Бухучет инфо. Что это такое? Бланк накладной торг 12 excel

Универсальный бланк товарной накладной ТОРГ-12, скачать который предлагается бесплатно в Excel и Word на этой странице, специально разработан, чтобы грамотно организовать учет торговых операций в любой компании. Правильное заполнение предложенного образца в двух экземплярах будет основанием продающей стороне для списания отпущенных материальных ценностей, а покупающей - для оприходования приобретенной продукции. Практически, товарная накладная (ТН), выступая в роли первичного документа, позволяет законно оформить переход прав собственности на указанную продукцию от одного собственника к другому.

Назначение ТОРГ-12

Накладная ТОРГ-12 - специфический бланк, предназначенный для документального оформления специфических операций, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между отдельными организациями, с одной стороны в числе которых юридические лица или индивидуальные предприниматели, а с другой - как предприятия, так и частные покупатели. Заполнение бумажной версии первичного документа реализуется в двух экземплярах. Один остается в компании (ИП), отпускающей товары или продукцию, а второй передается предприятию (ИП или частному лицу), приобретающему ТМЦ.

Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12

Унифицированная форма товарной накладной (УФТН) - ТОРГ-12 в формате Word, как и правила заполнения, утверждена в декабре 1998 г. специальным постановлением Госкомстата. А так как, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывается обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо выписывать при каждой отгрузке (отпуске) или продаже различных товарно-материальных ценностей.

С января 2013 года использование унифицированной формы стало необязательным, за исключением определенных оговорок. С этого периода по инициативе главного бухгалтера директор компании (ИП) мог самостоятельно определить образец первичных документов, которые планировалось применять для дальнейшего оформления хозяйственной деятельности своей организации.

Каждое предприятие (ИП) может использовать либо предложенную Госкомстатом версию УФТН или самостоятельно разработанные, в том числе и фирменные бланки товарных чеков (ТЧ) и товарных накладных (ТН). При этом разрешается корректировка (внесение изменений) путем добавления реквизитов, полей, граф, строк и пр. Причем нет «жестких» требований как в плане количества пунктов, так и относительно формата данного документа. В зависимости от специфики деятельности компании и/или особенностей реализуемой продукции можно скачать и распечатать книжную или альбомную версию бланков товарных накладных.

В то же время существуют обязательные требования по поводу самостоятельной разработки первичных документов. В товарной накладной любой компании (ИП) должны присутствовать следующие моменты:

• наименование и номер этого документа;
• шаблон для заполнения даты оформления;
• полное название компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, р/счет и пр.;
• описание фактов хозяйственной деятельности, в отношении которых оформляется текущая накладная;
• документы, на основании которых реализуется сделка;
• перечень реализуемых наименований с указанием количества, цены за единицу, НДС, массы и итоговой стоимости покупки;
• должности лиц, которые непосредственно совершают сделку и отвечают за ее документальное оформление;
• подписи в ТОРГ-12 и печати.

С января 2016 года в дополнение к бумажному формату товарных накладных в Word, традиционно заполняемых под копирку, разрешено использование электронных версий на одном листе, сформированных программой Excel, с последующей распечаткой и заверением электронной подписью. В этом случае один лист (файл) необходимо отправить покупателю, а первоисточник остается на хранение у продавца.

В чем отличие товарной накладной от товарного чека

ТН (товарная накладная) считается обязательным первичным документом, подтверждающим сделку, совершаемую на основании предварительно заключенного договора о сотрудничестве юридического лица со сторонней организацией или частным лицом (например, о поставках). Она оформляется при передаче (продаже) продукции другой организации.

ТЧ (товарный чек) выдается в качестве подтверждения розничной продажи-купли без предварительного заключения каких-либо документов. В определенных моментах ТН вполне может заменить ТЧ.

