Документы для участия в тендере. Что такое тендерная документация. Подготовка тендерной документации Документы по тендеру

Честная конкурентная борьба на рынках государственных, а также коммерческих закупок продукции основной и естественный выбор для большинства предпринимателей не зависимо от их организационно-правовой собственности. В современных экономических отношениях просто невозможно получить солидный заказ без участия в так называемых тендерах. Существует ряд условий для участия в тендерах, в частности сама заявка на конкурс и необходимые документы, подаваемые на участия в конкретном конкуре.

Следовательно, тендеры — это официально объявленные заказчиком конкурсы для участников, с целью выявления самого выгодного исполнителя на поставку продукции для различных сфер экономической деятельности. А для подачи заявки будущему участнику, как правило, необходимо пройти процедуру регистрации. Для небольших молодых компаний очень важно заявить о себе как о надежном деловом партнере.

За последние двадцать лет сложилась устойчивая практика информирования потенциальных участников о текущих тендерах. Существует два вида таких конкурсов: государственный и коммерческий. По типу проведения они могут быть открытыми и закрытыми, в том числе единичными, а также в виде запросов котировок. Для тендера предусмотрена двухступенчатая процедура, то есть он состоит из двух частей. Вся информация для тендера публикуется на официальных сайтах и в особых случаях в СМИ.

Способы проведения тендера уже не удивляют своей открытостью, так как в большинстве случаев это электронные торги (аукционы). Считается, что именно таким образом можно свести к минимуму коррупционную составляющую всего процесса проведения тендера. Все должно быть предельно понятно всем участникам, к которым выдвигают четкие требования об объеме и качестве заказываемых товаров и услуг, что всегда заранее прописано в тендерной документации.

Тендер предполагает значительный и ответственный документооборот, порядок движения которого регламентируется двумя Федеральными законами: ФЗ-223 и ФЗ-44. Первый затрагивает закупки с частичным государственным участием, статьи второго закона полностью регулирует деятельность государственных торгов. Так согласно имеющейся нормативной законодательной базе претенденту на получение заказа необходимо соблюсти шесть условий и требований:

1. Оформить письменную на участие;
2. Подать заявление о согласии с условием конкурса;
3. Не пропустить срок подачи заявок, объявленный заказчиком;
4. Претендент имеет право на участие, если его компания является производителем либо официальным дилером поставщика, а также не находится в стадии ликвидации;
5. Решение о победителе оглашается публично при вскрытии конверта выбранного победителя;
6. Обязательно указать срок действия предложения на конкурсе в пределах от месяца до трех.

Срок подачи заявок всегда ограничен и для заказчика это обстоятельство очень важно, так как за этот период может произойти их отзыв либо возможная корректировка. Примерный либо точный образец договора на подготовку к тендеру всегда имеется на сайте заказчика.

Внимание! Присутствие на процедуре вскрытия конверта с информацией о победителе не является обязательным условием, но все же рекомендовано. Условия закупок ежегодно меняются, и предприимчивые бизнесмены могут извлечь для себя максимум полезной информации, в частности о цене на товары (услуги) и сроках поставки (предоставления). Это позволит гибко реагировать на предложения конкурентов.

Еще раз обращаем ваше внимание на основной принцип проведения конкурсного аукциона. Тендер имеет многоступенчатую систему отбора, обычно это два и чуть реже три этапа. Юридическое лицо либо ИП, заявившие о себе на первом этапе, проходят так называемый квалификационный отбор, соответственно их пакет документации обычно включает общий и в большинстве случаев стандартный набор. Второй этап подразумевает уточнение данных. Третий этап допускает предложение условий на перспективу, например, постепенное снижения цен на продукцию либо улучшения ее качеств.

