Номенклатура дел. Номенклатура дел от а до я Значение номенклатуры дел для классификации документов организации

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы... Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Определение

Дело - это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

• систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
• присвоение регистрационного номера по классификации дел;
• составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых - секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
• Руководителей структурных подразделений обеспечить по утвержденной форме.
• Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

Гендиректор Иванов Н.А.

Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

Вспомогательная документация

При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

• «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
• Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
• Инструкцию по делопроизводству.
• Перечень архивных документов.

Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

Как составить образец номенклатуры дел организации?

Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

• индекс дела;
• заголовок (тома, части);
• количество (томов, частей);
• срок хранения, номер статьи по перечню;
• примечание.

Индекс

Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 - порядковый номер отдела кадров, 06 - порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 - код финансово-экономического отдела, 03 - обозначение бухгалтерии, 08 - номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

Заголовки

Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.

Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

• название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
• автор документа или подразделения);
• адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
• краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
• название территории;
• дата/период;
• отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

Обновление списка

Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:

В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.

Курсовая работа по документоведению

Тема: Методика составления номенклатуры дел учреждения.

Содержание

Введение

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
- распределение исполнительных документов в дела;
- систематизация дел;
- закрепление индексов дел;
- установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована в качестве схемы для построения справочной картотеки на использованные документы.
Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.
Окончание делопроизводственного года знаменует переход к следующему этапу жизненного цикла номенклатуры – утверждению сводной итоговой номенклатуры и оформлению итоговой записи. В течение года структурные подразделения формировали дела в соответствии со сводной плановой номенклатурой, в процессе работы были заведены новые дела, скорректированы заголовки дел, некоторые дела были переданы в другие структурные подразделения, часть дел была окончена делопроизводством. С целью определения и закрепления реальной картины состава и объема дел, созданных в истекшем делопроизводственном году, разрабатывается сводная итоговая номенклатура дел.
Тема актуальна, так как номенклатура дел позволяет упорядочить работу с документами на предприятии и облегчить поиск.
Объект: разработка номенклатуры дел организации.
Предмет: номенклатура дел в ООО «АРБ-Консалтинг».
Цель: провести анализ номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»
Задачи:
1. Определить понятие номенклатура дел.
2. Изучить основные требования к составлению номенклатуры дел.
3. Изучить порядок и структуру документоведения номенклатуры дел.
4. Изучить основные направления деятельности компании «АРБ- Консалтинг»
5. Изучить деятельность секретаря на предприятии по разработке номенклатуры дел.
6. Провести анализ номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг».
Глава 1. Значение номенклатуры дел в делопроизводстве организации
1.1. Понятие номенклатуры дел. Назначение и виды номенклатуры дел

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. [ 8 , c.57]
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. [ 18 , c.26]
Различают типовые, примерные и индивидуальные номенклатуры.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою индивидуальную номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в индивидуальную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

1.2. Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов [ 41 , c.153]:
- определение круга документов для включения в номенклатуру;
- составление заголовков (наименований) дел;
- разработка классификационной схемы номенклатуры, то есть порядка расположения дел;
- определение сроков хранения дел;
- определение системы индексации и установление индексов дел;
- оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Основное требование к номенклатуре дел – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (сборники, справочники и т.д.)
Составление заголовков дел – это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основанное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела приводиться поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или назначение вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.. В заголовках дел не употребляют формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
В заголовках используют следующие признаки:
- номинальный (указывается название документов);
- авторский (приказ директора);
- корреспондентский (по реквизиту определятся адресат);
- предметно-вопросный (содержание документа);
- географический (используется, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов, но объединенных по территории);
- хронологический (содержит указания за какой-то период).
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которого заводиться дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных приложением какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)». [ 14 , c.247]
Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ОМЕГА о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».
- если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
- если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».
- в случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес»».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 2006 год», «Протоколы заседаний совета директоров за 2006 год».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института»
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условие обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации)»
После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени из важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно- распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени из важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них – месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале – переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.
Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах. [ 21 , c.121]
В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

1.3. Структура и порядок документоведения номенклатуры дел

Формированию и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел. [ 17 , c.47]
К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.
Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений – на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.
Формирование номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.
Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.
Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.
Формируют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов».
Номенклатура содержит в себе пять граф:
- первая – индекс дела;
- вторая – заголовок дела (тома, части);
- третья – количество дел (томов, частей);
- четвертая – срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;
- пятая – примечание.
Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).
Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации. [ 5 , c.261]
Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел..