Сроки хранения ТОРГ-12

Согласно требованиям действующих актов Минфина РФ срок хранения товарных накладных ТОРГ-12 и счетов-фактур составляет 4 года после завершения отчетного налогового периода, в котором последний раз использовался данный первичный документ. Например, если ТН и С-Ф были «закрыты» (учитывались в расчете НДС) в первом квартале 2017 года, следовательно, срок их хранения истекает в апреле 2021 года. Однако в интересах бухгалтерии период сбережения учетных документов составляет 5 лет, поэтому ТОРГ-12 придется сохранять до 1 апреля 2022 года.

Нововведения с 1 июля 2017 г.

В соответствии с приказом № ММВ-7-15/329 ФНС РФ с 1 июля 2017 года всем компаниям и ИП разрешается оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ, двумя способами (форматами):

• бумажный : заполнение ТОРГ-12 в бланке Word, введенном в действие с 9.01.2016 приказом №551 ФНС РФ от 31.11.2015;
• электронный : предоставление на 1 листе электронной версии первичного документа вместе со счетом-фактурой в формате Excel, введенном в действие с 1 июля 2017 г. приказом №555 ФНС РФ от 24.03.2016.

В то же время формально разрешено до конца 2020 года использование и «фирменных» - собственно разработанных бланков ТОРГ-12, которые были применены приказом №172 ФНС РФ от 21.03.2102 г. Заверенные бумажные копии таких товарных накладных при истребовании необходимо будет направлять в налоговую инспекцию.

Особенности заполнения ТОРГ-12

Использование установленных форм товарных накладных предполагает соблюдение определенных правил заполнения. Оформление товарной накладной может проводиться как специалистами бухгалтерии, так и кладовщиками, продавцами и прочими лицами, уполномоченными для отпуска продукции. Бумажная версия первичного документа обязательно составляется в 2 экземплярах, один из которых передается получателю товаров.

В «шапке» УФТН ставится номер и дата совершения сделки. Здесь же заполняются реквизиты компании (ИП), отпускающей товар: полное наименование, адрес в ТОРГ-12, контакты, расчетный счет и другая информация, утвержденная директором (ИП). Аналогично оформляются поля «Плательщик» и «Грузополучатель в ТОРГ-12». Далее - записываются реквизиты договора поставок или других документов, на основании которых совершается текущая сделка.

После этого оформляются данные о реализуемых товарах с указанием перечня, кодов (артикулов), единиц измерения, типов упаковки, цен за единицу наименования, НДС и пр. Если продукция отгружается в особой упаковке (таре), целесообразно заполнять поля «Масса брутто». Иногда в конце бланка перечисляются приложения и сопроводительные документы.

Завершается заполнение ТОРГ-12 информацией о лицах, которые совершают и контролируют сделку. Их подписи, как правило, заверяются печатью компании.

Скачать накладную

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Товарная накладная ТОРГ-12 типовой бланк

Подлежит оформлению с помощью первичных учетных документов, которые утверждаются руководителем предприятия.

Так, еще в 1998 году Федеральная служба государственной статистики выпустила Постановление № 132 , в котором утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. В него входит и форма № ТОРГ-12 (ОКУД 0330212), которая применяется для передачи товарно-материальных средств от поставщика покупателю. Такие ТН можно формировать и хранить как в бумажном, так и в электронном виде (о том, как оформить ТН в электронном виде, читайте ).

Расшифровка аббревиатуры

Как нетрудно догадаться аббревиатура ТОРГ — это всего лишь сокращение от слова «торговля». В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций были указаны всевозможные формы по учету операций в торговле, они имели нумерацию от ТОРГ-1 до ТОРГ-31.

На данный момент эти формы не обязательны к исполнению, но массовая привычка использовать их в бухгалтерии осталась.

Это внешний или внутренний документ?

Форма ТОРГ-12 доказывает факт передачи/продажи товара посторонней организации , соответственно является внешней накладной. Обычно, для внутренних перемещений, организации используют более упрощенные формы товарных накладных.

Является ли она унифицированной формой?