Точный перечень документов известен только в случае объявления конкурса с государственным участием. Заказчик, объявляя тендер, может по своему усмотрению выставлять собственные условия к количеству документации и любые не противоречившие законам страны требования. Такие перечни не подлежат строгой законодательной регламентации. Однако есть обобщенный список первичных документов, о чем писалось выше, опираясь на который новичок может выстраивать линию коммерческой презентации своих услуг. Таким образом, для участия в тендере его заказчику обязательно предоставляются:

1. о регистрации госорганами компании (ИП);
2. Копию с указание номера налогоплательщика;
3. Копию первой страницы устава;
4. Справка из банка о финансовой состоятельности;
5. , что претендент не имеет задолженности перед ФНС;
6. Банковскую гарантию в качестве обеспечения заявки;
7. Сведения о бухгалтерском балансе предприятия или частного предпринимателя;
8. Сертификаты и свидетельства официальных дилеров;
9. Опись предоставленной документации за подписью руководителя с печатью.

Как можно было убедиться, практически все необходимые первичные документы предоставляются в оригиналах и заверенных печатью справках. Уточним, для отчета по бухгалтерскому балансу нужно предоставить сведения о двух состояниях. Первый на период за предыдущий год, а второй на дату перед подачей заявки. Не редко, заказчик тендера просит обеспечить заявку банковской гарантией в процентах, обычно не превышающие 5% от суммы объявленного контракта.

Важно! Если в поставке предполагается использовать не свой товар, то здесь необходимы веские гарантии качества продукции. Дилер или официальный представитель обязан предоставить соответствующее свидетельство. Похожие требования распространяются на товар подлежащий сертификации.

Пройдя отбор претендент, как правило, получает запрос от заказчика с уточнением деталей его коммерческой деятельности. Тендер завершается подписанием контракта (договора) на поставку между заказчиком и выигравшим конкурс предпринимателем либо его представителем.

Строительный тендер представляет собой конкурентный способ отбора заказчиком наиболее выгодных предложений относительно исполнения работ по архитектурному проектированию, возведению, капитальному ремонту, перепланировке объектов недвижимости. Претендент должен правильно оформить и вовремя подать документы для участия в тендере на строительство.

Отличием конкурсной формы получения заказа является то, что более дешевое, экономически выгодное и вполне соответствующее заявленным условиям предложение может быть отклонено конкурсной комиссией по формальным причинам. Для победы важен не только «фактаж», но и подача его в самом выгодном свете. А грамотное оформление документации – неотъемлемая ее часть.

Подготовка и составление заявки могут быть сопряжены с некоторыми организационными и техническими сложностями. Особенно это касается компаний, которые принимают участие в подобных процедурах впервые. Невзирая на это, игнорировать открытые торги не следует – они открывают широкие возможности получать крупные заказы на поставку строительных материалов или проведение работ на выгодных условиях.

Стоит ли готовить заявку на строительный тендер самостоятельно?

Решившись на участие в конкурсе, руководство компании встает перед дилеммой: оформлять документы для тендера на строительство своими силами или прибегнуть к услугам специализированного учреждения. Каждая из этих альтернатив имеет преимущества. Главный недостаток первого варианта – дороговизна. Но есть и менее очевидные нюансы:

1. Не понимая сути и особенностей тендерной документации, остается «на веру» принимать и оплачивать результаты деятельности посредника. Недопусков к участию в тендере по причине неграмотно составленной заявки наверняка не будет. Но претенденту интересен выигрыш, а не участие. Доверив подготовку документов и представление интересов в процедуре третьему лицу, участник так и останется в неведении, чем именно – содержанием или формой – не подошло его предложение.
2. Сторонние специалисты не знают преимуществ компании и вряд ли захотят разбираться в этом вопросе. Конвейерным способом выполняя заказы разных фирм, они «штампуют» стандартные заявки. И если для «тендера цены» это вполне допустимо, то для «тендера идей и принципиальных решений» такой подход ведет к неминуемому провалу.

Понимание сути и содержания тендерных бумаг необходимо каждому потенциальному участнику торгов если не для подготовки заявки, то для надлежащего контроля за предоставляемыми специализированной структурой услугами. Преимущества самостоятельной подготовки тендерной заявки:

• если участие в открытых торгах является не разовой акцией, а планируется как постоянная деятельность, гораздо дешевле нанять или доучить собственных специалистов, нежели каждый раз нанимать сторонних;
• формируя документы на тендер на строительство, организация может показать себя в наилучшем свете;
• самостоятельное участие в конкурсах приведет к пониманию общепринятых требований, что неизбежно позитивно отразится на деятельности организации, обновлении подхода к ведению бизнеса и адаптации к новым условиям.