Глава 2. Методика составления номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»
2.1. Основные направления деятельности

Консалтинговая фирма "АРБ - Консалтинг" создана 11 января 1996 года в рамках программы TACIS и в соответствии с постановлением № 1434 Правительства Российской Федерации от 29.12.95.
Сфера деятельности – бизнес консалтинг в области управления и маркетинга, проведение маркетинговых исследований, разработка и реализация маркетинговых коммуникаций, разработка и комплексное продвижение Интернет проектов.
Миссия консалтинговой компании "АРБ-Консалтинг":
Обеспечение долговременной устойчивости бизнеса клиентов через последовательное сокращение потерь в управлении и маркетинге, создание ценности для клиента и развитие персонала.
Консалтинговые услуги (бизнес консалтинг)
В составе консалтинговой фирмы работают квалифицированные специалисты, готовые провести для Вас исследование рыночной ситуации, сделать на его основе рекомендации по развитию Вашего бизнеса, подготовить бизнес-план, грамотно спланировать Ваше присутствие в Интернет, разработать дизайн и любой сложности программное обеспечение для Вашего Веб-сайта. "АРБ-Консалтинг" проводит внедрение систем менеджмента на предприятиях различных отраслей на основе международных стандартов серии ISO и бережливого производства (Lean production), оказывает консалтинговые услуги по вопросам стратегического маркетинга, проведения эффективных рекламных кампаний, привлечения инвестиций, электронного бизнеса. Благодаря взаимодействию с «Уральской школой бизнеса», бизнес консалтинг при необходимости сопровождается обучением персонала клиентских организаций.
Качество услуг бизнес консалтинга
Система менеджмента качества консалтинговой фирмы соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2000 г. (сертификат AFAQ № QUAL/2007/30892), политика в области качества. "АРБ-Консалтинг" также является лауреатом премии Губернатора Челябинской области по качеству 2008 г. В компании идет постоянная работа по совершенствованию услуг бизнес консалтинга, для чего используются такие инструменты, как обратная связь наших клиентов, внутренние и внешние аудиты, отчеты по завершенным проектам, система подачи и рассмотрения предложений по улучшению и периодический анализ результатов и бизнес процессов.
В своей работе консалтинговая компания придерживается норм Международного Кодекса практики маркетингового исследования ESOMAR.
Достигнутые результаты:
Разработано более 60 бизнес-планов по различным направлениям бизнеса (бытовые услуги, автосервис, производство НТП, инновационные проекты), проведено более 250 исследований рынков (сырьё, топливо, продукты питания, медицинские услуги, СМИ). За 11 лет работы повысили свою квалификацию 3000 предпринимателей, организовано более 200 рекламных кампаний и промо-акций, создано около 200 сайтов, проведено более 100 проектов по продвижению в Интернет.
Создали и поддерживаем следующие издательские проекты в сети Интернет:
«Оборудование для малого и среднего бизнеса»
«Бизнес-образования России»
«Маркетинг в интернет»
«Товары и услуги предприятий Челябинской области»
Консалтинговая фирма «АРБ - Консалтинг» является действительным членом “Международной ассоциации «Система межрегиональных маркетинговых центров” и Ассоциированным членом Российской Ассоциации Маркетинга. Это дает уникальные возможности для наших клиентов в изучении рынков и проведении исследований по всей России.
Компания является победителем областного конкурса 2005 года «Лучший предприниматель года в Челябинской области» в номинации «Лучший инновационный продукт».
«АРБ – Консалтинг» по итогам деятельности за 2008 год лидирует в списке крупнейших консалтинговых компаний Урало-Западносибирского региона в сфере маркетинга и отношений с общественностью. Официальный список опубликован в журнале "Эксперт-Урал" № 22 (331) 2 июня.
По данным журнала "Деловой квартал" (№ 4 (146) от 24 февраля 2009) компания "АРБ-Консалтинг" является №1 на рынке интернет маркетинга в Челябинске, а по результатам Дня выбора BTL-агентств - мы №1 и по услугам ВТL.