Несмотря на то что эта форма является унифицированной, то есть отвечает всем единым государственным требованиям в этой сфере, организации могут воспользоваться и другими, в том числе, которые разработали самостоятельно. Это право подкрепляется ст. 9 ФЗ N 402 от 06.12.2011 .

Но, тем не менее, часто в таких случаях случаются недопонимания с проверяющими органами. Поэтому, как показывает практика, абсолютное большинство организаций применяют ТН по форме ТОРГ-12.

Для чего нужна?

ТОРГ-12 используется для оформления передачи (продажи) товаров или других материальных ценностей посторонней организации. То есть, с помощью нее можно доказать факт передачи, а с другой стороны получения товаров.

Подробнее о том, зачем нужна товарная накладная, читайте .

Можно ли использовать не только для товарооборота, но и для услуг?

Теоретически, никакой закон не запрещает такую возможность. Практически, любая бухгалтерская программа имеет возможность сформировать стандартную форму акта выполненных услуг , которую чаще всего используют в таких случаях. Если вернуться к вопросу об аудите и других проверках, можно столкнуться с проблемами от проверяющих.

Если смотреть с точки зрения принимающей стороны, то ТН вместо акта может быть оприходован верно, а вот проводка выписки со склада услуги (продажа) вызывает много вопросов.

Правила заполнения

Рассматриваемая форма прежде всего должна быть правильно заполнена. На что, прежде всего, стоит обратить внимание:

1. Три подписи со стороны продавца.
2. Печать продавца.
3. Наименование продавца, его юридический адрес, расчетный счет, БИК.
4. ОКПО и ОКПД.
5. Основание, то есть договор, в соответствии с которым поставляется товар.
6. Номер ТН и ее дата.
7. Табличная часть ТН представляет собой сведениями о товаре. В таблице указывается его количество, наименование, НДС и прочее (о том, как заполняется ТН ТОРГ-12 с НДС и без него, читайте ).

ТН формируются в двух экземплярах, а ее дата должна совпадать с фактической датой отгрузки.

В чем разница с М-15 и для чего они используются в бухгалтерии?

Форма М-15 — это типовая межотраслевая форма на отпуск материалов на сторону. Правомерность использования ТОРГ-12 вместо М-15 и наоборот — частая тема споров среди бухгалтеров и аудиторов. Известно, что вид первички может быть любой, лишь бы она имела все необходимые характеристики (М-15 соответствует всем требованиям).

Однако, использование М-15 вместо ТОРГ-12 привело немало организаций в суд после проверок. Судебные решения, опять-таки, разнятся, поэтому точно ответить на этот вопрос не представляется возможным.

Чаще всего, ТОРГ-12 используют для торговли (счет 41, 43) , а М-15 для перемещений внутри организации или между ее филиалами (счет 10).

При всем многообразии форм и возможностей ведения бухгалтерских первичных документов, самой популярной и беспроблемной из них является форма ТОРГ-12. А контроль за правильным заполнением и движением этих документов обезопасит и облегчит жизнь и бухгалтерским работникам и руководителям организации.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В сферу бухгалтерской деятельности входит управление хозяйственными операциями предприятия. В связи с этим каждый сотрудник бухгалтерского отдела должен знать различные тонкости заполнения документов, цель которых существенное упрощение организации трудовой деятельности. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое товарная накладная ТОРГ-12, также различные нюансы заполнения этого акта.

Товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации

Особенности унифицированной формы ТОРГ -12

Начать разговор об особенностях рассматриваемого документа необходимо с изучения его структуры. Подобные бумаги имеют особенную важность при грузоперевозке готовой продукции. Товарная накладная является официальным свидетельством передачи товара и товарно-материальных ценностей, от одного юридического лица другому.

Необходимо обратить внимание на то, что этот вид документа составляется организацией, выступающей в роли продавца, в нескольких копиях . Первая копия остается у продавца, а вторая отдается лицу, несущему ответственность за осуществление перевозок. Согласно действующему законодательству Российской федерации, каждый факт, происходящий в рамках хозяйственной деятельности компании, должен иметь документальное оформление. В данном случае, именно товарно-материальная накладная играет роль первичной документации для учета.

