Электронная трудовая книжка. Электронная трудовая книжка: суть документа и перспективы его введения в РФ. Как предполагается осуществить переход на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка – это важнейший бумажный документ каждого трудящегося лица. В ней отражен рабочий стаж и места работы человека по порядку. Как и любое изменение, внедрение трудовых книжек в электронном виде несет как положительные, так и отрицательные стороны. Они являются совершенно идентичными обычным документам и даже имеют ряд преимуществ:

• Такой документ будет легко восстановить;
• Потеря в системе важных сведений практически невозможна;
• Своего рода протекция от нерадивых руководителей, которые по каким-то причинам не делают отчисления в Пенсионный Фонд;
• Ведение документации для руководителя станет более систематизировано.

Следует обратить внимание, что перевод удостоверения рабочего в электронную версию будет удобен для сотрудников сферы власти и бизнеса, поскольку фиксирование данных будет более точными, разные организации будут иметь к ним доступ, чтобы удостовериться в правильности и корректности заполнения.

Что такое электронная трудовая книжка?

Бумажная версия документа со временем может порваться, пожелтеть – по этой причине потеряются многие важные данные, что никогда не произойдет с трудовой книжкой в электронном формате. Данные особенности отличают документ от других:

• Вся информация по кадрам будет сноситься в специальную базу;
• Как и любой грамотно построенный сайт, он будет иметь навигацию, чтобы быстро находить необходимые сведения по сотрудникам;
• Данные никогда не потеряются (за исключением полного сбоя системы, что в наши дни почти не происходит);
• Такие отделы как Пенсионный фонд и социальные министерства будут иметь доступ к этим данным, что ускорить их работу, поскольку не будет прямой необходимости постоянно вызывать сотрудника и отрывать его от рабочего места.

Когда для человека впервые создается файл с его данными, каждый следующий работодатель всего лишь вносит изменения и добавляет новое место работы и должность.

Электронные трудовые книжки — законопроект

В январе 2017 года появился законопроект о переходе трудовых книжек в электронный формат. Он постепенно входит в силу, однако возникает множество преград. Чтобы произошел централизованный переход необходимо, чтобы все документы были подготовлены, правильно оформлены приемы на работу и увольнения с указанием причин, организовывались отчисления. Вероятнее всего, будет определен срок, за который все бумаги должны быть приведены в норму.

Важно учесть такой аспект, как причина увольнения сотрудника. В электронной версии может не быть протокола об увольнении с указанием причины, поскольку сотрудник захочет это скрыть (если только увольнение не по собственному желанию и не полная ликвидация). А если новый работодатель захочет увидеть приказ, то, вероятно, ему это не удастся, поскольку он не обязан предоставлять доступ к своей документации.

Электронные и бумажные трудовые книжки — сходства и отличия

Чтобы разобраться с основными нюансами электронной версии трудовых книжек требуется рассмотреть характеристики традиционных удостоверений с новыми в сравнительном варианте.
Есть обязательный перечень сведений, который не изменяется:

• Учебное заведение, которое вы закончили и образование;
• Стаж работника;
• Все места работы и занимаемые должности;
• Причины увольнения и уходов с предыдущих мест работы.

Необходимо ознакомится с основными изменениями:

• Бумажная версия переходит в электронную книжку;
• Рукописное заполнение заменится печатным;
• Будет возможно автоматическое заполнение форм, что недоступно для бумажных актов;
• Возможна передача информации из Пенсионного фонда в отделы соц.защиты без самого человека.

Преимуществ масса, но много и недостатков, поэтому следует обратить внимание на всех руководителей предприятий на необходимость оформления электронных трудовых книжек надлежащим образом.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Сначала рассмотрим положительные стороны, которые и подтолкнули правительство на создание законопроекта:

• Автоматическое заполнение и ускорение процессов;
• Исключение любого рода ошибок;
• Никакой потери информации и ценных данных о сотруднике;
• Устранение проблем с возвратом трудовой книжки при увольнении.