2.2. Деятельность секретаря по разработке номенклатуры дел организации

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т. е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.
При формировании документов в дела используются различные признаки группировки документов (например, авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности и т.д.)
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
а) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
б) подлинники отделять от копий;
в) годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
г) утвержденные документы - от их проектов;
д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом службы ДОУ, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и номер статьи по перечню, примечания. (Приложение 6 )
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что:
а) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
б) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
в) заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
а) название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
б) название организации или структурного подразделения;
в) адресат или корреспондент документа;
г) краткое содержание документов дела;
д) даты (период), к которым относятся документы дела;
е) указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив организации.
Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников службы ДОУ.
В задачи архива входят:
а) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
б) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
в) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - три года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.
Сроки хранения дел устанавливаются ЭК. В соответствии с решениями ЭК дела, направляемые в архив делятся на группы:
а) постоянного хранения;
б) долговременного хранения (свыше 10 лет);
в) кратковременного хранения (до 10 лет включительно).
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на две группы:
а) дела по личному составу;
б) дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем организации.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив организации разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт

2.3. Анализ номенклатуры дел организации

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.
Пример 1

Пример 2

Как мы видим, номенклатура дел организации:
- визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
- подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
- обязательно утверждается руководителем организации,
- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.
Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
- основной части и
- итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.
Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций .

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
е

Р
а
з
д
е
л
а

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
а

Д
е
л

М
о
ж
е
т
б
ы
т
ь
п
о
с
т
р
о
е
н
а

П
о:

-
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
й,

-
п
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
и

-
ф
у
н
к
ц
и
о
н
а
л
ь
н
о
й

С
х
е
м
а
м.

В

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е

Д
е
л
,
п
о
с
т
р
о
е
н
н
о
й

П
о
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
й
с
х
е
м
е
,
н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
я

Р
а
з
д
е
л
о
в

П
о
д
р
а
з
д
е
л
о
в
,

К
а
к

П
р
а
в
и
л
о
,

С
о
о
т
в
е
т
с
т
в
у
ю
т

У
т
в
е
р
ж
д
е
н
н
о
й

С
т
р
у
к
т
у
р
е

О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
,

Т
.
е
.

И
н
д
е
к
с
ы

С
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х

П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й

Б
у
д
у
т

С
о
в
п
а
д
а
т
ь

Р
а
з
д
е
л
а
м
и

(
п
о
д
р
а
з
д
е
л
а
м
и
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
ы

Д
е
л
.

Е
с
л
и

О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и

Н
е
т

С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о

Д
е
л
е
н
и
я
,
т
о

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
а

Д
е
л

С
т
р
о
и
т
с
я

П
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о
-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й

И
л
и

Ф
у
н
к
ц
и
о
н
а
л
ь
н
о
й

С
х
е
м
е
.

Н
е
й

Н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
я

Р
а
з
д
е
л
о
в
п
о
д
р
а
з
д
е
л
о
в
)

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
ы

Д
е
л

Б
у
д
у
т
с
о
в
п
а
д
а
т
ь

У
с
л
о
в
н
ы
м
и

О
б
о
з
н
а
ч
е
н
и
я
м
и

У
п
р
а
в
л
е
н
ч
е
с
к
и
х
ф
у
н
к
ц
и
й
.

И
н
д
е
к
с

С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о

П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я

М
о
ж
е
т

С
о
с
т
о
я
т
ь

И
з
н
е
с
к
о
л
ь
к
и
х
ц
и
ф
р,
р
а
з
д
е
л
е
н
н
ы
х

З
н
а
к
о
м
«
»
,
в

С
л
у
ч
а
е
е
с
л
и
в

О
д
н
о
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
е

П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
е

В
х
о
д
и
т
н
е
с
к
о
л
ь
к
о

Д
р
у
г
и
х
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х

П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
.
Н
а
п
р
и
м
е
р, 02
–

И
н
д
е
к
с
У
п
р
а
в
л
е
н
и
я
п
о
п
е
р
с
о
н
а
л
у
,
в

С
т
р
у
к
т
у
р
у

К
о
т
о
р
о
г
о
в
х
о
д
я
т
д
в
а

О
т
д
е
л
а:
о
т
д
е
л

К
а
д
р
о
в
и

О
т
д
е
л

Т
р
у
д
а

З
а
р
а
б
о
т
н
о
й
п
л
а
т
ы
,
т
о
г
д
а

И
н
д
е
к
с
ы

Д
а
н
н
ы
х
о
т
д
е
л
о
в

Б
у
д
у
т
02/1
и
02/2
с
о
о
т
в
е
т
с
т
в
е
н
н
о.
А
н
а
л
о
г
и
ч
н
о
м
о
ж
е
т

П
р
о
и
з
в
о
д
и
т
ь
с
я

И
н
д
е
к
с
а
ц
и
я
у
п
р
а
в
л
е
н
ч
е
с
к
и
х
ф
у
н
к
ц
и
й

И
л
и

П
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о
-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и.