Бланк ТОРГ-12 используется в качестве основания для оформления списания товара, а также подтверждением факта получения товарно-материальных ценностей.

Как выглядит подобный бланк

Данный документ, использующийся в бухгалтерской деятельности, имеет два вида написания – горизонтальный (альбомный) и вертикальный (книжный). Единый регламент и общепринятая форма заполнения подобных бланков отсутствует – поэтому допускается использование любого из вышеуказанных форматов. Параметры печати и отдельные функции выставляются в текстовом редакторе, на котором набирается данный бланк.

Единая форма товарных накладных была отменена в две тысячи тринадцатом году. Несмотря на это, большинство предприятий до сих пор используют ранее утвержденный формат. Приведенный ниже пример накладной, построен именно на ранее отмененном регламенте.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС

Также необходимо обратить внимание на то, что действующее законодательство разрешает управлению предприятий использовать индивидуальную форму товарных накладных, структура которых построена с учетом нужд компании.

Утверждение формы составления первичной документации осуществляется руководством предприятия. Нередко данная обязанность возлагается на плечи уполномоченного лица, который занимается ведением бухгалтерского учета. Образец накладной разрабатывается предприятием (индивидуальным предпринимателем) с учетом различных нюансов деятельности компании.

Как должна выглядеть форма

Заполнение подобного бланка не составит труда как для индивидуального предпринимателя, так и должностного лица организации. Однако при заполнении, необходимо учитывать определенные правила, которые позволяют ориентироваться в правильном предоставлении информации. Данные правила включают в себя семь обязательных позиций. В том случае, если одна из нижеприведенных позиций не указана, заполненный документ не имеет юридической силы.

К перечисленным ниже обязательным позициям следует подойти с повышенным вниманием:

• название и порядковый номер документа;
• дата составления;
• наименование субъекта экономики, что ответственен за создание бланка;
• свидетельство факта ведения хозяйственной практики;
• определение величины результата хозяйственной деятельности;
• указание должности лица, занимающегося составлением сделки;
• фамилия и инициалы, а также печати фирм, осуществляющих сделку.

Все вышеуказанные пункты должны в обязательном порядке присутствовать в полностью заполненном бланке. При отсутствии одной из перечисленных позиций, товарная накладная теряет свою юридическую силу. Также следует обратить внимание, что предоставление недостоверных данных, может повлечь за собой уголовную ответственность.

Как заполняется унифицированная форма

Давайте рассмотрим, как заполнить товарную накладную. В первую очередь заполняется шапка бланка, которая расположена в самом верху. Данная форма заполняется в двух экземплярах, где первый предназначен для продавца, а второй для покупателя. Порядковый номер заполняемого акта должен полностью соответствовать нумерации документации. Далее следует указать дату заключения сделки.

После этого заполняется раздел, посвященный отправителю груза. Здесь указываются реквизиты организации, которая осуществляет продажу товара. При отсутствии посредников, занимающихся грузоперевозкой, продавец выступает в роли «поставщика». Следует отметить, что при наличии третьих лиц в виде транспортной компании, в данной графе обозначаются их реквизиты.

Пункт «структурное подразделение» заполняется только в случае необходимости. В разделе «Получатель/Плательщик» отмечаются реквизиты предприятия, выступающего в роли покупателя.

Далее следует указать юридические данные обеих организаций. Здесь следует привести информацию о названии компании, указать руководителя, а также указать адрес и контактный телефон. После того как накладная будет заполнена, она заверяется подписью уполномоченных лиц или непосредственно руководителями обеих организаций.

Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности

Особенности заполнения

Несмотря на то что единые привила заполнения ТОРГ-12 отсутствуют, при заполнении бланка необходимо учитывать определенные нюансы. В строке с реквизитами следует указать номер ОКПО. Помимо этого, необходимо указать вид, однако, как показывает практика - это поле остается незаполненным. В графе основание, отмечается необходимый параметр, «счет» или «договор».