Однако существуют причины, по которым законопроект никак не вступит в силу:

• Необходима высокая защищенность базы. Ее разработка и оснащение приводит к большим затратам государства;
• Для полного функционирования нужно перенести всю информацию и бумажных носителей;
• Потеря всех данных при сбое системы.

В связи с этими проблемами внедрение данной системы уже несколько лет откладывалось.

Переход на электронную трудовую книжку с 2017 года

Стоит обратить внимание, российские организации и фирмы еще готовы к таким радикальным изменениям. Работникам и работодателям нужно понять, что данное нововведение только упростит их дальнейшую работу и снимет ответственность по хранению документов. Государство поставило задачу запустить этот проект в 2017 году. При этом стоит иметь в виду, что в настоящий момент официальных данных по поводу перехода на электронную трудовую книжку пока не появлялось.

В настоящее время широкое распространение получили информационные технологии, которые коснулись практически каждой сферы жизнедеятельности человека. Не стала исключением и трудовая деятельности граждан, в которой в ближайшем будущем будут иметь место нововведения.

Министерством труда подготовлен проект законопроекта об электронных трудовых книжках. Данный законопроект предусматривает изменения в Трудовой кодекс РФ и поправки в другие сопутствующие проекты федеральных законов.

Публикация актуальная слушателям курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки:

Бухгалтерское дело

Напомним, что введение электронных трудовых книжек осуществляется в рамках федеральной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», которая утверждена распоряжением Правительства России от 28 июля 2017 года № 1632-р.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) по форме ПФР

Электронной трудовой книжкой предполагается, что все сведения о трудовой деятельности работника:

выполняемая работа

должность,

перевод на другую постоянную работу,

увольнение,

основания прекращения трудового договора,

Будут формироваться уже в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Все данные работодатели будут передавать в электронной форме по заранее утверждённой ПФР форме.

Какие сведения из трудовой книжки нужно передавать в Пенсионный фонд?

Работодатели будут заполнять форму, куда войдут все сведения из трудовой книжки. Единственное, что не войдёт в электронную трудовую книжку, так это сведения об образовании и награждениях (поощрениях).

Почему сведения об профессиональном образовании не нужно вносить в электронные трудовые книжки?

В связи с тем, что работодатель может самостоятельно проверить подлинность документов о профессиональном и дополнительном профессиональном образовании, в том числе курсы переподготовки и повышения квалификации, то вносить сведения о этом заносить в электронные трудовые книжки заносить не нужно.

Как проверяется диплом о дополнительном профессиональном образовании?

Работодатель может проверить дипломы в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.

В Современной научно-технологической академии все слушатели курсов профессиональной переподготовки и курсов повышения квалификации получают официальные документы о доп. образовании. Сведения о них заносятся в федеральный реестр. Академия работает в сфере профессионального образования уже более 5 лет по международным и государственным стандартам менеджмента.

Порядок ведения электронных трудовых книжек

Уже с 1 января 2020 года вести ЭТК на каждого работника нужно каждый месяц. Для этого нужно заполнять 1 раз в месяц форму отчёта в ПФР «Электронная трудовая книжка работника». Данная форма будет разработана ПФР после принятия законопроекта.

После 1 января 2021 года работодатели должны будут передавать сведения в ПФР уже не только ежемесячно, но и после каждого наступления кадрового события не позднее одного рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения).

Приём на работу по электронной трудовой книжке

Как будет работодатели будут принимать на работу новых сотрудников без бумажных трудовых книжек? Чтобы заключить трудовой договор, а также в случаях, когда нужно подтвердить трудовую деятельность, работодатель должен принять от работника справку установленного образца.

Эту справку работник может получить на бумажном носителе двумя путями:

• получить ее у предыдущего работодателя,
• получить ее в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг.

Работник также может обратиться непосредственно в ПФР или на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций). И тогда ему могут выдать необходимую справку в бумажном или электронном варианте.