Г
р
а
ф
а 1.
И
н
д
е
к
с
д
е
л
а

И
н
д
е
к
с
ы
п
р
и
с
в
а
и
в
а
ю
т
с
я

Д
е
л
а
м

П
о
р
я
д
к
е

Р
а
с
п
о
л
о
ж
е
н
и
я

З
а
г
о
л
о
в
к
о
в

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
.

И
н
д
е
к
с

Д
е
л
а
в
к
л
ю
ч
а
е
т
у
с
л
о
в
н
о
е
о
б
о
з
н
а
ч
е
н
и
е

Р
а
з
д
е
л
а
п
о
д
р
а
з
д
е
л
а (
и
н
д
е
к
с
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я

И
л
и

Ф
у
н
к
ц
и
и

У
п
р
а
в
л
е
н
и
я)
и

П
о
р
я
д
к
о
в
ы
й
н
о
м
е
р

С
а
м
о
г
о
д
е
л
а.
Н
а
п
р
и
м
е
р, 03-01
м
о
ж
е
т

О
з
н
а
ч
а
т
ь,
ч
т
о
03
–

Ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
й
о
т
д
е
л
,
01
–

П
о
р
я
д
к
о
в
ы
й

Н
о
м
е
р

Д
е
л
а

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е

Д
а
н
н
о
г
о

С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о

П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я

Э
т
о
т

Г
о
д
.

В

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е

Д
е
л

Р
е
к
о
м
е
н
д
у
е
т
с
я
с
о
х
р
а
н
я
т
ь

О
д
и
н
а
к
о
в
ы
е
и
н
д
е
к
с
ы

Д
л
я

О
д
н
о
р
о
д
н
ы
х
д
е
л

Р
а
з
н
ы
х
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х

П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
н
а
п
р
а
в
л
е
н
и
й

Д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и).
Е
с
л
и
с
л
е
д
о
в
а
т
ь

Э
т
о
м
у

П
р
а
в
и
л
у

У
д
а
с
т
с
я
,
т
о
п
о
л
у
ч
и
т
с
я
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
ч
т
о

П
р
и
к
а
з
ы

Д
и
р
е
к
т
о
р
а

П
о
а
д
м
и
н
и
с
т
р
а
т
и
в
н
о
-
х
о
з
я
й
с
т
в
е
н
н
ы
м

В
о
п
р
о
с
а
м
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
в

Р
а
з
н
ы
х
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
х
б
у
д
у
т

И
д
т
и
п
о
с
х
о
д
н
ы
м

И
н
д
е
к
с
а
м: 02-04, 03-04, 04-04
и

Т
.
д
.

Е
с
л
и

Т
е
ч
е
н
и
е

Г
о
д
а
в

О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и

В
о
з
н
и
к
а
ю
т

Н
о
в
ы
е

Д
о
к
у
м
е
н
т
и
р
у
е
м
ы
е
у
ч
а
с
т
к
и

Р
а
б
о
т
ы,
т
о
о
н
и

Д
о
п
о
л
н
и
т
е
л
ь
н
о

В
н
о
с
я
т
с
я
в

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
у.
С

Э
т
о
й
ц
е
л
ь
ю

К
а
ж
д
о
м
р
а
з
д
е
л
е

Н
у
ж
н
о

П
р
е
д
у
с
м
о
т
р
е
т
ь

Р
е
з
е
р
в
н
ы
е

И
н
д
е
к
с
ы

Д
е
л
.

Г
р
а
ф
а 2.
З
а
г
о
л
о
в
о
к

Д
е
л
а

К
а
ж
д
о
м
у
д
е
л
у
д
о
л
ж
е
н
б
ы
т
ь
п
р
и
с
в
о
е
н
з
а
г
о
л
о
в
о
к
.

З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л

Р
а
с
п
о
л
а
г
а
ю
т
с
я

В
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е

О
п
р
е
д
е
л
е
н
н
о
й

П
о
с
л
е
д
о
в
а
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
.

Р
е
к
о
м
е
н
д
у
е
т
с
я
п
е
р
в
ы
м
с
т
а
в
и
т
ь

З
а
г
о
л
о
в
о
к

Д
е
л
а
с

С
а
м
о
й

Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
о
й
,
ч
т
о

О
б
е
с
п
е
ч
и
в
а
е
т
о
п
е
р
а
т
и
в
н
о
с
т
ь

Е
е
н
а
х
о
ж
д
е
н
и
я.
З
а
т
е
м

И
д
у
т
з
а
г
о
л
о
в
к
и

Д
е
л
,
в
к
л
ю
ч
а
ю
щ
и
х
д
о
к
у
м
е
н
т
ы

В
ы
ш
е
с
т
о
я
щ
и
х

О
р
г
а
н
о
в
.
Д
а
л
е
е

З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л

О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
о
н
н
о
й

Д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
.
П
о
с
л
е

Н
и
х

З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л

Р
а
с
п
о
р
я
д
и
т
е
л
ь
н
о
й
д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
.
С
л
е
д
у
ю
щ
а
я