Особо следует отметить графу «вид операции», так как в данное поле информация не вводится.

Список групп товарно-материальных ценностей

В стандартизированной накладной ТОРГ-12, имеется специальная таблица для указания списка товаров. Приведенная таблица должна быть заполнена в строгом соответствии с оглавлениями полей:

1. Платежное поручение – в этом поле нужно указать порядковый номер продукции. Для заполнения этой графы используется специально отведенный порядок.
2. Наименование – здесь следует привести перечень данных, требующихся для заполнения документов. Здесь перечисляются название товара, потребительские характеристики, сорт и артикул. Если при товарообороте, каждому продукту присваивается уникальный артикул, то следует заполнить каждую графу. Если артикул отсутствует, то следует поставить прочерк.
3. Код – указанное поле не заполняется, вместо этого ставится прочерк. Данный раздел таблицы является дополнением к названию товара и используется для идентификации продукции.
4. Единицы измерения – здесь следует указать наименование продукции и определенные параметры.
5. Вид упаковки – чаще всего данная графа также не заполняется.

В столбцах под номером десять, одиннадцать и двенадцать указывается количество отправляемой продукции, стоимость единицы товара, и общая сумма без вычета налоговых обложений. С тринадцатого по шестнадцатый столбец следует ввести такие значения, как ставка налоговых обложений, сумма рублей и общий результат с учетом НДС. В шестнадцатом столбце следует указать сумму параметров, указанных в 8-15 столбцах.

Дополнение

Товарная накладная ТОРГ-12 – первичная документация, требующая определенного времени на правильное заполнение. При заполнении определенных граф, необходимо тщательно проанализировать их структуру. Неправильное заполнение документа может привести к тому, что он потеряет юридическую силу. Нередко к данному бланку прикрепляются дополнительные приложения, однако подобные бумаги почти никогда не заполняются.

В таких полях, как «масса груза», «всего мест» и «приложение», следует поставить прочерк. Единственное поле, которое заполняется в приложениях, графа «отпущено». В этой графе следует указать конечную сумму, потраченную на приобретение товарно-материальных ценностей. Ниже приведен образец накладной на товар, который содержит в себе правильно составленную структуру.

ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации

Подписи сторон

В рассматриваемом документе имеется несколько граф, которые обязаны быть заполненными лицами, обладающими определенным уровнем ответственности. К данной категории относятся люди, в чьи трудовые обязанности входит разрешение отпуска товарно-материальных ценностей.

Также в этих графах, должна стоять подпись работника бухгалтерского отдела, в чьи обязанности входит оформление документации, связанной с выполнением хозяйственных операций. Также в товарной накладной должна стоять роспись сотрудника, осуществившего отпуск товара со склада предприятия, выступившего в роли продавца.

Нюансы, связанные с получением ТМЦ

Товарная накладная - это первичный документ, для осуществления хозяйственной деятельности. Согласно правилам, указанным в текущем законодательстве, товар может получить не только сам покупатель, но и доверенное лицо. Однако при составлении документов, необходимо в обязательном порядке указать доверенного субъекта.

Данный документ закрепляется за предприятием, выступающим в роли продавца. При получении товарно-материальных ценностей доверенным субъектом, в товарной накладной заполняются следующие поля:

1. Порядковый номер договора - где отмечен номер соответствующего документа. При отсутствии такого номера, следует указать дату составления договора.
2. Выданной - в этой графе следует указать наименование организации, осуществившей выдачу доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
3. Груз принял - здесь следует указать реквизиты получателя документа и товарно-материальных ценностей.