Сроки хранения сведений о трудовой деятельности работника

Все сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, поэтому на данные сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета. Соответственно, сведения будут храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица.

Работодатели обязаны хранить сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде в течение трёх лет.

Увольнение работника по электронной трудовой книжке

Работодатель должен выдавать увольняющемуся сотруднику не трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности за период работы на бумажном носителе. Данную справку необходимо заверять.

Когда введут электронные трудовые книжки?

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.

С 1 января 2027 года ведение бумажных трудовых книжек на бумажном носителе полностью прекращается.

Зачем отменяют бумажные трудовые книжки?

Введение электронного формата книжек, позволяет добиться следующих целей:

• Увеличить гарантии сохранности персональных данных в единой информационной системе ПФР;
• Дать возможность трудоустроиться удаленным работникам за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
• Снизить издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.

Изменения в КоАП в связи с введением электронного формата трудовых книжек

Чтобы работодатели своевременно и в полном объеме передавали сведения о трудовой деятельности в ПФР, в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях с 2021 года появится административная ответственность в виде предупреждения должностных лиц за соответствующие нарушения в случае их неоднократного совершения в течение года (статья 5.27 КоАП РФ).

Предложения вице-премьера РФ Ольги Голодец по переводу россиян на электронные трудовые книжки‍ уже в этом году могут натолкнуться как на технические, так и на социальные сложности. Такое мнение в беседе с ФБА "Экономика сегодня" озвучил проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов .

Ольга Голодец обещает первые предложения по переводу трудовых книжек россиян в электронный формат уже в этом году

Для введения трудовых книжек в электронном формате потребуется достаточно серьезная работа – нужно специальное программное обеспечения, сервисы по хранению и защите данных работников-россиян, обучение специалистов для работы в новом формате. Кроме того, переход на электронный формат потребует существенных расходов бюджета, так что вряд ли эта задача будет решена быстро. Кроме того, до сих пор никто не объяснил целесообразность этого шага в принципе. Трудовые книжки – изобретение СССР, больше нигде в мире они не используются, а в современной пенсионной системе РФ в принципе через несколько лет они актуальность потеряют", - считает эксперт.

Вице-премьер Ольга Голодец заявила, что социальный блок правительства готовит перевод работающих россиян на электронные трудовые книжки - предложения по этой инициативе будут сформулированы уже в 2017 году. По ее словам, на первом этапе будет предоставлена опция по одновременному использованию трудовых книжек и в электронном, и в бумажном формате. Ряд ведомств уже поддержал эту идею - к примеру, министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров полагает, что электронные трудовые книжки россиян могут быть интегрированы с порталом госуслуг. То есть обращаться с ними можно будет посредством компьютеров, мобильных устройств и интернета.

"С 2000 года в России действует система СНИЛС, которая отмечает занятость каждого россиянина и его трудовой стаж. То есть 17-летний период уже подтвержден для всех работавших граждан. Сегодня потерять бумажную трудовую книжку страшно тем, чей стаж превышает указанный срок – восстановить данные будет очень сложно или невозможно, так как многие предприятия и фирмы давно закрылись, а их архивы утеряны.

Ни в одной стране мира, кроме СССР, трудовые книжки никогда не были востребованы. В СССР была унифицированная система трудовых кадров – в "трудовуху" заносилось место работы человека, повышение его квалификации, награды и взыскания, а также непрерывность стажа. Для особенностей советской пенсионной системы эти данные были необходимы. В российских условиях все иначе, необходимость в трудовых книжках постепенно отпадает. Тем, кто сейчас впервые приходит на рынок труда, они вовсе без надобности", - полагает специалист.

Альтернативы трудовой книжке

Правительство считает, что перевод документооборота в электронный формат должен охватить и трудовые книжки граждан

По словам Голодец, переход на электронный документооборот, в том числе фиксацию стажа работающих россиян, поддерживают все - и работодатели, и профсоюзы. При этом, дескать, будет предложен очень плавный переход с бумаги на современные технологии. В Роструде отмечали, что переход на электронное делопроизводство в кадрах должен быть добровольным. При этом профсоюзы считают, что бумажная и электронная трудовые книжки должны существовать параллельно.