Г
р
у
п
п
а

З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л

П
л
а
н
о
в
о
й
д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и

(
с
н
а
ч
а
л
а

Г
о
д
о
в
ы
е
,

П
о
т
о
м

К
в
а
р
т
а
л
ь
н
ы
е

М
е
с
я
ч
н
ы
е

П
л
а
н
ы
.
З
а
т
е
м

П
е
р
е
п
и
с
к
а

(
с
н
а
ч
а
л
а

В
ы
ш
е
с
т
о
я
щ
и
м
и

О
р
г
а
н
а
м
и
,
з
а
т
е
м

С
т
о
р
о
н
н
и
м
и

П
о
д
в
е
д
о
м
с
т
в
е
н
н
ы
м
и
у
ч
р
е
ж
д
е
н
и
я
м
и).
В

К
о
н
ц
е

П
о
м
е
щ
а
ю
т
н
а
з
в
а
н
и
я
с
п
р
а
в
о
ч
н
ы
х
к
а
р
т
о
т
е
к
и

Р
е
г
и
с
т
р
а
ц
и
о
н
н
ы
х

Ж
у
р
н
а
л
о
в,
а

Н
а
с
а
м
и
к
а
р
т
о
т
е
ч
н
ы
е

Я
щ
и
к
и

Ж
у
р
н
а
л
ы

Н
а
н
о
с
я
т

И
х
н
о
м
е
р
а
п
о
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е.

П
р
и
с
о
с
т
а
в
л
е
н
и
и

З
а
г
о
л
о
в
к
о
в

Д
е
л

И
с
п
о
л
ь
з
у
ю
т

П
р
и
з
н
а
к
и
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
а
е
м
ы
х
в

Д
е
л
о
.

Н
о
м
и
н
а
л
ь
н
ы
й
п
р
и
з
н
а
к

–
у
к
а
з
а
н
и
е
в

З
а
г
о
л
о
в
к
е

Н
а
з
в
а
н
и
я
в
и
д
а
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
х
в

Д
а
н
н
о
е
д
е
л
о,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
р
и
к
а
з
ы

Л
и
ч
н
о
м
у

С
о
с
т
а
в
у
»,
«
Д
о
к
л
а
д
н
ы
е
и

С
л
у
ж
е
б
н
ы
е

З
а
п
и
с
к
и

О
с
н
о
в
н
о
й
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
»
.

П
р
е
д
м
е
т
н
о-
в
о
п
р
о
с
н
ы
й

П
р
и
з
н
а
к

–
у
к
а
з
а
н
и
е,
п
о
к
а
к
о
м
у
в
о
п
р
о
с
у
с
о
д
е
р
ж
а
н
и
е

Т
е
к
с
т
а)
с
о
з
д
а
н
ы

Д
о
к
у
м
е
н
т
ы
,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
е
в

Д
а
н
н
о
е
д
е
л
о,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
е
р
е
п
и
с
к
а
с

П
о
д
в
е
д
о
м
с
т
в
е
н
н
ы
м
и

О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
я
м
и

Ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
м
в
о
п
р
о
с
а
м
».

К
о
р
р
е
с
п
о
н
д
е
н
т
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к

–
у
к
а
з
а
н
и
е
в

З
а
г
о
л
о
в
к
е

Д
е
л

П
о
п
е
р
е
п
и
с
к
е

К
о
р
р
е
с
п
о
н
д
е
н
т
а,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
е
р
е
п
и
с
к
а

С
б
а
н
к
а
м
и

М
о
с
к
в
ы

В
о
п
р
о
с
а
м
в
ы
д
а
ч
и
к
р
е
д
и
т
о
в
»
.

А
в
т
о
р
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к

–
у
к
а
з
а
н
и
е
а
в
т
о
р
а
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
х
в

Д
е
л
о
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
р
и
к
а
з
ы
п
о
ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
м
в
о
п
р
о
с
а
м

К
о
м
м
е
р
ч
е
с
к
о
г
о
д
и
р
е
к
т
о
р
а
».