Чем определены требования к заявке на участие в строительном тендере?

Правила проведения открытых конкурсов по госзаказам урегулированы двумя действующими ФЗ: №223 от 18.05.2011 и № 44 от 05.04.2013. Они касаются и строительных тендеров. А вот комплексного законодательного акта, который бы установил правила и порядок проведения тендеров коммерческими структурами, не существует. Таким образом, условия участия в строительных тендерах самостоятельно устанавливаются их организаторами, хотя при этом они и связаны общими предписаниями ГК РФ об обязательствах.

Тем, кто интересуется, какие документы нужны для тендера по строительству, будет полезно ознакомиться с методическими рекомендациями касательно содержания и оформления конкурсной документации при осуществлении подрядных торгов – МДС 80-4.2000. Этот документ разработал Госстрой РФ. Особенно полезной станет глава 5 – «Инструкции оферентам», адресованная потенциальным участникам тендеров. Однако следует помнить о консультативном, а не императивном значении предписаний МДС.

Условия конкурса и требования к подаваемой заявке содержатся в тендерной документации – пакете официальных бумаг, который формируется организатором, согласовывается с заказчиком и включает:

• приглашение к участию в тендере;
• ключевые данные об объекте;
• инструкции поставщикам;
• порядок определения победителя конкурса;
• суть предложения заказчика – описание условий контракта на исполнение работ или его проект;
• информационные карты, оговаривающие порядок подачи заявлений об участии в торге.

Конкретный состав конкурсной документации оговаривается тендерным комитетом. Он формируется на основании пожеланий заказчика и в соответствии с заявленным предметом торгов. Нормативно установленные правила и процедуры применяются, только если это прямо предусмотрено организатором.

Тендеры. Что такое тендеры и как их находить? Видео

Тендерная документация в строительных тендерах

Претендент, выявивший желание стать участником конкурса, представляет тендерному комитету:

• подписанное руководителем и скрепленное гербовой печатью (или ЭЦП, если пакет бумаг подается в электронной форме) заявление об участии в подрядных торгах, содержащее уведомление об ознакомлении и согласии с условиями их проведения, наименование, юридический, а при наличии также фактический адрес участника, его банковские реквизиты;
• копию документа, подтверждающего внесение задатка;
• банковскую гарантию;
• справку о заключенных за последний год контрактах с указанием их ключевых условий;
• перечень субподрядчиков, иностранных партнеров;
• оферту.

Последний пункт требует разъяснений. Оферта – это термин, заимствованный из римского права. По ГК РФ так называется любое бизнес-предложение или приглашение к заключению сделки. Тот, кто сделал его, называется оферентом; заказчик строительных работ, принявший предложение, считается акцептантом. Термины применяются организаторами тендеров и фигурируют в МДС.

Оферта имеет юридические последствия. Участник, подавший заявку, тем самым:

• принимает ответственность за правильность ее составления: неточности или ошибки могут служить поводом для отклонения без рассмотрения по существу;
• соглашается со всеми условиями, высказанными заказчиком;
• подтверждает, что обладает финансовой и организационной возможностью выполнить заказ в случае победы.

Сведения о претенденте как часть оферты

Первая составляющая предложения характеризует самого участника конкурса. Тендерная документация на строительство включает:

Суть предложения

Документы для тендера по строительству заключают главную составляющую – содержание коммерческого предложения. Требования к содержанию этой части оферты всегда детализированы организатором тендера. Они определяются, исходя из объекта и характера конкурса, а также потребностей заказчика. Предложение содержит описание:

• качества работ или услуг;
• функциональных достоинств и характеристик материалов (заявленное качество следует подтверждать сертификатами или другой документацией);
• общей стоимости контракта;
• сути альтернативного предложения, если возможность подачи такового оговорена условиями проведения тендера.