"Во всем мире у каждого человека при устройстве на работу просят документы об образовании, чтобы подтвердить его квалификацию. При этом кадровик делает запрос в предыдущее место работы, просит характеристику уволенного сотрудника. В условиях свободной экономики далеко не факт, что уволившись с определенной позиции одного предприятия человек, справится на аналогичной должности в другом – задачи и специфика работы могут кардинально отличаться.

В современных условиях вместо создания специального программного обеспечения правительству логичнее было бы оцифровать все имеющиеся трудовые книжки россиян, но это долго, дорого и вряд ли возможно на 100%. Потому, возможно, стоит определить переходный период, когда советский стаж и данные 1990-х годов , после чего просто отменить трудовые книжки. Едва ли трата бюджетных средств на электронный формат документов, которые через несколько десятилетий просто устареют, имеет смысл", – заключает Александр Сафонов.

Электронные трудовые книжки в 2017 году могут стать реальностью. Узнайте о последних изменениях в сфере кадрового документооборота из нашего материала.

Когда трудовые книжки станут электронными?

На сегодняшний день, согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника на предприятии. Причем действующее постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 не предусматривает ведение книги в электронном виде.

Введение системы персонифицированного учета по СНИЛС граждан в 1996-1997 годах, по сути, нивелировало значимость трудовой книжки в глазах пенсионной системы, так как все данные и о трудовом стаже, и о размерах взносов в ПФР, вносимых работодателем, попадают в базу данных вместе с отчетностью предприятия. Хотя Пенсионный фонд до сих пор требует оригинал трудовой книжки при оформлении пенсии, по сути записи в ней сейчас играют роль только для тех граждан, которые трудились до начала использования СНИЛС.

Инициатива об отказе от бумажных трудовых книг обсуждается еще с 2011 года, но до сих пор законодательно не закреплена. Но в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 25.12.2012 № 2524-р, разделом 3 предусмотрен отказ от ведения трудовой и социальной документации работников в бумажном виде. Отдельные чиновники, например вице-премьеры Ольга Голодец и Аркадий Дворкович, в 2017 году озвучивали, что уже с 1 января 2018 года может быть начат переход на электронную базу трудовых данных.

Как будет выглядеть и работать электронная трудовая книжка - образец заполнения

Согласно озвученным Правительством РФ и Минтрудом предложениям, электронная трудовая книжка будет иметь вид файла с записями о трудовой деятельности, аналогичными действующим сегодня. Основными заносимыми данными, по нашему мнению, станут:

• Ф.И.О. работника;
• СНИЛС;
• профессия;
• записи о приеме и увольнении с работы с указанием причин;
• дополнительные сведения для расчета стажа (например, о декретном отпуске);
• сведения о награждениях, званиях, поощрениях и взысканиях.

Такой список пока не утвержден и может измениться в зависимости от того, насколько данные из электронной книжки будут использоваться органами ФСС, Минтруда, ПФР, Росстата и ФНС. Предположительно, доступ к трудовой книжке работника сторонними организациями будет осуществляться по его согласию, ведь вышеуказанные данные попадают под определение персональных.

Обязанность по заполнению трудовой книжки, очевидно, останется за работодателем. Только делать записи он сможет с помощью усиленной ЭЦП, возможно, даже в личном кабинете налогоплательщика.

Как предполагается осуществить переход на электронные трудовые книжки?

Уже сейчас подтверждением стажа может служить не только личная книга сотрудника, но и договор с работодателем: примерами такого подхода могут служить работа по совместительству, когда запись в книжке не обязательна, или договор ГПД, сведения о котором не вносятся.