Х
р
о
н
о
л
о
г
и
ч
е
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к

–
у
к
а
з
а
н
и
е (
д
л
я

П
е
р
е
х
о
д
я
щ
и
х

Д
е
л
),
з
а
к
а
к
о
й

П
е
р
и
о
д
в
р
е
м
е
н
и

С
г
р
у
п
п
и
р
о
в
а
н
ы

Д
о
к
у
м
е
н
т
ы
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
Г
о
д
о
в
о
й
о
т
ч
е
т

О
А
О

«
К
о
р
с
а
к
»

З
а
2007
г
.
».

и т.д.................

Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.

Общая терминология

Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Зачем это нужно?

Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.

На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Система как основа порядка

Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Индекс, система и базовая информация

Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.

Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.

Как это выглядит?

Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.

При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел могут быть индивидуальными , примерными и типовыми .

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в определённой категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Как правило, типовой номенклатурой дел устанавливается единая индексация документов для учреждений данной системы. Например, во всех подразделениях министерства дела с копиями приказов министра будут учтены под одним номером – 02. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.

Примерные и типовые номенклатуры служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях. При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел .

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает секретарь, а утверждает руководитель структурного подразделения; её согласовывают с архивом учреждения и службой ДОУ. Экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения передаётся в службу ДОУ, где составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которую подписывает руководитель службы ДОУ, а утверждает руководитель учреждения. Сводная номенклатура дел согласовывается с отраслевым архивом. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе руководителя организации. В выписках должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления её на утверждения руководителю организации, а также срок введения в действие.

Сводная номенклатура дел печатается в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр находится на постоянном хранении, 2-й выдаётся для работы, 3-й передаётся в архив организации в качестве учётного документа, а 4-й экземпляр остаётся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и подлежит учёту как самостоятельное дело. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, номенклатуры дел хранятся не менее 10 лет.

Трудовой договор.

Трудовой договор – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

В трудовом договоре устанавливаются условия найма, организации и оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответственность сторон, а также основания о долгосрочному расторжению.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: 1-й экземпляр хранится на предприятии, 2-й – у сотрудника.

При заключении контракта соглашением сторон может оговариваться срок испытания в целях проверки соответствия работника поручаемой работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приёме на работу. Срок испытания не может превышать трёх месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительной причине. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ трудовые договоры заключаются на неопределённый срок и на определённый срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

После подписания обеими сторонами трудового договора администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст. 60 Трудового кодекса РФ).

Трудовой договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора, в пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными правовыми актами, а также документами предприятия.

Работнику, подписывающему трудовой договор, необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

§ Место и дата составления трудового договора;

§ Наименование предприятия, фамилия, имя и отчество руководителя и работника;

§ Общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчинённость и т.д.);

§ Функции, обязанности и права работника;

§ Условия организации труда работника;

§ Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника;

§ Ответственность сторон и разрешение споров;

§ Изменение и расторжение трудового договора;

§ Срок действия договора;

§ Юридические адреса сторон.

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

Трудовой договор должен быть заключён не позднее трёх дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.

3. Требования к составлению и оформлению номенклатуры.

Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты которой оформляются в соответствии с ГОСТ Р. 6.30 – 2003. Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

§ Единство в подходе к учёту, систематизации, описанию и поиску документов;

§ Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел добавлений и исправлений;

§ Стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой дел функции учёта документов.

Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего комплекса организационно-распорядительной, планово-отчётной и других групп документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел используют также: штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, дела общественных организаций, созданных в учреждении. В номенклатуру дел включаются также незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру печатные издания, сборники постановлений правительства, брошюры, справочники, информационные листки, журналы, экспресс-информации.

Номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (для учебных заведений – с 1 сентября нового учебного года).

Номенклатуру дел пересогласовывают с отраслевым архивом не реже, чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру дел пересоставляют и согласовывают независимо от срока её предыдущего согласования.

Выделяют номенклатуру дел структурного и производственно-отраслевого типов. Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учёте организационной структурного построения аппарата учреждения или выполняемых им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу, наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений организации, которые располагаются согласно утверждённой структуре учреждения. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать секретариат (канцелярию).

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевому признаку, названиями разделов и подразделов являются управленческие функции, которые располагают в ней по значимости. Такой тип номенклатуры дел более удобен, так как не зависит от изменений, которые могут происходить в структуре учреждения в течение делопроизводственного года.

Каждое дело, включённое в номенклатуру дел, должно иметь собственный строго определённый индекс, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

Как правило, в номенклатурах дел структурных подразделений следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно на резервные номера, которые предусмотрены в каждом разделе номенклатуры дел.

В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о «переходящих» делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения или структурные подразделения для продолжения.

Заголовки дел указываются в соответствующем разделе номенклатуры дел. Они формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждений. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.

