Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно. Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

• на оплату проезда в транспортных средствах;
• съем жилья;
• любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
• все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

• служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
• удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

• все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
• документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
• распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Видео «Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.

Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• должность;
• подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
• путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
• место назначения.

К приказу прилагается документ - основание командировки или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день - при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день - при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

• решения производственных вопросов,
• переговоров о возможном сотрудничестве,
• установления деловых контактов,
• исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

• почему не удалось выполнить служебное задание,
• каков результат поездки,
• чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

• проведения ключевых переговоров с партнерами,
• участия в официальных мероприятиях,
• с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

• проведение переговоров с ООО «Комплект»;
• демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
• участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
• проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
• участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
• выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
• обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
• повышение профессионального уровня;
• ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

• подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
• участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
• проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

• установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
• довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
• договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

• Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
• Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

• проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
• заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
• расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
• участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
• обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
• обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
• организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

• встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
• визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
• переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
• встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

• проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
• контроль за работой филиала компании,
• участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
• предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

• проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
• установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
• заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
• согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

• монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
• установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
• гарантийное обслуживание станка «А-2»,
• регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
• внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
• профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

• доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
• получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
• ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
• техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.

В нынешних условиях рыночной экономики большинство работников организаций вынуждены отправляться в командировки для выполнения своих трудовых обязанностей.

Каждая организация обязана вести учет командировочных удостоверений, как выбывших сотрудников, так и прибывших к ним в командировку.

Законодательно ведение такого журнала закреплено Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009 г.

Основные моменты ведения журнала учета командировок

В соответствии с законодательством РФ руководитель организации назначает приказом ответственное лицо за ведение журнала командировок, а также внесение отметок в командировочные удостоверения работников.

Журналы регистрации командировок должны храниться в организациях не менее пяти лет с того дня, когда они были заведены. Чаще всего, вести журнал регистрации командировок назначают работников кадровой службы или бухгалтера. Приказ о закреплении обязанностей по ведению журнала имеет произвольную форму, письменный вид и обязательно должен быть подписан руководством предприятия.

Если в организации отсутствует журнал регистрации командировок, то руководитель организации, либо сама организация, либо индивидуальный предприниматель могут привлекаться к административной ответственности.

Административная ответственность в данной ситуации предполагает наложение штрафа в различной сумме. Работодатель, в свою очередь, может привлечь к дисциплинарной ответственности того сотрудника, кто обязан был вести данный журнал, за неисполнение своих обязанностей. Данная ответственность предусмотрена статьями 192,193 Трудового Кодекса РФ.

Примерное содержание журнала регистрации командировок

Титульный лист журнала регистрации командировок должен содержать название организации, дату начала ведения журнала, а также дата завершения ведения журнала.

Внутреннее содержание журнала регистрации командировок представляет собой таблицу со многими графами.

Основные графы данной таблицы содержат следующую информацию:

• указываются имя, отчество, фамилия командированного сотрудника;
• занимаемая должность командированного сотрудника;
• город либо населенный пункт или иное, куда направлен сотрудник в командировку;
• номер командировочного удостоверения;
• ФИО ответственного сотрудника, подписавшего командировочное удостоверение;
• время, когда прибыл сотрудник в командировку и когда должен убыть из командировки;
• подпись командированного работника. Эта подпись означает, что сотрудник ознакомлен и согласен со всеми данными, которые внесены в журнал.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации командировок вариант которого можно скачать бесплатно.

В соответствии со ст.166 ТК командировкой считается любой выезд сотрудника за пределы организации с целью выполнения своих трудовых функций.

Кардинальные изменения трудового законодательства, касающиеся подготовки документов для командировки сотрудников произошли ещё в 2015 году. Оформление командировки в 2019 году, происходит без привычных документов: командировочного удостоверения и служебного задания.

Какие документы не нужны для командировки

Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.

Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015 .

Документы для оформления командировки в 2019 году

На сегодняшний день обязательными документами для служебной поездки являются:

1. Письменное решение нанимателя о направлении в командировку, которое может быть в форме приказа или распоряжения;
2. Авансовый отчёт работника по расходам.

Для отдельных категорий работников нужно также получить их письменное согласие. Оно так же как и вышеперечисленные документы является обязательным документом для оформления служебной поездки. Такие сотрудники перечислены в ст.264 ТК:

1. Женщины, воспитывающие детей до 14 лет или детей-инвалидов;
2. Сотрудники, осуществляющие уход за тяжелобольными родственниками;
3. Женщины или мужчины, являющиеся родителями-одиночками.

Письменное решение

Порядок издания приказа или распоряжения регулируется ст.166 ТК и п.3 Положения, разъясняющего особенности служебных командировок (утверждено Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008).

Письменное решение может оформляться по унифицированной форме Т-9 либо по другой форме, которую наниматель разработал и утвердил в локальном нормативном акте. В любом случае в приказе (распоряжении) должна быть следующая информация:

1. Основные реквизиты документа: вид, номер, дата издания;
2. Название организации нанимателя;
3. Должность или специальность работника, отправляемого в командировку, его фамилия, инициалы;
4. Место назначения;
5. Дата начала и окончания поездки;
6. Цель командировки;
7. Проезд в командировке на личном транспорте, служебном или общественном;
8. За чей счёт оплачиваются затраты на командировку (иногда это происходит за счёт принимающей стороны).

Авансовый отчёт

Оформление документов для командировки в 2019 году заканчивается составлением авансового отчёта. Он представляет собой отчёт работника о тратах, произведённых во время командировки: проезд, проживание и т.д.

Отчёт составляется работником в течение 3 дней после возвращения из поездки. К нему прилагаются документы, подтверждающие траты:

• проездные билеты,
• договора аренды жилья,
• служебная записка об использовании собственного автомобиля с указанием затрат, понесённых за поездку (к ней прилаживаются соответствующие квитанции);
• ксерокопии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (при командировках за пределы России) и т.д.

В государственных организациях отчёт составляется по форме, утверждённой приказом Министерства финансов №52н от 30.03.15 . Частные организации пользуются формой АО-1, установленной решением Госкомстат №55 от 01.08.2001 .

Покупка проездных билетов и аренда жилья, может осуществляться и самим нанимателем. В таком случае соответствующие документы передаются работнику на руки перед поездкой. После приезда работник вместе с авансовым отчётом отдаёт их в бухгалтерию.

Как оформляется направление работника в командировку — смотрите видео ниже:

Учёт рабочего времени

На основании табеля учёта работнику выплачивается заработная плата за дни в командировке:

1. За поездку в рабочий день сотрудник получает свой обычный дневной заработок;
2. При оформлении командировки в выходной день – двукратный среднедневной заработок.

Специалист ответит на ваши вопросы в комментариях к статье

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

• письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

• авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.