Заявка может содержать документы о сути планируемых работ:

• Локальная смета с указанием:

1. основания для разработки, например – дефектной ведомости;
2. сметной стоимости;
3. нормативной трудоемкости;
4. сметной з/п;
5. даты, по состоянию цен на которую производился расчет.

• Предложение относительно качества и функциональных характеристик планируемых работ.
• Ведомость расчета цены контракта.
• Календарный график выполнения работ.
• План поставки оборудования и строительной техники.
• Перечень сторонних субподрядных и транспортных фирм, которые будут привлечены.
• Режим времени работы, а при необходимости – сведения о подготовке кадров.
• Вопросы обеспечения инженеров и строителей жильем и объектами инфраструктуры.
• Уровень техники безопасности, благоустройства территории, охраны природы.
• Состав привлекаемых имущественных, производственных и трудовых ресурсов, строительных машин.
• При необходимости – предложение способа, с помощью которого оферент планирует соблюсти ограничения использования земельного участка или недвижимости, введенные органами исполнительной власти, местного самоуправления или их собственниками.

Тендерная документация в строительстве имеет также коммерческую составляющую, которая включает.

Тендер (конкурсные торги) — эффективный, а потому широко используемый, метод закупок. Покупатель объявляет конкурс среди поставщиков с описанием желаемых ценовых, технических и прочих характеристик товаров (услуг, работ). С победившим участником подписывается контракт на поставку (во внешнеэкономической деятельности такая форма называется прокьюремент).

Этот способ предложения своих услуг даёт возможность получить нового бизнес-партнёра (конечно же, если Вы выдержите конкуренцию).

Иногда данный путь может быть не только самым коротким, но и единственно возможным для выхода на сотрудничество с новыми иностранными покупателями.

Как правильно участвовать в тендерах

В схеме проведения тендеров есть три основные роли, отражающие связь интересов субъектов сделки.

Субъекты торгов:

• Покупатель (заказчик) — предприятие, цель которого — заключить контракт на приобретение товаров/услуг/работ с наиболее выгодными условиями.
• Участник (претендент, оферент) — поставщик, желающий получить заказ на реализацию товаров/услуг/работ
• Организатор — юридическое лицо, функционально подготавливающее и проводящее тендеры. Обычно — сам заказчик или его специализированное подразделение.

Тендерная документация готовится по условиям Заказчика.

Остальные участники (нотариусы, площадки торгов пр.) принимают косвенное участие, выполняя посреднические и обслуживающие функции.

Виды тендеров

Тендерные торги различают по ряду признаков, относя их к различным видам. В зависимости от определяющего признака, есть несколько классификаций конкурсных торгов:

В каком бы виде Тендера ни принимала участие Ваша компания, есть ряд правил, единых для любых торгов:

1. Принять участие можно только, подав Заявку на участие (с пакетом документов) в оговоренные сроки. После этого срока заявки и изменения в них не принимаются.
2. Подав Заявку, Вы берёте на себя обязательство соблюсти предложенные условия Контракта (в случае победы в торгах).
3. Если конечный срок подачи документации ещё не истёк, заявка может быть отозвана претендентом.
4. Документация готовится и подаётся в тех объёмах и по тем правилам, которые определены Заказчиком.
5. Участвуя в международном тендере, Вам нужно будет готовить пакет документов на официальном языке страны Заказчика (если иное не оговорено условиями).
6. Поданные тендерные заявки недоступны другим участникам торгов (во избежание недобросовестной конкуренции).

С чего начать подготовку к участию в тендере

В подготовке к тендеру можно выделить несколько этапов.

1. Выбрать подходящий тендер .
   Для их поиска существуют специализированные системы с базой торгов (например, ru.dgmarket.com, synapsenet.ru, regionzakaz.ru и др.). Кстати крупные площадки часто позволяют участвовать в тендерах бесплатно.
2. Изучить правила и условия участия .
   Этап требует внимания к себе уже потому, что, не заметив каких-то незначительных, на первый взгляд, условий заключения контракта, Участник тендера может потерять заказ даже после победы в торгах.