Но столь важный документ, как трудовая книжка, не может быть изъят из оборота полностью за один день. В особенности это касается той части населения, которая имеет трудовой стаж до введения персучета и не имеет других средств для подтверждения трудового стажа. По этой причине предполагается плавный переход на новую систему, который займет, по предварительным оценкам, от 15 до 20 лет.

Стоит отметить, что сотрудники Минздравсоцразвития, в частности замминистра Александр Сафонов, акцентируют внимание на том, что за работником должно остаться право требовать от работодателя вести бумажную трудовую книжку. Должным образом отработанная система электронных трудовых книжек сама по себе постепенно вытеснит бумажный аналог.

Проблемы введения трудовых книжек на электронных носителях

Весь смысл введения электронного кадрового документооборота заключается в доступе предприятий и органов власти всех инстанций к личным файлам работников. В то же время сейчас каждое ведомство работает с помощью своей специфичной программы и обменивается электронными данными на основе встречных запросов.

Внедрение же электронных трудовых книжек предполагает консолидацию баз данных, осуществление которой — удовольствие не из дешевых. Достаточно вспомнить хаос, которым сопровождался перевод администрирования пенсионных, социальных и медицинских взносов из ПФР и ФСС в налоговую инспекцию.

Кроме того, стоит выделить такую сложность, как отсутствие доступа к интернету в отдаленных и сельских местностях. Без обеспечения возможности пользования личным кабинетом по всей территории России идея повсеместного отказа от бумажных трудкнижек не будет иметь успеха.

Отдельной проблемой выступает защита персональной информации от хищения с целью совершения преступлений или потери в результате системного сбоя или вирусной атаки. Учитывая последние тенденции в сфере хакерских атак, подобная угроза более чем реальна, а последствием может стать полная потеря данных о стаже конкретных людей.

Плюсы и минусы электронного кадрового документооборота

Необходимость постепенного отказа от такого архаичного документа, как бумажная трудовая книжка, уже ни у кого не вызывает сомнений. Но подобные изменения будут иметь как преимущества, так и недостатки:

1. Уменьшение документооборота: исчезнет необходимость ведения в бумажном виде не только трудовых книжек, но и журналов по учету их движения.
2. Снижение количества или исключение ошибок в формулировках: стандартизация записей позволит устранить человеческий фактор.
3. Удобство для работника и исключение возможности злоупотребления работодателем фактом хранения книжки, например умышленного удержания или угрозы «плохой» записи.
4. Защита от подделки: сфальсифицировать стаж будет невозможно.

1. Высокие затраты: для доступа к личной информации граждан предприятиям как минимум понадобятся ключи ЭЦП, имеющие срок действия и довольно ощутимую стоимость.
2. Риск утери данных: для уверенности в том, что при сбое базы кадровой документации не пропадут сведения о стаже, работнику придется бережно хранить все трудовые договоры, заключенные когда-либо.
3. Проблемы с доступом к сети интернет: в отдаленных регионах и сельских поселениях часто наблюдается отсутствие доступа к сети — вспомним хотя бы об аналогичном опыте повсеместного внедрения онлайн-касс.

Итоги

Ведение кадровых документов в электронном виде при всей своей заманчивости на данный момент является весьма туманной перспективой. В то же время в ближайшие годы мы будем наблюдать постепенные движения в сторону осуществления этой идеи.

Освежить в памяти текущий порядок оформления и оборота личных документов работника вам поможет материал .

В 2017 году власти запускают очередную реформу: небольшие предприятия ожидает отмена трудовых книжек. Нововведение позволит уйти от бумажных носителей и перейти на использование электронной базы. При этом не исключены различные сложности, предупреждают эксперты.

Особенности отмены трудовых книжек в 2017 году

Правительственная инициатива предусматривает отказ от трудовых книжек для небольших компаний (штат до 15 человек). Соответствующие поправки, подготовленные правительством, были внесены на рассмотрение в Госдуму. В дальнейшем данная мера распространится на остальных представителей бизнеса, если нововведения будут иметь положительные последствия.