Следует обратить внимание на то, что доверенность на получение груза наделяет доверенное лицо правом, своевременно приобрести товарно-материальные ценности. Система получения груза рассматривается в индивидуальном порядке.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном

Отгрузка товарно-материальных ценностей

Инструкция отгрузки ТМЦ, говорит о том, что отгрузка товара осуществляется только после предъявления получателем всех необходимых документов. Данный момент требует особого внимания, так как при отсутствии необходимых актов, значительно увеличивается риск отгрузки товаров лицам, не являющимися покупателями.

Организации создаются в целях получения прибыли, для чего реализуют свои товары либо оказывают услуги. Также в процессе своей работы они несут определенные издержки, оплачивают услуги, покупают различные средства для работы, сырье, материалы и другие необходимую продукцию. Индивидуальные предприниматели и юридические лица должны вести различные формы учета, фиксировать прибыль и расходы. Весь этот процесс должен быть отражен в документации установленными законодательством способами. В этой статье рассматриваются первичные документы, ТОРГ-12, правила заполнения, форма и бланк, ее предназначение и требования проверяющих инспекций.

Документация в организации

В процессе деятельности организации совершают разнообразные операции. Все они должны фиксироваться для разных целей и пользователей. Некоторые документы могут оформляться в свободной форме, некоторые имеют установленный унифицированный образец, к другим применяются определенные требования, но используемый бланк компания может разработать самостоятельно. Так, в зависимости от назначения документов и отражаемой в них информации, выделяют несколько видов:

• Первичные - содержат информацию о факте совершения операции, оформляется в момент ее происхождения или сразу после него.
• Регистры учета - содержат обобщающую информацию о произошедших операциях за определенный период времени.
• Отчетные - в них содержится информация об итогах деятельности на определенную дату, окончательные расчеты по налогам, сборам, прибыли, расходах и других моментах.

В этой статье раскрывается тема первичной документации, а именно, заполнение ТОРГ-12, правила заполнения и другая справочная информация.

Первичная документация

Первичная документация - это подтверждение действительности совершения факта хозяйственной операции - отгрузки и реализации и расхода денежных средств, получения товара, оказания услуги. К процедуре создания первичного документа относится и заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения описаны чуть ниже в статье.

ТОРГ-12 - товарная накладная, организация должна выписать ее в момент отгрузки продукции покупателю. Если организация помимо ТН она должна оформить счет-фактуру. Если реализация товара сопровождалась перевозкой или доставкой, оформляется еще и товарно-транспортная накладная. К пакету документов на отгрузку может быть добавлен счет на оплату покупателю. Каждая отдельная реализация товара сопровождается таким пакетом документов.

Кем и когда используется ТОРГ-12

Любой приход и реализация товаров должны сопровождаться документацией. Из этого вывод, что по правилам заполнения оформляют каждый раз при Выписывать ее должны все без исключения организации, занимающиеся реализацией продукции. Без этой формы можно обойтись, если профильная деятельность компании - оказание услуг. В данном случае составляется акт выполненных работ.

Используется данная накладная и в процессе приобретения ценностей, являясь оправдательным документом покупки, позволяя списать ее сумму на расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Продавец выписывает документ, покупатель приходует товар по выписанной накладной.

Унифицированная форма

Любая торгующая организация должна заполнять ТОРГ-12. Правила заполнения отражены в законодательстве в следующих источниках: Постановления №132 от 25.12.98 и №20 от 24.03.99 Госкомстата РФ, Закон "О бух. учете" № 402-ФЗ.

Госкомстатом разработана унифицированная форма документа, содержащая все необходимые сведения о товаре, продавце и покупателе. Эта форма вполне соответствует нуждам многих организаций на российском рынке, поэтому в большинстве случаев используется именно она. Даже во всех базах 1С по умолчанию предусмотрено заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения через бухгалтерские программы всегда контролируются системой, которая выдает ошибку в случае неверного внесения данных.

В случае необходимости компания может добавить к основным реквизитам унифицированной формы свои собственные поля. В этом отношении требования законодательства просты - главное, чтобы были соблюдены правила заполнения ТОРГ-12 в обязательных реквизитах.