После принятия решения об участии в торгах, приступают к основному этапу — подготовке и подаче пакета документов.

1. Подготовить тендерную документацию .
   Заявка (со всей затребованной заказчиком документацией) может предоставляться претендентами двумя способами: в бумажной и в электронной форме.
   • Первый способ — привычный и известный давно, когда документы формируются на бумажном носителе, заверяются «живой» подписью уполномоченного лица и печатью предприятия. Пакет документов упаковывается в конверт и опечатывается, вскрываются тендерные.
   • Второй способ более современен. Он предполагает, что пакет документов формируется в электронной форме: сканируется, защищается соответствующими шифровальными алгоритмами (в т. ч., электронно-цифровой подписью). Так как большинство торгов сейчас проходи в электронном виде (тем более — на международном уровне), скорее всего Вам придётся использовать именно этот путь.
     Для этого нужно аккредитоваться на Электронной торговой площадке (ЭТП). ЭТП — это сайт, на котором размещена база электронных аукционов. Там же и происходит участие в них. Самых крупных негосударственных площадок на сегодняшний день 5. В первую очередь желательно аккредитоваться на них.
     Для совершения юридически значимых действий на ЭТП будет нужна Электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП — это способ обезопасить документы, существующие в электронном виде. Она имеет ту же юридическую силу, что и подписанный «вживую» документ с печатью. Учитывая то, что в международных отношениях удобнее и надёжнее вести документооборот в электронном виде, получение ЭЦП — немаловажная часть нормальной работы с электронными торгами.
2. Подать заявку (при необходимости — обеспечив её) .
   Оператор ЭЦП может требовать перечисления на свой официальный специальный счёт определённого «залога», до 5% от цены контракта — для участия в торгах, и до 30% — для подписания контракта.
   Иногда обеспечением для заявки на участие в Тендере служат банковские гарантии. Их нужно получать заблаговременно. Кроме этого, организатор торгов может принимать гарантии только определённого перечня банков (крупных и надёжных международных финансовых учреждений).

Чтобы заявиться на участие в торгах, нужна правильная тендерная документация.

В тендерную документацию обычно входит:

• описание предлагаемых товаров/работ/услуг;
• ценовое предложение;
• юридическая документация компании-претендента (уставные документы, свидетельства и лицензии);
• подтверждение опыта выполнения аналогичных проектов, наличия ресурсов, достаточной квалификации работников;
• другие документы — по требованию Организатора торгов.

Как найти зарубежного партнёра? один способов поиска контрагентов для заключения выгодных сделок для вашей компании.
Читайте о том, как взять машину в лизинг . Из этой статьи вы узнаете почему многие фирмы предпочитают покупать производственное оборудование, авто и даже недвижимость в лизинг.

Передача права представлять интересы компании в Тендере третьему лицу

Первому лицу компании или её нецелесообразно представлять своё предприятие на всех конкурсных торгах. В случае крупных бизнесов — это просто физически невозможно. Потому практикуется выдача проверенному и надёжному сотруднику (либо любому другому дееспособному физическому лицу) Доверенностей на представление интересов предприятия в Тендере.

Предмет Доверенностей — факт наделения юрлицом-претендентом (доверителем) физлица-сотрудника или ИП (доверенного лица) полномочиями на представление его интересов в Тендере.

Ключевые моменты, которые должны быть учтены в Доверенности:

1. Организатором торгов может устанавливаться чётко определённая форма Доверенности. В таких случаях она включается в тендерную документацию.
2. На различные тендеры составляются отдельные Доверенности с ограниченным сроком действия (максимум — 36 мес.), причём обычно требуется их нотариальное заверение. Причём зарубежный партнёр обязательно оговорит, по нормам какого законодательства должно происходить наделение представителя правами.
3. Право подавать Заявку на участие в конкурсных торгах как таковую.
4. Право получения и подписания нужной для участия в Тендере документации.

Видео о том, почему компании отказываются участвовать в тендерах

Этот ролик развеет мифы вокруг правил участия в электронных торгах.

Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.