В основном используют следующие признаки документов при составлении заголовков дел:

§ Номинальный – за основу берётся вид документа, которые помещаются в дело (приказы по личному составу);

§ Корреспондентский – определяется по реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков к делам по переписке (например, переписка с Минэкономразвития России по вопросам распределения молодых специалистов);

§ Предметно-вопросный (основной признак), отвечающий на вопрос «о чём документы дела?». Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

§ Хронологический – содержит указание о том, за какой временной период сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и «переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение нескольких лет. В этом случае заголовок обязательно содержит указание на временной отрезок (например, переписка с Мингосимуществом России за 2000 – 2002 годы);

§ Географический – используется в случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединённых признаком территории, на которой они расположены (отчёты глав администраций Центрального района Воронежской области).

Не допускаются формулировки типа «исходящая переписка», входящие письма», «разное»

Элементы заголовка располагают в такой последовательности:

§ Наименование вида документа (приказы, протоколы, отчёты);

§ Наименование организации, которой адресована или от которой будет получена документация (адресат или корреспондент документа);

§ Название местности, с которой связано содержание документов дела;

§ Даты (период времени) документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады). Например, «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Например, «Приказы по основной деятельности».

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей) и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляется общий заголовок. При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнений.

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название корреспондента и вопрос, по которому она ведётся. Например, «Переписка с ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько, то в заголовке они не указываются. Например, «Переписка об организации семинаров по вопросам документирования управленческой деятельности».

Термины «материалы» и «документальные материалы» ГОСТом не предусмотрены, их использование в делопроизводстве и архивном деле не рекомендуется.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов). Дела группируют и подсчитывают по срокам их хранения, обязательно отмечая – «переходящие» дела.

Составляет и подписывает итоговую запись (рис. 29) сотрудник (секретарь), работающий с номенклатурой дел.

Оформление номенклатуры дел.

Номенклатура дел, как правило, документ многостраничный. Первый лист оформляется на общем бланке или на листе формата А4.

Реквизиты номенклатуры дел:

§ Наименование организации;

§ Наименование вида документа;

§ Индекс;

§ Место составления;

§ Гриф утверждения;

§ Заголовок к тексту («На 2012 год»);

§ Текст (табличная форма);

§ Подпись, отметка о согласовании.

Реквизиты оформляются по ГОСТ Р. 6.30 – 2003, второй и последующие листы нумеруются. Номенклатура дел содержит пять граф (рис. 30).

1. «Индекс дела» – обозначается арабскими цифрами, состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела. При наличии нескольких томов в деле индекс проставляется на каждом томе с добавлением номера тома (т.2). Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе – в инструкции по ведению делопроизводства в организации. В одном томе должно быть подшито не более 250 листов; если документов больше, формируют следующий том.

2. «Заголовок дела (тома, части) – включает заголовки дел, которые отражают документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.

3. «Количество дел (томов, частей)» - заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Её данные используют при составлении итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведённых в определённом году в организации.

4. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню». В настоящее время основным нормативным документом при определении срока хранения документа в процессе составления номенклатуры дел и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является Перечень типовых управленческих документов.

5. «Примечания» - вносятся сведения о «переходящих» делах, об утрате, уничтожении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или организацию. При необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы дел или отдельно взятого дела.

Требования к условиям труда работников службы ДОУ. Организация рабочих мест.

Организация труда работников службы документационного обеспечения управления должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:

1) чёткое организационное построение службы ДОУ, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников;

2) правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов - инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;

3) нормирование труда работников службы ДОУ, которое призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника;

4) внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;

5) рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;

6) организационное и методическое руководство службой ДОУ.

Один из способов улучшения организации труда - взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за порученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.

Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем, чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.

Согласно определению по ГСДОУ под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

В служебных помещениях и на рабочих местах должно быть хорошее естественное освещение. Свет должен падать слева. Освещение рабочих мест обеспечивается с помощью различных по конструкции передвижных или поворачивающихся ламп. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не настолько, чтобы экран ПК и бумага «бликовал». Освещенность на поверхности стола должна быть 500 люкс.

Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка потолков, стен, перегородок должна быть светлой, что способствует повышению обей освещённости помещений и сокращению утомляемости. Главное - мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.

Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум: его уровень не должен превышать 5 дБ. В помещении это можно сделать с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования; потолки, стены обивают звукоизоляционным материалом.