Реквизиты документа

Правила заполнения ТОРГ-12 требуют от организации точного и полного заполнения всей важной информации о совершенной операции. Для этого в ТН есть специальные поля для внесения этих сведений. Документ содержит следующие реквизиты, которые необходимо указать по правилам заполнения накладной ТОРГ-12:

• информация о компании, отправляющей груз (наименование, способы связи, банковские реквизиты, адрес, ИНН);
• структурное подразделение компании, осуществляющее реализацию;
• номер и дата составления документа;
• информация о реализуемой номенклатуре (количество, цена за единицу, сумма НДС, итоговая сумма по позиции, единицы измерения, упаковка, итоговая сумма за все позиции, итоговая сумма по НДС за все позиции);
• информация о получателе товара (наименование, фактический и юридический адрес, ИНН, банковские реквизиты, способы связи);
• подписи руководителя, главного бухгалтера и ответственного лица со стороны отправителя груза;
• подписи ответственного за прием груза и руководителя, либо лица, на которого оформлена доверенность, позволяющая подписывать первичную документацию.

В зависимости от некоторых факторов законодательство может требовать указания дополнительной информации. Это зависит от финансирования компании-покупателя и ее направления деятельности.

Товарная накладная ТОРГ-12: правила и образец заполнения

Если реализация сопровождается дополнительными документами, необходимо указать и их, а именно наименование, номер и дату. Это могут быть спецификации, сертификаты о качестве, разнообразные разрешения и результаты экспертиз.

В поле "Основание документа" необходимо прописать дату и номер договора, по которому ведется деятельность данного продавца с данным покупателем.

Согласно правилам заполнения ТОРГ-12, грузополучатель и грузоотправитель должны получить по одному полноценному экземпляру документа. В некоторых случаях пакет документов может печататься в трех и более экземплярах. Например, если организация бюджетная и использует денежные средства муниципалитета.

Универсальный передаточный документ

С начала 2013 года в российском делопроизводстве появилось такое понятие, как универсальный передаточный документ (в аббревиатуре - УПД). Он актуален для организаций, являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость, так как одновременно объединяет в себе товарную накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, акт о приемке-передаче, акт о выполнении работ и услуг. Заполнение УПД не сильно отличается от заполнения унифицированной формы ТОРГ-12. Графы товарной накладной, обязательные для заполнения, присутствуют и в УПД. Также эта форма отражает сведения о налоге и несет функцию счета-фактуры.

Использование формы УПД должно быть закреплено в учетной политике организации и подписано директором. Оповещать контрагентов об использовании этой формы не обязательно, но многие организации все-таки предпочитают оформить приложение или дополнительное соглашение к договору поставки с партнерами.

Электронный документооборот

С развитием сети Интернет появилась возможность использовать электронный документооборот. При таком подходе к работе существенно экономятся время и денежные средства организации. Не нужно использовать бумажные носители, не нужно печатать огромные стопки бумаг по всем реализациям, подписывает документы только одно лицо. Для осуществления электронного документооборота достаточно наладить доступ в интернет и получить электронный сертификат подписи. На человека, который будет заниматься оформлением электронной первичной документации, необходимо выписать соответствующую доверенность.

Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.

Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.

Кто его составляет и подписывает

На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.

Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.

Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.

Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :

• Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
• Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
• Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.

В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».

Электронная форма

В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.

Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.

Как ее заполнять? Пошаговый порядок

Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.

ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование организации, которая составляет документ;
• название документа;
• число, которое соответствует дате составления;
• наименование хозяйственной операции;
• в каких единицах измерения происходит реализация;
• наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
• подписи лиц, ответственных за процесс реализации.

Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.

В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:

• название;
• номер расчетного счета;
• БИК банка;
• индекс;
• юридический и фактический адреса;
• телефон и факс.

В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».

В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.

Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.

Как заполнить табличную часть

• Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
• Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
• Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
• Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
• Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
• В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.

Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.

Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.

Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Исправления в документе

На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.

Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.

Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.

Учет и хранение

Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.

Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.