Понятие тендера

Тендер – это конкурс на предоставление услуг, товаров или выполнение каких-либо работ. Правила проведения таких отборов указываются в тендерной документации, в соответствии с которой участники, желающие принять участие в борьбе, должны предоставить комиссии наиболее выгодные условия, предлагаемые заказчику.

Контракт на тендер заключается с участником, который может предоставить самое выгодное для организатора предложение, последнее при этом должно полностью соответствовать выставленным указаниям.

Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта.

Она обязательно содержит в себе как техническую, так и коммерческую части.

Техническая часть состоит из сведений об условиях заключаемого контракта, характеристик и описания предмета или объекта торгов, инструкций, предназначенных для поставщиков, а также информационные карты, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах. Также в этой части располагаются требования к содержанию заказа на поставку: наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия.

В коммерческой части тендерной документации содержатся все цены и порядок их исчисления, условия, установленные графиком платежей, источники финансирования этого контракта. Также здесь указываются гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика, и требования, выставляемые по различным видам страхования.

Тендерная документация, образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.

Порядок составления

Подготовка тендерной документации – это отдельная, очень важная и неотъемлемая процедура проведения любого конкурсного торга. В ней оговорено в соответствии с действующим законодательством содержание личных данных, таких как:

• ФИО организатора.
• Его юридический адрес и номера телефонов.
• Номера факсов и адреса электронных почтовых ящиков.
• Цена, место и выставляемые условия получения пакета документации.

Проверяющие органы всегда выдвигают требования на наличие составленного проекта договора из списка выставляемых условий. Также в документации указывается метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.

Оформление

Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.

Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:

• Заявка на участие.
• Опись прикрепляемых документов.
• Справка из банка об отсутствии каких-либо просроченных долгов.
• Требуемые технические, эксплуатационные и качественные сведения, а также детальное описание закупаемых материалов и товаров.
• Проект договора на планируемые закупки.
• Методические указания на произведение расчетов по тендерной заявке, включая ее составляющие, такие как расходная часть на уплату страховых и таможенных платежей, транспортных услуг, различных налогов и пошлин, помимо стоимости поставляемого товара, а также подробную таблицу цен.
• Указывается валюта, с помощью которой выражаются цены в тендерной заявке.
• Требования, выставляемые для оформления тендерных заявок.
• Оговаривается возможность изменения или отзыва данных заявок в течение и до окончания срока объявления результатов тендера.
• Конечные сроки, место предоставления заявок.
• Место, дата и время открытия конвертов по тендерным заявкам.
• Сведения о возможности предоставления приоритетов для отечественных производителей.

Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.

Внесение изменений и дополнений

Дополнения или какие-либо изменения может вносить специалист по подготовке тендерной документации по требованию организатора тендера. Такие действия не являются противозаконными или противоправными. В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер.

После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.

Требования к тендерной документации определяют ее состав:

• Заявка на участие в тендере и список подаваемых документов, прикрепленных к ней.
• Документы, являющиеся подтверждением соответствия требованиям, выдвигаемым к потенциальному поставщику.
• Таблицу цен, которая в полной мере должна отражать все фактически полученные затраты, принимающие участие в составлении конечной цены.
• Если в качестве тендера выступает поставка каких-либо товаров или технических устройств, то обязательно прилагать технические характеристики предлагаемых моделей.
• Прайс на предлагаемый перечень сопутствующих услуг, если таковые имеются.
• Оригинал документа, который является фактическим подтверждением гарантийного обеспечения тендерной заявки.

Документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика выдвигаемым квалификационным требованиям

Каждый потенциальный поставщик, который решил принять участие в тендере, обязан предоставлять такие документы:

• Копии лицензий, которые являются подтверждением права потенциального поставщика или изготовителя на осуществление своей деятельности.
• Копию документа, предоставляющего право на занятие предпринимательской деятельностью, заверенную нотариальным органом.
• Оригинал аудита за последний отчетный год или его нотариально заверенную копию.
• Свидетельство о госрегистрации организации или предприятия и его копию.
• В случае c ИП – копию удостоверения его личности или гражданского паспорта.
• Устав организации с указанием состава ее учредителей, акционеров, а также всех держателей акций в виде заверенной нотариусом копии.
• Оригинал справки, выданной налоговыми органами о том, что за поставщиком не числятся задолженности по уплате налогов.
• Справка из учреждения банка об отсутствии просроченных долгов за последние 3 месяца деятельности.