В то же время необходимо учитывать, что шум в определённых дозах может положительно влиять на работоспособность человека, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому целесообразно при однообразной и монотонной работе (сортировка корреспонденции, подшивка документов) использовать мелодичную или ритмичную музыку.

Комплекты мебели и средства оргтехники для оборудования рабочих мест должны включать: письменные столы; конторские шкафы – обычные и для документов; столы-приставки для пишущих машин и персональных компьютеров; стулья подъёмно-поворотные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства малой оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы, сшиватели документов; лотки для корреспонденции, нумераторы, папки для документов *папки-регистраторы, папки-уголки, скоросшиватели, файлы).

Оснащение рабочих мест сотрудников должно производиться в соответствии с должностными категориями: руководители, специалисты, технические исполнители.

ГСДОУ рекомендует при планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников учитывать следующие требования:
1) устанавливать оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

2) размещать предметы и средства труда с учётом выполняемых операций: на рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;

3) материалы, не требующие срочной обработки, должны находиться в специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

4) следует размещать средства малой оргтехники и другие средства труда в строго определённых местах в целях достижения автоматизма движений: все используемые материалы должны быть расположены так, чтобы их в случае необходимости сразу можно было достать.

Применение специальной дополнительной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников и способствует повышению производительности труда.

Для работы любого сотрудника делопроизводства необходим письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы высотой 78 см и размерами крышки 78x156 см. Тумбы могут быть оборудованы приспособлениями для хранения картотеки.

Справочный материал для постоянного пользования (номенклатура дел, различные справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.

Телефон располагают слева на с толе или на приставке к нему, чтобы левой рукой можно было брать трубку, а правой записывать информацию.

Предметами оборудования помещений подразделений службы ДОУ являются канцелярские шкафы. В них хранят бумагу, бланки, канцелярские принадлежности, дела.

Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов. Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.

Все требования по организации труда персонала служб ДОУ должны решаться комплексно: выполнение отдельных мероприятий не может дать положительного эффекта.

Личная карточка формы Т-2.

Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приёме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утверждённую постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», и обязательная для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации (рис 18).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы (секретарём) на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слова самого работника запрещается.

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учётных данных работников должны своевременно отражаться в личной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), начальная буква фамилии работника.

В графе «образование» указываются: уровень образования, профессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основании документа об образовании без каких-либо сокращений. Профессия записывается в точном соответствии с её названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий. Графа «стажа работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семейном положении, указываются паспортные данные и адрес места жительства.

Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воинском учёте», который заполняется на основании военного билета.

Также имеются разделы: о приёме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника; эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях должна стоять подпись сотрудника – владельца карточки. Это предусмотрено соответствующей статьёй Трудового кодекса Российской Федерации.

В конце карточки обязательно проставляется дата её заполнения и личная подпись работника, её заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).

Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трём первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет минус В (возраст сотрудника) (согласно Перечню типовых управленческих документов).

Требования к формированию дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914 – 72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае – утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нём подписи, а на копии – заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нём проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которые есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объём, их целесообразно формировать в самостоятельное дело.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. В дело помещают документы одного делопроизводственного года, за исключением дел «переходящих». Личные (либо судебные) дела ведутся в течение всего времени, пока лицо работает на данном предприятии (либо находится под следствием).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщённость структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждения не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твёрдых папках. Различаются две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используют папки-скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведённым после включения в в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела.

К расположению материалов внутри дела предъявляются определённые требования. Документы в делах могут располагаться в такой последовательности:

1) Вопросно-логическая – предполагает раскладку документов в последовательности решения вопроса: сначала помещается основной документ с относящимися к нему приложениями, а затем в хронологической последовательности размещаются документы, возникшие в ходе решения вопроса;

2) Хронологическая – материалы внутри дела располагаются начиная с более ранних дат (протоколы, приказы);

3) Алфавитная – документы располагаются в алфавитном порядке по начальной буквы фамилии корреспондента (предложения, заявления, жалобы);

4) Нумерационная – располагаются бухгалтерские документы, относящиеся к определённому учётному реестру (номер печатается типографским способом).

Резюме.

В последнее время широкое распространение получил такой вид документа как резюме. Его назначение – дать полное представление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества¸ организаторские способности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение – заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или факсу. Оно должно профессионально выглядеть и быть визуально привлекательным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя места работы, учёбы, их надо указывать в обратном хронологическом порядке. В резюме обязательно указывается дата составления, подпись автора не оформляется. Например:

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде‑тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, Сведения о рекомендациях Т. п.).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким - такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые в первую очередь интересами потенциального работодателя.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя.

Классификация документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.