Инициаторы проекта подчеркивают позитивный эффект при отказе от бумажных носителей. В результате государственные структуры смогут присоединиться к международным стандартам работы с информацией. Кроме того, удастся сократить издержки на хранение архивов и упростить документооборот.

Эксперты отмечают, что постепенная отмена трудовых книжек соответствует современным тенденциям. Организации все чаще используют оформление по контракту, что позволяет принять нового сотрудника без трудовой. В таком случае отношения между сторонами регламентируются трудовым договором.

Ранее трудовая книжка была незаменимым документом при оформлении пенсии, больничных или пособий по беременности. Начиная с 2002 года, вместо трудового стажа учитываются периоды, когда оплачивались страховые взносы, что практически нивелировало значимость трудовой.

Для компаний подобное решение позволит отказаться от хранения бумажных носителей. Действующее законодательство определяет достаточно жесткие комплекс мер, который необходимо выполнить для обеспечения безопасности.

Переход на электронную форму потребует создание единой базы, в которой будет храниться вся информация. При этом необходимо обеспечить доступ к этой базе, как для работодателя, так и для самого работника. Кроме того, пока нет определенности по поводу ведомства, которое станет ответственным за хранение и использование базы.

Подобную реформу уже осуществили представители ФНС, которые отказались от бумажных носителей. База налоговиков, которая по своим масштабам сопоставима с информацией кадровых служб, храниться в электронном виде.

Потенциальные нюансы

Для работодателя подобная инициатива позволит оптимизировать работу кадровой службы, что приведет к снижению издержек. В период экономических трудностей данный шаг позволит улучшить финансовое положение компаний.

Отмена трудовых книжек таит в себе некоторые риски для работодателя. В результате кадровики не смогут отследить трудовую историю соискателя, в том числе возможные увольнения «по статье». Собрать данные сведения смогут представители службы безопасности, однако это дорогой и трудозатратный процесс.

Кроме того, эксперты опасаются внесения недостоверной информации в электронную базу, что станет проблемой для работника. К примеру, как подтвердить предыдущий опыт работы, если данную информацию по какой-либо причине не внесли в единую базу. В таком случае защита собственных прав превратиться в проблему, считает профессор Любовь Храпылина.

В подобных ситуациях могут возникнуть проблемы с начислением пенсии, если работодатель не отчислял страховые взносы в Пенсионный фонд. В таком случае работнику потребуется отстаивать интересы в судебном порядке.

В свою очередь юрист Ксения Михайличенко считает подобные опасения преувеличением. В нынешних условиях переход в электронную форму позволит работнику быть уверенным за сохранность информации из трудовой. Уже не будет ситуаций, когда недобросовестный работодатель может «потерять» всю документацию, опасаясь проверок контролирующих органов. При этом поэтапный отказ от бумажных носителей поможет нивелировать все потенциальные риски.

Отказ от трудовой книжки потребует дополнительных изменений в правовом поле, считают эксперты. Законодателям потребуется ужесточить требования к оформлению трудового договора. Данный инструмент нуждается в унификации и фиксации ключевых моментов. В противном случае данный договор не удастся в полной мере использовать в государственных учреждениях.

Это уже не первая попытка чиновников перевести трудовые книжки в электронный формат. Ранее подобные идеи озвучивались в 2006 году, после этого нововведения пытались воплотить в жизнь в 2012 году. Однако практической реализации данная реформа так и не нашла.

В 2017 году небольшие компании ожидает очередное нововведение – чиновники планируют отменить трудовые книжки, а необходимая информация будет храниться в электронной форме.

Данная реформа позволит работодателям отказаться от сложной процедуры хранения бумажных носителей. Кроме того, компании смогут провести оптимизацию кадровой службы. Потенциальной угрозой станет доступ к трудовой истории соискателя.

Для работника отказ от трудовой несет в себе некоторые риски. В случае недобросовестных действий работодателя доказать трудовой стаж будет значительно сложнее.