Таблица цен

Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.

Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.

Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:

• Расходы, полученные после сертификации, процедуры страхования и транспортировки товара к указанному месту назначения.
• Все налоговые выплаты, пошлины и другие виды обязательных платежей и сборов, которые предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации.
• Другие составляющие цены, которые потенциальный поставщик считает нужным включить в итоговую цену товара.

Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.

Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.

Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.

Обеспечение заявки

В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.

Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.

В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.

Подача тендерных заявок

Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.

Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.

Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.

Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи "не вскрывать до...".

Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.

Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.

После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.

Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.

Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.

Документы на участие в торгах обычно подразделяются на части:

условия договора, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта - проформу контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержатся прямые отсылки к таким условиям.

технические подробности. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация. Правильно подготовленные спецификации позволяют поставщикам предоставить предложения в полном соответствии с требованиями покупателя. При составлении спецификаций желательно использовать ссылки на международные стандарты, а в случае отсутствия таковых - национальные стандарты. В соответствии с международной практикой, при проведении открытых международных торгов документы должны быть подготовлены на английском, испанском или французском языках.

3) критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть:

Самая низкая цена;

Экономически самое выгодное предложение.

Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый - самая низкая цена.

4) подробные инструкции для участника торгов о том, как представить его предложение. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса. Конкретный состав тендерной документации, ее объем зависят непосредственно от предмета торгов. Так, для поставки товаров тендерная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что касается работ, то ее объем может составлять сотни и тысячи страниц.

5) приглашение к участию в торгах входит в состав тендерной документации и должно содержать следующую информацию:

§ наименование и адрес покупателя (госзаказчика), номер торгов;

§ источник финансирования;

§ характер, количество поставляемых товаров, выполняемых работ;

§ срок и место поставки товара;

§ критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента;

§ порядок, сроки и место получения тендерной документации;

§ способ передачи, цена тендерных документов и порядок ее взимания;

§ валюта или валюты торговых сделок, а также валюту выплаты договорной цены по контракту закупки, так как в торгах участвуют претенденты из разных стран;

§ место, день и час подачи тендерного предложения;

§ заявление о применении преференции.

Объявления в печати могут быть не столь подробны, но должны включать достаточную информацию для принятия решения поставщиком об участии в торгах. В ответ на приглашение поставщики приобретают тендерную документацию.

Можно упомянуть 4 пункта, которые часто встречаются в приглашениях на участие в торгах.

1). В приглашении указывается, что заказчик не обязан принимать самое дешевое предложение или вообще какое бы то ни было предложение, но и при отсутствии этого пункта заказчик не обязан делать этого.

2). Заказчик может зарезервировать за собой право разъяснить сущность предложения участникам. Этот принцип описан в Руководящих принципах Мирового банка следующим образом:

Заказчик должен попросить любого претендента разъяснить его предложения, но не обязан просить или допускать изменение сущности такого предложения после начала торгов.

3). Если предполагается отдать предпочтение некоторым предложениям по некоммерческим причинам, например, по местным, политическим или региональным соображениям, это должно быть четко отражено в приглашении.

4). В приглашении должно быть указано, что заказчик имеет право не заключать договор, если будет доказано, что подрядчик или любой его сотрудник вовлечены в любую форму взятки или коррупции в связи с контрактом.

Плохо составленная тендерная документация как документ, регулирующий права и обязанности заказчика и исполнителя, может привести к многочисленным недоразумениям, спорам и конфликтам как во время, так и после проведения торгов.

Комплект тендерной документации продается участникам торгов, его цена устанавливается обычно исходя из фактических расходов на изготовление тендерной документации.

Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи тендерной документации без взимания платы. Передача тендерной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, значительная плата за тендерную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы.