, являющегося объектом торгов (обычно выражены в виде проекта хозяйственной сделки).

Что такое тендерная документация? Это понятие может подразумевать несколько иной перечень бумаг для каждого конкретного случая. Комплект формируется конкурсной комиссией, исходя из интересов заказчика.

1. Если речь идет о товарном аукционе, особые запросы к поставщику могут не формулироваться, а его возможность реализовать тендерную заявку – не проверяться. В случае отказа победителя от заключения контракта с организатором конкурса интересы последнего будут удовлетворены за счет банковской гарантии.
2. Когда тендер проводится с целью закупки работ или услуг, цена не является единственным решающим фактором. Поэтому нередко выдвигаются дополнительные требования к участникам относительно квалификации, материально-технической оснащенности и кадровой обеспеченности.
3. Чем сложнее объект конкурса и хуже с ним знаком заказчик, тем труднее работа с тендерной документацией. Например, проведение аукциона по реконструкции существующего сайта фирмы или разработке нового подразумевает конкурс принципиальных решений. Его успешное проведение предполагает разработку грамотного технического задания и сопутствующих документов, которыми и будут руководствоваться участники. Их отсутствие приведет к невозможности веб-студий и фрилансеров оценить фронт работ, их общую стоимость и сроки выполнения, соответственно – сформировать предложение. В подобных случаях с разработкой адекватной ТД, а также проведением конкурса может помочь специализированный центр тендерной документации.

Что такое тендеры и как их находить: Видео

Сведения об объекте

Эта группа данных напрямую зависит от вида тендера.

• Если его предметом является стандартизированный товар – указывают ГОСТ; нестандартизованный – детальные характеристики.
• Когда конкурс касается закупки работ, оговаривают:

1. условия и место их выполнения;
2. количественные параметры;
3. объем уже проведенных и еще предстоящих мероприятий (например, для объектов незавершенного строительства);
4. сроки (как вариант – с разбивкой на этапы);
5. порядок произведения заказчиком контроля над действиями исполнителя.

• Труднее всего определить требования к услугам. В отличие от работ, где заказчика интересует конечный осязаемый результат, в этом случае ему нужен процесс, гораздо хуже поддающийся оценке. Какие бы услуги не были предметом договора – консалтинг, рекрутинг, юридическое сопровождение, физическая охрана, сервисное обслуживание – в ТД должны быть оговорены их:

1. суть;
2. объем;
3. срок предоставления;
4. оплата расходных материалов и сопутствующих действий.

Техническая часть

Документация для участия в тендере вмещает этот раздел по необходимости. Содержание его положений можно рассмотреть на примере тендера на подрядные работы по возведению сооружений «под ключ»:

• пояснительная записка – обоснование грядущего строительства;
• генплан и опорные ситуативные планы, схемы существующих и запланированных инженерных сетей;
• укрупненные показатели объекта, детализированные по видам работ, зданиям, площадям и объемам;
• нормы организации строительства;
• сроки возведения недвижимости;
• особые технические условия, если таковые имеются;
• данные о госстандартах или ограничениях, которые нужно соблюсти.

Техническая часть ТД является неотъемлемой составляющей сложных заданий на исполнение работ или оказание услуг. К ее разработке часто привлекают сторонних специалистов. Этот раздел может также содержать экономические показатели и расчеты, хотя обычно их выделяют в отдельный пункт «Коммерческое обоснование».

Инструкция участникам

Конкурсный комитет, исходя из особенностей предмета торгов, определяет параметры тендерного предложения:

• его документальный состав;
• смысловое наполнение;
• форму подачи.

Необходимая документация для участия в тендере сводится к следующему:

• заявка на предложенных условиях либо с альтернативной офертой, если формирование таковой предусмотрено ТД;
• гарантийное обязательство банка;
• оферта, которая по форме и содержанию отвечает требованиям заказчика;
• информация об аналогичных контрактах на поставку, работы или услуги, реализованные претендентом за последние несколько лет.

Сведения об участнике как составляющая ТД

Исходя из предмета торгов, конкурсная комиссия в тендерной документации оговаривает перечень данных, которые претендент обязан указать и подтвердить.

• Сведения о фирме:

1. полное наименование, реквизиты и банковский р/с;
2. копии учредительной и регистрационной документации;
3. структура организации и наличие филиалов;
4. присвоенные ОКВЭД и профильные виды деятельности;
5. сертификаты, лицензии, разрешительные документы СРО.

• Информация, призванная составить у заказчика представление о способности претендента осилить предложенный контракт:

1. письменная информация о стаже (для ИП, фрилансера) и опыте в определенной сфере;
2. сведения относительно состава и квалификации персонала претендента (не требуются для товарных аукционов);
3. перечень транспорта, оборудования, расходных материалов;
4. годовой объем поставок, услуг или работ, аналогичных предмету конкурса, за последние несколько лет;
5. демонстрационные материалы о ранее выполненных заказах, по характеру и объему сопоставимых с объектом конкурса (проспекты, брошюры, фото, заметки в СМИ, реклама, отзывы клиентов и т.п.).

• Данные о финансовом положении. Обычно это баланс и расчет прибыли. Иногда документация для тендера предполагает обязательную подачу справки обслуживающего банка о платежеспособности претендента. Также могут быть затребованы подтверждения отсутствия:

1. задолженностей по налогам и сборам;
2. инициированных процедур банкротства или приостановления деятельности;
3. нереализованных судоисполнителями взыскательных документов;
4. судебных процессов определенного вида.

Если заявка на конкурс подана консорциумом или другим коммерческим объединением без статуса юридического лица, также прилагается договор о сотрудничестве. Кроме того, организатор может затребовать от участников обязательство о принятии на себя солидарной ответственности. Это означает, что каждый из них отвечает за действия партнера.

Документация о содержании оферты

Конкурсная документация на тендер предполагает множество составляющих. Однако главной из них однозначно является оферта – коммерческое предложение претендента, составленное в рамках сформулированного организатором тендера брифа (задания). Оно включает:

• уточнение отдельных характеристик товаров, услуг или работ по отношению к указанным в ТД;
• альтернативное предложение, если участник конкурса счел его подачу необходимой, и такое право предусмотрено в документации;
• цену на товар или иной предмет торга, условия и процедуру ее изменения;
• форму оплаты, возможность расчетов частями, рассрочки;
• необходимость предоплаты.

Независимо от вида конкурса, ТД всегда определены:

• условия, при соблюдении которых соискателю предоставляется право подать многовариантное предложение;
• срок, на протяжении которого заявленная оферта считается действительной и может быть акцептована (принята) заказчиком;
• процедура прекращения либо продления действия предложения;
• обстоятельства, когда возможно отклонение отдельных предложений или прекращение торга.

Документация на проведение тендера детально регламентирует способ оформления и порядок предоставления материалов оферты конкурсной комиссии:

• указание на необходимое количество экземпляров заявки и приложений;
• правила удостоверения копий;
• подход конкурсной комиссии к выявленным арифметическим ошибкам в ценах;
• требования к упаковке документов;
• описание даты и процедуры вскрытия конвертов с офертами и срок установления победителя торгов;
• рекомендации к составлению пояснительных записок

Порядок проведения торгов и определение победителя

Документация к тендеру в этом разделе содержит такие положения:

Образец заявки на участие в тендере , порядок ее заполнения и составления — темы нашего материала из цикла статей о заключении сделок через конкурсы и аукционы. Также мы расскажем здесь о законодательном регулировании вопроса и соотношении норм права с реальной практикой организации тендеров.

Как законодателем регулируется подготовка заявки на тендер

Тендеры проводятся в разных формах: аукциона, конкурса или в иной. В первом случае побеждает тот, кто предложит самую приемлемую цену, во втором — кто предложит более выгодные условия. В третьем случае используются иные способы определения победителя. Общие положения о проведении тендеров содержатся в ст. 447-449 Гражданского кодекса РФ. Также существуют отдельные нормы, регулирующие различного рода торги. Например, ст. 46.3 Градостроительного кодекса РФ определяет проведение аукционов на заключение договоров по развитию застроенной территории.

Что касается ответа на вопрос о том, как подать заявку на тендер, то как источник общего порядка можно упомянуть закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее — закон № 44-ФЗ). Однако нельзя утверждать, что все торги проходят строго по регламенту указанного нормативного источника.

Как подать пакет документов на тендер

В конкурсной документации, которую готовит заказчик, подробно описывается, как составить заявку на тендер правильно. Организатор тендера определяет форму и составляет инструкцию по заполнению заявки. Если же данной информации нет, можно воспользоваться нормами закона № 44-ФЗ.

Заявка — это обозначение непосредственно заявки на участие в торгах и пакета документов, прилагаемых к ней (так называемого тома). Так как тендер может проходить в обычном порядке или в виде электронных торгов, заявки, подаваемые участниками, делятся на письменные и электронные.

Подача заявки в письменном виде

Если тендер проводится в обычном порядке, то подаваемый пакет включает:

• письменную заявку;
• том прилагаемых документов;
• опись.

Все это нумеруется, прошивается, скрепляется подписью уполномоченного от участника лица и печатью (при наличии). Оформленную таким образом заявку запечатывают в плотный конверт и направляют организатору. На конверте желательно указать наименование участника и его контактные данные, хотя отсутствие таких сведений и не является основанием для отказа в принятии заявки.

Подача заявки в электронном виде

В электронном виде заявку на участие в тендере можно подать, если такая возможность допускается конкурсной документацией. При этом форма заявки и прилагаемые к ней документы отправляются с закрытым доступом (т. е. до начала проверки заявок их изучение невозможно).

Отдельно отметим особенности подачи заявки на электронный аукцион:

1. Участвовать в тендере может только лицо, аккредитованное на конкретной электронной площадке.
2. Сама заявка состоит из 2 частей:
   • в первой части участник раскрывает свое предложение, описывает его и указывает условия;
   • во второй — дается та же информация, что и в обычной заявке.

Пример заполнения заявки

Скачать форму заявки

Независимо от формы тендера заявка на участие должна содержать следующие сведения и документы (ст. 51 закона № 44-ФЗ):

• наименование организации, все известные и доступные адреса, а также контактные телефоны, сведения об учредителях;
• для ИП — паспортные данные;
• выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию не старше 6 месяцев;
• решение об избрании или приказ о назначении руководителя предприятия;
• если тендером занимается представитель — доверенность или ее нотариальную копию;
• дополнительные документы, если у организатора есть особые требования (например, тендер предполагает наличие лицензии или членства в какой-нибудь саморегулируемой организации);
• копии учредительных документов;
• предложение участника тендера по цене, качеству, срокам и т. п.

В зависимости от специфики конкретного тендера организатор может потребовать и другие документы и данные.

Образец заполнения заявки на участие в тендере может выглядеть следующим образом:

Заявка

Не знаете свои права?

на участие в открытом конкурсе на оказание услуг

по ремонту большегрузной техники

для государственных нужд

1. Изучив конкурсную документацию, а также применимые к данному конкурсу законодательство РФ и нормативные правовые акты РФ,

   общество с ограниченной ответственностью "В-Макс" ,

   организационно-правовая форма, фирменное наименование (наименование) (для юридического лица), фамилия, имя, отчество (для физического лица)

   ИНН директора Винча Максима Леонидовича — 123456789,

   ИНН учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа участника

   находящееся по адресу: 690123, Приморский край, город Владивосток, ул. Стрелковая, д.1,

   адрес юридического лица (ИП)

   телефон: 1-111-111-11-11,

   контактный телефон

   в лице директора Винча Максима Леонидовича, действующего на основании решения

   должность лица, уполномоченного действовать от имени участника, его Ф. И. О., на основании чего действует

   решение единственного учредителя от 15.05.2013 № 1 ,

   сообщает о согласии участвовать в конкурсе на условиях, установленных в указанных выше документах, и направляет настоящую заявку.

2. Мы предлагаем оказать ремонтные услуги в соответствии с требованиями конкурсной документации по цене контракта 500 000 (пятьсот тысяч) руб. (с НДС).
3. Цена, указанная в нашем предложении, включает все налоги и пошлины, которые мы будем обязаны выплатить при исполнении государственного контракта.
4. Если мы не учли какие-либо расценки на услуги по предмету конкурса, данные услуги будут в любом случае оказаны в полном объеме в пределах предлагаемой нами стоимости государственного контракта.
5. В подтверждение соответствия участника требованиям, установленным пп. 3-5, 7, 9 ч. 1 ст. 31 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, представляем соответствующую декларацию (прилагается).
6. Настоящим гарантируем достоверность представленной нами в заявке информации.
7. Если наши предложения будут признаны лучшими, мы обязуемся подписать государственный контракт в соответствии с требованиями конкурсной документации и условиями наших предложений.
8. К настоящей заявке прилагаем документы согласно описи, являющиеся ее неотъемлемой частью.

Директор: (подпись) М. Л. Винча.

Таким образом, образец заявки на тендер, равно как и инструкция по ее заполнению, всегда есть в конкурсной документации, которую организатор разрабатывает самостоятельно. При этом некоторые требования законодательства о государственных и муниципальных торгах учитываются и при проведении частных тендеров.